Cap.1.          INSTALAREA PROGRAMULUI

ATENTIE !

Programul de FACTURARE nu poate coexista pe acelasi calculator cu programul de GESTIUNE.

 

    Pentru instalare e necesar un calculator cu minim 500 MB RAM, spatiu liber pe harddisc cel putin 500 MB (va recomandam insa mai mult pentru lucru, cel putin 500 MB liberi dupa instalare deoarece pe lânga bazele de date care se formeaza , in timpul lucrului se creaza si fisiere temporare), CD-ROM si sistem de operare WINDOWS (orice versiune)  instalat. In plus, programul creeaza autosalvari si salvari de siguranta ale datelor care ocupa destul de mult spatiu.

    Instalarea de pe CD-UL furnizat de firma: 

    Introduceti CD-ul in unitate.

    Pe ecran va aparea o imagine (in cazul in care sistemul dv.nu are activata functia de AUTORUN si imaginea nu apare automat va trebui sa apelati fisierul imati.exe de pe CD) ce include butoanele : (Runtime), programul – Contabilitate, Salarii, Stocuri sau Imobilizari, tipul instalarii – Kit, Actalizare, Documentatie, Legislatie precum si butonul INTERNET.

        Daca pe calculator nu exista Access 2000 se va instala Runtime prin apasarea pe buton. Indicam sa se instaleze intr-un folder diferit de cel implicit, de exemplu: C:\run2000

 

ATENTIE !

ACCESS 2000 RUNTIME este incompatibil cu versiuni superioare de ACCESS. Daca pe calculator este instalata o versiune superioara de Access acesta va trebui DEZINSTALATA pentru ca programele sub Access 2000 sa poata functiona!

 

        Instalarea unui program IMATI, dupa instalarea Runtime-ului, implica urmatorii pasi:

        1. Se selecteaza programul dorit (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau Imobilizari);

        2. Se apasa butonul (KIT) pentru instalarea kitului de baza; va recomandam sa pastrati toate optiunile implicite din timpul instalarii, apasând Enter la fiecare oprire pentru eventuala selectare a unei optiuni. Instalarea kitului de baza este obligatorie, actualizarea neputând rula altfel.

        3. Se apasa butonul (Actualizare) pentru actualizarea la ultima versiune; de asemeni, dati Enter la fiecare oprire a programului in timpul instalarii. In acest fel se va instala ultima versiune de program existenta pe CD.

        4. Se apasa pe butonul (Document) pentru instalarea documentatiei in format electronic;

        5. Se apasa pe butonul (Legislatie) doar daca programul selectat este Salarii.

 

        Butonul (Internet) serveste la descarcarea si instalarea de pe internet a ultimelor variante de program, atunci când este cazul.

 

        Dupa instalare programul se va regasi in Start->Programs->Imati->Imati <nume program>.

 

        La prima apelare a programului, pentru a putea lucra cu programul va trebui obtinut codul de activare de la firma furnizoare. In acest scop va aparea un mesaj cu intrebarea

                " Doriti activarea versiunii ? "

        Daca se raspunde cu Yes va aparea o fereastra in care veti apasa pe butonul (Genereaza)

   si va aparea un cod sub rândul  "  Codul generat...  "    

            Exista doua modalitati de obtinere a codului de activare, ambele in orele noastre de program :

    1. Acest cod trebuie comunicat telefonic (021/321.77.69) sau prin e-mail (sediu@imatisoftware.ro) catre societatea noastra pentru a va fi comunicat codul dumneavoastra de activare. Acest cod va trebui introdus in rândul de sub   " Codul de activare primit de la IMATI  "

 inlocuindu-se valorile de 0 cu valorile primite de la noi.

    2.  Prin internet, apasand butonul (Activare prin internet).    Va aparea o fereastra unde trebuie sa introduceti Utilizatorul si Parola primite de la noi. Fiecare client are un cod de utilizator si o parola, unice. Apoi trebuie apasat butonul (Conectare + Trimite SN).  Daca serverul de activari este pornit si indepliniti toate conditiile pentru a vi se comunica prin internet codul de activare, acesta va fi transmis catre dv. si va aparea mesajul „Codul de activare a fost preluat. Puteti inchide ecranul. In continuare apasati pe butonul Continua.” Respectati cele descrise in mesaj si puteti lucra cu programul. Aceasta a doua metoda va functiona doar pentru calculatoarele pentru care s-a obtinut un cod utilizand prima metoda (la prima instalare pe calculator a modulului) si care au efectuat o plata pentru acest calculator in ultimele 183 de zile (1/2 an).

