Ministerul Economiei şi Finanţelor
|
Normă specifice de întocmire şi utilizare a
documentelor financiar-contabile din 27/11/2008 Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 870bis din
23/12/2008 Actul a intrat in vigoare la data de 23 decembrie 2008 |
|
NOMENCLATORUL
documentelor financiar-contabile
┌────┬─────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┐│Nr. │ │ Cod ││crt.│ Denumire formular ├──────────┬──────────┤│ │ │ bază │ variantă │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │I. REGISTRELE DE CONTABILITATE │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 1. │Registrul-jurnal │ 14-1-1 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 2. │Registrul-jurnal de încasări şi plăţi │ │ 14-1-1/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 3. │Registrul-inventar │ 14-1-2 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 4. │Registrul Cartea mare │ 14-1-3 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 5. │- Registrul Cartea mare (şah) │ │ 14-1-3/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │II. MIJLOACE FIXE │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 6. │Registrul numerelor de inventar │ 14-2-1 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 7. │Fişa mijlocului fix │ 14-2-2 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 8. │Bon de mişcare a mijloacelor fixe │ 14-2-3 A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ 9. │- Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor │ │14-2-3/aA ││ │fixe/de declasare a unor bunuri materiale │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│10. │Proces-verbal de recepţie │ 14-2-5 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│11. │- Proces-verbal de recepţie provizorie │ │ 14-2-5/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│12. │- Proces-verbal de punere în funcţiune │ │ 14-2-5/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│13. │Notă de recepţie şi constatare de diferenţe │ 14-3-1A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│14. │Bon de primire în consignaţie │ 14-3-2 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│15. │Bon de predare, transfer, restituire │ 14-3-3A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│16. │Bon de consum │ 14-3-4A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│17. │- Bon de consum (colectiv) │ │14-3-4/aA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│18. │- Fişă limită de consum │ │14-3-4/bA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│19. │- Listă zilnică de alimente │ │14-3-4/dA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│20. │Dispoziţie de livrare │ 14-3-5A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│21. │Aviz de însoţire a mărfii │ 14-3-6A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│22. │Fişă de magazie │ 14-3-8 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│23. │- Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură) │ │ 14-3-8/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│24. │Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de │ 14-3-9 │ ││ │inventar în folosinţă │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│25. │Registrul stocurilor │ 14-3-11 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│26. │- Registrul stocurilor │ │14-3-11/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│27. │Listă de inventariere │ 14-3-12 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│28. │- Listă de inventariere │ │14-3-12/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│29. │- Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) │ │14-3-12/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│30. │Chitanţă │ 14-4-1 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│31. │- Chitanţă pentru operaţiuni în valută │ │ 14-4-1/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│32. │Proces-verbal de plăţi │ 14-4-3A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│33. │Dispoziţie de plată/încasare către casierie │ 14-4-4 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│34. │Registru de casă │ 14-4-7A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│35. │- Registru de casă │ │14-4-7/bA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│36. │- Registru de casă (în valută) │ │14-4-7/aA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│37. │- Registru de casă (în valută) │ │14-4-7/cA │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│38. │Borderou de achiziţie │ 14-4-13 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│39. │- Borderou de achiziţie (de la producători individuali) │ │14-4-13/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│40. │Decont pentru operaţiuni în participaţie │ 14-4-14 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│41. │- Stat de salarii │ │ 14-5-1/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│42. │- Stat de salarii (fără elementele componente ale │ │ 14-5-1/b ││ │salariului total) │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│43. │- Stat de salarii (fără elementele componente ale │ │ 14-5-1/c ││ │salariului total) │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│44. │- Stat de salarii │ │ 14-5-1/k │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│45. │- Listă de avans chenzinal │ │ 14-5-1/d │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│46. │Ordin de deplasare (delegaţie) │ 14-5-4 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│47. │- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate │ │ 14-5-4/a ││ │(transporturi internaţionale) │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│48. │Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe) │ 14-5-5 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│49. │Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale) │ │ 14-5-5/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │VI. CONTABILITATE GENERALĂ │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│50. │Notă de debitare-creditare │ 14-6-1A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│51. │Notă de contabilitate │ 14-6-2A │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│52. │Extras de cont │ 14-6-3 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│53. │Jurnal privind operaţiunile de casă şi bancă │ 14-6-5 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│54. │Jurnal privind decontările cu furnizorii │ 14-6-6 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│55. │Situaţia încasării-achitării facturilor │ 14-6-7 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│56. │Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri │ 14-6-8 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│57. │Jurnal privind salariile, contribuţia pentru asigurări │ 14-6-10 │ ││ │sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurări sociale │ │ ││ │de sănătate │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│58. │Borderou de primire a obiectelor în consignaţie │ 14-6-14 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│59. │Borderou de ieşire a obiectelor din consignaţie │ 14-6-15 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│60. │Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice) │ 14-6-17 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│61. │Fişă de cont analitic pentru cheltuieli efective de producţie│ 14-6-21 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│62. │- Fişă de cont analitic pentru cheltuieli │ │14-6-21/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│63. │Fişă de cont pentru operaţiuni diverse │ 14-6-22 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│64. │- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în │ │14-6-22/a ││ │lei) │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│65. │Document cumulativ │ 14-6-24 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│66. │- Document cumulativ │ │14-6-24/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│67. │Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) │ 14-6-30 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│68. │- Balanţă de verificare (cu patru egalităţi) │ │14-6-30/A │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│69. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│70. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/b1│├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│71. │- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi) │ │14-6-30/b2│├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│72. │- Balanţă de verificare (cu şase egalităţi) │ │14-6-30/b │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│73. │- Balanţă analitică a stocurilor │ │14-6-30/c │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│ │VII. ALTE SUBACTIVITĂŢI │ │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│74. │Situaţia activelor gajate sau ipotecate │ 14-8-1 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│75. │- Situaţia bunurilor sechestrate │ │ 14-8-1/a │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│76. │Decizie de imputare │ 14-8-2 │ │├────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤│77. │- Angajament de plată │ │ 14-8-2/a │└────┴─────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┘ |
GRUPA I
REGISTRELE DE
CONTABILITATE
REGISTRUL-JURNAL (Cod
14-1-1)
1. Serveşte ca document contabil obligatoriu
de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării
elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.
2. Se întocmeşte de către persoanele
prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991,
republicată, într-un singur exemplar.
Numerotarea filelor
registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota
în ordinea completării lor.
Se întocmeşte
lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se
reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale
unităţii.
În cazul în care
unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se
poate trece în registrul-jurnal.
Registrul-jurnal se
editează la cererea organelor de control sau în funcţie de
necesităţile unităţii.
În cazul în care o
unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc
contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se
poate conduce de către subunităţi, cu condiţia înregistrării
acestuia la nivelul subunităţii.
În coloana 1 se înscrie
numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1
ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie,
sau încetarea activităţii.
În coloana 2 se trece
data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.
În coloana 3 se trece
felul documentului (factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile
de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii
etc.), precum şi numărul şi data acestuia.
În coloana 4 se trece
felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu
operaţiunea respectivă. Această coloană se completează
numai atunci când este cazul.
În coloanele 5 şi
6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.
În coloanele 7 şi
8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv
(bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.).
Lunar se
totalizează sumele debitoare şi sumele creditoare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
În condiţiile
conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune
economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod
cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în
unitate.
REGISTRUL-JURNAL DE
ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI (cod 14-1-1/b)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare a încasărilor
şi plăţilor;
- document de stabilire a situaţiei
financiare a contribuabilului care conduce evidenţa contabilă în
partidă simplă;
- probă în litigii.
2. Se întocmeşte într-un singur exemplar de
către contribuabili, făcându-se înregistrarea operaţiunilor
efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare
operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a
fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat la organul fiscal
teritorial.
Pentru fiecare
asociaţie fără personalitate juridică se va întocmi câte un
registru-jurnal de încasări şi plăţi.
În Registrul-jurnal de
încasări şi plăţi se înregistrează nu numai
operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de
la bancă.
Contribuabilii
plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra
sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.
Operaţiunile
înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se
totalizează anual.
Numerotarea filelor se
va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se
deschide un nou registru înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în
ordine crescătoare.
Acest registru se
parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la
încetarea activităţii.
În condiţiile
conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul
tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico-financiară se va
înregistra în ordine cronologică, în funcţie de data de întocmire sau
de intrare a documentelor. În această situaţie Registrul-jurnal de
încasări şi plăţi se editează lunar, iar paginile vor
fi numerotate pe măsura editării lor.
Registrul-jurnal de
încasări şi plăţi parafat şi înregistrat la organul
fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din
Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu
ajutorul tehnicii de calcul.
Practicienii în
insolvenţă, persoane fizice sau juridice, care îşi
desfăşoară activitatea în conformitate cu prevederile
Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2006 privind
organizarea activităţii practicienilor în insolvenţă, cu
modificările şi completările ulterioare, completează
registrul - jurnal de încasări şi plăţi după ce a fost
numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa
unităţii.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează împreună cu documentele
justificative care au stat la baza întocmirii lui.
REGISTRUL-INVENTAR (Cod
14-1-2)
1. Serveşte ca document contabil obligatoriu
de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de
pasiv.
2. Se întocmeşte de către persoanele
prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991,
republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat,
şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.
Se completează la
începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar
sau cu ocazia încetării activităţii, fără
ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor
cuprinse în listele de inventariere şi respectiv în procesele-verbale de
inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe
conturi sau grupe de conturi, după caz.
Registrul-inventar se
completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi
de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În
cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din
operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi
ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data
încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse
în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din
inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului
financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de
activ şi de pasiv.
Creanţele şi
obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza
confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi
creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de
necesităţi.
În cazul încetării
activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea
elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.
În cazul în care o
unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc
contabilitatea până la nivel de balanţă de verificare,
registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în
condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa
subunităţii.
În coloana 1 se înscrie
numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine
cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau
încetarea activităţii.
În coloana 2 vor fi
recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi
de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.
În coloana 3 se înscrie
valoarea contabilă a elementelor inventariate.
În coloana 4 se înscrie
valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de
membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a
proceselor-verbale de inventariere).
În coloana 5 se trec
diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea
contabilă şi valoarea de inventar.
În coloana 6 se
menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări,
dezasortări, calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă a rezultatelor inventarierii.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la
baza întocmirii lui.
REGISTRUL CARTEA MARE
(Cod 14-1-3)
1. Serveşte:
- la stabilirea rulajelor lunare şi a
soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile care aplică forma
de înregistrare "pe jurnale";
- la verificarea înregistrărilor contabile
efectuate;
- la întocmirea balanţei de verificare.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul
compartimentului financiar-contabil, lunar, pentru debitul şi respectiv
pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării
operaţiunilor.
Se completează pe
baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare
şi jurnalelor, după caz, astfel:
- rulajul creditor se reportează din
jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără
desfăşurarea pe conturi corespondente;
- sumele cu care a fost debitat contul respectiv
în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obţinându-se
defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
- soldul debitor sau creditor al fiecărui
cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi
creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la
începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).
3. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu
Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
4. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
5. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
REGISTRUL CARTEA MARE
(ŞAH - Cod 14-1-3/a)
1. Serveşte:
- la ţinerea contabilităţii
sintetice a operaţiunilor economico-financiare în unităţile care
utilizează forma de înregistrare contabilă
"maestru-şah";
- la întocmirea balanţei de verificare a
conturilor sintetice.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul
compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul şi
separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura
înregistrării operaţiunilor.
Se completează pe
baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare
şi a notelor de contabilitate.
La începutul anului, la
deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei "Suma" se
înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor
sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în
fişă se barează şi apoi se efectuează înregistrarea
operaţiunilor lunii ianuarie.
La sfârşitul
lunii, se adiţionează pe verticală sumele pe conturi corespondente
şi se barează. Totalul sumelor din coloanele "Conturi
corespondente", adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu
totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe verticală.
Cartea mare (şah)
poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru,
an), dacă numărul operaţiunilor economico-financiare este prea
mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor
separat pentru fiecare lună.
În cazul balanţei
cu patru egalităţi, în Cartea mare (şah), pe lângă rulajele
lunare, este necesar să se stabilească şi rulajele cumulate de
la începutul anului (inclusiv soldurile iniţiale).
3. Registrul Cartea mare (şah) poate fi
înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
4. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
5. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
GRUPA a II-a
MIJLOACE FIXE
REGISTRUL NUMERELOR DE
INVENTAR (Cod 14-2-1)
1. Serveşte ca document de atribuire a
numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea
identificării lor.
2. Se întocmeşte de către compartimentul
financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe
intrate în unitate.
Se poate folosi fie
câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru
pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe
existente şi al celor care urmează a intra în unitate.
În scopul
asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se
atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de
evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în
unitate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc.
(cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul
numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care
circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se
imprimă pe acestea.
Numerotarea mijloacelor
fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a
numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.
Numărul de
inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate
documentele care privesc mijlocul fix respectiv.
Numărul de
inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin
poansonare) sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează
pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure
identificarea mijlocului fix respectiv.
Pe fiecare obiect este
obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii
căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.
Pentru mijloacele fixe
complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele
fixe a căror evidenţă se ţine pe tronsoane (conducte de
distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect
se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este
necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se
folosească şi numere suplimentare.
Numerele de inventar
ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din
funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate.
Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe,
când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.
Mijloacele fixe
închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care
le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanţului, cu numerele de
inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.
Principalele date ale
formularului se completează astfel:
- în coloana 1 se înscrie numărul de
inventar;
- în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;
- în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele
strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;
- în coloana 4 se înscrie locul unde se află
mijlocul fix. În cazul mişcărilor frecvente, această
coloană se completează cu creionul negru, pentru a se putea
şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se
înscrie noul loc unde se află mijlocul fix;
- coloana 5 se foloseşte în măsura în
care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în
celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau
scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi
beneficiarul acestuia, după caz.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii;
- numărul de inventar; codul de clasificare;
denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se
află.
FIŞA MIJLOCULUI
FIX (Cod 14-2-2)
1. Serveşte ca document pentru evidenţa
analitică a mijloacelor fixe.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, de
compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai
multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care
au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în
aceeaşi lună.
Se păstrează
pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea
imobilizărilor corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în
cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de
folosinţă.
Fişele mijloacelor
fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază
separat.
Se completează pe
baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau
modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării,
îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon
de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din
funcţiune etc.).
Când formularul este
folosit ca fişă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un
singur rând, specificându-se în prima coloană numerele de inventar
atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în
coloana a treia a formularului.
În coloana
"Bucăţi", intrările se înscriu "în negru",
iar ieşirile "în roşu".
Înregistrările în
coloanele "Debit", "Credit" şi "Sold" se fac
la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.
În rubrica
destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară
de datele privind marca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu
şi părţile componente ale mijlocului fix.
Data amortizării
complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- numărul de inventar;
- felul, seria, numărul şi data
documentului de provenienţă;
- valoarea de inventar;
- amortizarea lunară;
- denumirea mijlocului fix şi
caracteristicile tehnice;
- accesorii;
- grupa;
- codul de clasificare;
- data dării în folosinţă (anul,
luna);
- data amortizării complete (anul, luna);
- durata normală de funcţionare; cota
de amortizare (%), după caz;
Verso, după caz:
- numărul de inventar; documentul (felul,
numărul, data); operaţiunile care privesc mişcarea,
creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date
privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz.
BON DE MIŞCARE A
MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)
1. Serveşte ca:
- document justificativ de predare-primire a
mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale
unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier,
unităţi subordonate etc.);
- document de însoţire a mijloacelor fixe pe
timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea
primitoare;
- document justificativ de înregistrare în
evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de
folosinţă şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare de
către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea
mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef,
administrativ etc.).
3. Circulă:
- la persoana care aprobă mişcarea
mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);
- la secţia (serviciul, brigada, atelierul,
subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către
responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de
către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele
exemplare);
- la secţia (serviciul, brigada, atelierul,
subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea
în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la secţia (serviciul, atelierul,
subunitatea) predătoare (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- numărul documentului; data eliberării
(ziua, luna, anul); predător; primitor;
- numărul curent; denumirea mijlocului fix
şi caracteristicile tehnice; numărul de inventar; bucăţi;
valoarea de inventar;
- subunitatea predătoare (secţie,
atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;
- subunitatea primitoare (secţie, atelier
etc.); numele şi prenumele; semnătura;
- aprobat: data, semnătura.
PROCES-VERBAL DE
SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE
DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)
1. Serveşte ca:
- document de constatare a îndeplinirii
condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de
scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în
folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât
mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;
- document de consemnare a scoaterii efective din
funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor
materiale;
- document de predare la magazie a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea
efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din
scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;
- document justificativ de înregistrare în
evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare,
separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în
folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur
gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale
(notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din
funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al
avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării
bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare
etc.).
Formularul se
completează astfel:
- capitolele I şi II, de către comisia
constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi
concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din
verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din
funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de
inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru
declasare, se semnează de către membrii comisiei;
- capitolul III, după aprobarea propunerilor
şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasării, de
către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a
bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea
unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor;
serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate
din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor
materiale.
Se
menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a
mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana
"Denumirea". În situaţia în care capitolul III se
completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se
întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou
proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a
unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest
capitol.
3. Circulă:
- la persoana autorizată să aprobe
scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor
materiale (ambele exemplare);
- la secţie (serviciu, subunitate) pentru
înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a
mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);
- la magazie (depozitul de materiale), pentru
descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a
bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
- la magazia primitoare, pentru semnare de
către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor,
pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă
din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi
refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor
materiale (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din
funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor
materiale (exemplarul 1);
- la compartimentul care a făcut propunerile
de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare
(exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la compartimentul care ţine evidenţa
mijloacelor fixe (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- aprobat; data;
- predătorul;
- constatările şi concluziile comisiei;
- mijloacele fixe scoase din funcţiune sau
bunurile materiale declasate;
- numărul curent; denumirea; codul; U/M;
cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea
din funcţiune;
- ansamble, subansamble, piese, componente
şi materiale rezultate, după caz;
- numărul şi data (ziua, luna, anul)
documentului;
- predătorul;
- primitorul;
- numărul curent; denumirea; codul; U/M;
cantitatea; preţul unitar; valoarea;
- numele, prenumele şi semnătura
membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.
PROCES-VERBAL DE
RECEPŢIE (Cod 14-2-5)
PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE PROVIZORIE (Cod 14-2-5/a)
PROCES-VERBAL DE PUNERE ÎN FUNCŢIUNE (Cod 14-2-5/b)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare în evidenţa
operativă şi în contabilitate;
- document de consemnare a stadiului în care se
află obiectivul de investiţii;
- document de apreciere a calităţii
lucrărilor privind obiectivul de investiţii;
- document de aprobare a recepţiei (cod
14-2-5);
- document de constatare a îndeplinirii
condiţiilor de recepţie provizorie a obiectivului de investiţii
(cod 14-2-5/a);
- document de aprobare a recepţiei
provizorii a obiectivului de investiţii (cod 14-25/a);
- document de punere în funcţiune a
obiectivului de investiţii (cod 14-2-5/b).
2. Se întocmeşte în trei exemplare, la data
punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel:
- procesul-verbal de recepţie (cod 14-2-5)
se întocmeşte pentru mijloacele fixe indepedente care nu necesită
montaj şi nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenţie, unelte,
accesorii de producţie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea
considerându-se puse în funcţiune la data achiziţionării lor;
- procesul-verbal de recepţie provizorie
(cod 14-2-5/a) se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj,
dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de
fabricaţie care depăşesc un exerciţiu bugetar, realizate pe
faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi
construcţiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea
considerându-se puse în funcţiune la data terminării montajului,
respectiv la data terminării construcţiei;
- procesul-verbal de punere în funcţiune
(cod 14-2-5/b) se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile
care necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi
clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procese
tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea
probelor tehnologice.
Se întocmeşte de
către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de
investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată
din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la
recepţie.
3. Circulă:
- la persoanele care fac parte din comisie
(exemplarele 1, 2 şi 3);
- la compartimentul care efectuează
operaţiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea şi înregistrarea procesului-verbal de recepţie
(exemplarele 2 şi 3).
4. Se arhivează:
La furnizor
(antreprenor):
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarele 2 şi 3).
La beneficiar:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1).
GRUPA a III-a
BUNURI DE NATURA STOCURILOR
NOTĂ DE
RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE (Cod 14-3-1A)
1. a) Serveşte ca:
- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru încărcare în
gestiune;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
b) Se foloseşte ca document de
recepţie obligatoriu numai în cazul:
- bunurilor materiale cuprinse într-o
factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în
custodie sau în păstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane
fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neînsoţite
de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintă
diferenţe la recepţie;
- mărfurilor intrate în gestiunile la care
evidenţa se ţine la preţ de vânzare.
c) În alte cazuri decât cele
menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune,
după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza
documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul
de însoţire a mărfii etc.).
2. Se întocmeşte în două exemplare, la
locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe
măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la
recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi
constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către
comisia de recepţie legal constituită.
În cazul în care
bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular
pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau
la avizul de însoţire a mărfii.
Datele de pe verso
formularului se completează numai atunci când se constată
diferenţe la recepţie.
3. Circulă:
- la gestiune, pentru încărcarea în gestiune
a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate
exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea
sintetică şi analitică, ataşată la documentele de
livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi
la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor
stabilite.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numărul facturii/avizului de însoţire
al mărfii etc., după caz;
- numărul curent; denumirea bunurilor
recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare;
cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi
valoarea, după caz;
- numele, prenumele şi semnătura
membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care se face
recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în
gestiune şi semnătura gestionarului în situaţia în care apar
diferenţe;
- preţul de vânzare şi valoarea la
preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu
amănuntul.
