Cap.4. Elemente de
operare in baza de date
Cap.5. Repararea bazei
de date
Cap.6. Noutati
Cap.0. GENERALITATI
Modulul de mijloace fixe vine in ajutorul celor ce tin evidenta mijloacelor fixe si a altor tipuri de imobilizari, punind la dispozitia utilizatorului o serie de optiuni de meniu ce permit incadrarea mijloacelor fixe in grupe, subgrupe , categorii comform catalogului publicat in HG266/1994 si actualizat in Hot.2139/30.11.2004 .calculul amortizarii fiecarui mijloc fix in regim liniar comform normelor metodologice aferente Legii 15/1994 si Hot.2139/30.11.2004
Programul pune la dispozitie un set de
inregistrari dintre cele mai utilizate din catalogul de clasificare lasind la
latitudinea utilizatorului adaugare altora noi functie de specificul unitatii.
Pot fi introduse si alte tipuri de imobilizari daca dorim ca acestea sa apara
pe o lista comuna cu mijloacele fixe. De asemenea mijloacele fixe inregistrate
pot fi grupate pe gestiuni.
Evidenta este
tinuta pe ani si pe luni cu posibilitate de recalculare a amortizari pe
intregul an daca au fost operate
modificari in datele ce intervin in calcul. Utilizatorul poate opera direct in
fisa mijlocului fix si vedea rezultatul
actualizarii amortizarii pe toate lunile anului si pe cumulat fiind in
permanenta asistat prin mesaje de avertizare pentru evitarea introducerii unor
date incorecte. Programul permite revenirea la o luna anterioara fara
restaurarea bazei de date salvate la acea luna si fara eliminare mijloacelor
fixe introduse ulterior. De asemenea casarea sau vinzarea unui mijloc fix nu
implica automat scoaterea acestuia din baza de date. Programul tine cont de
starea acestuia si nu il ia in calcul in realizarea situatiilor care nu il
contin. Astfel utilizatorul poate vedea
oricind situatia unui mijloc fix care a intrat la un moment dat.
Situatiile pe
care utilizatorul le poate scoate la imprimanta sunt:
- Fisa mijlocului
fix
- Balanta anuala
- Balanta lunara
- Lista de
inventar
- Selectii din
listele de mai sus
Este permisa
vizualizarea acestora si pe ecran asa cum vor fi ele listate la imprimanta.
Balanta anuala si
Balanta lunara trebuie reactualizate dupa fiecare modificare de date prin
apelarea unei optiuni specifice de prelucrare existente in optiunea Prelucrari.
Toate listele scose la imprimanta sunt
proiectate sa intre pe un format A4.
Atentie la
stergerea sau modificare unei grupe, subgrupe, categorii, sau a unui tip de
imobilizare, sau a unei gestiuni, programul sterge sau modifica toate
inregistrarile aferente acestor grupuri de clasificare. Pentru evitarea unor neplaceri datorate unor astfel
de manipulari defectoase se recomanda salvare datelor dupa introducerea unor
cantitati importante sau inainte de initializarea anului urmator.
Pentru instalare e necesar
un calculator cu minim 64 MB RAM, spatiu liber pe harddisc cel putin 200 MB (va
recomandam insa mai mult pentru lucru, cel putin 500 MB liberi dupa instalare
deoarece pe lânga bazele de date care se formeaza , in timpul lucrului se
creaza si fisiere temporare), CD-ROM si sistem de operare WINDOWS instalat. In
plus, programul creeaza autosalvari si salvari de siguranta ale datelor care
ocupa destul de mult spatiu.
Instalarea de pe CD-UL furnizat
de firma:
Introduceti CD-ul in
unitate.
Pe ecran va aparea o
imagine (in cazul in care sistemul dv.nu are activata functia de AUTORUN si
imaginea nu apare automat va trebui sa apelati fisierul imati.exe de pe CD) de
unde se poate selecta Runtime sau programul (Contabilitate, Stocuri, Salarii
sau Imobilizari) precum si instalarea dorita (Kit, Actualizare, Documentatie,
Legislatie).
Daca pe calculator nu exista Access 2000 se va instala mai intâi Runtime prin
apasarea pe butonul (Runtime).
Indicam sa se instaleze intr-un folder diferit de cel implicit, sa zicem
c:\Run2000.
ATENTIE !
