D394 - manual de utilizare v.2 

Declaratia 394 - DECLARAŢIE INFORMATIVĂ PRIVIND LIVRĂRILE/ PRESTĂRILE ŞI ACHIZIŢIILE EFECTUATE PE TERITORIUL NAŢIONAL DE PERSOANELE ÎNREGISTRATE ÎN SCOPURI DE TVA - a fost schimbata substantial, conform ordinului 3769/2015, cu modificarile ulterioare. Ea se depune de catre persoanele inregistrate in scopuri de TVA in Romania, atat pentru perioadele in care s-au desfasurat operatiuni comerciale, cat si pentru perioadele in care nu s-au desfasurat astfel de operatiuni.

Obligativitatea depunerii acestei declaratii incepe cu luna de raportare iulie 2016 si termenul de raportare 25 august.

Declaratia 394 este mult mai complexa decât cea pentru perioadele anterioare, aici fiind cuprinse toate operatiunile desfasurate pe teritoriul national, atât cu partenerii comerciali din Romania, cât si cu cei din afara României.

Programul IMATI  genereaza atat fisierul XML care se va valida cu softul J, cât si Softul A cu date incarcate automat.

Documentatia noastra tine cont de structura fisierului XML data de ANAF (comuna, atat pentru Softul J, cât si pentru Softul A). In general programul, daca este setat corect, va sti sa preia toate informatiile din baza de date a firmei in declaratie, având doar câteva exceptii care se vor incarca manual:

 - numarul de case de marcat din sectiunea OP2 (Valabil incepând cu luna octombrie 2016)

 - câmpurile din sectiunea Informatii scrise pe fond albastru (cele referitoare la activitatile cu regim special) 

Pentru o corecta declarare este necesar ca mai intâi fiecare partener sa fie corect definit in nomenclatorul de furnizori sau in nomenclatorul de clienti, dupa caz.

Partenerii comerciali  sunt impartiti in 4 categorii, definindu-se pentru fiecare atributul 'tip partener' astfel :

Tip partener =1 : persoane impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania:  centralizarea documentelor pentru acesti parteneri se va face in Cartusul C din declaratie

                       =2 :  persoane neinregistrate in scopuri de TVA :  centralizarea documentelor pentru acesti parteneri se va face in Cartusul D din declaratie

                       =3 : persoane nestabilite in Romania care sunt stabilite in alt stat membru, neinregistrate si care nu sunt obligate sa se inregistreze in scopuri de TVA in Romania:  centralizarea documentelor se va face in Cartusul E din declaratie

                       =4 : persoane nestabilite in Romania, neinregistrate si care nu sunt obligate sa se inregistreze in scopuri de TVA in Romania, nestabilite pe teritoriul UE :  centralizarea documentelor se va face in Cartusul F din declaratie

In lunile iulie-septembrie se vor declara doar operatiunile desfasurate cu partenerii de tip 1.

Exista in anumite cazuri obligativitatea defalcarii operatiunilor pe bunuri livrate/achizitionate, conform a doua nomenclatoare cuprinse in lege : Nomenclator cod produse pentru tip partener = 1 (il vom numi aici Nom1) 

Nomenclatorul 1 se va utiliza in cazul facturilor cu taxare inversa, emise sau primite.

 si  Nomenclator cod produse pentru tip partener = 2 (il vom numi aici Nom2). 

Nom 2 se va utiliza in cazul achizitiilor de la persoane neinregistrate in scopuri de TVA in Romania (doar pentru persoane fizice).

Vom explica la fiecare tip de operatiune daca si cum trebuie facuta aceasta defalcare.

Operatiunile efectuate  sunt incadrate in urmatoarele categorii, cu obligativitatea defalcarii pe coduri de bunuri/servicii, astfel   :

Tip operatiune =

    V   :  livrari de bunuri/prestari de servicii efectuate pentru care se aplica taxarea inversa   

E obligatorie defalcarea pe produse, conform nomenclatorului Nom1. In cazul produselor având codurile 29, 30 si 31 facturile se vor intocmi cu taxare inversa doar daca valoarea bunurilor existente pe factura, fara tva, este mai mare sau egala cu 22.500 lei

    C   :  achizitii de bunuri si servicii  pentru care se aplica taxarea inversa. In cazul produselor având codurile 29, 30 si 31 facturile primite vor fi cu taxare inversa doar daca valoarea bunurilor existente pe factura, fara tva, este mai mare sau egala cu 22.500 lei.

    N   :  achizitii de bunuri si servicii, cu excepția celor pt care s-au primit facturi simplificate, pentru  tip_partener=2 doar persoane fizice. Pentru ceilalti neplatitori de TVA nu se va face defalcarea pe bunuri si servicii !  (Valabil incepând cu luna octombrie 2016)

Defalcarea pe produse se va face conform Nom2

Pentru acest tip de operatiune (doar pentru N) este obligatoriu de completat tipul documentului, care poate fi unul dintre urmatoarele (codurile sunt cele din declaratie):

1: factura

2: borderou de achizitii

3: file carnet de comercializare a produselor din sectorul agricol

4: contracte

5. alte documente

Tipurile de operatiuni vor fi setate automat de catre program, in functie de tipul partenerului si de modul de incarcare a facturii : ex. daca se completeaza valorile pentru taxare inversa, programul va pune tipul V la facturi emise si C la facturi primite.

Daca la tipul de document (câmpul Tip existent si inainte pe factura) apare S, facturile vor fi incadrate in tipurile cu regim special (LS-facturi emise; AS-facturi primite)

Daca vorbim de o factura primita (jurnalul de cumparari) iar furnizorul este inregistrat in nomenclator cu tipul de partener = 2, se va seta automat tipul de operatiune = N. In cazul furnizorului cu tva la incasare (in nomenclator) factura va primi la Tip operatiune valoarea AI.