 

Dupa introducerea codului obtinut prin oricare din metodele de mai sus se apasa butonul (Continua). Daca s-a introdus codul corect se ramâne in program, altfel programul este inchis si trebuie reluata operatia.

  

 Pentru instalarea unei statii suplimentare in retea este necesara instalarea programului si pe statia respectiva si apoi conectarea programului la unitatea pe care se afla baza de date, astfel :

  Presupunem computerul pe care se afla baza de date “nume computer” iar unitatea “unitate”. Dupa intrarea in program (pe statie), in prima fereastra (partea superioara) exista meniul : Cale, Computer,  Activare, Iesire. Se va apela optiunea Computer si se va introduce aici numele unitatii unde se afla baza de date, in exemplul de fata

\\nume computer\unitate\. La Parametri de conectare – Selectie computer  se va selecta valoarea introdusa. In acest moment, la ‘Selectati firma’ vor aparea  societatile introduse in unitatea selectata. Se va selecta societatea, anul si luna si se va apela Conectare.    

                Atentie!  Retelele wireless sau VPN pot avea intreruperi ale fluxului de informatie. Daca apare o intrerupere in functionarea retelei pot aparea coruperi de date. In aceste cazuri trebuie data operatie de reparare dupa un blocaj (chiar si de scurta durata al retelei in care este instalata aplicatia) 

            Din acest punct de vedere, in locul instalarii clasice sub o retea wireless sau VPN recomandam o instalare pe server cu apel "remote desktop" deoarece este mult mai bine protejata la blocajele retelei. Aveti avantajul in cel de al doilea caz ca operetiile sunt mult mai rapide deoarece totul se desfasoara doar pe server. Mai trebuie specificat ca serverul trebuie sa fie foarte rapid si sa aiba memorie suficient de mare pentru ca sa duca toate instantele aflate in lucru la un moment dat.

            Daca instalarea se face cu cheie HASP e necesar sa fie instalat si driver-ul cheii HASP. Acesta se afla pe CD in folderul \DRVHASPxx. Pentru a fi instalat se apeleaza programul instal.bat. De asemeni, e necesar sa se copieze fisierele cu extensia .dll de pe CD din \DLL in folderul c:\imati\STC\ . Dupa instalarea driverului cheii se poate monta cheia HASP in portul paralel (LPT1:).

            Dupa instalarea programului in Windows (10, 8.1, 8, 7, NT, 2000, XP, 95) programul instalat  se va regasi in sectiunea “(All) Programs” cu numele grupului alocat la instalare ( IMATI ), iar in interiorul sau icon-urile:            IMATI FACTURARE, MANUAL FACTURARE.

ATENTIE! Pentru o buna functionare a programului e necesar ca in WINDOWS sa existe urmatoarele setari :

1.       Formatul English  , având la setarea numerica punctul zecimal si separatorul grupelor de cifre virgula;

2.         Data   in format     dd.mm.yyyy

            Start -> Settings -> Control Panel -> Regional Settings -> Date -> Short Date

            si aici se suprainscrie cu dd.mm.yyyy.

Programul de facturare cauta aceste setari in registri si daca nu se gasesc anunta utilizatorul si incearca sa faca setarile necesare in registri.

Cap.2   Modulul de monitorizare

            Dupa apelul icon-ului IMATI FACTURARE programul va incarca mai intâi un ecran cu ajutorul caruia poate fi monitorizat lucrul cu aplicatia astfel:

 

            Butonul (ADAUGARE) permite adaugarea unei noi societati in baza de date, la unitatea logica si adresa curenta conectata. Teoretic numarul de societati cu care se poate lucra este nelimitat, practic el depinde de spatiul liber de pe harddisc. La apasarea butonului, utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii, nume ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere alfanumerice, fara spatii, fara caractere speciale sau delimitatoare. Cu acest  nume societatea va fi recunoscuta si apelata de lucrare. De asemeni, programul cere anul si luna contabila de pornire. Pe masura ce se lucreaza o luna si se trece la luna urmatoare programul va crea automat un fisier cu luna respectiva care poate fi accesat prin conectare. Daca se doreste lucrul cu o anumita societate si o anumita luna contabila se selecteaza numele societatii, anul si luna contabila si apoi se conecteaza baza de date dorita prin apasarea pe butonul (Conectare).