ACCESS 2000 RUNTIME este
incompatibil cu versiuni superioare de ACCESS. Daca pe calculator este instalat
un Access 2002 sau un Access 2003 acesta va trebui DEZINSTALAT pentru ca
programele sub Access 2000 sa poata functiona!
Dupa instalarea Runtime-ului se da Restart la calculator (obligatoriu!).
Instalarea unui program IMATI, dupa instalarea Runtime-ului, implica urmatorii
pasi:
1.
Se selecteaza programul dorit (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau
Imobilizari);
2.
Se apasa butonul (KIT) pentru instalarea kitului de baza; va recomandam sa
pastrati toate optiunile implicite din timpul instalarii, apasând Enter la
fiecare oprire pentru eventuala selectare a unei optiuni. Instalarea kitului de
baza este obligatorie, actualizarea neputând rula altfel.
3.
Se apasa butonul (Actualizare) pentru actualizarea la ultima versiune; de
asemeni, dati Enter la fiecare oprire a programului in timpul instalarii. In
acest fel se va instala ultima versiune de program existenta pe CD.
4.
Se apasa pe butonul (Document) pentru instalarea documentatiei in format
electronic;
5.
Se apasa pe butonul (Legislatie) doar daca programul selectat este Salarii.
Butonul (Internet) serveste la
descarcarea si instalarea de pe internet a ultimelor variante de program,
atunci când este cazul.
Dupa instalare programul se va regasi in Start->Programs->Imati->Imati
<nume program>.
La
prima apelare a programului, pentru a putea lucra cu programul va trebui
obtinut codul de activare de la firma furnizoare. In acest scop va aparea un
mesaj cu intrebarea
" Doriti activarea versiunii ? "
Se apasa Enter sau se
selecteaza cu mouse-ul Yes si va aparea o fereastra unde trebuie apasat butonul
(Genereaza):
Dupa apasarea pe butonul
Genereaza va aparea un cod sub rândul " Codul generat...
"
Acest cod trebuie
comunicat telefonic (021/321.77.69) sau prin e-mail (sediu@imatisoftware.ro)
catre societatea noastra pentru a va fi comunicat codul dumneavoastra de
activare. Acest cod va trebui introdus in rândul de sub "
Codul de activare primit de la IMATI " inlocuindu-se valorile
de 0 cu valorile primite.
Dupa introducerea codului
primit se apasa butonul (Continua).
Pentru instalarea unei statii
suplimentare in retea este necesara instalarea programului si pe statia
respectiva si apoi conectarea programului la unitatea pe care se afla baza de
date, astfel :
Presupunem computerul pe care se afla baza de date “nume computer” iar
unitatea “unitate”. Dupa intrarea in program (pe statie) , in prima fereastra
(partea superioara) exista meniul : Cale, Computer, ? Activare, Iesire. Se va
apela optiunea Computer si se va introduce aici numele unitatii unde se afla
baza de date, in exemplul de fata
\\nume computer\unitate\. La Parametri de
conectare – Selectie computer se va
selecta valoarea introdusa. In acest moment, la ‘Selectati firma’ vor
aparea societatile introduse in
unitatea selectata. Se va selecta societatea, anul si luna si se va apela
Conectare (sau Retea, dupa tipul programului).
Cap.2 Modulul de monitorizare
Dupa apelul icon-ului IMATI CONTABILITATE
programul va incarca mai intâi un ecran cu ajutorul caruia poate fi monitorizat
lucrul cu aplicatia astfel:
Butonul (ADAUGARE)
permite adaugarea unei noi societati in baza de date, la unitatea logica si
adresa curenta conectata. Teoretic numarul de societati cu care se poate lucra
este nelimitat, practic el depinde de spatiul liber de pe harddisc. La apasarea
butonului, utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii,
de fapt un cod ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere alfanumerice,
fara spatii, fara caractere speciale sau delimitatoare. Cu
acest cod societatea va fi recunoscuta
si apelata de lucrare. De asemeni, programul cere anul si luna contabila de
pornire. Pe masura ce se lucreaza o luna si se trece la luna urmatoare
programul va crea automat un fisier cu luna respectiva care poate fi accesat
prin conectare. Daca se doreste lucrul cu o anumita societate si o anumita luna
contabila se selecteaza numele societatii, anul si luna contabila si apoi se
apasa pe butonul (CONECTARE). In
acest ecran mai exista urmatoarele elemente: Unitatea conectata sau computerul
conectat reprezinta numele computerului asa cum este vazut prin reteaua
existenta (Network Neighborhood sau echivalent) de forma tt\nume
computer\t\nume harddisc\t sau unitatea logica alocata prin operatia
de mapare (ex. F). Computerele care pot
fi accesate vor fi incarcate in tabela care se
deschide la apelul optiunii Computer din meniul aflat in partea superioara
a ecranului. Aici utilizatorul va incarca toate computerele din retea pe care
se afla instalat programul IMATI
CONTABILITATE si la care se doreste accesul la baza de date.
