Cap.0. Generalitati

Cap.1. Instalarea programului

Cap.2. Modulul de monitorizare

Cap.3. Descrierea optiunilor din program

Cap.4. Elemente de operare in baza de date

Cap.5. Repararea bazei de date

 

Cap.0. GENERALITATI

 

            Modulul de mijloace fixe vine in ajutorul celor ce tin evidenta mijloacelor fixe si a  altor tipuri de imobilizari,  punind la dispozitia utilizatorului  o serie de optiuni de meniu ce permit incadrarea mijloacelor fixe in grupe, subgrupe , categorii conform catalogului publicat in HG266/1994   si actualizat in Hot.2139/30.11.2004 . Calculul amortizarii fiecarui mijloc fix  in regim liniar este conform normelor metodologice aferente Legii 15/1994 si Hot.2139/30.11.2004

            Programul pune la dispozitie un set de inregistrari dintre cele mai utilizate din catalogul de clasificare lasind la latitudinea utilizatorului adaugarea altora noi functie de specificul unitatii. Pot fi introduse si alte tipuri de imobilizari daca dorim ca acestea sa apara pe o lista comuna cu mijloacele fixe. De asemenea mijloacele fixe inregistrate pot fi grupate pe gestiuni. 

Evidenta este tinuta pe ani si pe luni cu posibilitate de recalculare a amortizari pe intregul an  daca au fost operate modificari in datele ce intervin in calcul. Utilizatorul poate opera direct in fisa mijlocului fix si  vedea rezultatul actualizarii amortizarii pe toate lunile anului si pe cumulat fiind in permanenta asistat prin mesaje de avertizare pentru evitarea introducerii unor date incorecte. Programul permite revenirea la o luna anterioara fara restaurarea bazei de date salvate la acea luna si fara eliminare mijloacelor fixe introduse ulterior. De asemenea casarea sau vinzarea unui mijloc fix nu implica automat scoaterea acestuia din baza de date. Programul tine cont de starea acestuia si nu il ia in calcul in realizarea situatiilor care nu il contin. Astfel utilizatorul poate vedea  oricind situatia unui mijloc fix care a intrat la un moment dat.

 

Situatiile pe care utilizatorul le poate scoate la imprimanta sunt:

- Fisa mijlocului fix

- Balanta anuala

- Balanta lunara

- Lista de inventar

- Selectii din listele de mai sus

Este permisa vizualizarea acestora si pe ecran asa cum vor fi ele listate la imprimanta.

Balanta anuala si Balanta lunara trebuie reactualizate dupa fiecare modificare de date prin apelarea unei optiuni specifice de prelucrare existente in optiunea Prelucrari.

 Toate listele scose la imprimanta sunt proiectate sa intre pe un format A4.

Atentie la stergerea sau modificare unei grupe, subgrupe, categorii, sau a unui tip de imobilizare, sau a unei gestiuni, programul sterge sau modifica toate inregistrarile aferente acestor grupuri de clasificare. Pentru  evitarea unor neplaceri datorate unor astfel de manipulari defectuoase, se recomanda salvarea datelor dupa introducerea unor cantitati importante de date sau inainte de initializarea anului urmator.

 

Cap.1.  INSTALAREA PROGRAMULUI

 

    Pentru instalare e necesar un calculator cu minim 64 MB RAM, spatiu liber pe harddisc cel putin 200 MB (va recomandam insa mai mult pentru lucru, cel putin 500 MB liberi dupa instalare deoarece pe lânga bazele de date care se formeaza , in timpul lucrului se creaza si fisiere temporare), CD-ROM si sistem de operare WINDOWS instalat. In plus, programul creeaza autosalvari si salvari de siguranta ale datelor care ocupa destul de mult spatiu.

    Instalarea de pe CD-UL furnizat de firma: 

    Introduceti CD-ul in unitate.

    Pe ecran va aparea o imagine (in cazul in care sistemul dv.nu are activata functia de AUTORUN si imaginea nu apare automat va trebui sa apelati fisierul imati.exe de pe CD) de unde se poate selecta Runtime sau programul (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau Imobilizari) precum si instalarea dorita (Kit, Actualizare, Documentatie, Legislatie).