În condiţiile în
care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare
de diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se
regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza
înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
BON DE PRIMIRE ÎN
CONSIGNAŢIE (Cod 14-3-2)
1. Serveşte ca:
- dovadă de primire/predare a obiectului
spre vânzare în consignaţie;
- document de înregistrare în contabilitate.
2. Se întocmeşte de către
unităţile de consignaţie în două exemplare. La primirea
obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia şi se
stabileşte preţul de vânzare în funcţie de preţul de evaluare
sau de achiziţie.
Ambele exemplare sunt
semnate de către deponent şi preţuitor, din care primul exemplar
este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru
vânzare în regim de consignaţie.
Reducerile de preţ
se calculează pe baza unei declaraţii semnate de deponent, în care se
specifică noul preţ de evaluare sau de achiziţie şi se
completează rubricile destinate acestei operaţiuni.
Restituirile se fac la
cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite.
În cazul în care deponentul
este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt
însoţite de avizul de însoţire a mărfii care va purta
menţiunea: "pentru vânzare în regim de consignaţie".
Unitatea de consignaţie va face încărcarea în gestiune cu
mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent,
lunar după ce marfa a fost vândută.
Exemplarul al doilea
constituie fişa de evidenţă pentru înregistrare în
contabilitatea unităţii de consignaţie.
3. Circulă la:
- deponent pentru confirmarea de predare a
obiectului pentru vânzare în consignaţie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 2).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii; codul unic de
înregistrare; localitatea; judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numărul curent; denumirea obiectului;
descrierea obiectului şi caracteristicile lui; cantitatea depusă;
preţul de evaluare (achiziţie); comisionul; TVA, după caz;
preţul de vânzare; valoarea totală;
- valoarea totală la primire (în cifre
şi litere);
- semnătura deponentului pentru luarea la
cunoştinţă de instrucţiunile prevăzute pe verso;
- semnătura de primire spre vânzare în
consignaţie;
- datele de identificare ale deponentului (numele
şi prenumele, adresa, B.I./C.I. - seria, nr., secţia de
poliţie);
- semnătura preţuitorului, dacă
este cazul;
- ştampila unităţii;
- restituiri (denumirea obiectului, cantitatea
restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat);
- reduceri de preţ acordate de deponent cf.
Declaraţiei nr. ...... din data de ...... (denumirea obiectului,
preţul de evaluare).
BON DE PREDARE,
TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A)
În cazul
utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit
1. Serveşte ca:
- document de predare la magazie a produselor
finite;
- document justificativ pentru încărcare în
gestiune;
- document justificativ de înregistrare în
evidenţa magaziei şi în contabilitate;
- sursă de date pentru urmărirea
realizării producţiei;
- sursă de date pentru calculul şi
plata salariilor.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura predării la magazie a produselor, de către secţie,
atelier etc.
Dacă
operaţiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în
timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere
trebuie să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "primit în
timpul inventarierii".
3. Circulă:
- la magazia de produse finite, semnându-se de
predare de către secţie (atelier) şi de primire în gestiune de
către gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea
controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control
(ambele exemplare), după caz;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmăreşte
realizarea producţiei (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil sau
persoana care conduce evidenţa (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmăreşte
realizarea producţiei (exemplarul 2).
În cazul
utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie
1. Serveşte ca:
- document de predare la magazie a materialelor
refolosibile rezultate din secţiile de fabricaţie principale şi
auxiliare;
- document justificativ pentru încărcare în
gestiune;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către
secţii, ateliere etc. şi se semnează de şeful secţiei
care dispune predarea.
3. Circulă:
- la magazia de materiale refolosibile,
semnându-se de predare de către delegatul secţiei, atelierului etc.
şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil sau
persoana care conduce evidenţa, pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru
evidenţa materialelor şi exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil
(ambele exemplare).
În cazul
utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie
1. Serveşte ca:
- document de predare la magazie sau între
secţii a semifabricatelor rezultate din producţie;
- document justificativ pentru încărcare în
gestiune;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate;
- sursă de date pentru calculul şi
plata salariilor.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura predării la magazie a semifabricatelor de către
secţie, atelier etc.
Dacă
operaţiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în
timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie
să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "primit în timpul
inventarierii".
3. Circulă:
- la magazia de semifabricate pentru predarea
cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către
delegatul secţiei care face predarea şi de primire în gestiune de
către gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea
controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control
(ambele exemplare), după caz;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmăreşte
realizarea producţiei (exemplarul 2).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare).
În cazul
utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta
unităţii
1. Serveşte ca:
- dispoziţie de transfer a valorilor
materiale de la o gestiune la alta în incinta unităţii;
- document justificativ pentru scădere din
gestiunea predătorului şi de încărcare în gestiunea
primitorului.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care
dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare.
Transferul se
efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi
unităţi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se
întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).
3. Circulă:
- la magazia predătoare pentru eliberarea
cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către
gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semnează
de primire pe exemplarul 1 şi reţine exemplarul 2;
- la compartimentul financiar-contabil, ambele
exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării
înregistrărilor în evidenţa magaziilor.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil
(ambele exemplare).
În cazul
utilizării ca bon de restituire
1. Serveşte ca:
- dispoziţie de restituire la magazie a
valorilor materiale nefolosite (materiale şi semifabricate) de
secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare;
- document justificativ de încărcare în
gestiunea primitorului;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care
efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care
semnează la rubrica corespunzătoare.
Nu se completează
rubrica "Unitatea".
3. Circulă:
- la magazie, pentru primirea
cantităţilor restituite, semnându-se de predare de către
delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de
primire de către gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor, exemplarul 2 pentru
evidenţa costurilor).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare).
5. În toate situaţiile menţionate,
conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este
următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- predătorul;
- primitorul;
- numărul comenzii/codul produsului;
- numărul curent; denumirea valorilor
materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea;
preţul unitar, valoarea, după caz;
- data şi semnătura predătorului
şi primitorului.
BON DE CONSUM (Cod
14-3-4A)
BON DE CONSUM (colectiv - Cod 14-3-4/aA)
1. Serveşte ca:
- document de eliberare din magazie a
materialelor;
- document justificativ de scădere din
gestiune;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie
pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe
baza programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de
către alte compartimente ale unităţii, care solicită
materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se
poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de
calcul.
Bonul de consum
(colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru
materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare
şi loc de consum.
În situaţia în
care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în
felul următor:
- în cazul bonului de consum se completează
rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe
verso-ul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate
să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în
consumurile normate;
- în cazul bonului de consum (colectiv) se taie
cu o linie denumirea materialului înlocuit şi se semnează de aprobare
a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii
materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat pentru
materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaşi
bon de consum.
În bonul de consum,
coloanele "Unitatea de măsură" şi "Cantitatea
necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul când se
solicită şi se eliberează din magazie materiale cu două
unităţi de măsură.
Dacă
operaţiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în
timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie
să înscrie pe documentul respectiv menţiunea "predat în timpul
inventarierii".
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să semneze pentru
acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate să aprobe
folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea
cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către
gestionar şi de primire de către delegatul care primeşte
materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (ambele exemplare).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului;
- produsul/lucrarea (comanda); norma;
bucăţi lansate;
- numărul documentului; data eliberării
(ziua, luna, anul); numărul comenzii;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca,
profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea
eliberată;
- preţul unitar; valoarea, după caz;
- data şi semnătura gestionarului
şi a primitorului.
FIŞĂ
LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA)
1. Serveşte ca:
- document de stabilire a cantităţii
limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare
executării unui produs (comandă) sau unei lucrări;
- document de eliberare succesivă a
aceluiaşi fel de material pentru acelaşi produs (comandă sau
lucrare);
- document justificativ de scădere din
gestiune;
- document de stabilire a economiilor sau
depăşirilor de materiale;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, la
începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de
compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de
producţie şi a consumurilor normate.
În cazul fişei
limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în
programul de producţie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de
lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de
material (col. "i"), înscriind în col. "d" cantitatea care
se suplimentează sau se scade.
Dacă nu se mai
foloseşte materialul iniţial, se recalculează cantitatea
limită corespunzătoare producţiei executate până în acel
moment, emiţându-se o nouă fişă.
În cazul când în cursul
lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se
întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită
(col. "i"), înscriindu-se în coloanele respective (col. "g"
şi "h") numărul bonului de consum şi cantitatea
eliberată.
Eliberările de
materiale se înregistrează în fişele de magazie la terminarea
executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă
acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârşitul lunii.
Valoarea economiilor
sau a depăşirilor de materiale se completează la
unităţile unde nu există producţie neterminată.
În cazul în care, în
cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele
stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit
se barează. De asemenea, în rubrica "Diminuare" se înscrie
cantitatea cu care se corectează cantitatea limită iniţială,
iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane
libere.
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să semneze pentru
acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate să aprobe
înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităţilor de materiale cu
ocazia modificării programului de producţie (ambele exemplare);
- la magazia de materiale, pentru înscrierea
cantităţilor eliberate, semnându-se de către delegatul care
primeşte materialele (exemplarul 1);
- la secţie, atelier etc. pentru a fi
folosite ca cerere de materiale şi situaţie a eliberărilor în
cadrul cantităţii limită, semnându-se de gestionarul magaziei
predătoare (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele
exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din
gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a
costurilor.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil
(ambele exemplare).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea, numărul şi data (luna,
anul) întocmirii formularului;
- denumirea unităţii;
- predătorul;
- primitorul;
- numărul comenzii/codul produsului;
- contul debitor şi contul creditor,
după caz;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul,
marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată;
- semnătura de predare - primire;
şi respectiv, după
caz:
- preţul unitar; valoarea;
- producţia (U/M, planificat, realizat),
denumirea produsului, lucrarea, codul;
- cantitate necesară, cantitate
înlocuită;
- şeful de compartiment;
- recalculat în baza producţiei realizate;
- data eliberării, cantitatea cerută,
cantităţi eliberate (parţial, cumulat);
- cantitatea conform producţiei realizate;
cantitate consumată;
- economii (-) depăşiri (+)
cantitative; valoarea economiilor sau depăşirilor.
LISTĂ ZILNICĂ
DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA)
1. Serveşte:
- la stabilirea meniurilor zilnice;
- la calculul alocaţiei de hrană
şi urmărirea încadrării în nivelul acesteia;
- ca document pentru eliberarea din magazie a
alimentelor necesare pregătirii hranei;
- ca document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare de
către cantinele de pe lângă instituţiile publice
(învăţământ, sănătate, asistenţă
socială etc., organizaţii fără scop patrimonial finanţate
din alocaţii bugetare etc.). Documentul se completează de către
persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul
unităţii respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri.