            In acest ecran mai exista urmatoarele elemente: Unitatea conectata sau computerul conectat reprezinta numele computerului asa cum este vazut prin reteaua existenta (Network Neighborhood sau echivalent) de forma tt\nume computer\t\nume harddisc\t sau unitatea logica alocata prin operatia de  mapare (ex. F). Computerele care pot fi accesate vor fi incarcate in tabela care se  deschide la apelul optiunii Computer din meniul aflat in partea superioara a ecranului. Aici se incarca toate computerele din retea pe care se afla instalat programul IMATI FACTURARE si pe care se doreste accesul la date.

            Pentru conectarea pe alta unitate logica sau alt computer se va selecta elementul dorit din una din listele aflate in sectiunea ‘Parametri de conectare’ : Unitate sau Selectie computer.Apoi se selecteaza societatea dorita din lista de societati care va aparea automat in Selectati firma, precum si anul si luna pe care se doreste lucrul, apasând apoi pe unul din butoanele de conectare (Local) sau (Retea).

            Dupa adaugarea societatilor poate incepe lucrul efectiv astfel : se selecteaza societatea dorita in câmpul “Selectie societate”, se selecteaza anul si apoi luna si apoi se conecteaza cu ajutorul butonului de CONECTARE (Local sau Retea). Numele societatii conectate apare in câmpul “Firma conectata”, anul conectat apare in câmpul “Anul conectat”, luna conectata apare in câmpul “Luna conectata”. Aceasta conectare ramâne activa permanent, (chiar daca se iese din program si se revine) pâna la conectarea unei alte societati. Practic, la apelul programului va fi intotdeauna o societate conectata. Daca se doreste lucrul cu aceasta societate se va apasa in continuare pe butonul START care activeaza meniul principal al modulului de FACTURARE, meniu ce va fi descris in capitolul urmator. Daca se doreste lucrul cu o alta societate aceasta va fi mai intâi conectata cum am aratat mai sus si apoi se apasa pe butonul START.

            Daca din diverse motive se doreste stergerea unei societati se va proceda in felul urmator: Se va avea grija ca societatea sa nu mai fie conectata, conectând alta societate. Se selecteaza in câmpul “Selectie societate” numele societatii de sters si apoi se apasa butonul STERGERE.

Atentie ! Prin stergerea unei societati din baza de date toate informatiile privitoare la aceasta vor fi iremediabil pierdute, de aceea  programul mai intreaba o data de siguranta daca doriti intr-adevar sa stergeti respectiva societate. In cazul unui raspuns afirmativ societatea va fi stearsa din baza de date. Totusi programul nu sterge arhiva salvarilor de pe harddisc ale societatii. Daca se doreste stergerea lor aceasta trebuie facuta cu un program utilitar (ex. Windows explorer).

            Pe lânga functiile privind lucrul cu mai multe societati acest ecran mai cuprinde câteva elemente :

            Functii speciale

            

             Deconectare : anuleaza conectarea de pe orice societate.  Se utilizeaza inaintea operatiei de Reparare, tinând cont de faptul ca societatea care urmeaza a fi reparata nu trebuie sa fie conectata.

Restructurare : adapteaza baza de date curenta la o structura aferenta unei versiuni superioare a programului. Consta din doua etape.  Programul semnaleaza când trebuie facuta operatia. Mai are si rolul de a compacta baza de date, in cazul in care aceasta s-a extins prea mult.

            Reparare : Repara baza de date a societatii trecute la selectie societate, selectie an, selectie luna fara ca aceasta sa fie societatea conectata.

            Speciale : Permite recuperarea datelor din autosalvari, precum si testarea integritatii anumitor fisiere 

                Pentru recuperarea datelor unei luni contabile se apasa mai intâi unul dintre butoanele (Format tip 0) sau (Format tip 1), ceea ce duce la afisarea tuturor fisierelor de autosalvare din respectivul format. Se selecteaza fisierul dorit si se apasa pe (Recuperare). In acest moment fisierul de date conectat va fi inlocuit cu cel selectat din lista. Operatia e ireversibila.

                De asemeni, se poate utiliza butonul (Stergere) daca doriti stergerea câte unui fisier autosalvat. Totusi noi va recomandam sa faceti mai bine o salvare pe un suport extern inaintea stergerii.

                Butonul (Test IM) testeaza integritatea fisierului imstc.mdb, fisier foarte important pentru functionarea programului.

                Butonul (Test DB) testeaza integritatea fisierului bazei de date conectate.

                Daca in urma apasarii unuia din butoanele (Test...) de mai sus nu apare niciun mesaj, inseamna ca nu se semnaleaza nicio problema.