Tipurile de operatiuni de mai sus vor fi centralizate de program in sectiunea Lista operatiunilor taxabile (in program se numeste OP1 si reprezinta scheletul de baza al intregii declaratii 394), cu câteva exceptii care vor fi explicate la fiecare tip de document, gruparea datelor facându-se dupa informatiile :

Tip partener, cota TVA, Tip operatiune, Partener (dupa CUI, daca acesta exista, daca nu, dupa denumire). Pentru tipul de operatie N, centralizarea se va face si dupa tipul documentului de achizitie (descris la tipul N de operatiune).   

Vor fi centralizate pentru fiecare din secventele de mai sus urmatoarele informatii : numar documente asociate, valoare baza, valoare tva.

In cazul in care exista defalcare pe produse, se va genera o subsectiune OP11 a sectiunii OP1 unde acestea vor fi centralizate de program.

Pornind de la aceste date, se vor genera si alte sectiuni ale declaratiei.

Dar pentru a se ajunge la o corecta sectiune OP1 este necesar sa se faca o incadrare a partenerilor si operatiunilor  care sa reflecte situatia reala.

Primul pas care trebuie parcurs este completarea nomenclatoarelor de clienti si furnizori cu toate informatiile. Pentru clientii existenti in baza de date la momentul inceperii lucrului cu versiunea curenta exista optiuni de actualizare automata, efectuata de program.

Informatiile suplimentare din nomenclatorul de furnizori, necesare raportarii in D394 sunt in imaginea urmatoare :

1. Informatii suplimentare necesare in nomenclatorul de furnizori:

[Tip partener] : tipul partenerului, asa cum a fost descris la inceputul documentatiei.

Asa cum se vede din figura, Sunt necesare si date privind adresa furnizorului. Atentie! aceste date se vor completa doar daca furnizorul are tip partener =2 si nu e completat nici CUI si nici CNP. Informatia minima necesara in acest caz este: TaraP si JudP.

O informatie de mare importanta este acum cea referitoare la sistemul de TVA al furnizorului (normal sau cu TVA la incasare), datorita necesitatii incadrarii achizitiilor in tipurile de operatiune A si AI, dupa cum s-a explicat la definirea tipurilor de operatiuni. 

Pentru ca butonul de initializare automata a furnizorilor din ecranul specific declaratiei 394 sa functioneze corect (sa puna automat Tip partener = 1 sau Tip partener = 2) e necesar ca sa existe la codul fiscal pus RO la platitorii de TVA in Romania. Programul va pune automat 1 daca gaseste RO si 2 daca nu gaseste cod fiscal sau nu gaseste RO ca prefix. In cazul furnizorilor pentru care s-au inregistrat achizitii intracomunitare, se va seta Tip partener = 3, iar pentru partenerii la care exista operatiuni in DVI programul va pune 4. Aceste informatii pot fi modificate de catre utilizator, daca este cazul. 

2. Informatii suplimentare necesare in nomenclatorul de clienti:

[Tip partener]: tipul partenerului (1,2,3 sau 4) 

Butonul  de initializare automata a clientilor din ecranul specific declaratiei 394 seteaza automat tipul clientului, tinând cont de informatiile existente deja : daca exista prefixul RO la codul fiscal, pune 1 la Tip partener, daca exista bifa de neplatitor de TVA pune 2. Aceasta informatie poate fi ajustata de utilizator oricând in timpul lucrului.

Date privind adresa furnizorului. Atentie! aceste date sunt necesare doar daca clientul are tip partener=2. Informatia minima necesara in acest caz este: TaraP si JudP.

Bifa : [Persoana fizica] - este necesara pentru completarea D394 in 2016, când trebuie centralizate toate facturile cu valoarea mai mica sau egala cu 10.000 lei (valoare + tva) emise catre persoane fizice . Programul pune automat bifa de persoana fizica daca la introducerea unui client nou intâlneste pe post de CIF un CNP valid. 

    Programul pune automat bifa respctiva pentru partenerii care au CNP valid sau nu au completat CIF/CNP

Bifa : [Nu D394] - daca bifati, documentele emise catre acest client NU se vor mai transfera catre D394. (De exemplu, in cazul operatiunilor specifice turismului, cu regim special, se poate defini un client fictiv in nomenclator, pentru calculul marjei agentiei. Acest 'client' nu se va incarca in sectiunea OP1. )

Se observa ca in ambele nomenclatoare se dubleaza adresa. Acest lucru este necesar datorita formatului de adresa din D112, care nu coincide cu formatul de adresa existent initial in program (in D112 e necesara adresa defalcata pe elemente - strada, numar, bloc, ap - si nu ar avea cum sa fie preluata altfel din nomenclatoare, in care formatul era de un singur câmp pentru intreaga adresa). Din motive de compatibilitate cu versiunile anterioare se vor pastra ambele formate.

Jurnalele de TVA contin acum pentru fiecare factura câteva informatii suplimentare, necesare pentru incadrarea corecta in declaratia 394. Daca sunt setate corect nomenclatoarele de furnizori si de clienti, programul are, in general, informatiile necesare pentru a putea incadra automat facturile in tipurile de operatiuni existente. Vor fi introduse manual, de catre utilizator, doar informatiile pe care doar acesta le poate stabili (de exemplu, daca o factura cu partener extern apare sau nu in D394).

Pentru facturile primite de la furnizori, câmpurile specifice D394 se regasesc in :

3. Jurnal de cumparari universal - setarile necesare D394 apar doar in aceasta forma ( pe care va recomandam sa o folositi deoarece este forma cea mai

 cuprinzatoare ca informatie) . Dar, daca totusi nu optati pentru aceasta forma de introducere a datelor, butonul 2 din forma D394  va initializa toate facturile introduse prin ecranul preferat.

