Pasii pentru generarea corecta a declaratiei 406 (SAF-T)
Precizam de la inceput ca generarea declaratiei 406 de poate face DOAR din baza de date IMATI. Acest aspect ramane valabil si in 2025.
Declaratia SAF-T se pregateste dupa ce toate celelalte declaratii au fost finalizate (D300, D100, D394, etc.)
Pentru declaratia lunara trebuie completate toate facturile emise si primite, cu articolele lor.
Informatiile complete ale facturilor se gasesc in stocuri, unde trebuie avut grija de cateva elemente.
In Nomenclatoare-> Articole format 1 :
1. Unitatea de masura pentru fiecare articol trebuie completata cu UM SAF-T
2. Trebuie completat codul NC8 la fiecare articol utilizat in perioada de raportare, acolo unde este cerut conform legislației române, în special în cazuri precum:
* tranzacții de import / export
* achizitii/ livrari de produse alimentare supuse cotei reduse de TVA
* mișcări intracomunitare supuse raportării Intrastat.
* achizitii/ livrari supuse taxei locale inversate de TVA in funcție de codul NC
* tranzactiile cu produse accizabile pentru care accizele se determina pe baza codului Cod NC.
DOAR în cazul în care codul NC nu este aplicabil sau impus în conformitate cu legislația română, se va
completa cu valoarea 00000000 (8 de zero).
Atunci când este cunoscut acest cod – se trimite șirul format doar din cifrele din coloana Cod NC (format
din 8 cifre pentru fiecare categorie. Codificările acceptate, ce trebuie utilizate în completarea acestui element
se regăsesc în nomenclatorul atașat Fișierului SAF-T - Nomenclatorul Tarifar vamal combinat - aici se găsesc
cele mai generale categorii.
Pentru servicii se poate pune codul 99999999 (8 de 9) sau codul 00000000 (8 de 0).
Atat la stocuri, cat si la contabilitate, nomenclatoarele de clienti/furnizori utilizate la fiecare modul, trebuie corect completate, informatiile minim obligatorii pentru SAF-T fiind taraP, locP si, doar pentru cei din RO, judP. Problemele apar, de regula, la persoanele fizice si la partenerii straini, unde nu intotdeauna sunt toate informatiile in baza de date. Aceste date minime TREBUIE sa existe in baza de date, deci mare grija la incarcarea lor.
In cazul in care se utilizeaza doar IMATI Contabilitate (fara stocuri), din jurnalele de vanzari si cumparari facturile vor ajunge in D406 astfel :
- Pentru fiecare extensie, fiecare valoare aferenta unui procent de tva este tratata ca o pozitie distincta de factura
- Explicatia va ajunge la Denumirea articolului. Daca explicatia lipseste, la denumirea articolului va aparea denumirea contului corespondent al inregistrarii.
- pretul va fi egal cu valoarea totala, iar cantitatea 1
- unitatea de masura este XZZ ("stabilita de comun acord")
- ProductCommodityCode = 99999999
Evident ca nu se va putea genera declaratia SAF-T de tip C (de stocuri, la cerere), daca stocurile sunt gestionate in alt program informatic. In primul rand fiindca vor exista discrepante la sectiunea Products.
In Configurare, la fiecare modul, exista bifa "Pregatire SAF-T".
Daca aceasta e setata, programul va genera anumite informatii necesare doar pentru SAF-T si, in cazul IMATI CNT, va face si preluarile acestor informatii din celelalte module.
Motivul pentru care se permite si lucrul cu "Pregatire SAF-T" nebifata, este faptul ca prelucrarile sunt ceva mai rapide in cazul bazelor de date mari.
Vom arata mai jos cum lucreaza programul IMATI CNT cu bifa SAF-T setata.
1. Planul de conturi
Planul de conturi arata in genul:
- In planul de conturi, pentru fiecare cont/subcont care nu are analitice, precum si pentru fiecare analitic este generat cate un simbol de cont format doar din cifre, dupa un anumit algoritm al programului (Cont adecvat SAF-T).
- In planul de conturi va exista obligativitatea setarii, la conturile/analiticele corespunzatoare unei creante bugetar-fiscale, a TaxType/TaxCode selectate din nomenclatoarele SAF-T de valori. Aceste conturi sunt cele ale caror valori sunt raportate in alte declaratii (D100, D112, etc), iar TaxType coincide cu codul bugetar din acele declaratii. Trebuie completat si TaxCode, chiar daca singura varianta de alegere este '000000'.
- Conturile SAF-T se genereaza la prelucrarea generala, precum si la o noua inserare de cont/subcont/analitic.
