IMATI CONTABILITATE
(adaptari la sistemul TVA LA INCASARE)
1. Initializarea (pregatirea pentru lucrul cu TVA LA INCASARE)
a) Pentru fiecare societate trebuie specificat in Configurare daca este sau nu inclusa in sistemul TVA LA INCASARE. Pentru aceasta este obligatorie bifa de tipul corespunzator (Da sau Nu). La setarea Yes, tinand cont de faptul ca pentru toate facturile furnizorilor, cu exceptiile prevazute de lege trebuie dedus TVA-ul la plata facturii, programul intreaba daca sa seteze intregul nomenclator de furnizori cu "TVA la plata". La raspuns afirmativ, fiecare furnizor existent in nomenclator va avea setata bifa "TVA la plata".
b) A aparut in Configurare un nou cāmp, numit Numarul de zile de la data facturarii/livrarii/prestarii de la care TVA-ul devine exigibil. Acest camp este incarcat implicit cu valoarea 90, conform legii in vigoare.
c) In planul de conturi se vor crea analitice distincte la contul 4428, de exemplu 4428.C pentru TVA neexigibila provenita din facturi emise clientilor si neincasate in 90 de zile si 4428.F pentru TVA neexigibila provenita din facturi neplatite furnizorilor. Aceste analitice se introduc si in Jurnale->Configurare, in campurile corespunzatoare, nou aparute.
2. Facturile primite de la furnizori
In program sunt prevazute doua jurnale de TVA pentru furnizori : cel clasic, pentru facturi cu tratarea normala a TVA, ca si pana acum si cel pentru facturile cu "TVA LA INCASARE". Cele doua tipuri de facturi sunt tratate diferit din punct de vedere al TVA si au prevazute rapoarte diferite de TVA. In jurnalul clasic, putem vizualiza doar facturile din perioada fiscala curenta, aici fiind incluse si facturile de import, si operatiile intracomunitare si taxarea inversa, operatii care nu sunt, evident, incluse in jurnalul cu TVA LA INCASARE.
Nomenclatorul de furnizori a fost prevazut cu o bifa prin care furnizorul respectiv este incadrat sau nu in sistemul TVA LA INCASARE.
Deoarece pe noi ne intereseaza cum tratam TVA-ul deductibil, am numit coloana respectiva "TVA la plata", avand in vedere faptul ca, in cazul contribuabilului aflat in sistemul TVA LA INCASARE toti furnizorii (cu cateva exceptii prevazute de lege) trebuie tratati cu "TVA LA PLATA" (deducerea TVA trebuie facuta la data platii). Bifa aceasta este importanta mai ales in cazul facturilor de Leasing, cand sunt operate la modulul Leasing.
ATENTIE ! * Societatile incluse in sistemul TVA LA INCASARE vor inregistra TOTI FURNIZORII in jurnalul cu TVA LA INCASARE (cu eventuale exceptii, daca sunt prevazute de lege). Conform legii, in cazul acestor contribuabili pentru toate facturile primite trebuie dedus TVA-ul la plata facturii !
* Societatile care nu sunt incluse in sistemul TVA LA INCASARE dar primesc o factura de la un furnizor aflat in acest sistem sunt obligate sa deduca TVA-ul aferent acestei facturi la momentul platii facturii, deci vor include factura in Jurnalul de cumparari cu TVA LA INCASARE !
* Pentru fiecare plata efectuata la o factura cu TVA la incasare, avand in vedere ca aceasta poate contine mai multe procente de TVA si mai multe tipuri de achizitii (nevoi firma, respectiv marfuri) programul propune o distributie a sumei platite pe valorile existente in soldul facturii, utilizatorul vizualizand distributia si avand posibilitatea sa modifice daca este cazul, aceasta distributie. Ordinea automata este cea descrescatoare a procentelor de TVA.
* Jurnalul de cumparari pentru TVA LA INCASARE contine, conform legii, toate facturile existente in sold, indiferent de data emiterii. De asemeni, pentru fiecare factura apar si toate platile partiale efectuate, pana la stingerea facturii.
* S-au modificat optiunile : Jurnal de vanzari (mod introducere date si rapoarte), Plati, Repartizare plati, Plati la facturi in sold, Preluare avansuri, Leasing, Note contabile cumparari, Note contabile plati. In fiecare caz, programul verifica tipul facturii (cu sau fara TVA LA INCASARE) si trateaza platile in mod corespunzator, atat din punct de vedere al jurnalului de cumparari, cat si al notelor contabile.
* Note contabile facturi primite
La inregistrarea unei facturi de la un furnizor cu TVA la incasare (sau a oricarei facturi de la furnizor in cazul in care primitorul este in sistemul TVA la incasare) programul va inregistra TVA-ul aferent pe contul 4428.analiticF :
4428.F = 401 valoarea TVA a facturii
La inregistrarea unei plati, TVA-ul distribuit corespunzator platii va fi inregistrat in contul de TVA deductibil
4426 = 4428.F valoarea TVA aferenta platii
Programul tine cont si de eventualele facturi cu deductibilitate partiala, generand notele contabile in mod corespunzator.