Pe faţa
formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de
dimineaţă, la ora 10, la prânz, la ora 16 şi seara, precum
şi numărul de porţii necesare. Totodată, se stabileşte
situaţia meselor servite faţă de efectivul care a servit masa,
precum şi suma alocată în ziua respectivă, în funcţie de
efectivul la hrană şi alocaţie cuvenită, determinându-se în
acelaşi timp şi economia sau depăşirea alocaţiei în
ziua respectivă şi cumulat de la începutul anului. Verso-ul
formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea şi
felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, preţul unitar şi
valoarea acestora.
3. Circulă:
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
calculaţie şi viză şi pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică
(exemplarul 1);
- la persoana autorizată să aprobe
eliberarea alimentelor din magazie;
- la magazia de alimente, pentru eliberarea
cantităţilor de alimente prevăzute şi semnare de predare de
către gestionar, de primire de către bucătar, precum şi de
către persoana desemnată să asiste şi să confirme
predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare);
- la blocul alimentar, cantină etc.,
după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate şi a meselor
servite (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la cantină etc., după caz (exemplarul
2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii;
- efectivul la masă; alocaţia;
drepturile; recapitulaţia cheltuielilor pentru hrană; porţiile
preparate, distribuite, rămase;
- consumul efectiv - lei;
- semnături: şef compartiment, aprobat,
vizat compartimentul financiar-contabil;
- regimul; efectiv; dimineaţa; ora10; prânz;
ora 16; seara, după caz;
- alimente; numărul documentului; data
eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul;
- denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea
solicitată, cantitatea eliberată, preţul unitar, valoarea;
- semnături: întocmit, gestionar,
bucătar, confirmat, calculat.
DISPOZIŢIE DE
LIVRARE (Cod 14-3-5A)
1. Serveşte ca:
- document pentru eliberarea din magazie a
produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate
vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea
vânzării, după caz;
- document justificativ de scădere din
gestiunea magaziei predătoare;
- document de bază pentru întocmirea
avizului de însoţire a mărfii sau a facturii, după caz;
- ca document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare de
către serviciul desfacere.
3. Circulă:
- la magazie, pentru eliberarea produselor,
mărfurilor sau a altor valori materiale şi pentru înregistrarea în
evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător
pentru cantităţile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru
înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru
întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz
(exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la magazie (exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau
compartimentul financiar-contabil, după caz.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- denumirea furnizorului;
- numărul curent; denumirea produselor; U/M;
cantitatea dispusă; cantitatea livrată; preţul unitar în cazul
în care bunurile sunt destinate vânzării;
- semnături: întocmit, dispus livrarea,
gestionar, primitor.
AVIZ DE ÎNSOŢIRE A
MĂRFII (cod 14-3-6A)
Este formular cu regim
special intern de tipărire şi numerotare.
1. Serveşte ca:
- document de însoţire a mărfii pe
timpul transportului, după caz;
- document ce stă la baza întocmirii
facturii, după caz;
- dispoziţie de transfer al valorilor
materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi
unităţi;
- document de primire în gestiune, după caz;
- document de descărcare din gestiune a
bunurilor cedate cu titlu gratuit.
2. Se întocmeşte, în două sau mai multe
exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea
întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau
altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin
procedurile proprii ale unităţii.
În cazul transferului
de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate
teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit
(mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul
de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire
a mărfii va purta menţiunea "Fără factură",
după caz.
Pe avizul de
însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare
la terţi se face menţiunea "Pentru prelucrare la
terţi".
În celelalte
situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei
pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu
factura.
3. Circulă, după caz:
- la furnizor:
- > la delegatul unităţii care face
transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
- > la compartimentul desfacere, pentru
înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia
şi pentru întocmirea facturii;
- > la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpărător:
- > la magazie, pentru încărcarea în
gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite,
după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie
şi după consemnarea rezultatelor;
- > la compartimentul aprovizionare, pentru
înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia;
- > la compartimentul financiar-contabil,
pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică.
4. Se arhivează, după caz:
- la furnizor:
- > la compartimentul desfacere;
- > la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpărător:
- > la compartimentul financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul:
- seria şi numărul intern de
identificare a formularului;
- data emiterii formularului;
- datele de identificare ale furnizorului
(denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
- datele de identificare ale
cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare
fiscală);
- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;
- preţul şi valoarea, după caz;
- date privind expediţia: numele
delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul
mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
- semnătura expeditorului.
- data primirii în gestiune şi
semnătura gestionarului primitor.
FIŞĂ DE
MAGAZIE (Cod 14-3-8)
FIŞĂ DE MAGAZIE (cu două unităţi de măsură -
Cod 14-3-8/a)
1. Serveşte ca:
- document de evidenţă la locul de
depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor bunurilor, cu
una sau cu două unităţi de măsură, după caz;
- document de contabilitate analitică în
cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).
2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat
pentru fiecare fel de material şi se completează de către:
- compartimentul financiar-contabil la
deschiderea fişei (datele din antet) şi la verificarea
înregistrărilor (data şi semnătura de control). În coloana
"Data şi semnătura de control" semnează şi
organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii;
- gestionar sau persoana desemnată, care
completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi
stoc.
Fişele de magazie
se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine
alfabetică.
Pentru valori materiale
primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
În scopul ţinerii
corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul
financiar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe
lună, modul cum se fac înregistrările în fişele de magazie, după
caz.
Înregistrările în
fişele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili
după fiecare operaţiune înregistrată şi obligatoriu zilnic.
3. Nu circulă, fiind document de
înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului; numărul paginii;
- denumirea unităţii; magazia;
materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;
- U/M; preţul unitar, după caz;
- data (ziua, luna, anul), numărul şi
felul documentului; intrări; ieşiri; stoc;
- data şi semnătura de control.
FIŞĂ DE
EVIDENŢĂ A MATERIALELOR DE NATURA
OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINŢĂ (Cod 14-3-9)
1. Serveşte ca document de evidenţă
a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului şi
materialelor de protecţie date în folosinţa personalului, până
la scoaterea lor din uz.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, pe
măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare
persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele
respective sau de către persoana desemnată să ţină
evidenţa acestora.
Formularul se
completează în mod diferit, în funcţie de organizarea
depozitării acestora, şi anume:
- când eliberarea obiectelor se face din magazia
de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate
eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele
destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire;
- când eliberarea se face din magazia de
exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea obiectelor date în
folosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct
în fişă;
- în cazul obiectelor eliberate pe bază de
nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se întocmesc decât după
restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de
evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în
folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată,
la eliberarea iniţială şi la restituirea definitivă a
obiectelor respective.
3. Nu circulă, fiind document de
înregistrare.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii, secţia
(locul de folosinţă);
- numele şi prenumele, marca, funcţia;
- denumirea obiectelor (inclusiv seria,
dimensiunea etc.); termenul de folosire; preţul unitar; U/M;
- primiri: data, felul şi numărul
documentului, cantitatea, semnătura;
- restituiri: data, felul şi numărul
documentului, cantitatea, semnătura.
REGISTRUL STOCURILOR
(Cod 14-3-11 şi Cod 14-3-11/a)
1. Serveşte ca document de evaluare a
stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei
înregistrărilor efectuate în fişele de magazie şi în
contabilitate.
2. Se întocmeşte de către compartimentul
financiar-contabil la sfârşitul fiecărei luni, pe feluri de
materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite),
conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin
înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la
preţurile de înregistrare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii;
- numărul curent;
- materialul/produsul (sortimentul, calitatea,
marca, profilul, dimensiunea); U/M; preţul unitar; luna; cantitatea;
valoarea;
- semnături: întocmit, verificat.
LISTA DE INVENTARIERE
(Cod 14-3-12) şi (Cod 14-3-12/b)
1. Serveşte ca:
- document pentru inventarierea bunurilor aflate
în gestiunile unităţii;
- document pentru stabilirea lipsurilor şi
plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor
valori (elemente de trezorerie etc.);
- document justificativ de înregistrare în
evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor
şi minusurilor constatate;
- document pentru întocmirea
registrului-inventar;
- document pentru determinarea ajustărilor
pentru depreciere/pierdere de valoare;
- document centralizator al operaţiunilor de
inventariere.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, la
locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de
dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni,
conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru
bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor
unităţi, aflate asupra personalului unităţii la data
inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se semnează de
către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
Persoanele juridice pot
întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a
datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele
principale din formularul-model.
În cazul bunurilor
primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se
întocmeşte în două exemplare, iar copia se înaintează unităţii
în a cărei evidenţă se află bunurile respective.
În cazul unei gestiuni
colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de
către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii
gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care
predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care
primeşte (primesc) gestiunea.
În listele de
inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a
căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi
măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror
inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli
importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa
notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au
stat la baza calculelor.
Materiile prime,
materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în
secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării se înscriu
separat în listele de inventariere.
Materialele, obiectele
de inventar, produsele finite şi ambalajele se înscriu în listele de
inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii
indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.).
Listele de inventariere
întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie
să conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului
sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul şi data
actului de predare-primire.
Pentru stocurile
fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate,
fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere
separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată
cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau
deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor
respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.
Constatările
făcute se soluţionează de către conducerea
unităţii, în conformitate cu dispoziţiile legale.
3. Circulă:
- la comisia de inventariere, pentru stabilirea
minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum
şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
- la gestionar, prin semnarea fiecărei file,
menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate
cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile
respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere
privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea
calculelor efectuate;
- la conducătorul compartimentului
financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu
procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor,
inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor
inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de
inventariere;
- la conducătorul unităţii,
împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide
asupra soluţionării propunerilor făcute;
- la unitatea căreia îi aparţin
valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul
comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
a) denumirea formularului;
b) data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului;
c) denumirea unităţii;
d) gestiunea; locul de depozitare;
e) numărul curent;
f) denumirea bunurilor inventariate;
g) codul sau numărul de inventar;
h) unitatea de măsură;
i) cantităţi: stocuri scriptice;
j) preţ unitar;
k) cantităţi: stocuri faptice;
l) cantităţi: diferenţe în
plus, diferenţe în minus;
m) valoarea contabilă: valoarea,
diferenţe în plus, diferenţe în minus;
n) valoarea de inventar;
o) deprecierea: valoarea, motivul;
p) comisia de inventariere: numele şi
prenumele, semnătura;
q) gestionar: numele şi prenumele,
semnătura;
r) contabilitate: numele şi prenumele,
semnătura.
6. Modalitatea de completare a informaţiilor
de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se realizează potrivit
uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de
activ şi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel:
Varianta I
Serviciul contabilitate
transmite listele de inventariere pe care le completează cu
informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii
şi pe care le semnează.
Comisia de inventariere
stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire,
măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de
inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul.
Aceste date sunt
transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării
diferenţelor cantitative şi/sau valorice cu ajutorul sistemelor
informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate
completează listele de inventariere cu informaţiile de la lit. l)-o).
Serviciul contabilitate
întocmeşte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la
care s-au constatat diferenţe cantitative, pe care o semnează şi
o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează
de către comisia de inventariere şi de către gestionar,
după care este retransmisă la serviciul contabilitate.