 

Daca pe calculator nu exista Access 2000 se va instala mai intâi Runtime prin apasarea pe butonul (Runtime). Indicam sa se instaleze intr-un folder diferit de cel implicit, sa zicem c:\Run2000.

Programul functioneaza si cu versiuni superioare de Access, cu conditia sa fie instalate pe 32 de biti, nu pe 64 de biti!  

 

        Dupa instalarea Runtime-ului se da Restart la calculator (obligatoriu!).

        Instalarea unui program IMATI, dupa instalarea Runtime-ului, implica urmatorii pasi:

        1. Se selecteaza programul dorit (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau Imobilizari);

        2. Se apasa butonul (KIT) pentru instalarea kitului de baza; va recomandam sa pastrati toate optiunile implicite din timpul instalarii, apasând Enter la fiecare oprire pentru eventuala selectare a unei optiuni. Instalarea kitului de baza este obligatorie, actualizarea neputând rula altfel.

        3. Se apasa butonul (Actualizare) pentru actualizarea la ultima versiune; de asemeni, dati Enter la fiecare oprire a programului in timpul instalarii. In acest fel se va instala ultima versiune de program existenta pe CD.

        4. Se apasa pe butonul (Document) pentru instalarea documentatiei in format electronic;

        5. Se apasa pe butonul (Legislatie) doar daca programul selectat este Salarii.

 

        Butonul (Internet) serveste la descarcarea si instalarea de pe internet a ultimelor variante de program, atunci când este cazul.

 

        Dupa instalare programul se va regasi in Start->Programs->Imati->Imati <nume program>.

        La prima apelare a programului, pentru a putea lucra cu programul va trebui obtinut codul de activare de la firma furnizoare. In acest scop va aparea un mesaj cu intrebarea

                " Doriti activarea versiunii ? "

 

    Se apasa Enter sau se selecteaza cu mouse-ul Yes si va aparea o fereastra unde trebuie apasat butonul (Genereaza):

 

    Dupa apasarea pe butonul Genereaza va aparea un cod sub rândul  "  Codul generat...  "     

    La prima activare, acest cod trebuie comunicat telefonic (021/321.77.69) sau prin e-mail (sediu@imatisoftware.ro) catre societatea noastra pentru a va fi comunicat codul dumneavoastra de activare. Acest cod va trebui introdus in rândul de sub   " Codul de activare primit de la IMATI  "  inlocuindu-se valorile de 0 cu valorile primite.

    Dupa introducerea codului primit se apasa butonul (Continua).

    Urmatoarele activari pe acelasi calculator se pot face online (prin internet), apasând butonul (Activare prin internet) si incarcând utilizatorul si parola primite de la IMATI.

 

 Pentru instalarea unei statii suplimentare in retea este necesara instalarea programului si pe statia respectiva si apoi conectarea programului la unitatea pe care se afla baza de date, astfel :

  Presupunem computerul pe care se afla baza de date “nume computer” iar unitatea “unitate”. Dupa intrarea in program (pe statie) , in prima fereastra (partea superioara) exista meniul : Cale, Computer, ? Activare, Iesire. Se va apela optiunea Computer si se va introduce aici numele unitatii unde se afla baza de date, in exemplul de fata

\\nume computer\unitate\. La Parametri de conectare – Selectie computer  se va selecta valoarea introdusa. In acest moment, la ‘Selectati firma’ vor aparea  societatile introduse in unitatea selectata. Se va selecta societatea, anul si luna si se va apela Conectare (sau Retea, dupa tipul programului).    