De asemeni, programul tine cont de incadrarea facturilor de Leasing in sfera TVA la Incasare (sau, mai corect, de deductibilitatea TVA la plata). Singura conditie este ca furnizorul sa fie incadrat in nomenclator in sfera "Tva la plata", adica sa i se marcheze bifa corespunzatoare.
In cazul facturilor primite avand regim normal, se vor inregistra aceleasi note contabile ca si pana acum.
Utilizatorul este raspunzator de aplicarea corecta a exceptiilor prevazute de lege, cat si de verificarea furnizorilor pe site-ul ANAF, daca sunt sau nu inclusi in sistemul TVA LA INCASARE, avand in vedere ca simpla existenta sau inexistenta pe o factura a sintagmei TVA LA INCASARE nu este suficienta pentru incadrarea ei sau nu in sistem.
3. Facturile emise clientilor
Pentru jurnalul de vanzari s-a conceput un mod de introducere a facturilor unitar, existand posibilitatea inserarrii unei facturi normale si apoi inregistrarea ei prin bifa in sistemul TVA LA INCASARE. Conditiile pentru ca aceasta operatie sa reuseasca sunt : factura sa nu contina elemente exceptate (scutite, exporturi, etc) sa nu existe inregistrate incasari la factura respectiva si sa nu aiba extensii. Similar, o factura poate fi trecuta din regim TVA LA INCASARE in regim normal, prin bifarea corespunzatoare. In formatul de factura mai trebuie sa existe campul "Data limita la care trebuia emisa factura". Acest camp are ca valoare implicita data facturii. In cazul in care factura trebuia emisa anterior, campul se va completa cu data respectiva. De la aceasta data vor 'curge' cele 90 de zile pana cand TVA-ul va deveni exigibil.
Si la incasari, ca si la plati, programul distribuie automat o plata partiala in ordinea descrescatoare a procentelor de TVA, utilizatorul putand opera modificari in aceasta distributie.
Daca o factura nu a fost incasata dupa 90 de zile de la data emiterii, TVA-ul corespunzator soldului facturii se va inregistra automat de program, prin nota contabila, pe contul de TVA colectata pentru a fi platit.
Raportul Jurnal Vanzari se va tipari separat pentru facturile cu TVA la incasare. Acesta va contine toate facturile existente in sold, cu sold mai nou decat 90 de zile. In momentul in care se depaseste perioada de 90 de zile, factura va aparea in jurnalul de vanzari cu TVA-ul devenit exigibil si, in continuare nu va mai aparea in lunile urmatoare in jurnal.
Au fost modificate optiunile : Jurnal de vanzari (mod introducere date si rapoarte), Incasari, Repartizare incasari, Incasari la facturi in sold, Preluare avansuri, Note contabile vanzari, Note contabile incasari. De asemeni, au necesitat modificari optiunile Modificarea lunii precum si Transfer solduri.
* Note contabile facturi emise
La inregistrarea unei facturi emise cu TVA la incasare programul va inregistra TVA-ul aferent pe contul 4428.analiticC :
4111 = 4428.C valoarea TVA a facturii
La inregistrarea unei incasari, TVA-ul distribuit corespunzator incasarii va fi inregistrat in contul de TVA colectat:
4428.C = 4427 valoarea TVA aferenta incasarii
La expirarea celor 90 de zile de la emiterea unei facturi care se afla in sold (total sau partial) TVA-ul aferent soldului facturii se va inregistra pe contul de TVA colectat :
4428.C = 4427 valoarea TVA aferenta soldului facturii.
In cazul facturilor emise avand regim normal, se vor inregistra aceleasi note contabile ca si pana acum.
4. Pentru o operare corecta
* O factura cu extensii nu poate fi inregistrata avand o extensie cu TVA la incasare si alta fara. Toate extensiile trebuie bifate in acelasi mod.
* Unei facturi preluate din IMATI STOCURI i se poate inregistra plata/incasarea sau in modulul de stocuri sau in modulul de contabilitate dar NU IN AMBELE. Adica nu se va inregistra o plata/incasare partiala in stocuri si alta plata/incasare partiala in contabilitate deoarece pot aparea probleme cu distributia TVA pe procente sau regimuri de TVA.
* Preluarile de jurnale de TVA din IMATI STOCURI se pot face doar daca modulul IMATI STOCURI este actualizat la o versiune adaptata la sistemul CU TVA LA INCASARE. In caz contrar preluarea nu se va putea realiza. O alta conditie necesara pentru preluarea corecta a jurnalelor este ca in IMATI STC sa fie apelata optiunea Prelucrari.