Varianta II
Serviciul contabilitate
transmite listele de inventariere pe care le completează cu
informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale
entităţii şi pe care le semnează.
Comisia de inventariere
stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire,
măsurare sau cubare, după caz; determină diferenţele
cantitative şi/sau valorice şi completează formularul cu
informaţiile de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii.
Listele de inventariere
astfel completate se semnează de către comisia de inventariere
şi de către gestionar.
Varianta III
Comisia de inventariere
stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire,
măsurare sau cubare, după caz.
Comisia de inventariere
completează informaţiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele
privind bunurile inventariate, imediat după determinarea
cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate,
ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de
măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de
depozitare şi în contabilitate.
Evaluarea stocurilor
faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri
folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea
rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor
inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o
verificare amănunţită a exactităţilor tuturor
evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor
din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare.
Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de
stabilirea rezultatelor inventarierii.
Listele de inventariere
astfel completate se semnează de către comisia de inventariere,
gestionar şi contabilitate.
LISTĂ DE
INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)
1. Serveşte ca:
- document pentru inventarierea mărfurilor,
ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa
cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul;
- document pentru stabilirea minusurilor şi
plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
- document justificativ de înregistrare în
evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate;
- document pentru întocmirea
registrului-inventar;
- document pentru stabilirea ajustărilor
pentru deprecieri.
2. Se întocmeşte în două exemplare la
locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale, mărfuri
şi ambalaje şi se semnează de către membrii comisiei de
inventariere, de către gestionar şi contabilul care ţine
evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de
inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru
gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primeşte
gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.
Persoanele juridice pot
întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele
minimale obligatorii.
Pentru bunurile
deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele
fără mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se
întocmesc liste de inventariere separate.
În cazul unei gestiuni
colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de
către toţi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea
de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie
semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau)
gestiunea, cât şi de către gestionarul (gestionarii) care
primeşte (primesc) gestiunea.
Pentru bunurile aflate
în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu
se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în
vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar
necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor
respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care
s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau la baza
calculelor.
În listele de
inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de
inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare,
după caz.
Datele privind bunurile
inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după
determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au
fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile
de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de
depozitare şi în contabilitate.
Evaluarea stocurilor
faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri
folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea
rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor
inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o
verificare amănunţită a exactităţilor tuturor
evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor
din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare.
Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de
stabilirea rezultatelor inventarierii.
3. Circulă:
- la gestionar (gestionari în cazul
predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei,
menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile
au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se
află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai
are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că
preţurile, cantităţile, calităţile şi
unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa
(lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut;
- la membrii comisiei de inventariere, pentru
semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere,
întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor
sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform
dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor
inventarierii;
- la compartimentul financiar-contabil unde se
efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate
şi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau
măsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate
şi înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;
- la conducătorul compartimentului
financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu
procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării
bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al
rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de
către comisia de inventariere;
- la conducătorul unităţii,
împreună cu procesele-verbale sus-menţionate, pentru a decide asupra
soluţionării propunerilor făcute.
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la compartimentul de verificări gestionare
(exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului;
- denumirea unităţii;
- gestiunea;
- locul de depozitare;
- numărul curent;
- denumirea bunurilor inventariate;
- unitatea de măsură; cantitatea;
- preţul unitar de înregistrare în
contabilitate;
- valoarea contabilă;
- valoarea de inventar;
- deprecierea: valoarea, motivul, după caz;
- comisia de inventariere: numele şi
prenumele, semnătura;
- gestionar şi gestionar primitor (în cazul
predării - primirii gestiunii): numele şi prenumele, semnătura;
- contabilitate: numele şi prenumele,
semnătura.
GRUPA a IV-a
MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI
CHITANŢĂ (cod
14-4-1)
1. Serveşte ca:
- document justificativ pentru depunerea unei
sume în numerar la casieria unităţii;
- document justificativ de înregistrare în registrul
de casă şi în contabilitate.
În condiţiile în
care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de
bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de
deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) şi (2) din
Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul justificativ
care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare,
pentru fiecare sumă încasată, de către casierul
unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.
3. Circulă la depunător (exemplarul 1,
cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul
de casă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul
2).
5. Conţinutul minimal al formularului:
- denumirea unităţii; codul de
identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului
comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numele şi prenumele persoanei fizice care
depune sume şi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea
unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de
înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str.,
număr); judeţul persoanei juridice;
- suma în cifre şi litere;
- semnătura casierului.
CHITANŢĂ
PENTRU OPERAŢIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a)
1. Serveşte ca:
- document justificativ pentru încasările
şi plăţile în valută efectuate în numerar;
- document justificativ de înregistrare în
registrul de casă în valută şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte la unităţile care
efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare, pentru
fiecare sumă în valută, de către casierul unităţii
şi se semnează de către acesta.
3. Circulă la depunător/plătitor,
exemplarul 1, cu ştampila unităţii. Exemplarul 2 este folosit ca
document de verificare a operaţiunilor înregistrate în registrul de
casă în valută.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul
2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii; codul de
identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului
comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numele şi prenumele persoanei care
depune/încasează sume în valută şi ce reprezintă acestea;
- felul valutei; suma în valută (în cifre
şi în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei;
- semnătura casierului pentru
plata/încasarea sumei în valută.
PROCES-VERBAL DE
PLĂŢI (Cod 14-4-3A)
1. Serveşte ca:
- document justificativ pentru sumele predate de
casierul unităţii mandatarului plătitor, în vederea
efectuării plăţilor;
- document justificativ al sumelor primite de
mandatarul plătitor;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate
a salariilor şi altor drepturi neachitate.
2. Se întocmeşte într-un exemplar şi se
reţine în casieria unităţii ori de câte ori se fac
plăţi prin casierii plătitori, astfel:
- faţa formularului se completează de
către casierul unităţii, care semnează de predarea sumelor
şi a actelor de plată, şi de către casierul plătitor
pentru primirea acestora. Documentul se reţine în casieria
unităţii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de
asigurări sociale, premiilor şi altor drepturi asimilate acestora,
ridicate de la bancă şi predate casierilor plătitori până
la termenul legal de efectuare a plăţii sumelor respective. Sumele
predate casierilor plătitori nu se înregistrează la plăţi
în registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la data
înmânării sumelor până la data când casierii plătitori
justifică sumele primite la casieria unităţii;
- verso-ul formularului se completează la
restituirea sumelor neachitate, împreună cu actele de plăţi.
În situaţia în
care spaţiul este insuficient se întocmeşte o listă (anexă)
suplimentară care trebuie să conţină toate
informaţiile cerute de document.
3. Circulă la compartimentul
financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului;
- numele şi prenumele casierului şi ale
mandatarului plătitor;
- suma predată/primită (în cifre
şi în litere), cu menţionarea actelor de plăţi;
- semnătura casierului şi a
mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum
şi pentru suma primită/restituită;
verso, după caz:
- data (ziua, luna, anul) decontării sumelor
neachitate;
- numele şi prenumele; marca sau nr.
matricol; sumele rămase neachitate.
DISPOZIŢIE DE
PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)
1. Serveşte ca:
- dispoziţie pentru casierie, în vederea
achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale,
inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi
a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul
justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de
materiale etc.;
- dispoziţie pentru casierie, în vederea
încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din
activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;
- document justificativ de înregistrare în
registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în
numerar efectuate fără alt document justificativ.
2. Se întocmeşte în două exemplare de
către compartimentul financiar-contabil:
- în cazul utilizării ca dispoziţie de
plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata
(exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- în cazul utilizării ca dispoziţie de
plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de
materiale etc.;
- în cazul utilizării ca dispoziţie de
încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea
(avize de plată, somaţii de plată etc.).
Se semnează de
întocmire la compartimentul financiar-contabil.
3. Circulă:
- la persoana autorizată să exercite
controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de
lege;
- la persoanele autorizate să aprobe
încasarea sau plata sumelor respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaţiunii
de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier;
în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana
care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil,
anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitate (exemplarul 2);
- la plătitor (exemplarul 1).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil, anexă la registrul de casă.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumire formular: plată/încasare;
- numărul şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului;
- numele şi prenumele, precum şi
funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;
- suma încasată/restituită (în cifre
şi în litere); scopul încasării/plăţii;
- semnături: conducătorul unităţii,
viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;
- date suplimentare privind beneficiarul sumei:
actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;
- casier; suma plătită/încasată;
data şi semnătura.
REGISTRU DE CASĂ
(Cod 14-4-7A şi Cod 14-4-7bA)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare operativă a
încasărilor şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria
unităţii, pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfârşitul
fiecărei zile, a soldului de casă;
- document de înregistrare în contabilitate a
operaţiunilor de casă.
2. Se întocmeşte în două exemplare,
manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele
care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări
şi plăţi.
La sfârşitul
zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează.
Soldul de casă al
zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al
registrului de casă pentru ziua în curs.
Se semnează de
către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor
efectuate şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil
desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative
anexate.
3. Circulă la compartimentul financiar-contabil
pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea
dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de casă
(exemplarul 2).
Exemplarul 1
rămâne la casier.
4. Se arhivează:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului;
- numărul curent; numărul actului de
casă; explicaţii; încasări; plăţi;
- report/sold ziua precedentă;
- semnături: casier şi compartiment
financiar-contabil.
REGISTRU DE CASĂ
(în valută - Cod 14-4-7/aA şi Cod 14-4-7/cA)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare operativă a
încasărilor şi plăţilor în valută, efectuate prin
casieria unităţii, pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfârşitul
fiecărei zile, a soldului de casă;
- document de înregistrare în contabilitate a
operaţiunilor de casă în valută.
2. Se întocmeşte în două exemplare,
zilnic, de către casierul unităţii sau de către altă
persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de
încasări şi plăţi în valută.
În antetul coloanelor
se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se
plăteşte. În coloanele formularului se înregistrează sumele în
valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul
de schimb valutar din data efectuării operaţiunilor.
Valutele care apar în
două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite.
La sfârşitul
zilei, rândurile neutilizate se barează.
Soldul de casă al
zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă
pentru ziua în curs.
În cazul în care
numărul valutelor şi al cecurilor de călătorie încasate în
cursul unei zile depăşeşte numărul coloanelor existente pe
o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte
sunt necesare.
Se semnează de
către casier pentru confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate
şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil
desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative
anexate.
3. Circulă la compartimentul
financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor înscrise
şi respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea
operaţiunilor valutare (exemplarul 2).
Exemplarul 1
rămâne la casier.
4. Se arhivează:
- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului;
- numărul curent; numărul actului de
casă; numărul anexelor; explicaţii; felul valutei şi cursul
de schimb valutar pentru încasări şi plăţi; încasări;
plăţi; contravaloarea în lei;
- report/sold ziua precedentă;
- semnături: casier şi compartiment
financiar-contabil.