                

                 In tabelul din partea inferioara a ecranului apar : numele computerului, numele societatii conectate, anul si luna curenta, comanda care se desfasoara in momentul respectiv si utillizatorul care o executa. Daca din program nu se iese in mod normal, utilizând optiunea de Iesire (Exit), este posibil sa nu dispara linia corespunzatoare din acest tabel si deci programul sa 'creada' ca se desfasoara respectiva operatie. Pentru a corecta acest lucru se vor utiliza butoanele de Initializare.

 

            SALVARE : functia serveste la arhivarea datelor societatii conectate din anul si luna conectate. Aceasta salvare se poate face in trei moduri :

 

1.      Interna, compresia este facuta cu un utilitar propriu aplicatiei.

2.      Arhivata, cu utilitarul arj.exe (pt. Windows pe 32 biti) sau arj32.exe (pt. Windows pe 64 biti) pentru cei care au acest utilitar. 

3.   cu 7zip. Necesita instalarea acestui utilitar de la adresa; http://www.7-zip.org/ 

3.      Fara comprimare.

Utilizatorul selecteaza forma de salvare si apoi apasa pe butonul START. Programul efectueaza salvarea datelor in doua fisiere : un fisier contine in denumire numele societatii si o terminatie constând din doua litere care desemneaza modului (in cazul de fata ‘ST’) si având extensia formata din tipul de salvare (A-arj; I-interna; N- necompresata, 7- cu 7zip), cifra lunii si ultima cifra a anului. Pentru lunile 10,11,12 al doilea caracter  din extensie va fi A,B respectiv C. (de Exemplu: salvarea pe luna noiembrie 2015 as societatii "soc" facuta cu 7zip va avea numele: "socST.7B5" Acest fisier va fi suprainscris la urmatoarea salvare a aceleiasi societati din acelasi an. Al doilea fisier este o salvare de siguranta care intra intr-o arhiva de salvari si al carui nume este format din anul, luna si ziua in care a fost data salvarea urmate de aceeasi terminatie si aceeasi extensie ca si primul fisier. Programul afiseaza apoi numele fisierelor obtinute prin salvare si intreaba utilizatorul daca acesta doreste o copie de siguranta pe alta unitate sau in alt folder. Daca se doreste salvarea pe un CD sau DVD se introduce numai numele unitatii (E, D, etc) fara sa se introduca si semnul ":". Programul va lansa in acest caz utilitarul Windows care scrie pe CD/DVD. Cu ajutorul acestuia se finalizeaza scrierea pe CD/DVD.

 

            RESTAURARE

Functia serveste la readucerea datelor in societatea conectata dintr-o salvare anterioara. Se restaureaza societatea conectata, anul si luna conectate, apasând pe butonul Restaurare, dupa ce, in prealabil s-a selectat tipul comprimarii utilizate la salvare (Interna, ARJ, Necomprimat, 7zip sau salvare efectuata cu arj dar care se doreste decomprimata cu 7zip). Daca salvarea ceruta este facuta cu o versiune anterioara a programului va aparea un mesaj prin care utilizatorul e anuntat ca trebuie data comanda Restructurare si se va iesi automat din program. La apelul urmator al programului se vor ignora cele doua mesaje de eroare care vor aparea si se apasa direct pe butonul Restructurare. Apoi ,optional, se poate face salvarea datelor restructurate. Aceasta salvare va inlocui salvarea initiala.

           

Iesirea din lucrare se face apasând pe butonul “IESIRE”.

 

Meniul acestui ecran este urmatorul :

-          Cale

Contine calea in care este instalat programul. Implicita este C:\IMATI\STC\. NU schimbati aceasta adresa decât daca programul s-a instalat in alta locatie, altfel programul poate sa nu functioneze corespunzator.

 

-          Computer

Contine lista computerelor aflate in retea pe care s-a instalat baza de date. De exemplu :

Programul a fost instalat pe C:\IMATI\STC\ iar baza de date pe un calculator care in reteaua WINDOWS este recunoscut ca fiind C1, pe drive-ul C. Introducând aici numele \\C1\C\ vom putea accesa mai usor baza de date la operatia de CONECTARE.

-          Utilitare

Optiunea permite :

      - Preluarea datelor unei societati/filiale

      - Preluarea intrarilor prin transfer de la gestiuni exterioare

Pentru a putea utiliza aceste optiuni e necesar sa definiti ‘Societatile din care se importa date’ din Nomenclatoare

      Astfel se pot centraliza intr-o ‘societate–mama’ operatiile facute in filiale aflate la distanta.