 

Cap.2   Modulul de monitorizare

 

            Dupa apelul icon-ului IMATI CONTABILITATE programul va incarca mai intâi un ecran cu ajutorul caruia poate fi monitorizat lucrul cu aplicatia astfel:

            Butonul (ADAUGARE) permite adaugarea unei noi societati in baza de date, la unitatea logica si adresa curenta conectata. Teoretic numarul de societati cu care se poate lucra este nelimitat, practic el depinde de spatiul liber de pe harddisc. La apasarea butonului, utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii, de fapt un cod ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere alfanumerice, fara spatii, fara caractere speciale sau delimitatoare. Cu acest  cod societatea va fi recunoscuta si apelata de lucrare. De asemeni, programul cere anul si luna contabila de pornire. Pe masura ce se lucreaza o luna si se trece la luna urmatoare programul va crea automat un fisier cu luna respectiva care poate fi accesat prin conectare. Daca se doreste lucrul cu o anumita societate si o anumita luna contabila se selecteaza numele societatii, anul si luna contabila si apoi se apasa pe butonul (CONECTARE). In acest ecran mai exista urmatoarele elemente: Unitatea conectata sau computerul conectat reprezinta numele computerului asa cum este vazut prin reteaua existenta (Network Neighborhood sau echivalent) de forma tt\nume computer\t\nume harddisc\t sau unitatea logica alocata prin operatia de  mapare (ex. F). Computerele care pot fi accesate vor fi incarcate in tabela care se  deschide la apelul optiunii Computer din meniul aflat in partea superioara a ecranului. Aici utilizatorul va incarca toate computerele din retea pe care se afla instalat  programul IMATI CONTABILITATE si la care se doreste accesul la baza de date.

            Dupa adaugarea societatilor poate incepe lucrul efectiv astfel : se selecteaza societatea dorita in câmpul “Selectie societate”, se selecteaza anul si apoi luna si apoi se conecteaza cu ajutorul butonului (CONECTARE) . Numele societatii conectate apare in câmpul “Firma conectata”, anul conectat apare in câmpul “Anul conectat”, luna conectata apare in câmpul “Luna conectata”. Aceasta conectare ramâne activa permanent, (chiar daca se iese din program si se revine) pâna la conectarea unei alte societati. Practic, la apelul programului va fi intotdeauna o societate conectata. Daca se doreste lucrul cu aceasta societate se va apasa in continuare pe butonul START care activeaza meniul principal al modulului de Contabilitate, meniu ce va fi descris in capitolul urmator. Daca se doreste lucrul cu o alta societate aceasta va fi mai intâi conectata cum am aratat mai sus si apoi se apasa pe butonul START.          

            Pentru conectarea pe alta unitate logica sau alt computer se va selecta elementul dorit din una din listele aflate in sectiunea ‘Parametri de conectare’ : Unitate sau Selectie computer.Apoi se selecteaza societatea dorita din lista de societati care va aparea automat in Selectati firma, precum si anul si luna pe care se doreste lucrul, apasând apoi pe butonul CONECTARE.

            Daca din diverse motive se doreste stergerea unei societati se va proceda in felul urmator: Se va avea grija ca societatea sa nu mai fie conectata, conectând alta societate sau apasând pe butonul (DECONECTARE) . Se selecteaza in câmpul “Selectie societate” numele societatii de sters si apoi se apasa butonul  (STERGERE).

Atentie ! Prin stergerea unei societati din baza de date va fi rupta legatura programului cu datele societatii care se vor gasi in continuare pe harddisc.  In cazul in care se va adauga o societate cu acelasi nume, programul va recunoaste baza de date si va intreba daca se doreste lucrul cu aceasta. Pentru stergerea definitiva de pe harddisc a informatiilor societatii se va utiliza un utilitar (ex.Windows Explorer).

            Pe lânga functiile privind lucrul cu mai multe societati acest ecran mai cuprinde câteva elemente :

            Functii speciale

(DECONECTARE) : anuleaza conectarea de pe orice societate.

(RESTRUCTURARE) : adapteaza baza de date curenta la o versiune superioara a programului, având in plus o functie de reparare si compactare a bazei de date. Consta din doua etape. Se va utiliza in cazul unui upgrade de program. Dupa aceasta operatie se recomanda salvarea datelor in forma restructurata. Programul semnaleaza când  operatia este obligatorie.

            Test IM, Test DB : functii utile administratorului. Testeaza integritatea unor fisiere ale bazei de date si semnaleaza eventuale probleme.