BORDEROU DE
ACHIZIŢIE (Cod 14-4-13)
BORDEROU DE ACHIZIŢIE (de la producători individuali) (Cod 14-4-13/b)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare în gestiune a
bunurilor cumpărate;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;
- document pentru justificarea sumelor primite ca
avans spre decontare pentru achiziţii sau pentru decontarea sumelor
plătite pentru achiziţii.
2. Se întocmeşte în două exemplare de
către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe
piaţa ţărănească, de la producătorii individuali
sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.
Se semnează de
către persoana care face achiziţiile respective şi de către
gestionarul care primeşte bunul.
3. Circulă:
- la gestiune, pentru semnarea de primire a
bunurilor şi întocmirea Notei de recepţie şi constatare de
diferenţe (ambele exemplare), după caz;
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- rămâne în carnet (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la delegatul achizitor (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
a) pentru formularul cod 14-4-13:
- denumirea unităţii; codul de
identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr);
judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- produsul; codul; U/M; cantitatea; preţul
unitar de achiziţie; valoarea achiziţiei;
- semnături: achizitor, gestionar;
b) pentru formularul cod 14-4-13/b:
- denumirea unităţii; codul de
identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr);
judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numărul şi data contractului;
producătorul: numele şi prenumele, domiciliul, seria şi
numărul actului de identitate, după caz;
- denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea;
preţul unitar; valoarea; avansul acordat; suma plătită;
semnătura de primire a sumei;
- semnături: achizitor, gestionar.
DECONT PENTRU OPERAŢIUNI
ÎN PARTICIPAŢIE (Cod 14-4-14)
Se utilizează în
toate domeniile de activitate în care se efectuează operaţiuni în
participaţie.
1. Serveşte ca document pe baza căruia
se decontează cheltuielile şi veniturile realizate din
operaţiuni în participaţie, precum şi sumele virate între
coparticipanţi.
2. Se întocmeşte de către unitatea care
ţine contabilitatea asocierilor în participaţie, lunar, în două
exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce
revin acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit
cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate. Cheltuielile
şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de
cheltuieli şi venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.
În decont se înscriu
şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti,
a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate
din operaţiunile în participaţie.
3. Circulă:
- exemplarul 1 - la beneficiar, la compartimentul
financiar-contabil;
- exemplarul 2 - la compartimentul care ţine
contabilitatea operaţiunilor în participaţie şi care
întocmeşte decontul.
4. Se arhivează:
- la beneficiar, la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 1);
- la emitent, la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţilor emitente şi
destinatare; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str.,
număr); judeţul;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numărul curent; simbolul contului
debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile şi
sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile şi sumele
primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere în
participaţie;
- semnături: conducătorul
unităţii, inclusiv ştampila; conducătorul compartimentului
financiar-contabil.
GRUPA a V-a
SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL
STAT DE SALARII (Cod
14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c
şi Cod 14-5-1/k)
1. Serveşte ca:
- document pentru calculul drepturilor
băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al
contribuţiilor şi al altor sume datorate;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
Se întocmeşte
într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe
secţii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de
evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor
individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei
şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans
chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.
2. Se semnează, pentru confirmarea
exactităţii calculelor, de către persoana care determină
salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.
Coloanele libere din
partea de reţineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu
alte feluri de reţineri legale decât cele nominalizate în formular.
Pentru centralizarea la
nivelul unităţii a salariilor şi a elementelor componente ale
acestora, inclusiv a reţinerilor, se pot utiliza aceleaşi formulare
de state de salarii.
Plăţile
făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările,
indemnizaţiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a
cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate şi toate
reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să exercite controlul
financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
- la casieria unităţii pentru
efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);
- la compartimentul care a întocmit statele de
salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se
solicită plata salariilor neridicate, după caz.
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil, separat
de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);
- la compartimentul care a întocmit statele de
salarii (exemplarul 2), după caz.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii, secţiei,
serviciului etc.;
- denumirea formularului; întocmit pentru luna,
anul;
- numele şi prenumele; venitul brut;
contribuţia individuală de asigurări sociale; contribuţia
individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj;
contribuţia pentru asigurări sociale de sănătate;
cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază;
deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat şi
reţinut; salariul net;
- semnături: conducătorul
unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil,
persoana care îl întocmeşte.
LISTĂ DE AVANS
CHENZINAL (Cod 14-5-1/d)
1. Serveşte ca:
- document pentru calculul drepturilor
băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri chenzinale;
- document pentru reţinerea prin statele de
salarii a avansurilor chenzinale plătite;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte lunar, pe baza documentelor
de evidenţă a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor
medicale prezentate şi se semnează pentru confirmarea
exactităţii calculelor de către persoana care a calculat
avansurile chenzinale şi a întocmit lista.
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să exercite
controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
- la casieria unităţii, pentru
efectuarea plăţii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
- la compartimentul financiar-contabil, ca
anexă la exemplarul 2 al registrului de casă, pentru înregistrare în
contabilitate (exemplarul 1);
- la compartimentul care a întocmit lista de
avans pentru a servi la întocmirea statelor de salarii la sfârşitul lunii
(exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil, ca
anexă la exemplarul 2 al registrului de casă (exemplarul 1);
- la compartimentul care a întocmit lista de
avans chenzinal (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii, secţiei,
serviciului etc.;
- denumirea formularului; întocmit pentru luna,
anul;
- numele şi prenumele; salariul de
bază; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plată;
- semnături: conducătorul
unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil,
persoana care îl întocmeşte.
ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGAŢIE - Cod 14-5-4)
1. Serveşte ca:
- dispoziţie către persoana
delegată să efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de către
titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenţelor de
primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, pentru
fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua
deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea
procurării de valori materiale cu plata în numerar.
3. Circulă:
- la persoana împuternicită să
dispună deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectuează deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unităţii
la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi
plecării persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de
către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării
materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu
luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura
pentru verificare.
În cazul în care la
decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul
primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se
întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.
În cazul în care, la
decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul
primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune
la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie;
- la persoana autorizată să exercite
controlul financiar preventiv, pentru viză;
- la conducătorul unităţii pentru
aprobarea cheltuielilor efectuate.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi numărul formularului;
- numele, prenumele şi funcţia persoanei
delegate; scopul, destinaţia şi durata deplasării; ştampila
unităţii; semnătura conducătorului unităţii;
data;
- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii şi
plecării în/din delegaţie;
- ziua şi ora plecării; ziua şi
ora sosirii; data depunerii decontului; penalizări calculate; avans spre
decontare;
- cheltuieli efectuate: felul actului şi
emitentul, numărul şi data actului, suma;
- numărul şi data documentului pentru
restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;
- semnături: conducătorul
unităţii; controlul financiar preventiv, persoana care verifică
decontul, şeful de compartiment, după caz; titularul de avans.
ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGAŢIE) ÎN STRĂINĂTATE
(transporturi internaţionale - Cod 14-5-4/a)
1. Serveşte ca:
- dispoziţie către conducătorii
auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele
unităţii;
- document de stabilire a avansului în
valută, pentru deplasările conducătorilor auto care urmează
să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia
aceştia ridică avansul de la casierie;
- document pentru justificarea valutei ridicate
de la casierie, precum şi a valutei aduse la înapoiere în ţară;
- document justificativ de înregistrare în
registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte la unităţile care
efectuează transporturi în străinătate, în două exemplare,
pentru fiecare deplasare, de către sectorul de exploatare şi se
semnează de către şeful sectorului pentru confirmarea
realităţii datelor şi exactităţii calculelor din
ordinul de deplasare.
3. Circulă:
- la conducătorul unităţii, pentru
semnare (ambele exemplare);
- la persoana autorizată să exercite
controlul financiar preventiv, pentru viză (ambele exemplare);
- la conducătorii auto care urmează
să efectueze deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare, de primire a
avansurilor în valută, reţinând exemplarul 1, care urmează
să fie ataşat la Decontul de cheltuieli valutare (transporturi
internaţionale) (cod 14-5-5/a);
- la casierul unităţii care
semnează pentru plata sumei în valută (ambele exemplare) şi
efectuează înregistrarea sumelor plătite în registrul de casă
(în valută).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii
al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi numărul formularului;
- numele, prenumele şi funcţia
titularului de avans; destinaţia; marca şi numărul
autovehiculului; scopul deplasării; locul de încărcare; locul de
descărcare;
- detalierea elementelor de avans în lei şi
în valută;
- numărul şi data documentului pentru
restituirea diferenţei; diferenţa de primit/restituit;
- semnături: conducătorul
unităţii; şeful de compartiment, controlul financiar preventiv,
după caz; titularul de avans.
DECONT DE CHELTUIELI
(pentru deplasări externe - Cod 14-5-5)
1. Serveşte ca:
- document pentru decontarea de către
titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei),
cu ocazia deplasării în străinătate;
- document pentru stabilirea diferenţelor de
primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de înregistrare în
registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte într-un exemplar de către
titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe întreaga
durată a deplasării.
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să verifice
legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind
sumele decontate la întoarcerea din deplasare şi calculul eventualelor
penalizări de întârziere, care semnează de verificare;
- la persoanele autorizate să exercite
controlul financiar preventiv şi să aprobe plata diferenţei în
cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării,
suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul primit;
- la casieria unităţii pentru plata
diferenţei, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea
diferenţei respective, fără a se mai întocmi document distinct.
În cazul în care, la
decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul
primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune
la casierie pe bază de Chitanţă pentru operaţiuni în valută
(cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de încasare către casierie (cod
14-4-4), după caz.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal de informaţii al
formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua, luna,
anul) întocmirii formularului;
- numele şi prenumele titularului de avans;
- avansuri primite în valută sau în
valută şi în lei; sume decontate; diferenţe de restituit/primit;
- semnături: conducătorul
unităţii; şeful compartimentului financiar-contabil, controlul
financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după caz;
titularul de avans.
DECONT DE CHELTUIELI
VALUTARE
(transporturi internaţionale - Cod 14-5-5/a)
1. Serveşte ca:
- document pentru decontarea de către titularul
de avans a cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia
deplasării în străinătate;
- document pentru stabilirea diferenţei de
primit sau de restituit de către titularul de avans;
- document de înregistrare în contabilitate.
2. Se întocmeşte la unităţile care
execută transporturi în străinătate, într-un exemplar, de
către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul
parcurs, semnându-se de titularul de avans.
3. Circulă:
- la persoanele autorizate să verifice
legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind
sumele decontate la întoarcerea din străinătate şi calculul
eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare.
În cazul în care, la
decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul
primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de
plată către casierie (cod 14-4-4).
În situaţia în
care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât
avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se
depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către
casierie (cod 14-4-4);
- la persoana autorizată să exercite
controlul financiar preventiv, pentru viză;
- la conducătorul unităţii pentru
aprobarea cheltuielilor efectuate şi a eventualei diferenţe de primit
de către titularul de avans.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- numele şi prenumele titularului de avans;
- avans în valută; sume decontate;
diferenţe de restituit/primit;
- semnături: conducătorul
unităţii, şeful compartimentului financiar-contabil, controlul
financiar preventiv, persoana care verifică decontul, titularul de avans.