 

-          Activare

Apelând aceasta optiune de meniu puteti vedea codurile de activare valabile pe calculatorul curent sau puteti introduce alte coduri. De exemplu, dupa ce vi s-au dat coduri DEMO puteti sa le inlocuiti cu cele definitive. Programul retine intr-un fisier ultimele coduri activate. Apasând pe butonul (+) puteti sa reintroduceti aceste ultime coduri. Aceasta va ajuta la instalarea unei noi versiuni de program caruia nu i s-a schimbat denumirea tocmai in acest scop. De exemplu, aveti versiunea de program STC400. Daca veti gasi pe site-ul nostru acelasi numar de versiune dar alta data de postare, dv. puteti sa faceti upgrade iar când programul va intreaba daca doriti activarea versiunii raspundeti Yes si apoi apasati pe butonul (+), fara sa fie nevoie sa mai sunati la sediul nostru pentru un nou cod de activare.

        Pentru activarea programului aveti doua metode: 1)- obtinerea codului de activare telefonic sau 2)- obtinerea codului de activare din internet

Cazul 1)- Apasati pe butonul [Genereaza]. Se va afisa pe linia de sus "codul generat" un cod ce se comunica telefonic la sediul firmei "IMATI Software SRL"

    - De la sediu se va obtine un cod de raspuns ce se va introduce in linia de jos. Daca introducerea a fost corecta, la apasarea butonului [Continua] se va ramâne in program si se va putea continua operarea.

Cazul 2)- Apasati pe butonul [Genereaza]. Se va afisa pe linia de sus "codul generat".Se va apasa pe butonul [Activare prin internet]. In forma obtinuta se vor introduce numele de utilizator si parola obtinute in prealabil de la personalul societatii noastre. Apoi se va apasa butonul [Conectare+trimitere SN]. Progamul preia automat raspunsul din internet. Daca utilizatorul este in perioada când are dreptul la activari rapunsul cu codul de activare se introduce automat in program. La apasarea butonului [Contiua] se va ramâne in program si se va putea continua operarea.

 

-          Configurare -> configurarea initiala

1 - Puteti interzice tiparirea unui document primar pâna acesta nu e blocat, pentru a nu mai permite ulterior modificari. 

2 - De asemenea, puteti opta pentru setul extins de meniuri pentru a avea acces la mai multe tipuri de situatii. 

3 - Puteti bifa ca programul sa treaca automat articolele cu stoc zero in stocul lunii urmatoare.

Puteti configura ca la dublu click pe codul de marfa din formele de intrari, iesiri sau notele de transfer sa se afiseze in functie de dorinta:

   *- nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii) : doar aceasta optiune se utilizeaza la programul de facturare 

   *- stocul curent (nu are sens desât la modulul de stocuri, nu si la facturare)

   *- nomeclatorul exins (se afiseaza doar daca se coreleaza cu optiunea 2 din aceasata configurare

 

-          Iesire : Iesirea din program

Cap.3.1 Facturare

Meniul principal al modulului (la care ajungem apasând pe butonul START) este:

            A- Config

            B- Nomenclatoare

            C- Iesiri

            D- Situatii

            E- Modif.lunii

F- Exit

A- Config. (Configurare)

 Selectând prima  optiune din meniu va aparea urmatorul submeniu:

A.1.Configurari

            A.1.Configurari

La apelul optiunii Config se va intra intr-un ecran ce contine urmatoarele câmpuri:

A.1.1.Date societate

            * Societatea  : se introduce numele complet al societatii, care va aparea in antetul fiecarei liste precum si pe ecranul meniului principal.

            * Numarul de inmatriculare in Registrul Comertului

            * C.I.F.

            * Sediul

            * Telefonul

            * Banca ( Sunt prevazute trei câmpuri pentru acest scop)

            * Contul ( Sunt prevazute trei câmpuri pentru acest scop)

            * Capitalul social

            * Neplatitor de TVA (bifa) : se bifeaza pentru neplatitorii de TVA in cazul emiterii de facturi pe program, pentru a nu mai edita coloana de TVA pe factura.

Datele de identificare vor aparea in antetele rapoartelor si pe factura, la facturare.

 

A.1.2.Configurari generale : servesc la setarea unor optiuni ale utilizatorului privind lucrul cu programul

* Valuta implicita : initial EUR

Nr.zecimale folosite, pentru : pret vanzare si pret gestiune

* Tip implicit cumparari (D- cu drept de deducere a TVA, F- fara drept de deducere a TVA C – pe baza de prorata)

* Alarma stoc minim : daca se bifeaza aici, programul sesizeaza cand iesirile micsoreaza stocul sub nivelul stocului minim din nomenclator si atentioneaza utilizatorul.