  Butonul (Init date pt.D394) incarca toate informatiile necesare pentru a se genera din document D394. Apasarea lui nu e obligatorie, deoarece procedura se executa

la iesirea de pe fiecare inregistrare. Tipul partenerului se va copia automat din nomenclatorul de parteneri, de asemeni si codul fiscal.

Câmpul [Tip document] se introduce manual, iar codurile 1, 2, 3, 4 si 5 se vor incarca doar pentru Tip partener = 2 si tip operatiune =N. El se valideaza intr-o lista ce contine,  pe langa informatiile necesara conform legii (tipurile 1,2,3,4), si codurile 10 si 11, descrise in tabel :

Codurile 10 si 11 sunt necesare daca ati primit facturi simplificate sau bonuri fiscale cu rol de factura simplificata. In aceste cazuri va trebui sa setati tipul de document ca atare (10: factura simplificata; 11: bon fiscal cu rol de factura simplificata).  Centralizarea acestor tipuri de documente se va face in sectiunea Rezumat1 a declaratiei 394. Aceste tipuri de documente NU SE VOR REGASI declarate nominal, in sectiunea OP1, ci doar centralizate, in Rezumat1 (cartusul I- Alte informatii, din declaratie, punctul 1).

Butonul :[D394 introducere bunuri asociate documentului ] permite afisarea unei forme in care se pot introduce pozitiile asociate documentului,  obligatorii pentru toate tipurile de operatiuni C si N.  Daca o factura contine cel putin unul din codurile 29, 30, 31 din Nom1 si valoarea bunurilor fara TVA este mai mare sau egala cu 22.500 lei, atunci factura primita trebuie sa fie cu taxare inversa (tip C).

Pentru a inregistra o factura cu taxare inversa este necesar sa-i setati la câmpul Tip din JC cu terminatia I (DI, CI sau FI), specifica taxarii inverse.  De asemeni, trebuie sa inregistrati valoarea facturii la câmpul baza din zona Taxare inversa, asa cum se vede in captura urmatoare de ecran de la Jurnalul de cumparari :

TVA-ul nu va fi inclus, evident, in valoarea facturii, el nefiind obligatie de plata catre furnizor.

Programul va seta automat incadrarea in Tipul de operatiune C si va permite introducerea bunurilor facturate.

Codurile sunt validate si selectate in Nom1 

Nomenclator cod produse pt tip_partener = 1  pentru tipul de operatiune C

si in 

Nomenclator cod produse pt tip_partener = 2 pentru tipul de operatiune N

    Pentru tip operatiune = C se vor utiliza codurile din Nom1 (permise la taxare inversa)

    Pentru tip operatiune = N se vor utiliza codurile din Nom2     (dar doar in cazul persoanelor fizice !)

    La apasarea butonului [D394 introducere bunuri asociate documentului ] va aparea  urmatoarea forma :

Introduceti in forma codul conform nomenclatorului, [cota] de tva folosita, baza si valoarea TVA (care se calculeaza automat)

    NU incercati sa introduceti coduri de articole ce nu fac parte din nomenclatorul din pop-up.

Reveniti in forma initiala dupa ce ati incarcat pozitiile asociate documentului.

La apasarea pe [init.date pt D394] programul decide informatia necesara din campurile: [Tip operatiune] si [Tip partener]. 

Apasarea pe acest buton este facultativa deoarece programul declanseaza automat aceste calcule la actualizarea inregistrarii informatiei in JC

Informatia din [Tip partener] este adusa din nomenclatorul de furnizori unde trebuie sa fie incarcata (manual sau automat), asa cum a fost descris mai sus .

Pentru facturile emise clientilor, câmpurile specifice D394 se regasesc in :

4. Jurnal de vanzari universal - setarile necesare D394 apar doar in aceasta forma,  pe care va recomandam sa o folositi daca aveti cazuri mai deosebite, cum ar fi taxare 

inversa sau  autofacturare,  deoarece este forma prin care se pot vizualiza/incarca datele specifice taxarii inverse, altfel nefiind obligatorie utilizarea acestei forme, operatia de Initializare automata facându-se in ecranul D394, prin butonul 2.

Datele specifice D394 sunt in zona urmatoare din ecranul jurnalului de vânzari : 

La apasarea pe [init.date pt D394] programul decide informatia necesara din campurile: [Tip operatiune], [Tip factura], [Tip partener]. 

Apasarea pe acest buton este facultativa deoarece programul declanseaza automat aceste calcule la actualizarea inregistrarii informatiei in JV.

[Tip operatiune] - este calculat de program , folosind daca e cazul si informatia din campul existent dinainte [Tip] 

[Tip factura]:

 - ia automat valoarea 1 daca total valoare factura este negativa (se considera factura storno)

 - ia  automat valoarea 2 daca total valoare factura este zero (se considera factura anulata)

Daca o factura cu valoarea 0 e formata din cel putin doua extensii nenule, este permisa modificarea tipului de factura la fiecare din extensii si factura va fi interpretata ca factura normala.

 - valoarea 3 (autofacturare) trebuie sa o introduceti manual daca e cazul

Multimea valorilor a fost extinsa si cu urmatoarele :

 8 : emisa de beneficiar

 9 : emisa de terti

Daca aveti un astfel de caz e necesar sa setati in mod corespunzator aceasta valoare, pentru ca programul sa stie sa o incadreze corect la sectiunea Serie facturi

[Tip partener] este adus din nomenclatorul de clienti unde trebuie este setat automat pentru tipurile 1 si 2, in functie de codul fiscal (cu sau fara RO) si trebuie setat manual pentru tipurile 3 si 4.

[CAEN activitate secundara] - introduceti manual valoarea din pop-up daca documentul din JV se refera la o alta activitate decat activitatea principala conform codului CAEN incarcat in configurarea modulului de contabilitate (doar daca desfasurati o astfel de activitate cuprinsa in lista respectiva).