            (REPARARE) : Repara baza de date a societatii trecute la selectie societate. Este recomandabil ca societatea sa nu fie conectata in momentul repararii.

            (SALVARE) : functia serveste la arhivarea datelor societatii conectate din anul si luna conectate. Aceasta salvare se poate face in trei moduri :

1.       1.       Arhivata, cu utilitarul arj pentru cei care au acest utilitar. Este forma implicita.

2.       2.       Interna, cu un utilitar propriu aplicatiei.

3.       3.       Fara comprimare.

Utilizatorul selecteaza forma de salvare si apoi apasa pe butonul START. Programul efectueaza salvarea datelor in doua fisiere : un fisier contine in denumire numele societatii si o terminatie constând din doua litere care desemneaza modului (in cazul de fata ‘CN’) si având extensia formata din tipul de salvare (A-arj; I-interna; N- necompresata), cifra lunii si ultima cifra a anului. Acest fisier va fi suprainscris la urmatoarea salvare a aceleiasi societati din acelasi an. Al doilea fisier este o salvare de siguranta care intra intr-o arhiva de salvari si al carui nume este format din anul, luna si ziua in care a fost data salvarea urmate de aceeasi terminatie si aceeasi extensie ca si primul fisier. Daca se repeta salvarea datelor intr-o zi salvarea de siguranta a zilei respective va fi suprainscrisa. Programul afiseaza apoi numele fisierelor obtinute prin salvare si intreaba utilizatorul daca acesta doreste o copie pe disketa sau pe alta unitate. Unitatea implicita e A:\

            (RESTAURARE)

Functia serveste la readucerea datelor in societatea conectata dintr-o salvare anterioara. Se restaureaza societatea conectata, anul si luna conectate, apasând pe butonul Restaurare. Daca salvarea ceruta este facuta cu o versiune anterioara a programului va aparea un mesaj prin care utilizatorul e anuntat ca trebuie data comanda Restructurare si se va iesi automat din program. La apelul urmator al programului se ignora cele doua mesaje de eroare care vor aparea si se apasa direct pe butonul (Restructurare). Apoi se face salvarea datelor in forma restructurata.

 

Import

            In cazul in care dorim sa importam datele din forma veche a programului IMATI, cel scris in Access 2.0 sunt necesari urmatorii pasi :

1.    1.    Adaugare : se adauga societatea cu anul si luna pe care dorim sa le importam,    respectând denumirea scurta pe care am folosit-o in programul vechi.

2.      2.      Conectare: se conecteaza societatea adaugata la pct.1 (cu anul si luna corespunzatoare).

3.      3.      Restaurare: se apeleaza butonul, dupa care se incarca adresa salvarii in câmpul Din calea. . Daca programul vechi coexista pe calculator si este instalat in calea implicita este suficient sa dam dublu click cu mouse-ul pe câmpul respectiv si se va incarca automat   adresa implicita. Daca nu, completam câmpul cu adresa dorita. Se apasa apoi pe butonul Restaurare din format vechi aflat pe ecran. Dupa desfasurarea operatiei programul da mesaj ca nu poate lucra cu datele restaurate si iese. Vom intra din nou in program care va da din nou doua mesaje de eroare. La inceput la anul conectat apare 0 dar acest lucru e normal pâna când se da RESTRUCTURARE. Se apasa pe butonul Restructurare si apoi se da  SALVARE dupa care se va putea lucra cu datele importate.

 

IESIRE : butonul serveste la terminarea aplicatiei.

 

Capitolul 1. Modulul multisocietate

 

            Se refera la prima fereastra care apare la apelarea programului.

Modulul permite adaugarea unei noi societati, stergerea unei societati existente in baza de date, repararea bazei de date aferente unei societati, conectarea unei societati pentru lucrul cu baza sa de date.

   Pentru adaugarea unei societati se apasa butonul ADAUGARE. In acest moment utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii, nume ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere. Cu acest nume societatea va fi recunoscuta si apelata de lucrare. In continuare se poate introduce o descriere a societatii. Introducerea aceastei descrieri este optionala, ea folosind doar la eventuala recunoastere mai rapida a societatii de catre utilizator.