- Coloana Cont auxiliar a fost pusa pentru cazul in care s-a lucrat cu un plan de conturi care difera putin de cel oficial (brokeri de asigurare, etc.) si la anumite conturi se poate introduce varianta acceptata de alt plan de conturi SAF-T (ex. Norma 36).
Retinerile la sursa
L.E. Deoarece in versiunea din mai 2025 nu mai exista in nomenclatorul de retineri la sursa pozitie cu dividende pe 2025 cu procentul aferent sutei marite (11.11), s-a renuntat la lucrul cu acest procent in planul de conturi. Se va merge doar pe procentul normal, programul facând toate calculele necesare, la nota de plata a venitului cu retinere la sursa. Este important insa, ca in planul de conturi, contul care genereaza retinerea la sursa a impozitului (457, 462, etc.) sa fie setat ca atare, in coloana respectiva.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pentru retinerile la sursa, de ex. impozitul pe dividende, impozitul pe chirii, etc., regula este ca valoarea impozitului (TaxAmount) sa apara in sectiunea TaxInformation de la Jurnal, in dreptul notei contabile ce reflecta plata sumei catre beneficiar (si NU constituirea chiriei 6123 = 462) :
457 = 5311 (5121, etc)
sau
462 = 5311 (5121, etc)
Deci impozitul va trebui sa fie calculat cu metoda sutei marite. Din acest motiv, in planul de conturi trebuie selectate TaxType si TaxCode si la conturile 462, respectiv 457!
Strict in acest caz, cand selectati TaxType, la TaxCode va vor aparea toate procentele de taxa, iar dv. va trebui sa selectati valoarea corespunzatoare cotei maxime, corespunzator sutei marite. Pentru ca sa se obtina o suma cat mai corecta, am completat in nomenclator 4 zecimale.
Exemplu
De exemplu, avem o chirie de 3000 de lei si un impozit corespunzator, de 240 lei, iar plata chiriei se face prin banca.
In planul de conturi s-a completat la contul 462 TaxType 628 (impozit din cedarea folosintei bunurilor), TaxCode 628020, cu cota 8.6956. (De ce 8 si nu 10 ? Datorita cheltuielilor forfetare de 20%)
la nota 462 = 5121 2760 programul va crea automat inregistrarea din subsolul ecranului cu TaxAmount = 240, adica 2760 * (8.6956/100)
Aceasta va ajunge in SAF-T la sectiunea TaxInformation corespunzatoare contului 462 (Debit) si valorii 2760.
Pentru ca programul sa o inregistreze corect, e necesar sa se selecteze corect TaxType si TaxCode din nomenclator.
Dar atat contul 462 (sau 457), cat si contul de impozit corespunzator (446.analitic) trebuie completate in planul de conturi cu aceeasi combinatie TaxType, TaxCode. Pentru a deosebi contul din care se face plata venitului cu retinere la sursa, de contul din care se face plata impozitului respectiv, s-a creat o noua coloana in planul de conturi, numita <Cont care genereaza retinere la sursa pt. pers.fizice (457, etc.)...>. Conturile (analiticele, dupa caz) care indeplinesc aceasta conditie, trebuie setate ca atare, cu dublu click in acest camp. Setarea este activa doar daca s-a completat un TaxType din nomenclator WHT si un TaxCode cu o cota de impozit nenula.
Deci nu se va completa impozitul la TaxInformation corespunzator notei 6123=462 3000. Din acest motiv, cota de impozit nu va fi 8%, ci 8.6956, aplicata sumei nete din inregistrarea descrisa mai sus.
Pentru SAF-T MARE ATENTIE!!!
Pentru societati comerciale nu trebuie utilizate decât conturi conform Ord.1802 cu modificarile ulterioare!
Conturile care nu apartin planului de conturi oficial genereaza eroare in SAF-T!
De exemplu, Contul 623, daca exista, trebuie defalcat pe 6231 si 6232, eventual cu cu analitice.
- butonul <Conturi cu probleme dpdv SAF-T> Prin acest apel, sunt afisate toate conturile care nu corespund simbolurilor permise in planul de conturi oficial
- butonul <Conturile SAF-T> : afiseaza simbolurile conturilor sintetice din planul de conturi al societatilor comerciale permise pentru lucru in SAF-T. Acestea sunt conturi sintetice de gradul I si II.
Doar la conturile din aceasta lista sunt permise analitice.
Exemple : a) Daca in planul de conturi SAF-T exista un cont sintetic de gradul I, sa-l exemplificam pe 461, nu este permis niciun subcont de gradul II de tipul 4611,... 4619, ci doar analitice la 461 de tipul 461.xxxxx... .