In cazul in care codul CAEN al activitatii principale face parte din lista definita in D394 si anume :

1071   = Cofetarie si produse de patiserie  

4520   = Spalatorie auto  

4730   = Comert cu amanuntul al carburantilor pentru autovehicule in magazine specializate

47761 = Comert cu amanuntul al florilor, plantelor si semintelor

47762 = Comert cu amanuntul al animalelor de companie si a hranei pentru acestea,in magazine specializate

4932   = Transporturi cu taxiuri

55101 =  Hoteluri

55102 = Pensiuni turistice

56103 = Restaurante

5630   = Baruri si activitati de servire a bauturilor

812     = Activitati de curățenie

9313   = Activitati ale centrelor de fitness

9602   = Activitati de coafura si de infrumusetare

9603  = Servicii de pompe funebre

acestea nu se vor mai introduce la fiecare operatiune, deoarece programul le va seta automat, direct in declaratia 394. 

Daca in acest caz mai aveti si alte activitati ocazionale, cu alte coduri CAEN, veti proceda in modul urmator : pentru codurile CAEN aflate in lista de mai sus, le veti incarca in jurnalul de vânzari, la documentele respective; pentru activitati caracterizate de coduri CAEN care nu fac parte din lista de mai sus veti trece la codul CAEN al documentului codul '0000' - Activitati neincluse in lista D394. 

ATENTIE ! Daca nu aveti setat in Configurare un cod CAEN din lista de mai sus, iar inregistrarea curenta nu apartine unui domeniu de activitate din lista, nu e nevoie sa selectati 0000 (nu selectati nimic in jurnalul de vânzari) !

Vânzarile prin codurile CAEN din lista vor fi centralizate in sectiunea 'Lista' din declaratie, unde e necesara si defalcarea pe bunuri si/sau servicii. Programul face aceasta defalcare in functie de contul corespondent : pentru conturile 704 sau 708 operatiunea va fi inclusa la rubrica servicii iar pentru celelalte conturi de venituri va fi inclusa la rubrica bunuri.

[Nu in D394]=Informatia este adusa de la documentele de I/O valuta si este gestionata de program. Bifat=acest document nu se declara in D394. A aparut nevoia acestei bife datorita multiplelor cazuri si exceptii din legislatie.

[V.cu amanuntul] : daca inregistrarea se refera la o vânzare cu amanuntul, se va completa I1 in cazul vanzarilor prin casa de marcat si I2 in cazul vânzarilor exceptate de la utilizarea casei de marcat. Programul va face in acest caz centralizarea si declararea in sectiunea OP2.

Butonul :[D394 introducere bunuri asociate documentului ] permite afisarea formei in care se pot introduce pozitii asociate documentului, doar pentru tip operatie = "V".

 Este vorba DOAR de pozitii de document care se refera la :

Nomenclator cod produse pt tip_partener = 1

    Introduceti in forma codul conform nomenclatorului, [cota] de tva folosita, baza si valoarea TVA (care se calculeaza automat)

    NU incercati sa introduceti coduri de articole ce nu fac parte din nomenclatorul din pop-up.

Reveniti in forma initiala dupa ce ati incarcat pozitiile asociate documentului.

Daca utilizatorul detine si modulul IMATI STC, programul va prelua toate datele din acest modul.

5. Valuta -> Clienti externi -> Export

La apasarea pe [init.date pt D394] programul decide informatia necesara din campurile: [Tip operatiune], [Tip partener] si in anumite situatii [Nu se declara in D394]. 

Apasarea pe acest buton este facultativa deoarece programul declanseaza automat aceste calcule la actualizarea inregistrarii informatiei in Export.

[Tip operatiune] - este calculat de program , folosind daca e cazul si informatia din campul existent dinainte [Tip] - camp aflat in pozitiile facturii de export

[Tip factura] - are acelasi rol cu cel de la JV

[Tip partener] este adus din nomenclatorul de clienti unde trebuie sa il incarcati manual

[Nu se declara in D394] : bifa = Nu se transmite in D394 informatia privind respectivul document. Este un camp gestionat de program, dar puteti sa configurati si manual informatia din acest camp, tinând cont de specificul activitatii dv. si al operatiunii in speta. O operatiune incarcata aici poate fi declarata in D394, in D390 sau poate sa  nu fie declarata deloc, daca specificul o impune.

    In cadrul operatiei de Prelucrari->[Generari+Inchideri+prelucrare] data din progam sau in urma butonului 1 se genereaza in JV informatia privind documentele de export. Aceasta informatie contine si campurile descrise mai sus, campuri ce apar cu aceeasi valoare in JV. Daca doriti sa modificati informatii privind aceste campuri, trebuie sa mergeti la documentul primar din [Export] si acolo sa faceti modificarile necesare, iar apoi prin operatie de prelucrari modificarile apar si in JV. Nu incercati sa faceti modificari direct in JV la aceste tipuri de documente deoarece la prima prelucrare ele se vor suprainscrie cu informatiile din documentul original de [Export]

Operatiunile in valuta care se declara in D394 sunt doar cele efectuate pe teritoriul României, si nu se declara in D390, de aceea doar utilizatorul poate decide exact care este situatia unei anumite facturi din punct de vedere al raportarii in declaratii.

Ca o regula generala, doar operatii de tip L si LS se vor declara in D394 din aceasta sectiune de program.

6. Valuta -> Furnizori externi -> INTRACOMUNITARE

Aici se inregistreaza achizitiile de la furnizori din tari UE. 

La apasarea pe [init.date pt D394] programul decide informatia necesara din campurile: [Tip operatiune], [Tip partener] si in anumite situatii [Fact.achiz.NU se declara in D394] din zona achizitie. De asemenea genereaza pentru campurile echivalente ca nume din zona transport. 