   Pentru stergerea unei societati introduceti mai intâi in câmpul Selectie societate numele societatii de sters, sau selectati-l din lista societatilor ce apare prin apasare cu mouse-ul pe sageata din dreapta a câmpului, apoi apasati butonul STERGERE.

 

   ATENTIE ! prin stergerea unei societati din baza de date, nu se vor sterge si toate informatiile privitoare la aceasta, desi  programul mai intreaba o data de siguranta faptul ca doriti intr-adevar sa stergeti respectiva societate. In cazul unui raspuns afirmativ, numele societatii va fi sters din baza de date. Pentru a se sterge si datele, trebuie sters folderul societatii,  \IMATI\MFX\[nume societate].

   Pentru repararea bazei de date a unei societati selectati in câmpul Selectie societate societatea a carei baza de date doriti sa o reparati si apoi apasati butonul REPARARE, dupa ce deconectati societatea.

   Pentru a intra in baza de date a unei societati trebuie ca aceasta sa fie conectata. Numele societatii care este conectata la un moment dat apare in câmpul Societate conectata. Pentru a conecta o alta societate trebuie ca sa-i selectati / introduceti numele in câmpul Selectie societate si apoi apasati butonul CONECTARE. Numele noii societeti va aparea in câmpul Societate conectata.

 

   Având conectata societatea dorita, putem lucra cu baza ei de date. Pentru aceasta apasati butonul START. In continuare va fi afisat pe ecran meniul principal al modulului de imobilizari.

   Iesirea din lucrare se fase apasând pe butonul IESIRE.

 

Cap.3. DESCRIEREA OPTIUNILOR DIN PROGRAM

 

3          Meniul principal care apare la intrarea in program are optiunile :

 

Configurare, Editare, Prelucrari, Situatii, Iesire.

 

Configurare:

La selectia optiunii Configurare apare un ecran in care se poate selecta modul de lucru cu programul.

Implicit se deschide cu optiunea:” Cu modernizari si amortizare  scriptica, fara valoare in valuta cu noi campuri pentru SAF_T”

In cartusul cu datele de iesire din aceasta fisa sunt trecute doua conturi noi, cont debitor iesire, cont creditor iesire. Acestea sunt folosite pentru a genera nota contabila cu amortizarea si

valoarea ramasa pentru mijloacele fixe iesite.

Puteti sa folositi si celelalte moduri de editare fisa

Editare

Are mai multe suboptiuni :

Fisa, Catalog, Tip Imobilizare, Gestiuni, Tip Iesiri, Note contabile aferente lunii curente, Plan conturi, Cota de amortizare, Reg.numerelor de inv.cu doua suboptiuni : -Fara cele luate cu chirie si respectiv -Luate cu chirie.

 

FISA           

            Este ecranul principal unde se introduc datele aferente imobilizarii.Campurile cu albastru deschis si cu verde inchis se complecteaza de catre operator, iar cele cu albastru inchis sunt campuri calculate sau de informare, la care operatorul nu are acces. Se complecteaza mai intai Cont. imob. care pentru mijloace fixe este 212, 213 sau 214 apoi. Nr.ordine (nr. inventar) care trebuiesa fie distinct pentru toate imobilizarile. In situatia in care societate achizitioneaza la un tip de mijloc fix foarte multe bucati (spre exemplu la dulapuri vestiar) se poate trece toata cantitatea unui lot si respectiv toata valoarea sa la un singur nr. inv avand grija ca urmatorul nr. de inventar sa fie nr.inv + cantitatea din lot. Sa se selecteze in ordine grupa, subgrupa, categoria deoarece sunt subordonate. Dupa selectarea categoriei va apare si durata de utilizare implicita, minima si maxima.. Amortizarea se calculeaza dupa formula Am=Valoarea de referinta in calculul amortizarii/Durata de utilizare in luni sau Am= (Valoarea de referinta in calculul amortizarii)/(Dur de utilizare in ani x12) Daca nu se complecteaza nimic in campurile Dur. de utilizare in ani si Durata de utilizare in luni, atunci se va lua in calcul DU implicit. Valoarea rezultata din calculul amortizarii va fi afisata in campul Amor.ef.luna cr. Fiecare imobilizare poate avea mai multe modernizari. Acestea se evidentiaza in ecranul subordonat cu numele Modernizari facute imobilizarii. Amortizarea calculata fiecarei modernizari in parte este adunata cu amortizarea data de valoarea de intrare si se optine un total care este trecut pe fiecare luna a anului.