Dupa adaugarea societatilor poate incepe lucrul efectiv
astfel : se selecteaza societatea dorita in câmpul “Selectie societate”, se
selecteaza anul si apoi luna si apoi se conecteaza cu ajutorul butonului (CONECTARE) .
Numele societatii conectate apare in câmpul “Firma conectata”, anul conectat
apare in câmpul “Anul conectat”, luna conectata apare in câmpul “Luna
conectata”. Aceasta conectare ramâne activa permanent, (chiar daca se iese din
program si se revine) pâna la conectarea unei alte societati. Practic, la
apelul programului va fi intotdeauna o societate conectata. Daca se doreste
lucrul cu aceasta societate se va apasa in continuare pe butonul START care
activeaza meniul principal al modulului de Contabilitate, meniu ce va fi
descris in capitolul urmator. Daca se doreste lucrul cu o alta societate
aceasta va fi mai intâi conectata cum am aratat mai sus si apoi se apasa pe
butonul START.
Pentru conectarea pe alta unitate logica sau alt computer
se va selecta elementul dorit din una din listele aflate in sectiunea ‘Parametri
de conectare’ : Unitate sau Selectie computer.Apoi se
selecteaza societatea dorita din lista de societati care va aparea automat in Selectati
firma, precum si anul si luna pe care se doreste lucrul, apasând apoi pe
butonul CONECTARE.
Daca din diverse motive se doreste stergerea unei
societati se va proceda in felul urmator: Se va avea grija ca societatea sa nu
mai fie conectata, conectând alta societate sau apasând pe butonul (DECONECTARE) . Se selecteaza in câmpul
“Selectie societate” numele societatii de sters si apoi se apasa butonul (STERGERE).
Atentie
! Prin stergerea unei societati din baza de date va fi
rupta legatura programului cu datele societatii care se vor gasi in continuare
pe harddisc. In cazul in care se va
adauga o societate cu acelasi nume, programul va recunoaste baza de date si va
intreba daca se doreste lucrul cu aceasta. Pentru stergerea definitiva de pe
harddisc a informatiilor societatii se va utiliza un utilitar (ex.Windows
Explorer).
Pe lânga functiile privind lucrul cu mai multe societati
acest ecran mai cuprinde câteva elemente :
Functii speciale
(DECONECTARE) : anuleaza
conectarea de pe orice societate.
Test IM, Test DB : functii utile
administratorului. Testeaza integritatea unor fisiere ale bazei de date si
semnaleaza eventuale probleme.
(REPARARE) :
Repara baza de date a societatii trecute la selectie societate. Este
recomandabil ca societatea sa nu fie conectata in momentul repararii.
(SALVARE) :
functia serveste la arhivarea datelor societatii conectate din anul si luna
conectate. Aceasta salvare se poate face in trei moduri :
1. 1. Arhivata, cu
utilitarul arj pentru cei care au acest utilitar. Este forma implicita.
2. 2. Interna, cu un
utilitar propriu aplicatiei.
3. 3. Fara comprimare.
Utilizatorul
selecteaza forma de salvare si apoi apasa pe butonul START. Programul
efectueaza salvarea datelor in doua fisiere : un fisier contine in denumire
numele societatii si o terminatie constând din doua litere care desemneaza
modului (in cazul de fata ‘CN’) si având extensia formata din tipul de salvare
(A-arj; I-interna; N- necompresata), cifra lunii si ultima cifra a anului.