Apasarea pe acest buton este facultativa deoarece programul declanseaza automat aceste calcule la actualizarea inregistrarii informatiei in forma Intracomunitare.

Conform Ghidului de completare a TVA publicat de ANAF, achizitiile intracomunitare nu se declara in D394. Se pot introduce in zona de Achizitii intracomunitare, cumpararile de la persoane având tipul de partener = 3 si care indeplinesc conditiile de declarare in D394, inclusiv Tip operatiune = "C"

Utilizatorul va decide daca operatiunea se va declara in 394 sau nu, in functie de locul prestarii (doar cele cu locul prestarii in Romania se vor declara si acest lucru nu poate fi stabilit de program). Deci aici intervine rolul decisiv al utilizatorului.

7. Valuta -> Furnizori externi -> DVI

Aici se vor inregistra achizitiile de la furnizori non-UE. Tratarea este asemanatoare cu cea de la optiunea 6 - intracomunitare -

Utilizatorul va decide daca operatiunea se va declara in 394 sau nu, in functie de locul prestarii (doar cele cu locul prestarii in Romania se vor declara si acest lucru nu poate fi stabilit de program). Deci aici intervine rolul decisiv al utilizatorului.

Dintre achizitiile de la parteneri din afara UE, se vor declara in D394 doar dintre cele cu tipul C (pentru furnizori având tip partener = 4). 

Pentru generarea corecta a declaratiei 394 este absolut necesar sa fie corect definit fiecare partener si fiecare operatiune. Dupa ce aceasta conditie e indeplinita, programul stie sa 'duca' datele in zonele corespunzatoare din declaratie si sa faca toate centralizarile.

Pentru a genera Declaratia 394,in programul IMATI CONTABILITATE  s-au definit (si se poate utiliza oricare dintre ele):

1. Optiunea urmatoare de meniu

sau

2. Butonul urmator, din ecranul principal al programului :

8. Crearea si vizualizarea sectiunilor D394, crearea fisierului xml pentru D394, analiza cu softul J de la ANAF

Dupa introducerea datelor primare asa cum a fost descris mai sus, se apasa pe butonul: [D394 2016] sau se apeleaza optiunea de meniu: D394->D394-2016

Se ajunge in forma principala pentru declaratia 394: "D394 - initializare si generare"

Primul lucru de remarcat este campul: [Tipul declaratiei (lunara, trimestriala)] valoarea implicita a lui la intrarea pe forma se coreleaza cu campul  de tip bifa : [TVA trimestrial:] din configurarea generala a modulului contabilitate.

Astfel: 

 - daca bifa de TVA trimestrial  nu e pusa in configurare, atunci campul [Tipul declaratiei] ia valoarea 1 (= declaratie lunara) 

 - daca bifa e pusa in configurare, atunci campul [Tipul declaratiei] ia valoarea 3 (= declaratie trimestriala) 

Inainte de generarea declaratiei trebuie completate seriile si plajele alocate numerelor de facturi, apasând pe butonul  respectiv (Serii si plaje Facturi alocate). Programul preia din program seriile si numerele de facturi emise si se asigura ca acestea se incadreaza intr-o plaja de facturi alocate. In caz contrar apare mesaj de eroare. 

Ordinea de parcurgere a etapelor de creare a D394 este ordinea numarului cu care sunt etichetate o serie de butoane de pe aceasta forma. Vom descrie in continuare semnificatia fiecarui buton din cele din seria: 1,2,3,4,5,6,7 

8.1 - Butonul 1- [Initializare nomenclatoare furnizori / clienti] 

In cazul in care exista deja nomenclatoare de clienti si furnizori (societatea are deja o baza de date in programul IMATI) se va apela butonul 1, care face initializarea nomenclatoarelor de clienti si de furnizori in functie de datele existente deja. Astfel, daca la codul fiscal al unui furnizor sau al unui client exista prefixul RO, acestuia ii va  fi atribuit  tipul de partener =1.

Daca nu exista incarcat codul fiscal, sau exista dar fara prefixul RO,  partenerului i se va atribui tip partener = 2. Daca un partener are documente incarcate la Valuta, in achizitii intracomunitare, acestuia i se va pune tip partener = 3, iar daca are documente de import, tipul de partener va fi 4. 

La nomenclatorul de clienti  exista bifa 'neinregistrat in Romania in scopuri de TVA'. Daca un client are o astfel de bifa, tipul lui de partener va fi incarcat cu 2, indiferent daca are sau nu RO in cadrul codului fiscal. Tipul partenerului poate fi modificat de catre utilizator in cazul in care initializarea automata nu a putut tine cont de realitate. 

Incepând cu versiunea de program CNT604 (din noiembrie 2016) se poate face doar actualizarea partenerilor nou-aparuti in sistem (de exemplu printr-o operatiune de import date din fisiere exterioare). Astfel, la apasarea butonului apare mesajul : Doriti initializarea tipului de partener pentru toti clientii si furnizorii ? (Yes : se face initializarea pentru toti; No : se face doar actualizarea partenerilor noi; Cancel : nu se efectueaza)

Un câmp important din cadrul nomenclatorului de furnizori este butonul care indica sistemul de TVA in care acesta este inclus (cu TVA la incasare sau nu). Si daca agentul economic declarant face parte  din sistemul de TVA la incasare si daca nu face parte, nomenclatorul de furnizori trebuie actualizat conform situatiei fiecarui furnizor, si nu tinând cont de cum vor fi tratate facturile lui din punct de vedere al TVAului neexigibil. 

Este indicat sa instalati si utilizati programul IMATI RTVAI pentru a actualiza situatia agentilor economici din acest punct de vedere. Dupa ce baza de date a RTVAI este actualizata de pe site-ul ANAF, se poate utiliza butonul (Actualizare nomenclator furnizori privind RTVAI). Acest buton permite atat setarea corecta a bifei de TVA la incasare, cât si o verificare suplimentara a tipului de partener 1, având in vedere ca un partener aflat in sistemul de TVA la incasare va avea, in mod sigur si tipul de partener = 1.