 

CATALOG

 

            Este un ecran in care apare catalogul mijloacelor fixe asa cum este el in Hot.2139/30.11.2004 si alte imobilizari care nu sunt in catalog, daca operatorul doreste sa le evidentieze intr-o balanta comuna cu mijloacele fixe (terenuri, obiecte de inventar.) Pentru a reusi o incadrare mai rapida in grupa, subgrupa si categoria respective se poate folosi Situatii\Vizualizare catalog cumulat

TIP IMOBILIZARI

 

In acest ecran sunt conturile sintetice de imobilizari cu care se lucreaza, care pot fi nu numai cele de mijloace fixe. Pentru conturi de intrare specific se foloseste ecranul fisa cu SAF_T. Exista si conturi implicite pentru amortizare , care vor apare in note daca nu sunt trecute in fisa.

GESTIUNI

 

Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran in care se pot inregistra gestiunile aferente. In campul Gestiunea se introduce un cod, iar in campul Denumire, denumirea gestiunii. In suboptiunea Fisa se selecteaza o gestiune aferenta fiecarei imobilizari, dintre cele inregistrate in acest ecran, putandu-se astfel grupa mijloacele fixe pe gestiuni. Daca este trecut contul creditor la toate gestiunile, prin "Prelucrari/Prelucrare generala la luna curenta" notele contabile se vor face tinand cont de acesta si cont debitor cel trecut in configurare.

 

TIP IESIRI

 

Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran unde se trec codurile tipurilor de iesiri posibile. Cele mai uzuale sunt: vanzarea si casarea. In fisa se va selecta tipul iesiri pentru mijloacele fixe care vor fi scoase din gestiune si se va trece si data iesirii. Din momentul in care un mijloc fix a iesit din gestiune programul nu ii mai calculeaza amortizarea.

 

Notele contabile aferente lunii curente

 

Generare notelor contabile se face in principiu dupa conturile trecute in fisa, dar daca nu sunt trecute le ia din Tip imobilizare.

Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran unde se pot vizualiza notele generate de system in baza setarilor facute de utilizator. Pentru a defini conturile notei de amortizare se intra in ecranul fisa cu SAF_T Obs.: Cont debitor iesire si Cont creditor iesire sunt conturi pentru notele cu descarcarea amortizarii si valorii ramase a mijloacelor fixe neamortizate

 . Se pot face si modificari si se pot prelua in programul de Contabilitate.

 

PLAN CONTURI

 

La apelare se intra intr-un ecran in care se poate consulta planul de conturi asa cum este el initial in contabilitate, fara analiticele definite de utilizator.

 

COTA DE AMORTIZARE

 

La apelare se intra intr-un ecran in care sunt trecute cotele de amortizare asa cum sunt in legea 15/94, dar acum amortizarea se calculeaza prin impartire la durata de utilizare AM=VAL/DU*12

 

REGISTRU NUMERELOR DE INVENTAR

 

Are doua suboptiuni Fara cele luate cu chirie, unde apar automat cele din fisa pt. Cont imob= ‘212’ sau ‘213’ sau ‘214’ si cele Luate cu chirie, care trebuie adaugate pentru a apare in Situatii/Registrul numerelor de inventar

 

PRELUCRARI

 

Prima optiune recalculeaza amortizarea pana la luna curenta si reface toate situatiile aferente lunii curente. Urmatoarele sunt optiuni pentru a recalcula cate o situatie aferenta lunii curente iar, prelucrare generala pana la luna curenta reface situatiile aferente tuturor lunilor pana la luna curenta

Obs.: Daca este trecut contul creditor la toate gestiunile in "Editare/Gestiuni", prin "Prelucrari/Prelucrare generala la luna curenta" notele contabile se vor face tinand cont de acesta si cont debitor cel trecut in configurare.