* Validare in planul de conturi al modulului de contabilitate : bifa va avea ca efect verificarea existentei conturilor in planul de conturi din IMATI CONTABILITATE (posibil, evident, atunci când pe calculator este prezent si modulul de contabilitate).

            - Selector de urmarire Clienti si Furnizori  cu doua optiuni:

             a) - Cu urmarire de Clienti si Furnizori

              b) - Fara urmarire de Clienti si Furnizori 

 

Selectati una din aceste doua optiuni in functie de modul cum vreti sa folositi lucrarea:

a) Programul tine cont de soldurile facturilor la trecerea la luna urmatoare, stergând documentele care au soldul zero (facturi catre furnizori integral achitate, respectiv facturi emise clientilor integral incasate). Documentele care nu au fost decontate se vor prelua in soldul lunii urmatoare.

b) Programul nu pastreaza nici un document de la o luna la alta si nu permite introducerea decontarilor.

 

  - Selector de centre de cost cu 4 optiuni:

a)      Fara incarcare Centre de cost

b)      Cu incarcare doar Cost1

c)      Cu incarcare Cost1 si Cost2

d)      Fara afisare Centre de cost

Aplicatia de Stocuri permite atasarea unuia sau a doua centre de cost la toate documentele care au atasat un cont de venit sau un cont de cheltuiala, pentru ca notele contabile generate sa contina aceste centre de cost. Ulterior notele vor fi preluate in modulul IMATI CONTABILITATE unde se pot genera situatii pe centre de cost.

 

      - Selector de Trimitere automata in nomenclator

Daca optiunea selectata este DA  si daca  la introducerea documentelor de intrare si a stocului initial, apare un  articol nou care nu exista in nomenclator, dupa introducerea denumirii, procentului de TVA si a unitatii de masura, controlul programului este cedat automat ecranului de nomenclator articole , dandu-se astfel posibilitatea de a completa toate datele articolului respectiv (pret vanzare, grupa, subgrupa, stoc minim, stoc maxim). La actionarea butonului Iesire din ecranul de nomenclator, se revine automat in ecranul initial de introducere a pozitiilor documentului primar.

  

      - La intrarea de marfa de la furnizor se verifica daca exista comenzi de la clienti referitoare la acea marfa. Bifa are sens daca se incarca in program comenzile de la clienti.

    

      - Preluare articol din : Nomenclator articole, Extensie clienti sau Extensie categorii de clienti

            Implicit programul presupune preluarea pe factura a datelor unui articol din nomenclatorul de articole dar se poate opta pentru lucrul cu extensia pe clienti sau pe categorii de clienti unde acelasi articol poate avea preturi diferite la clienti diferiti sau la categorii diferite de clienti.

            De exemplu, s-a negociat cu un lant de magazine un pret de vânzare al unui produs. Acel lant de magazine va avea câte un cod de client in nomenclatorul de clienti pentru fiecare magazin, dar aceeasi categorie de client. Se poate seta un pret si un cod de bare specific acelui lant de magazine, care se va introduce o singura data, la optiunea Extensie-> Articole format 3 editare. Daca se va bifa aceasta optiune in configurare, la incarcarea facturii, toate elementele codului respectiv de articol se vor prelua din zona de extensie.

            - Selector «Cu TVA la incasare» : se bifeaza daca firma se incadreaza in sistemul TVA LA INCASARE. 

A.1.3.Configurari facturare

- Procentele de TVA :

* Cota TVA 1 maxima - valori posibile : 24 % inainte de anul 2016, 20 % incepând cu anul 2016                      

                                                                                  si 19 % din anul 2017 

* Cota TVA 2 redusa valore = 9 % incepând cu anul 2016

* Cota TVA 3 redusa valore = 5 % incepând cu anul 2016

* Procent TVA implicit : introduceti valoarea cel mai des folosita din cele de mai sus sau valoarea 0   

Procentele de TVA maxim si redus 2 si 3 vor fi obligatoriu diferite intre ele si diferite de zero.

 

- Observatii tiparite pe factura , câmpuri de observatii generale care pot aparea pe toate facturile emise.