Daca totusi exista astfel de subconturi, ele trebuie sterse. Daca au solduri sau rulaje, programul nu permite acest lucru si trebuie procedat astfel :
Dorim sa salvam soldurile si miscarile fiecarui astfel de subcont si apoi sa il stergem. Pentru asta, in Init(ializarea balantei) cautati pe rand fiecare subcont nedorit. (Daca luna conectata e ianuarie si e vorba de un cont de venit sau de cheltuiala si el nu exista aici, dar are miscari, il introduceti si aici, completând cu 0 soldurile initiale.).
Apoi modificati simbolul contului, cu un simbol nefolosit (ex. de clasa 8,... 9 sau orice cont care nu are nici sold nici miscari) pe care vi-l notati. Programul in acest moment va transfera (temporar) soldul si toate miscarile in noul simbol.
Dupa ce ati procedat astfel cu toate subconturile nedorite, apasati pe Iesire si va intoarceti in Planul de conturi. In acest moment subconturile respective se pot sterge. Le stergeti pe rând. Atunci cand nu mai exista niciun subcont la contul respectiv, incepem sa inseram analitice.
Revenim la Initializare, cautam simbolurile de conturi folosite pentru salvarea miscarilor si le inlocuim, pe rand cu noile analitice.
b) Daca in planul de conturi SAF-T exista un cont sintetic de gradul II, de exemplu 4551, atunci si in programul IMATI el trebuie sa existe ca atare, nu se va lucra cu sinteticul de gradul I, 455 sau cu vreun analitic la 455, cum ar fi 455.01.
2. Nomenclatoarele de clienti si furnizori
- Asigurati-va mai intai ca nomenclatoarele de clienti si furnizori sunt actualizate cu ultimele informatii de pe portalul Anaf (in mod normal asa ar trebui, deoarece se presupune ca a fost in prealabil generata D394).
Trebuie sa fie completate informatiile obligatorii ale adreselor pentru clientii si furnizorii persoane fizice si pentru cei care nu sunt din Romania (TaraP, locP si judetul DOAR pentru cei din RO)
In nomenclatoarele de clienti si furnizori au fost introduse campurile Cus ID, respectiv Sup ID, care reprezinta codurile SAF-T ale partenerilor, generate cu algoritmul SAF-T. Acestea se genereaza astfel :
- prin butonul <Generare Sup ID> la Nomenclatorul de furnizori, respectiv <Generare Cus ID> la Nomenclatorul de clienti se genereaza codurile de furnizori/clienti aferente tuturor partenerilor din respectivul nomenclator, utilizand algoritmul impus de regulile SAF-T.
- punctual, pentru cate un furnizor/client, utilizand butonul <SupID>/<CusID> de pe pozitia partenerului comercial curent
- la optiunea Nomenclatoare->Actualizare Cod SAF-T Furnizori/Clienti, unde se vor genera codurile de partener SAF-T pentru ambele nomenclatoare.
Va ajuta butoanele <Tiparire Furnizori/Clienti cu probleme>, aflate in fiecare din nomenclatoarele de furnizori/clienti. Cu ajutorul acestor butoane puteti vizualiza/tipari fiecare partener cu date incomplete.
ATENTIE!!! Este imperios necesar sa nu existe coduri (de client, de furnizor sau de articole) ce contin caracterul apostrof ' sau caracterul ghilimele " , dupa cum este scris si in documentatia programului. In declaratia SAF-T se obtin erori !!!
3. La Prelucrarea generala, pentru notele contabile generate de program, vor fi setate informatiile necesare sectiunii General Ledger Entries (Jurnale). Ele pot fi vizualizate la afisarea notelor contabile.
4. La preluarea datelor din IMATI STOCURI, se vor prelua si informatiile privind SAF-T.
Recomandam imperios ca setarea din Imati Contabilitate la Configurare sa fie "Cu preluare note din stocuri"! Notele contabile din stocuri sunt complete din punct de vedere al SAF-T.
5. Când toate aceste informatii sunt complete, se poate apela Prelucrari + Generari + Inchideri. Cu aceasta ocazie se genereaza pentru fiecare nota contabila informatiile necesare sectiunii General Ledger Entries din SAF-T.
Toate informatiile legate de SAF-T descrise mai sus, se vor prelua in programul care creeaza declaratia SAF-T, de aceea este obligatoriu ca ele sa fie corecte si complete.
Precizam ca la declaratia 406, campul de denumire a societatii din sectiunea Header este de tipul SAFmiddle2textType, adica doar de 70 de caractere si prin urmare aceasta denumire trebuie trunchiata, daca este mai mare, pentru a se valida declaratia. Programul o trunchiaza la generarea declaratiei, la 70 de caractere.
Pentru declaratia anuala (de Active) trebuie sa lucrati cu Imati MFX.