De cele mai multe ori aceasta initializare va trebui completata cu valori introduse manual la unii clienti sau furnizori in functie de configurarile datelor I/O.

De exemplu: daca un furnizor/client are [Tip partener]=2 si NU are campul CIF/CNP completat programul va cere (conform legislatiei D394) sa se introduca adresa acestuia, cel putin campurile [Tara P] si [Jud P]. Aceste campuri trebuie introduse manual la fiecare partener ce indeplineste conditiile de mai sus.

1 Nu se mai foloseste din momentul in care se face preluarea informatiilor partenerilor de pe portalul ANAF.

2 - Butonul 2- [Initializare JC, JV]

Aceasta comanda merge din document in document I/O (lei sau valuta) si apeleaza comanda de initializare document (aceeasi comanda descrisa la butoanele [init data pentru D394] de la documentele primare. Rutina reface informatia din campurile descrise la documentele primare, chiar daca documente primare au fost introduse anterior acestei versiuni. Programul tine cont in primul rând de tipul partenerului (care a fost definit la pasul anterior in nomenclator). 

    In cadrul acestei operatii de initializare, pot aparea necorelatii intre informatii sau campuri ce trebuie completate, etc. Toate erorile/atentionarile intalnite formeaza o sectiune de date de tip tabela in care apar informatii de identificare a documentului problema precum si informatii privind eroarea intalnita si eventual modul cum poate fi rezolvata de utilizator  Ex de imagine obtinuta:

    Asa cum se poate vedea, Informatiile cuprind date de identificare a documentului , partenerului si a tipului de eroare intalnit.

    Pentru a rezolva eroarea puteti sa procedati astfel:

a) apasati butonul [Apel document/tabela] caz in care sunteti trimisi in afisare JC sau JV dupa caz. Daca data documentului cu problema face parte din luna curenta, puteti intra automat in editarea si rezolvarea problemei, altfel se afiseaza o forma care este doar in modul vizualizare date.

b) apasati butonul [Apel document/tip_document] caz in care sunteti trimisi in afisare JC/JV daca documentul este editat la origine in lei sau in zona de editare a documentelor in valuta daca documentul de origine este incarcat la Valuta.

Ca si la punctul a), daca data documentului cu problema face parte din luna curenta, puteti intra automat in editarea si rezolvarea problemei, altfel se afiseaza o forma care este doar in modul vizualizare date.

c) apasti butonul [Apel partener/nomenclator] caz in care sunteti trimisi in nomenclatorul de clienti/furnizori unde sa faceti corectiile necesare.

Daca ati inchis forma de afisare a erorilor, puteti oricand sa o redeschideti apeland butonul: [Afisare Mesaje de atentionare / eroare]

Daca reapelati butonul 2 [initializare JC/JV] tabela de erori se va reinitializa si ea, iar erorile rezolvate nu mai apar listate.

OBSERVATIE : Daca ati modificat datele unui document in valuta, pentru ca modificarile sa se reflecte in JV sau JC si in final in D394 trebuie sa reluati  operatia de la  Butonul 2 .

3 - Butonul 3- [generare arhiva de date JC si JV]

Prin aceasta optiune se selecteaza si centralizeaza datele din perioada fiscala corespunzatoare : luna curenta sau trimestrul curent. 

4 - Butonul 4- [Testare informatie din arhiva JC si JV generata]

Prin aceasta optiune se testeaza datele din arhiva generata. Desi comanda este optionala, va recomandam sa o efectuati pentru ca pot aparea documente cu probleme care nu mai sunt preluate corect in D394. In mod normal ar trebui sa nu aveti niciun fel de erori in urma apelului butonului 4. Totusi, existenta mesajelor de eroare nu blocheaza generarea declaratiei.

Modul de afisare si rezolvare a erorilor este identic cu cel descris la comanda 8.2

5 - Butonul 5- [genereaza D394]

Genereaza tabelele si sectiunile necesare D394 asa cum sunt descrise in documentatia ANAF ce insoteste D394

Pentru a se vizualiza aceste sectiunile D394 create se apeleaza butonul [Vizualizare sectiuni D394], dupa care apare urmatorul ecran, cu sectiunile existente in declaratia 394 :

ATENTIE! 

Butonul 5 nu se apeleaza niciodata de 2 ori consecutiv! Daca se doreste din orice motiv reluarea generarii declaratiei, se reia cel putin de la butonul 3. In caz contrar e posibil sa nu se raporteze toate facturile

TABEL 0 - SECTIUNI D394

    Formatul afisat permite afisarea datelor din fiecare sectiune a D394 in structura prezenta in fisierul documentatie de la ANAF care descrie aceasta declaratie.

    Pentru a afisa datele dintr-o anumita structura, apsati butonul ce denumeste structura respectiva.

    La apelarea butonului 5 ([genereaza D394]) sectiunea Date generale se initializeaza cu datele generale ale firmei, din Configurare. Nu se va incarca automat Reprezentantul si nici Persoana care a intocmit declaratia. Dupa incarcarea manuala a acestor date, acestea nu se vor pierde la un nou apel al butonului 5.  

Primul lucru de remarcat este campul: [Tipul declaratiei (lunara, trimestriala)] valoarea implicita a lui la intrarea pe forma se coreleaza cu campul  de tip bifa : [TVA trimestrial:] din configurarea generala a modulului contabilitate.

Astfel: 

 - daca bifa nu e pusa in configurare, atunci campul [Tipul declaratiei] ia valoarea 1 (= declaratie lunara) 

 - daca bifa e pusa in configurare, atunci campul [Tipul declaratiei] ia valoarea 3 (= declaratie trimestriala) 

Reprezentantul este conducatorul societatii. Acesta poate fi persoana fizica, caz in care se va completa CNP-ul sau juridica, pentru care se va completa CUI-ul.