- Contor pentru generarea de numere de factura

- Contor pentru generarea de numere de aviz de expeditie

- Modul de tiparire a pozitiilor facturii : dupa pozitia bifata, inregistrarile pe factura tiparita vor avea la coloana ‘Denumirea produselor sau a serviciilor’ :

·         Doar codul

·         Doar denumirea

·         Codul+denumirea

·         Denumirea/codul

·         Nume/cod+codul intern al marfii la client : denumirea/codul (din nomenclatorul de articole) + codul intern al marfii la client (Din extensie -> Articole format 3 Editare)

·         Cod + nume (nomenclator articole) + codul intern al marfii la client + cod bare la client  (extensie, ca mai sus)

·         Codul + denumirea + pret vanzare in valuta (din nomenclator articole)

·         Cod (nomenclator) + codul intern al marfii la client (extensie)

            - codul reprezinta codul articolului sub care se gaseste in nomenclator,

            - codul intern al marfii la client reprezinta un cod particular (neobligatoriu) asociat fiecarui client si care poate fi tiparit pe pozitiile facturii dupa dorinta

Acest cod se incarca in zona de extensie a nomenclatorului (vezi modul de activare a extensiei in zona: Configurare -> configurarea initiala) 

 

A.1.4.Casa de marcat / Impimanta Fiscala

Aceasta optiune este disponibila doar in versiunea IMATI STOCURI .

A.1.5.Caracteristici articol

Aceasta optiune este disponibila doar in versiunea IMATI STOCURI .

A.1.6.Alte setari

Aceasta optiune este disponibila doar in versiunea IMATI STOCURI .

A.1.7.Urm.clienti (Urmarire clienti)

Aceasta optiune este disponibila doar in versiunea IMATI STOCURI .

            B.Nomenclatoare (Nomenclatoare)

            Selectând a doua optiune de meniu va aparea urmatorul submeniu :

B.1.Gestiuni

B.2.Articole (format 1)

B.3.Articole (format 2)

B.4.Articole – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-

            B.5.Clienti

B.6.Clienti – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-

            B.7.Agenti

            B.8.Grupe

            B.9.Subgrupe

B.10.Observatii

           

            B.1.Gestiuni  

       Optiunea permite introducerea gestiunilor de lucru. La specificarea gestiunilor programul face gruparea pe gestiuni a stocului si a miscarilor din stoc.

    La modulul de facturare nu sunt importante conturile introduse, având in vedere ca nu se genereaza notele contabile. Totusi, cel putin o gestiune trebuie sa existe, dar nu de stoc, ci de servicii. 

    Pentru aceasta, se va completa câmpul

 *Tip gestiune, obligatoriu cu valoarea S, specifica serviciilor                              

Butonul (Tiparire) permite tiparirea nomenclatorului de gestiuni.

            Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de meniu Iesire.

 

             B.2.Articole (format 1)

Prin apelul optiunii programul va intra intr-un ecran care permite vizualizarea nomenclatorului de articole, având urmatoarele informatii:

* Articolul : câmp alfanumeric de maxim 20 de caractere, care nu poate fi modificat.

* Denumirea extinsa : câmp alfanumeric optional de maxim 40 de caractere.

* Furnizorul : câmp facultativ care va fi incarcat numai daca un articol din stoc este achizitionat de la un singur furnizor

Câmpurile de unitati de masura (*UM...), *Stoc minim, *Stoc maxim  nu sunt relevante pentru IMATI Facturare. Ele se folosesc numai la IMATI Stocuri  

* TVA % la vânzare : procentul de TVA cu care este vândut articolul.

* Pret vânzare cu TVA : pretul de vânzare cu amanuntul (sunt permise trei preturi)

* Pret vânzare fara TVA : pretul de vânzare fara TVA (sunt permise trei preturi, corespunzatoare celor de mai sus)

* Grupa : câmp alfanumeric de maxim 10 caractere, primul criteriu de grupare a articolelor din nomenclator (câmp facultativ).

* Subgrupa : câmp alfanumeric de maxim 10 caractere, al doilea criteriu de grupare a articolelor din nomenclator (câmp facultativ).

            * Cod PLU : camp utilizat daca se face legatura articolelor cu casa de marcat

            * Cod de bare : codul de bare asociat articolului

            * Tip : serviciu (S - pentru facturare)

            * Departament : camp legat de casa de marcat

Butoanele 

             (Act.TVA) : calculeaza preturile fara TVA pornind de la cele cu TVA, utilizand numarul de zecimale din Configurare.

            Videoformatul permite si cautarea dupa denumirea articolului, prin introducerea denumirii si apasarea pe butonul (Cauta). In câmpul de cautare dupa denumire se poate introduce doar o parte din nume, iar restul inlocuit cu semnul "*". La apasarea butonului cauta formatul se pozitioneaza pe prima inregistrare care respecta conditiile introduse.