GRUPA a VI-a
CONTABILITATE GENERALĂ
NOTĂ DE
DEBITARE-CREDITARE (Cod 14-6-1A)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare a operaţiunilor
de decontare intervenite între unitate şi subunităţi care
ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale
aceleiaşi unităţi care ţin contabilitate proprie;
- document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, de
către compartimentul financiar-contabil, pe baza actelor justificative
care stau la baza operaţiunii.
3. Circulă:
- la conducătorul compartimentului
financiar-contabil sau înlocuitorul său, pentru semnare (ambele
exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
înregistrare (exemplarul 2);
- la unitatea sau subunitatea care participă
la operaţiunea de decontare, pentru înregistrare (exemplarul 1).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil al părţilor participante la operaţiunea de
decontare (exemplarul 1 la destinatar şi exemplarul 2 la emitent).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- emitentul; destinatarul; conturi
debitoare/creditoare; suma; data operaţiunilor;
- semnături: persoana care întocmeşte
documentul şi conducătorul compartimentul financiar-contabil.
NOTĂ DE
CONTABILITATE (Cod 14-6-2A)
1. Serveşte ca document justificativ de
înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică, de
regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente
justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane
şi ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.).
2. Se întocmeşte, într-un exemplar, de
către compartimentul financiar-contabil.
3. Circulă:
- la persoana autorizată să verifice
şi să semneze documentul;
- la persoana care asigură contabilitatea
sintetică şi analitică în cadrul compartimentului
financiar-contabil.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea, numărul şi data (ziua,
luna, anul) întocmirii formularului;
- denumirea unităţii;
- explicaţii; simbolul contului
debitor/creditor; suma;
- semnături: întocmit, verificat.
EXTRAS DE CONT (Cod
14-6-3)
1. Serveşte la comunicarea şi
solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite
din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere
prearbitrală.
De asemenea, se
utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind
datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu
terţii.
2. Se întocmeşte în trei exemplare, de
către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare,
pe baza datelor din contabilitatea analitică.
3. Circulă:
- la conducătorul compartimentului
financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente,
pentru semnare (toate exemplarele);
- la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi
2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de
conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului
financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii
asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o
notă explicativă semnată de conducătorul unităţii
şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se
anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil al
unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2,
după primirea confirmării);
- la compartimentul financiar-contabil al
unităţii debitoare (exemplarul 1).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii creditoare;
- codul de identificare fiscală;
- sediul (localitate, stradă, număr);
- judeţul;
- contul;
- banca;
- denumirea formularului;
- denumirea unităţii debitoare;
- felul, numărul şi data documentului;
- explicaţii;
- suma;
- semnături: conducătorul
unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului
financiar-contabil.
JURNAL PRIVIND OPERAŢIUNILE
DE CASĂ ŞI BANCĂ (Cod 14-6-5)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea
operaţiunilor cu mijloace băneşti, la unităţile care
aplică forma de înregistrare "pe jurnale";
- la completarea registrului Cartea mare.
2. Se întocmeşte lunar sau pe măsura
efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil, separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se
formatul potrivit, în funcţie de numărul conturilor corespondente.
Se completează pe
baza registrului de casă şi a extraselor de cont primite de la
bancă la care sunt anexate documentele justificative. În acest scop, se
poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atât pentru încasări, cât
şi pentru plăţi, într-un document cumulativ.
La sfârşitul lunii
se determină rulajul total, precum şi totalurile fiecăruia
dintre conturile corespondente, care se trec în Cartea mare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii; contul;
- denumirea formularului şi data (luna,
anul) pentru care se întocmeşte;
- registrul de casă sau extrasele de cont de
la bancă; conturile corespondente; rulajul;
- semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND
DECONTĂRILE CU FURNIZORII (Cod 14-6-6)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea
operaţiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale,
mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la
unităţile care aplică forma de înregistrare "pe
jurnale";
- la ţinerea contabilităţii
analitice a furnizorilor;
- la completarea registrului Cartea mare.
2. Se întocmeşte în cadrul compartimentului
financiar-contabil, fie pentru toţi furnizorii, fie separat, pe feluri de
furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc.
Se completează pe
baza documentelor justificative (facturi, note de recepţie şi
constatare de diferenţe etc.) sau pe bază de centralizatoare, pentru
operaţiunile înregistrate în creditul contului de furnizori şi pe
baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la
bancă sau registrul de casă, pentru operaţiunile înregistrate în
debitul acestui cont.
În cazul
înregistrării pe bază de centralizatoare, evidenţa
analitică a furnizorilor se ţine separat de jurnal, utilizându-se
Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) sau alte
formulare (Fişa de cont pentru operaţiuni diverse, cod 14-6-22).
Facturile rămase
neachitate (nelichidate) până la sfârşitul lunii se
înregistrează în Situaţia încasării-achitării facturilor
(cod 14-6-7).
La sfârşitul
lunii, se determină rulajul creditor total, precum şi totalurile
fiecăruia din conturile corespondente debitoare care se trec în Cartea
mare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii
formularului; contul;
- ziua înregistrării; numărul şi
data notei de recepţie/factură;furnizorul - localitatea
(explicaţii); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului
de furnizori;
- plata facturilor (debit cont furnizori): ziua
achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma;
- semnături: întocmit, verificat.
SITUAŢIA
ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR (Cod 14-6-7)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru ţinerea
contabilităţii analitice a clienţilor sau furnizorilor la
unităţile care aplică forma de înregistrare "pe
jurnale";
- ca situaţie a soldurilor contului 411
"Clienţi", 401 "Furnizori" sau 404 "Furnizori de
imobilizări".
2. Se întocmeşte lunar sau pe măsura
efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil, fie pentru toţi clienţii sau furnizorii, fie
separat pe feluri de clienţi sau de furnizori. În cazul în care situaţia
se întocmeşte pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori,
se au în vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru
înregistrarea în Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6).
Formularul se
completează astfel:
În cazul încasării
facturilor
- periodic, pe baza documentelor justificative
privind produsele sau mărfurile livrate, lucrările executate,
serviciile prestate etc., respectiv încasarea de la clienţi;
- la începutul lunii, prin transcrierea
poziţiilor (facturilor) rămase neîncasate din Situaţia
încasării facturilor întocmită pentru luna precedentă.
În cazul achitării
facturilor
- periodic, pe baza documentelor justificative de
recepţie a materialelor şi produselor aprovizionate, respectiv de
achitare a furnizorilor, în cazul în care contabilitatea analitică a
furnizorilor nu se ţine cu ajutorul Jurnalului privind decontările cu
furnizorii (cod 14-6-6);
- la începutul lunii, prin transcrierea
poziţiilor (facturilor) rămase neachitate din Situaţia achitării
facturilor sau din Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod
14-6-6).
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii
formularului;
- ziua înregistrării; numărul şi
data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicaţii); sume de
primit (datorate);
- încasarea (plata) facturilor: ziua, contul
corespondent, nr. documentului, suma;
- semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND
CONSUMURILE ŞI ALTE IEŞIRI DE STOCURI
(Cod 14-6-8)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară
a operaţiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unităţile
care aplică forma de înregistrare "pe jurnale";
- la completarea registrului Cartea mare.
2. Se întocmeşte periodic sau pe măsura
efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil.
Se înregistrează
la sfârşitul perioadei, document cu document sau pe baza
centralizatoarelor pe operaţiuni (documente cumulative, situaţii de
ieşire), în funcţie de metoda folosită pentru contabilitatea
analitică a bunurilor.
În antetul coloanelor
se înscrie simbolul fiecărui cont creditor, precum şi documentul care
furnizează datele (numărul şi data documentului justificativ sau
ale centralizatorului).
Conturile corespondente
debitoare se deschid mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi
sintetice, analitice şi pe secţii, fie numai pe conturi sintetice
şi pe secţii. În acest caz, concomitent cu efectuarea
înregistrărilor în jurnal se fac înregistrările şi în
evidenţa analitică a conturilor de cheltuieli (fişe, documente
cumulative sau alte documente aprobate).
Rulajele creditoare
totale se trec în Cartea mare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii
formularului;
- ziua înregistrării; felul şi nr.
documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare;
- semnături: întocmit, verificat.
JURNAL PRIVIND
SALARIILE, CONTRIBUŢIA PENTRU ASIGURĂRI SOCIALE,
PROTECŢIA SOCIALĂ A ŞOMERILOR ŞI ASIGURĂRI SOCIALE DE
SĂNĂTATE
(Cod 14-6-10)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea
lunară a operaţiunilor în creditul conturilor privind salariile,
contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a
şomerilor şi asigurările sociale de sănătate, la
unităţile care aplică forma de înregistrare "pe
jurnale";
- la completarea registrului Cartea mare.
2. Se întocmeşte lunar, în cadrul
compartimentului financiar-contabil, pe unitate sau secţii de
producţie, după caz, pe baza statelor de salarii.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (luna, anul) întocmirii
formularului;
- ziua înregistrării; felul şi nr.
documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice; conturi creditoare;
- semnături: întocmit, verificat.
BORDEROU DE PRIMIRE A
OBIECTELOR ÎN CONSIGNAŢIE
(Cod 14-6-14)
1. Serveşte:
- la centralizarea evidenţei obiectelor
primite spre vânzare în consignaţie;
- ca document de încărcare în gestiune cu
obiectele primite spre vânzare;
- document de înregistrare în contabilitate.
2. Se întocmeşte de către preţuitor
sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la
deponenţi, în două exemplare, şi se semnează de către
acesta pentru predare şi de către gestionar pentru primirea
obiectelor.
3. Circulă:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la gestionar, împreună cu obiectele
primite în consignaţie (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1);
- la gestionar (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului; raionul;
- numărul bonului de
primire/chitanţă; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului;
deponent: numele, prenumele, seria şi nr. actului de identitate;
- semnături: preţuitor, gestionar.
BORDEROU DE IEŞIRE
A OBIECTELOR DIN CONSIGNAŢIE
(Cod 14-6-15)
1. Serveşte la evidenţa
mişcării obiectelor primite în consignaţie.
2. Se întocmeşte în două exemplare, de
către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor.
3. Circulă:
- la compartimentul financiar-contabil,
însoţit de documentele de vânzare (exemplarul 1);
- rămâne la gestionar, pentru justificarea
predării documentelor (exemplarul 2).
4. Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul
1);
- la gestionar (exemplarul 2).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea şi data (ziua, luna, anul)
întocmirii formularului;
- numărul şi data bonului de primire;
numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului;
- valoarea obiectelor: retrase de deponent,
după schimbarea preţului, la preţ de vânzare către
cumpărător, la preţ de cumpărare de la deponent, comision;
- semnătura gestionarului.
JURNAL PRIVIND
OPERAŢIUNI DIVERSE
(pentru conturi sintetice - Cod 14-6-17)
1. Serveşte:
- ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea
operaţiunilor în creditul conturilor fără dezvoltare
analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fişe separate,
dar care nu sunt cuprinse în alte jurnale, la unităţile care
aplică forma de înregistrare "pe jurnale";
- la completarea jurnalului Cartea mare.