Se vor mai completa si celelalte date de identificare ale reprezentantului.

Persoana care a intocmit declaratia : 

Daca declaratia este intocmita de o societate de specialitate, se va completa CUI-ul acestei societati, denumirea si câmpul "Calitate", nu se va completa câmpul Functie.

Daca declaratia este intocmita de o persoana fizica, se va completa CNP-ul acesteia, denumirea si ambele câmpuri Calitate si Functie.

Optiunea referitoare la consultarea... va recomandam sa fie cu bifa pe DA.

Schimbarea optiunii... recomandam bifa pe NU.

Zona de mai sus corespunde cartuselor A si B din declaratie.

Sectiunea Informatii (partea I)

ATENTIE ! 1. Programul face centralizarea si calculeaza majoritatea câmpurilor din aceasta sectiune, cu exceptiile urmatoare :  informatiile privind  incasarile costurile si marja de profit a persoanelor care aplica regimul special pt.agentiile de turism; val pretului de vanzare si val.pretului de cumparare pt.pers impozabile care aplica regimul special pt.bunurile second hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati.

Pentru toate aceste informatii se vor incarca de mâna datele direct in sectiunea Informatii. Informatiile care trebuie trecute manual sunt cele pe fond albastru.

2.   Câmpurile pe fond mov au proprietatea ca la dublu-click pe ele se va afisa lista cu detalierea valorilor/operatiilor din care sunt compuse.

3.   * : Valorile se completeaza doar daca declarantul este societate cu TVA la incasare. In caz contrar câmpurile marcate cu * trebuie sa fie nule.

4. Valorile privind "TVA deductibila aferenta facturilor achitate in perioada de raportare indiferent de data la care acestea au fost primite de la persoane impozabile care aplica sistemul de TVA la incasare" (pentru fiecare cota de TVA) se cumuleaza tinând cont de bifa furnizorului din nomenclator privind sistemul de TVA, nu de  bifa facturii din jurnalul de cumparari.

Pentru a face verificarile va recomandam sa consultati lista de la :

Jurnale->Urmarire furnizori->Liste privind furnizorii->Plati furnizori+Extras de cont -> Pe zile

In aceasta lista, ultima coloana indica regimul de TVA al furnizorului, adica valoarea 1 indica TVA la incasare iar valoarea 0 indica TVA regim normal. Parcurgând lista, puteti observa daca aveti plati la facturi bifate cu TVA la incasare dar furnizorul nu are bifa corespunzatoare, pentru a face corectia in nomenclator.

Pentru cazul in care exista TVA de recuperat si se opteaza pentru rambursarea acestuia, se vor mai bifa, dupa cum este cazul, informatiile necesare in cadrul aceleiasi sectiuni, situate in partea inferioara (se ajunge la ele cu Scroll in jos la sectiunea respectiva):

Sectiunea Rezumat 1

In aceasta sectiune se face centralizarea operatiunilor grupata pe : Tip partener, cota TVA (si, doar daca e cazul, Tip document, pentru Tip partener = 2)

Denumirile si explicatiile câmpurilor sunt sugestive pentru a intelege tipul de centralizare a operatiunilor (dupa tipul acestora : L,  A, etc.). La dublu-click pe câmpul facturiX se vor afisa toate operatiunile care intra in centralizarea respectiva, pentru o mai usoara verificare.

Zona din dreapta, rezumat1 detaliu contine centralizarea pe tipuri de bunuri existente pe facturi, acolo unde acestea exista. 

Sectiunea Rezumat 2

In sectiunea Rezumat 2 se centralizeaza pe toata societatea operatiunile existente, asa cum sunt descrise in capul de tabel.

Sectiunea Serie facturi are aspectul urmator :

Tip facturi poate avea urmatoarele valori : 1: alocate; 2: emise; 3: emise de beneficiari; 4: emise de terti

unde programul genereaza plajele de facturi din baza de date. La seria facturii se vor incarca toate caracterele alfabetice care le preceda pe cele numerice. 

Programul va verifica in baza de date toate seriile si numerele introduse si va genera automat plajele facturilor emise. Unde gaseste tip factura = 8/9 (inregistrata la JV) o va declara in aceasta sectiune cu tipul 3/4, completându-i denumirea si CUI-ul beneficiarului/tertului.

Din Ghidul furnizat de ANAF cu privire la completarea D394 https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/Ghid_D394_2016.pdf  rezulta ca seriile si plajele initiale ALOCATE sunt cele alocate prin decizia interna de la inceputul anului, pentru anul curent. Prin exceptie, la luna octombrie 2016 primul numar din plaja de facturi ALOCATE este primul numar de factura EMISA din luna octombrie 2016 (pentru fiecare serie in parte). 

O data introduse plajele si seriile alocate de catre utilizator, ele vor fi pastrate de la o luna la alta prin optiunea de Modificarea lunii. Programul va prelua automat in Declaratie din baza de date a perioadei curente, doar seriile si numerele de facturi emise, care trebuie sa se incadreze in plajele alocate. Programul nu preia seriile si numerele facturilor care nu se declara in D394 (conform exemplelor din Ghidul ANAF).

Seriile si plajele de facturi alocate pot fi introduse in doua moduri : aici, punând la Tip facturi 1, sau utilizând butonul (Serii si plaje Facturi alocate) din fereastra Crearea si vizualizarea...

Sectiunea Serii facturi corespunde zonelor din Cartusul I, astfel : Tip facturi = 1 : punctul 2.1, Tip facturi =2 : punctul 2.2 , Tip facturi = 3 : punctul 2.3, Tip facturi = 4, punctul 2.4 din declaratie.