Acest fisier va fi suprainscris la urmatoarea salvare a aceleiasi societati din
acelasi an. Al doilea fisier este o salvare de siguranta care intra intr-o
arhiva de salvari si al carui nume este format din anul, luna si ziua in care a
fost data salvarea urmate de aceeasi terminatie si aceeasi extensie ca si
primul fisier. Daca se repeta salvarea datelor intr-o zi salvarea de siguranta
a zilei respective va fi suprainscrisa. Programul afiseaza apoi numele
fisierelor obtinute prin salvare si intreaba utilizatorul daca acesta doreste o
copie pe disketa sau pe alta unitate. Unitatea implicita e A:\
(RESTAURARE)
Functia serveste
la readucerea datelor in societatea conectata dintr-o salvare anterioara. Se
restaureaza societatea conectata, anul si luna conectate, apasând pe butonul
Restaurare. Daca salvarea ceruta este facuta cu o versiune anterioara a
programului va aparea un mesaj prin care utilizatorul e anuntat ca trebuie data
comanda Restructurare si se va iesi automat din program. La apelul
urmator al programului se ignora cele doua mesaje de eroare care vor aparea si
se apasa direct pe butonul (Restructurare).
Apoi se face salvarea datelor in forma restructurata.
In cazul in care dorim sa importam datele din forma veche
a programului IMATI, cel scris in Access 2.0 sunt necesari urmatorii
pasi :
1. 1. Adaugare : se adauga societatea cu
anul si luna pe care dorim sa le importam,
respectând denumirea scurta pe care am folosit-o in programul vechi.
2. 2. Conectare: se conecteaza societatea
adaugata la pct.1 (cu anul si luna corespunzatoare).
3. 3. Restaurare: se apeleaza butonul, dupa
care se incarca adresa salvarii in câmpul Din calea. . Daca programul
vechi coexista pe calculator si este instalat in calea implicita este suficient
sa dam dublu click cu mouse-ul pe câmpul respectiv si se va incarca
automat adresa implicita. Daca nu,
completam câmpul cu adresa dorita. Se apasa apoi pe butonul Restaurare din
format vechi aflat pe ecran. Dupa desfasurarea operatiei programul da mesaj
ca nu poate lucra cu datele restaurate si iese. Vom intra din nou in program
care va da din nou doua mesaje de eroare. La inceput la anul conectat apare 0
dar acest lucru e normal pâna când se da RESTRUCTURARE. Se apasa pe
butonul Restructurare si apoi se da
SALVARE dupa care se va putea lucra cu datele importate.
IESIRE : butonul
serveste la terminarea aplicatiei.
Capitolul 1.
Modulul multisocietate
Se refera la prima fereastra care
apare la apelarea programului.
Modulul permite adaugarea unei noi societati, stergerea unei societati existente
in baza de date, repararea bazei de date aferente unei societati, conectarea
unei societati pentru lucrul cu baza sa de date.
Pentru adaugarea unei societati se apasa
butonul ADAUGARE. In acest moment utilizatorului i se cere sa introduca un nume
generic al societatii, nume ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere. Cu
acest nume societatea va fi recunoscuta si apelata de lucrare. In continuare se
poate introduce o descriere a societatii. Introducerea aceastei descrieri este
optionala, ea folosind doar la eventuala recunoastere mai rapida a societatii
de catre utilizator.
Pentru stergerea unei societati introduceti
mai intâi in câmpul Selectie societate numele societatii de sters, sau
selectati-l din lista societatilor ce apare prin apasare cu mouse-ul pe sageata
din dreapta a câmpului, apoi apasati butonul STERGERE.
ATENTIE ! prin stergerea unei societati din
baza de date toate informatiile privitoare la aceasta vor fi iremediabil
pierdute, de aceea programul mai
intreaba o data de siguranta faptul ca doriti intr-adevar sa stergeti
respectiva societate. In cazul unui raspuns afirmativ societatea va fi stearsa
din baza de date.
Pentru repararea bazei de date a unei
societati selectati in câmpul Selectie societate societatea a carei baza de
date doriti sa o reparati si apoi apasati butonul REPARARE
Pentru a intra in baza de date a unei
societati trebuie ca aceasta sa fie conectata. Numele societatii care este
conectata la un moment dat apare in câmpul Societate conectata. Pentru a conecta
o alta societate trebuie ca sa-i selectati / introduceti numele in câmpul
Selectie societate si apoi apasati butonul CONECTARE. Numele noii societeti va
aparea in câmpul Societate conectata.
Având conectata societatea dorita, putem
lucra cu baza ei de date. Pentru aceasta apasati
butonul START. In continuare
va fi afisat pe ecran meniul principal al modulului de imobilizari.
Iesirea din lucrare se fase apasând pe butonul IESIRE.