Daca se apeleaza "Prelucrari/Generare note contabile la luna curenta" notele contabile se vor face dupa conturile trecute in "Editare/Tip Imobilizari"

 

SITUATII

 

Se pot previzualiza si tipari mai multe situatii : Balanta luna(format A4 si A3), Balanta an(format A4 si A3), Fisa mijlocului fix, Lista de inventar a imobilizarilor existente (fara cele iesite), Lista de inventar generala (si cu cele iesite). Lista de inventar  a imobilizarilor existente pe gestiuni, Lista de inventar a imobilizarilor existente pe cont. Intrare, Lista de inventar &generala, Proces verbal propunere casare,

Iesiri in luna si anul curent, Intrari in luna si anul curent, Modernizari sau Reevaluari  in anul curent, Registrul imobilizarilor.

La optiunea Selectii se pot face selectii din listele de mai sus dupa diferite criterii : Cont imob., Grupa, Subgrupa, Categoria, Gestiunea, Nr.inventar.

 

 

ELEMENTE DE OPERARE IN BAZA DE DATE

 

                        Cap.4   Elemente de operare in baza de date

 

Fereastra multiinregistrare

 

Introducerea unei inregistrari noi 

Pentru a introduce o inregistrare noua :

1.       se va apasa combinatia de taste Ctrl +;

2.    se va utiliza simbolul  |>* aflat in partea inferioara a ecranului, dupa zona de inregistrari.     

 

            Atunci va aparea o pozitie libera la sfârsitul celor existente care va putea fi completata. Dupa inserarea inregistrarilor noi si iesirea din ecran, la o noua intrare in ecranul respectiv, inregistrarile nu se vor mai gasi la sfârsit ci vor fi ordonate conform criteriului general al ferestrei in care au fost inserate.

 

Deplasarea printre inregistrari

            Cu ajutorul tastelor PgDown si PgUp  se face defilarea printre inregistrari. Pentru a ne pozitiona pe inregistrarea urmatoare in acelasi câmp din care  am plecat se utilizeaza           Ctrl PgDown

            Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.

   >  deplasarea pe inregistrarea urmatoare;

   <  deplasarea pe inregistrarea precedenta;

   >|  deplasarea pe ultima inregistrare din baza de date;

   |<  deplasarea pe prima inregistrare din baza de date;

   >|*  crearea unei inregistrari noi in baza de date;

 

Stergerea unei inregistrari

Se va alege una dintre urmatoarele variante:

1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl – având cursorul pozitionat pe inregistrarea care se doreste stearsa;
2. se intra pe inregistrarea care se doreste stearsa si apoi, din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a inregistrarii) in dreptul inregistrarii pe care dorim sa o stergem si apoi se apasa tasta Delete; aceasta varianta permite selectarea si stergerea simultana a mai multor inregistrari.

 

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor inregistrarilor, se selecteaza toate inreg.cu Ctrl A si apoi se tasteaza Delete.

 

Fereastra de tip ‘one to many’ (antet - pozitii)

(Observatie : Ferestrele având inregistrare unica pe un ecran pot fi asimilate celor ‘one to many’ considerându-se ca lipseste zona ‘many’, deci va fi considerat doar antetul.)

 

Introducerea unei inregistrari noi

In cazul documentelor de tip 1antet-inregistrari multiple (pozitii) inserarea se face astfel :

-Pentru documentul in ansamblu se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in antet. Va aparea un document nou format din antet si pozitii.

-Pentru o noua pozitie la un antet existent se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in zona de pozitii.

 

Deplasarea printre inregistrari

-Pentru a vizualiza unul câte unul documentele se utilizeaza tastele PgDown si PgUp având cursorul pozitionat in antet (pe orice câmp). Se poate utiliza si Ctrl PgDown, respectiv        Ctrl PgUp pentru a ne situa in acelasi câmp de unde am plecat in inregistrarea destinatie.