Sectiunea Lista

Este o sectiune care se completeaza numai daca este cazul, pentru operatiunile derulate si prin activitati având codurile CAEN in lista ceruta de ANAF. Programul centralizeaza operatiunile din jurnalul de vânzari care contin cod CAEN completat. Departajarea pe bunuri sau servicii se face dupa contul de venituri : pentru contul 704 se considera servicii, pentru celelalte conturi se considera bunuri. Si aici se poate interveni manual de catre utilizator.

Sectiunea Lista corespunde zonei din Cartusul I. Alte informatii,  punctul 7 din declaratie.

Sectiunea Facturi

Aici se inregistreaza seriile si numerele facturilor stornate, anulate sau care reprezinta autofacturi. Doar in cazul autofacturilor se completeaza si baza si TVA.

Corespunde zonei 'din care' a Cartusului I. Alte informatii punctul 2.2

Sectiunea OP1

Apasând butonul Lista din dreptunghiul cu titlul OP1, se va deschide urmatorul ecran :

Acest ecran este cel mai important privind declararea facturilor, deoarece pornind de la el se vor face (automat, de catre program) toate centralizarile privind facturile emise/primite din sectiunile Informatii, Rezumat1 si Rezumat2. 

El contine centralizarea facturilor introduse in program dupa : Tip partener, Tip operatiune, Cota de TVA si CUI partener (sau denumire partener, daca nu exista CUI).

In cazul tipului 2 de partener si tipului de achizitie N, se va face centralizarea si pe tipul de document, care este obligatoriu de completat pentru acest caz.

Vor fi prinse facturile emise care n-au nimic inregistrat in câmpul V.cu amanuntul (acestea vor fi cumulate la sectiunea OP2, unde se raporteaza vanzarile cu amanuntul). De asemeni, pentru ca o factura sa fie prinsa in D394 este necesar ca beneficiarul sa nu aiba bifata in nomenclator optiunea 'Nu D394'. Se permite inregistrarea unor pseudo-clienti, carora nu li se vor prelua 'facturile' in D394, din diverse motive specifice utilizatorilor. 

Pentru verificarile datelor centralizate puteti face filtre pe diverse câmpuri : Tip operatiune, tip partener, cod partener, etc. Apasând pe butonul  (Afisare doc.asociate) va aparea o lista cu toate facturile ce compun respectiva inregistrare. Modul de filtrare a listei poate fi setat prin bifarea/debifarea de pe ecran, in dreapta, sus.

Corespunde zonei cu acelasi titlu din declaratie din Cartusul I.

Sectiunea OP2

    Aici se raporteaza vânzarile cu amanuntul, prin case de marcat (AMEF - Aparate de Marcat Electronice Fiscale) sau cele exceptate de la utilizarea AMEF (ex. bilete de intrare la muzee, cinema, etc.)

Celelalte informatii se completeaza automat de program, tinând cont de ce s-a inregistrat in jurnalul de vânzari (sau borderoul de vânzari) la inregistrarile carora li s-a completat I1 (vânzari prin case de marcat) sau I2 (vanzari exceptate de la utilizarea caselor de marcat) in câmpul V.cu amanuntul. Veti ajusta manual, daca este cazul, numarul de bonuri fiscale emise (din care scadeti numarul de facturi atasate acestor bonuri) si restul informatiilor, care pot fi aflate din Raportul Z al caselor de marcat. 

Aceasta zona corespunde cartusului G din declaratie.

Programul are prevazute mai multe posibilitati de verificare a sumelor si documentelor ce sunt incluse intr-o inregistrare/câmp.

Exemplul 1:  Pentru afisarea sectiunii <OP1> se poate apasa butonul: [sectiune : op1 - LISTA]. la selectie se afiseaza o forma incare apar in format tabelar inregistrarile din sectuniea <OP1> (nu cu toate campurile, ci doar cele mai semnificative).

Pentru aputea afisa inregistrarile din JV/ sau JC ce constituie o anumita pozitie din <OP1> puteti apasa butonul [Afisare doc. asociate] si veti obtine pe ecran documentele di JV/JC dorite. Aveti la dispozitie si o serie suplimentara de comutatoare pentru modificarea filtrului de afisare: [Tip partener], [Tip documen], [CUI partener], [Cod partener]. Bifati sau debifati filtrele respective pentru a modifica informatia afisata.

Exemplul 2: In forma de afisare a sectiunii <rezumat1> daca  [facturiL], [bazaL] ,[tvaL] au valori denule, puteti afisa informatia din sectiunea <op1> pe baza careia se constituie informatia din campurile prezentate facand dublu_click pe campul [facturiL]

8.7 - Butonul 7- [Analiza cu softul J sau A de la ANAF]

    Se intra in forma de analiza cu sofurile J sau A de la ANAF si pentru celelalte declaratii continute in program, care in cazul declaratiei 394 are urmatorul aspect :

Pentru Soft J (recomandat !) se utilizeaza DUKIntegrator (stanga)

Pentru Soft A (se poate utiliza doar pentru un numar de operatiuni mai mic de 500) se apeleaza butonul [Afisare soft A cu date incarcate automat]

In ambele cazuri, dupa o validare se semneaza documentul electronic si fisierul obtinut dupa semnare se va depune pe site-ul e-guvernare apasând pe butonul [ e-guvernare - Depunere ]

Observatie : pentru a declara trimestrial D394 este necesar sa se intre in fiecare luna si sa se dea operatiile de Initializare (nomenclatoare si JC, JV).

Daca in luna in care se face declararea apar erori care se refera la o factura dintr-o luna anterioara, este necesar (si suficient) sa conectati acea luna si sa faceti corectia respectiva. Nu e nevoie de Transfer solduri. Veti reveni la luna de declarare si veti relua apasarea butoanelor, de la  (Generare Arhiva) si (Generare D394).