2. Se întocmeşte pe măsura
efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil.
Modelul formularului se adaptează, în funcţie de numărul
conturilor folosite.
Se completează
document cu document sau pe bază de centralizatoare.
Înscrierea conturilor
se poate face pe genuri de operaţiuni, pe grupe de conturi care au
legătură între ele sau în ordinea simbolurilor conturilor.
Dacă volumul
operaţiunilor este mic, în jurnal pot fi cuprinse unul până la trei
conturi creditoare.
La sfârşitul
perioadei, după înregistrarea în jurnal a tuturor operaţiunilor, se
face gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare, verificându-se ca
totalul sumelor din grupare să fie egal cu rulajul creditor al contului
pentru care s-a făcut gruparea.
Periodic, rulajele
creditoare ale fiecărui cont, precum şi sumele totale ale conturilor
corespondente debitoare (din grupare) se trec în Cartea mare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului şi luna, anul
pentru care se întocmeşte;
- ziua înregistrării; felul, numărul
şi data documentului; explicaţii; cont corespondent debitor; rulaj
creditor; gruparea sumelor pe conturi corespondente debitoare;
- semnături: întocmit, verificat.
FIŞĂ DE CONT
ANALITIC PENTRU CHELTUIELI
EFECTIVE DE PRODUCŢIE (Cod 14-6-21)
1. Serveşte ca:
- document de înregistrare în contabilitatea de
gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate, obiect
(sau parte din obiect) de construcţii, lucrări de întreţinere
şi reparaţii şi altele;
- document pentru determinarea costurilor
efective pe unitatea de calculaţie.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, de
către compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare comandă,
produs sau semifabricat, obiect (sau parte de obiect) de construcţii,
lucrare de întreţinere şi reparaţii.
Se completează la
începutul anului pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar
în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la consumul de
materiale, plata salariilor pentru munca prestată, a cheltuielilor
indirecte şi alte cheltuieli efectuate potrivit dispoziţiilor legale.
La sfârşitul fiecărei perioade se totalizează sumele
înregistrate, în vederea întocmirii balanţei de verificare a
operaţiunilor înregistrate.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului; comanda, produsul,
obiectul, lucrarea etc.;
- numărul comenzii; contul; cantitatea; U/M;
data începerii (fabricaţiei, comenzii etc.); data terminării
(recepţiei);
- data, felul şi numărul documentului;
total cheltuieli; decontarea producţiei: cantitatea, preţul unitar,
valoarea; contul corespondent;
- semnătura de întocmire.
FIŞĂ DE CONT
ANALITIC PENTRU CHELTUIELI
(Cod 14-6-21/a)
1. Serveşte ca document de înregistrare în
contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale secţiei,
cheltuielilor generale de administraţie, pe secţii şi feluri de
cheltuieli, după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a
cheltuielilor de circulaţie (cheltuieli de desfacere a produselor la
export), a cheltuielilor cu activitatea de "service" în perioada de
garanţie, după caz.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, separat
pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli. În cazul în care numărul
coloanelor fişei este insuficient pentru reflectarea tuturor conturilor
analitice ale contului respectiv de cheltuieli, se deschid două sau mai
multe fişe, după caz.
Se completează pe
baza documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite.
La sfârşitul
fiecărei perioade, se totalizează rulajele, în vederea întocmirii
balanţei analitice de verificare a operaţiunilor înregistrate în
contabilitatea de gestiune.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului;
- denumirea contului (secţiei, atelierului,
unităţii); contul;
- data, felul şi numărul documentului;
explicaţii; total debit; simbol cont corespondent; suma creditată;
- semnătura de întocmire.
FIŞĂ DE CONT
PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE (Cod 14-6-22)
FIŞĂ DE CONT PENTRU OPERAŢIUNI DIVERSE
(în valută şi în lei - Cod 14-6-22/a)
1. Serveşte:
- la ţinerea contabilităţii
analitice a conturilor de clienţi, debitori, furnizori, creditori etc.;
- la ţinerea contabilităţii
sintetice a operaţiunilor economico-financiare.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, pentru
fiecare client, debitor, furnizor sau creditor şi se sortează pe
conturi analitice.
În cazul în care se
utilizează pentru ţinerea contabilităţii sintetice a
operaţiunilor economico-financiare, fişele de cont se deschid pentru fiecare
cont sintetic de gradul I care nu se desfăşoară pe conturi
sintetice de gradul II, şi pentru conturile de gradul II prevăzute în
planul de conturi aplicabil.
Se completează, la
începutul anului, pe baza soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar
în cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la
operaţiunile intervenite.
La sfârşitul
fiecărei perioade, în fişele analitice se totalizează rulajele
pe perioada respectivă şi cumulat de la începutul anului, în vederea
întocmirii balanţei de verificare a conturilor analitice sau a
situaţiilor de solduri, iar în fişele de cont sintetic se face
totalul cumulat al rulajului pe debit şi credit, precum şi soldul
contului, în vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor
sintetice.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului;
- simbolul contului; data, felul şi
numărul documentului; explicaţii; simbolul contului corespondent;
debit; credit; D/C; sold;
- semnătura de întocmire şi verificare,
după caz.
DOCUMENT CUMULATIV (Cod
14-6-24 şi Cod 14-6-24/b)
1. Serveşte ca:
- document de centralizare a datelor din mai
multe documente justificative care reflectă operaţiuni
economico-financiare de acelaşi fel dintr-o anumită perioadă
(intrări şi ieşiri de materiale, produse sau mărfuri,
operaţiuni băneşti etc.);
- document justificativ centralizator de
înregistrare în contabilitatea sintetică şi analitică.
2. Se întocmeşte în cadrul compartimentului
financiar-contabil, completându-se titulatura şi conţinutul
coloanelor în funcţie de natura operaţiunilor economico-financiare
şi de necesităţile de centralizare şi de înregistrare.
La instituţiile
publice, în situaţia în care, în cursul unei zile, există un
număr mai restrâns de operaţiuni, se poate folosi un singur document
cumulativ pentru operaţiunile unei zile. În acest caz, documentul
cumulativ va avea două părţi: în partea stângă, pe coloane
distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar în partea
dreaptă, conturile care se creditează. Fiecare operaţiune se
înscrie pe un rând separat pentru a se urmări corespondenţa
conturilor. Pe ultimul rând se face totalul sumelor pe fiecare coloană.
Totalul conturilor debitoare trebuie să corespundă cu totalul
conturilor creditoare. La fiecare cont se înregistrează totalul rezultat
în coloana corespunzătoare.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
BALANŢĂ DE
VERIFICARE
(cu patru egalităţi - Cod 14-6-30 şi cod 14-6-30/A)
BALANŢĂ DE VERIFICARE
(cu cinci egalităţi - Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2)
BALANŢĂ DE VERIFICARE
(cu şase egalităţi - Cod 14-6-30/b)
BALANŢĂ ANALITICĂ A STOCURILOR
(Cod 14-6-30/c)
1. Serveşte:
- la verificarea exactităţii
înregistrărilor;
- la controlul concordanţei dintre
contabilitatea sintetică şi analitică;
- la întocmirea situaţiilor financiare.
2. Se întocmeşte într-un singur exemplar, cel
puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de
întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade
prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se
consideră necesar.
Balanţa de
verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii următoarele
elemente: simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale
debitoare şi creditoare; totalul sumelor debitoare şi creditoare ale
lunii precedente, după caz; rulajele curente debitoare şi creditoare;
totalul rulajelor debitoare şi creditoare, după caz; totalul sumelor
debitoare şi creditoare; soldurile finale debitoare sau creditoare.
Balanţa de
verificare la 1 ianuarie, în coloanele 2 şi 3, se completează cu
soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie.
Pentru conturile
analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor.
3. Nu circulă, fiind document de
sinteză.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de
informaţii al formularului este următorul:
- denumirea unităţii;
- denumirea formularului; data pentru care se
întocmeşte;
- simbolul şi denumirea conturilor;
soldurile iniţiale debitoare/creditoare, rulajele lunii curente
debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale
debitoare/creditoare;
- semnături: conducătorul
compartimentului financiar-contabil şi persoana care întocmeşte
documentul, după caz.
GRUPA a VII- a
ALTE SUBACTIVITĂŢI
Situaţia activelor
gajate sau ipotecate (Cod 14-8-1)
Situaţia bunurilor sechestrate (Cod 14-8-1/a)
1. Serveşte ca jurnal auxiliar pentru
ţinerea contabilităţii angajamentelor asumate de către
societate, reflectând eventuala datorie a entităţii faţă de
terţi, generată de angajamentele asumate.
2. Se întocmeşte într-un exemplar sau în mai
multe exemplare, după necesităţi, pe măsura încheierii
contractelor care au la bază active gajate sau ipotecate, respectiv
după încheierea procesului-verbal de sechestru de către executorul
fiscal.
3. Nu circulă, fiind document de înregistrare
contabilă.
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.
5. Conţinutul minimal al formularului este
următorului:
- denumirea unităţii;
- denumirea activului gajat şi respectiv
ipotecat, codul acestuia când este cazul sau denumirea bunurilor sechestrate;
- valoarea contabilă a activului;
- numărul şi data contractului,
valoarea totală a contractului, perioada de derulare a contractului,
denumirea creditorului în cazul formularului cod 14-8-1;
- valoarea sechestrului în cazul formularului cod
14-8-1/a.
DECIZIE DE IMPUTARE
(Cod 14-8-2)
1. Serveşte ca:
- document de imputare a valorii pagubelor
produse;
- titlu executoriu din momentul comunicării;
- document de înregistrare în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare sau
în mai multe exemplare, în funcţie de numărul persoanelor
răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de
constatare (procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de
către conducătorul unităţii, cu viza de control financiar
preventiv şi viza compartimentului juridic.
3. Circulă:
- la persoana desemnată pentru acordarea
vizei de control financiar-preventiv (toate exemplarele);
- la compartimentul juridic, pentru vizare asupra
legalităţii şi realităţii;
- la conducătorul unităţii, pentru
semnare (ambele exemplare);
- la persoana (sau persoanele)
răspunzătoare de paguba adusă unităţii pentru semnare
de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare).
4. Se arhivează la compartimentul financiar-
contabil (exemplarul 1).
ANGAJAMENT DE
PLATĂ (Cod 14-8-2/a)
1. Serveşte ca:
- angajament de plată a unei sume ce
reprezintă o pagubă adusă unităţii;
- titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;
- titlu executoriu pentru executarea silită,
în caz de nerespectare a angajamentului.
2. Se întocmeşte într-un exemplar, de
către persoana care îşi ia angajamentul, în condiţiile în care
există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de
plată (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere,
referat de rebut sau alte documente).
3. Circulă pentru semnare, la persoana în
faţa căreia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau
alte persoane desemnate în acest scop).
4. Se arhivează la compartimentul
financiar-contabil.