-Pentru a parcurge pozitiile documentului se vor utiliza aceleasi taste, dar pornind cu cursorul din zona de pozitii

 

            Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.

   >  deplasarea pe inregistrarea urmatoare;

   <  deplasarea pe inregistrarea precedenta;

   >|  deplasarea pe ultima inregistrare din baza de date;

   |<  deplasarea pe prima inregistrare din baza de date;

   >|*  crearea unei inregistrari noi in baza de date;

Vor exista doua rânduri cu ‘butoane de navigare’ , unul pentru inregistrarile aflate in antet si unul pentru cele din zona pozitiilor. Ele sunt pozitionate astfel : cel corespunzator antetului se afla mai jos (fereastra exterioara) iar cel corespunzator pozitiilor se afla in dreptul ferestrei interioare (mai sus).

 

Stergerea unei inregistrari

- Pentru stergerea unui document in ansamblu, mai intâi ne pozitionam pe acel document, in zona antetului si apoi alegem una din variantele:

1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl –  ;
2. din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a inregistrarii care, daca exista, prinde atât antetul, cât si pozitiile documentului) si apoi se apasa tasta Delete;

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor documentelor, se tasteaza Ctrl A (selecteaza tot) având cursorul pozitionat pe antet si apoi se tasteaza Delete.

 

 - Pentru stergerea unei pozitii a unui document, mai intâi ne pozitionam pe acel document, cautam pozitia respectiva si apoi alegem una din variantele :

1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl – ;
2. din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a pozitiei) si apoi se apasa tasta Delete;

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor pozitiilor unui document, se tasteaza Ctrl A (selecteaza tot) având cursorul pozitionat pe o pozitie a documentului si apoi se tasteaza Delete.

 

CAUTAREA

 

Cautarea se poate face prin valorile unui anumit câmp. Pentru aceasta, ne pozitionam pe acel câmp (intr-o inregistrare oarecare) si tastam combinatia Ctrl F.

 

REPARAREA BAZEI DE DATE

 

            Repararea bazei de date

 

            In cazul caderilor de tensiune  sau in cazul in care se da RESET (soft sau hard) in timpul lucrului cu baza de date pot aparea probleme de functionare a lucrarii, caz in care se afiseaza un mesaj de eroare. In aceasta situatie trebuie reparate fisierele bazei de date.

            Operatia de reparare a fisierelor bazei de date se efectueaza rulând un utilitar  IMATI UNELTE CONTABILITATE care repara automat aceste fisiere. Pentru a rula acest utilitar se selecteaza iconul cu denumirea UNELTE urmat de numele lucrarii ale caror fisiere se doreste a fi reparate.

Programul de reparare se foloseste in cazurile urmatoare :

Ø  când programul principal emite mesaje de eroare de genul "Baza de date distrusa", nepermitând utilizarea ei, sau când calculatorul s-a oprit chiar in timp ce lucrati cu programul; TOOLS (UNELTE) va face functionala (pe cât posibil) baza de date;

Ø  in orice caz de functionare defectuoasa ‘din senin’.

Ø  când utilizatorul a pierdut datele (de exemplu prin restaurarea unei luni neprecedata de salvarea lunii curente, sau prin distrugerea bazei de date); TOOLS va incerca sa recupereze datele eventual auto-salvate de programul principal;

 

ATENTIE !!!  NU folositi in acelasi timp programul principal si UNELTE. Daca sunteti in programul principal si trebuie sa ajungeti in UNELTE, IESITI mai intâi din programul principal. Daca sunteti in UNELTE si vi se spune sa reinstalati kit-ul sau sa intrati in programul principal (pentru a verifica datele), IESITI mai intâi din UNELTE.

Observatie : Programul UNELTE, ca si programul principal, este dependent de calea (directorul) unde l-ati instalat. Daca il mutati de acolo in alta parte si il lansati ulterior, NU va functiona bine (chiar daca acest lucru nu se vede de prima data).

 

Este bine ca inainte de lansarea programului UNELTE sa faceti urmatoarele lucruri :

• inchideti orice aplicatie;