Cap.3. DESCRIEREA
OPTIUNILOR DIN PROGRAM
3 Meniul principal care apare la intrarea in program are optiunile :
Configurare, Editare, Prelucrari, Situatii, Iesire.
La selectia optiunii Configurare apare un
ecran in care se poate selecta modul de lucru cu programul. Va recomandam sa bifati La stari moduri de
editare fisa optiunea : Cu modernizari si fara amortizare scriptica iar la
Tip cota amortizare lineara varianta : Dupa formula 100/DU. Daca in an
referinta se trece 2004 apar niste butoane si un text ajutator prin care putem
face trecerea de la catalogul vechi la cel nou conform Hot
2139/30.11.2004. Daca aveti achizitionat si programul de contabilitate
Imati, atunci nu bifati optiunea : Cu generare note de intrare, iesire.
Are mai multe
suboptiuni :
Fisa, Catalog, Tip Imobilizare, Gestiuni, Tip Iesiri, Note contabile aferente lunii curente, Plan conturi, Cota de amortizare, Reg.numerelor de inv.cu doua suboptiuni : -Fara cele
luate cu chirie si respectiv -Luate cu chirie.
Este
ecranul principal unde se introduc datele aferente imobilizarii.Campurile cu
albastru deschis si cu verde inchis se complecteaza de catre operator, iar cele
cu albastru inchis sunt campuri calculate sau de informare, la care operatorul
nu are acces. Se complecteaza
mai intai Cont. imob. care pentru mijloace fixe este 212 apoi. Nr.ordine (nr.
inventar) care trebuiesa fie distinct pentru toate imobilizarile. In situatia
in care societate achizitioneaza la un tip de mijloc fix foarte multe bucati
(spre exemplu la dulapuri vestiar) se poate trece toata cantitatea unui lot si
respectiv toata valoarea sa la un singur nr. inv avand grija ca urmatorul nr.
de inventar sa fie nr.inv + cantitatea din lot. Sa se selecteze in ordine
grupa, subgrupa, categoria deoarece sunt subordonate. Dupa selectarea
categoriei va apare si durata de utilizare implicita, minima si maxima..
Amortizarea se calculeaza dupa formula Am=Valoarea de referinta in calculul
amortizarii/Durata de utilizare in luni sau Am= (Valoarea de referinta in
calculul amortizarii)/(Dur de utilizare in ani x12) Daca nu se complecteaza
nimic in campurile Dur. de utilizare in ani si Durata de utilizare in luni,
atunci se va lua in calcul DU implicit. Valoarea rezultata din calculul
amortizarii va fi afisata in campul Amor.ef.luna cr. Fiecare imobilizare poate
avea mai multe modernizari. Acestea se evidentiaza in
ecranul subordonat cu numele Modernizari facute imobilizarii. Amortizarea calculata fiecarei modernizari
in parte este adunata cu amortizarea data de valoarea de intrare si se optine
un total care este trecut pe fiecare luna a anului.
Sunt mai multe
tipuri de ecrane de fisa cu care se poate lucra : cu modernizari, cu amortizare scriptica, cu
valuta. Modul de lucru dorit se seteaza din configurare
Este
un ecran in care apare catalogul mijloacelor fixe asa cum este el in Hot.2139/30.11.2004
si alte imobilizari care nu sunt in catalog, daca operatorul doreste sa le
evidentieze intr-o balanta comuna cu mijloacele fixe (terenuri, obiecte de
inventar.) Pentru a apare si alte imobilizari care nu sunt in catalog acestea
trebuie introduse prin optiunea Tip imobilizare. Este
structurat pe trei niveluri: Grupa, Subgrupa, Categorie. Pentru a introduce un
tip de imobilizare ce necesita amortizare
trebuie introduse toate cele trei niveluri, deoarece la nivelul
categoriei se trece durata de utilizare, care este preluata in fisa
In acest ecran se introduc conturile de imobilizari cu care se doreste sa se lucreze, care pot fi nu numai cele de mijloace fixe.Campurile Cont creditor amortizare si cont debitor amortizare sunt necesare pentru a genera nota contabila corespunzator. Daca este complectata grupa si subcont creditor amortizare, atunci la nota contabila va fi luat in considerare ce este trecut la subcont creditor amortizare.
Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran in care se pot inregistra gestiunile aferente. In campul Gestiunea se introduce un cod, iar in campul Denumire, denumirea gestiunii. In suboptiunea Fisa se selecteaza o gestiune aferenta fiecarei imobilizari, dintre cele inregistrate in acest ecran, putandu-se astfel grupa mijloacele fixe pe gestiuni.
Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran unde se trec codurile tipurilor de iesiri posibile. Cele mai uzuale sunt: vanzarea si casarea. In fisa se va selecta tipul iesiri pentru mijloacele fixe care vor fi scoase din gestiune si se va trece si data iesirii. Din momentul in care un mijloc fix a iesit din gestiune programul nu ii mai calculeaza amortizarea.
Prin apelarea acestei optiuni se intra intr-un ecran unde se pot vizualiza notele generate de system in baza setarilor facute de utilizator. Pentru a definii conturile notei de amortizare se intra in tip imobilizare si se complecteaza cont debitor amortizare.Daca se doresc analitice pe grupe, se complecteaza subcont debitor amortizare. Se pot face si modificari si se pot prelua in programul de Contabilitate.
La apelare se
intra intr-un ecran in care se poate consulta planul de conturi asa cum este el
initial in contabilitate, fara analiticele definite de utilizator.
La apelare se
intra intr-un ecran in care sunt trecute cotele de amortizare asa cum sunt in
legea 15/94, dar acum amortizarea se calculeaza prin impartire la durata de
utilizare AM=VAL/DU*12
Are doua suboptiuni Fara cele luate cu chirie, unde apar automat cele din
fisa pt. Cont imob= ‘212’ sau ‘213’ sau ‘214’ si cele Luate cu chirie,
care trebuie adaugate pentru a apare in Situatii/Registrul numerelor de
inventar
Prima optiune recalculeaza amortizarea pana la luna curenta si reface toate situatiile aferente lunii curente. Urmatoarele sunt optiuni pentru a recalcula cate o situatie aferenta lunii curente iar, prelucrare generala pana la luna curenta reface situatiile aferente tuturor lunilor pana la luna curenta
Se pot previzualiza si tipari mai multe situatii : Balanta luna(format
A4 si A3), Balanta an(format A4 si A3), Fisa mijlocului fix, Lista de inventar
a imobilizarilor existente (fara cele iesite), Lista de inventar generala (si
cu cele iesite). La optiunea Selectii se pot face selectii din listele de mai
sus dupa diferite criterii : Cont imob., Grupa, Subgrupa, Categoria,
Gestiunea, Nr.inventar. Mai sunt doua situatii la care nu se pot face
selectii : Note contabile si Registrul numerelor de inventar.
Sunt necesari umatorii
pasi , pornind de la luna dec.2004:
1.- Din meniu se
apeleaza
Prelucrari -> Initializare an
pentru a initializa anul 2005
2.- Se conecteaza
societatea la anul 2005
3.- Se intra in
optiunea Configurare si se pune
An referinta = 2004
In acest moment vor aparea 3 butoane
suplimentare, cu ajutorul carora programul face trecerea de la vechea la noua
incadrare din catalog, astfel:
4. (Trecere la noul catalog si apel dictionar) : inlocuieste vechiul catalog cu noul catalog si pune pe ecran dictionarul de corespondenta, cf. Hot 2139/30.11.2004.
5. Acest dictionar poate fi completat cu alte pozitii atunci când utilizatorul stie ca in catalogul propriu a mai introdus elemente ‘nestandard’, care nu au cum sa se regaseasca in dictionarul dat de program.In acest caz, utilizatorul va insera pozitiile noi la sfârsit (daca este cazul).
Noul catalog poate fi vizualizat la optiunea Editare catalog. Pâna la apelul butonului, optiunea va arata vechiul catalog. Programul propune ca durata de utilizare limita inferioara a plajei. Aceasta poate fi inlocuita de utilizator.
Operatia nu se poate face decât dupa ce toate mijloacele fixe din baza de date au completate toate informatiile de grupa, subgrupa si categorie. In cazul in care programul va da mesajul “Completati categoria la toate mijloacele fixe” va trebui sa :
6. Intrati in Editare -> Fisa si sa parcurgeti toate mijloacele fixe, completând, acolo unde este cazul categoria. Dupa aceasta operatie puteti relua apelul butonului (Trecere la noul catalog si apel dictionar) .
(Apel dictionar) : apeleaza dictionarul de corespondenta pentru a putea
fi completat (pct.5.).
7.
In acest moment e bine sa se dea o salvare de date.
(Actualizare
M.fixe) : actualizeaza fisele mijloacelor fixe conform noilor durate de
utilizare din catalog, stabileste noile durate de utilizare, cf. formulei:
DR=(1-DC/DV)*DN
si
seteaza amortizarea de referinta=amortizarea de intrare.
Daca
exista mijloace fixe care n-au putut fi incadrate automat in noul catalog (in
cazul in care n-au fost trecute toate corespondentele in dictionar), programul
face o lista a acestora, utilizatorul urmând sa le faca una din urmatoarele
operatii :
8.
Incadrarea manuala, astfel :
Se
apeleaza optiunea : Editare -> Fisa. Daca exista mijloace fixe fara
corespondent in noul catalog, va fi deschis un ecran care serveste in
exclusivitate la incadrarea manuala in noul catalog, fiind interzis accesul pe
Fisa normala cu care este obisnuit utilizatorul, pâna nu sunt puse la punct
toate mijloacele fixe.
Incadrarea
manuala:
Se
selecteaza câmpurile Tip imobilizare, Grupa, Subgrupa, Categorie cf. noului
catalog. In momentul in care se actualizeaza Categoria programul seteaza si DR
cf. formulei de mai sus.
Pentru
o mai mare usurinta in selectarea
m.fixe ce nu fost incadrate in noul catalog, acestea au un marcaj rosu (cifra
0).
Sau
9.
Restaurare din salvarea facuta la pct.7 si reluarea de la pct.5 (completarea
dictionarului cu pozitiile care fusesera omise).
Dupa
ce au fost incadrate toate m.fixe, la apelul Editare -> Fisa se va deschide
cu fisa normala a mijlocului fix si se va putea lucra normal cu programul.
ELEMENTE DE OPERARE
IN BAZA DE DATE
Cap.4 Elemente de
operare in baza de date
Introducerea
unei inregistrari noi
Pentru
a introduce o inregistrare noua :
1.
se
va apasa combinatia de taste Ctrl +;
2. se va utiliza simbolul |>* aflat in partea inferioara a ecranului, dupa zona de inregistrari.
Atunci va aparea o pozitie libera la sfârsitul celor existente care va putea fi completata. Dupa inserarea inregistrarilor noi si iesirea din ecran, la o noua intrare in ecranul respectiv, inregistrarile nu se vor mai gasi la sfârsit ci vor fi ordonate conform criteriului general al ferestrei in care au fost inserate.
Deplasarea
printre inregistrari
Cu ajutorul tastelor PgDown
si PgUp
se face defilarea printre inregistrari. Pentru a ne pozitiona pe
inregistrarea urmatoare in acelasi câmp din care am plecat se utilizeaza
Ctrl PgDown
Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’
corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.
> deplasarea pe
inregistrarea urmatoare;
< deplasarea pe inregistrarea
precedenta;
>| deplasarea pe
ultima inregistrare din baza de date;
|< deplasarea pe
prima inregistrare din baza de date;
>|* crearea unei
inregistrari noi in baza de date;
Stergerea unei
inregistrari
Se va alege una dintre
urmatoarele variante:
Truc: Daca se doreste
stergerea tuturor inregistrarilor, se selecteaza toate inreg.cu Ctrl A si apoi se tasteaza Delete.
Fereastra de tip ‘one to many’ (antet - pozitii)
(Observatie : Ferestrele având inregistrare unica pe un ecran pot fi asimilate celor ‘one to many’ considerându-se ca lipseste zona ‘many’, deci va fi considerat doar antetul.)
Introducerea
unei inregistrari noi
In cazul documentelor de tip
1antet-inregistrari multiple (pozitii)
inserarea se face astfel :
-Pentru documentul in ansamblu
se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat
in antet. Va aparea un document nou format din antet si pozitii.
-Pentru o noua pozitie la un
antet existent se utilizeaza Ctrl + având
cursorul pozitionat in zona de pozitii.
Deplasarea
printre inregistrari
-Pentru a vizualiza unul
câte unul documentele se utilizeaza tastele PgDown
si PgUp având cursorul pozitionat in antet (pe
orice câmp). Se poate utiliza si Ctrl PgDown,
respectiv Ctrl PgUp pentru a ne situa in acelasi câmp de unde am plecat in
inregistrarea destinatie.
-Pentru a parcurge pozitiile
documentului se vor utiliza aceleasi taste, dar pornind cu cursorul din zona de
pozitii
Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’
corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.
> deplasarea pe
inregistrarea urmatoare;
< deplasarea pe
inregistrarea precedenta;
>| deplasarea pe
ultima inregistrare din baza de date;
|< deplasarea pe
prima inregistrare din baza de date;
>|* crearea unei
inregistrari noi in baza de date;
Vor exista doua rânduri cu
‘butoane de navigare’ , unul pentru inregistrarile aflate in antet si unul
pentru cele din zona pozitiilor. Ele sunt pozitionate astfel : cel
corespunzator antetului se afla mai jos (fereastra exterioara) iar cel
corespunzator pozitiilor se afla in dreptul ferestrei interioare (mai sus).
Stergerea unei
inregistrari
-
Pentru stergerea unui document in ansamblu,
mai intâi ne pozitionam pe acel document, in zona
antetului si apoi alegem una din variantele:
Truc: Daca se doreste
stergerea tuturor documentelor, se tasteaza Ctrl A (selecteaza
tot) având cursorul pozitionat pe antet si apoi
se tasteaza Delete.
- Pentru stergerea
unei pozitii a unui document, mai intâi ne pozitionam pe acel document,
cautam pozitia respectiva si apoi alegem una din variantele :
Truc: Daca se doreste
stergerea tuturor pozitiilor unui document, se tasteaza Ctrl A (selecteaza tot) având cursorul pozitionat pe o pozitie a
documentului si apoi se tasteaza Delete.
Cautarea se poate face prin
valorile unui anumit câmp. Pentru aceasta, ne pozitionam pe acel câmp (intr-o
inregistrare oarecare) si tastam combinatia Ctrl F.
In cazul caderilor de tensiune sau in cazul in care se da RESET (soft sau hard) in timpul
lucrului cu baza de date pot aparea probleme de functionare a lucrarii, caz in
care se afiseaza un mesaj de eroare. In aceasta situatie trebuie reparate
fisierele bazei de date.
Operatia de reparare a fisierelor bazei de date se
efectueaza rulând un utilitar IMATI
UNELTE CONTABILITATE care repara automat aceste fisiere. Pentru a rula acest
utilitar se selecteaza iconul cu denumirea UNELTE urmat de numele lucrarii ale
caror fisiere se doreste a fi reparate.
Programul
de reparare se foloseste in cazurile urmatoare :
Ř când programul
principal emite mesaje de eroare de genul "Baza de date distrusa",
nepermitând utilizarea ei, sau când calculatorul s-a oprit chiar in timp ce
lucrati cu programul; TOOLS (UNELTE) va face functionala (pe cât posibil) baza
de date;
Ř in orice caz de
functionare defectuoasa ‘din senin’.
Ř când utilizatorul
a pierdut datele (de exemplu prin restaurarea unei luni neprecedata de salvarea
lunii curente, sau prin distrugerea bazei de date); TOOLS va incerca sa
recupereze datele eventual auto-salvate de programul principal;
ATENTIE !!! NU folositi
in acelasi timp programul principal si UNELTE. Daca sunteti in programul
principal si trebuie sa ajungeti in UNELTE, IESITI mai intâi din programul
principal. Daca sunteti in UNELTE si vi se spune sa reinstalati kit-ul sau sa
intrati in programul principal (pentru a verifica datele), IESITI mai intâi din
UNELTE.
Observatie
: Programul UNELTE, ca si programul principal, este dependent de calea
(directorul) unde l-ati instalat. Daca il mutati de acolo in alta parte si il
lansati ulterior, NU va functiona bine (chiar daca acest lucru nu se vede de
prima data).
Este
bine ca inainte de lansarea programului UNELTE sa faceti urmatoarele lucruri :
Cap.6 Noutati
- Calculul amortizarii in valuta
Pentru a putea lucra cu aceasta optiune trebuie setat in configurare varianta dorita.
Calculul amortizarii in valuta se va face tinand cont de valoarea introdusa in valuta si perioada de amortizare. Pentru generarea notelor contabile se ia in calcul amortizarea in lei.
- O grupare suplimentara pentru locatia unde se afla mijlocul fix
Este utila atunci cand se doreste gruparea pe mai multe puncte de lucru sau domenii de activitate
Situatii suplimentare pentru evidenta pe locatii sunt: balanta luna pe locatii, balanta an pe locatii si lista de inventar pe locatii.