 B.3.Articole (format 2)

            Acest format difera de formatul 1 prin urmatoarele:

            - In cadrul formatului 2 se poate face o selectie din nomenclator dupa o grupa, dupa o subgrupa sau dupa o grupa si o subgrupa.

            - Formatul 2 permite introducerea pretului de vânzare fara TVA si intr-o valuta. Conversia intre pretul in lei si pretul in valuta se poate face in ambele sensuri utilizând butoanele (Lei -> Valuta) si (Valuta -> Lei), in prealabil completându-se câmpurile *Valuta si *Curs Valutar.

In cazul vânzarii cu amanuntul unde se doreste rotunjirea pretului de vânzare cu amanuntul la doua zecimale, se va apela butonul (Rotunjire pret am.). Iesirea se face prin apelul butonului (Iesire).

B.4.Articole – ADAUGARE INREGISTRARI NOI

             Formatul acesta permite adaugarea in nomenclatorul de articole a codurilor noi daca se doreste incarcarea acestora independent de celelalte optiuni ale programului. Nu se permite vizualizarea articolelor introduse anterior.

B.5.Clienti

             Optiunea este asemanatoare cu cea anterioara.

            Numele clientilor este introdus de catre program in nomenclator pe masura ce apar, dupa cum vom vedea la incarcarea documentelor de iesire. Completarea celorlalte date de identificare se face direct in nomenclator. La fiecare client se poate incarca un procent de rabat care va fi propus automat la emiterea unei facturi catre acesta.

Clientii pot fi grupati pe categorii utilizând câmpul [Categoria]. Aceasta serveste la gruparea unor situatii privind livrarile de marfuri pe fiecare categorie de clienti. De asemeni, utilizând optiunea de la Nomenclatoare->Extensie->Articole format 3 EDITARE se pot atasa anumite informatii unui cod de articol comune unei categorii de clienti. De exemplu, pentru o categorie de clienti se poate atasa un cod propriu clientului, un cod de bare si un pret de vânzare negociat cu clientul. Categoria de clienti poate fi un lant de magazine pentru care s-a negociat un pret, pentru care exista un cod intern al clientului si eventual un cod de bare.

O alta informatie importanta poate fi agentul de vanzare care, o data introdus aici va fi preluat pe factura emisa clientului respectiv. De asemeni, poate fi introdusa si adresa de livrare a clientului, care va fi preluata pe factura.

Ca o noutate, s-a introdus bifa de invalidare. Astfel, daca un client a fost introdus gresit in baza de date si ulterior s-a corectat dar are miscari in anul curent pe codul gresit, exista posibilitatea sa invalidam acest cod gresit, setând bifa de invalidare. In continuare operatorul nu va mai avea acces la codul gresit si nu va mai putea factura pe acel cod de client. In luna ianuarie anul viitor clientul se va putea sterge definitiv din baza de date, ne mai având miscari.

Verific. min. de finante - la apel se afiseaza pagina ministerului de finante ce contine informatii referitoare la clientul cautat. Clientul se identifica dupa CUI. - Optiunea presupune legatura permanenta la internet  

Afisarea locatiei adresei in Google Maps - La apel se afiseaza o forma prin care se cauta identificarea prin Google Maps pozitiei geografice a adresei clientului. Identificarea se face prin datele din adresa clientului ce este introdusa in nomenclator. - Optiunea presupune legatura la internet.

In nomenclator se gaseste o subforma prin care puteti asocia unui client preturi de vanzare pentru fiecare articol din stoc. Situatia este caracteristica vanzarilor engros unde se negociaza cu fiecare client  in parte preturile de vanzare pentru fiecare articol din stoc. In acest caz, cand se face factura se aduce automat pretul de vanzare prestablit din aceasta zona. - ATENTIE! introducerea preturilor de vânzare prin acest punct este mai restrictiva decât modul de introducere de la "Extensie -> Articole format3 (nomenclator marfuri)" deoarece prin acest punct puteti doar sa asociati unui client coduri si preturi de vânzare pe marfuri / produse - Informatia trebuie corelata cu setarea din configurare de la <Preluare date articol incepând de la:>

Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de meniu Iesire sau selectând butonul Iesire.

B.6.Clienti – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-

             Formatul acesta permite adaugarea in nomenclatorul de clienti a clientilor noi daca se doreste incarcarea acestora independent de celelalte optiuni ale programului.

B.7.Agenti

        Nomenclatorul de agenti de vânzare care pot fi completati la incarcarea facturilor si a clientilor. Contine datele de identificare ale agentilor si o posibila varianta de calcul al comisionului pentru agenti, astfel :

            Pentru fiecare agent se vor stabili trei procente de comision, legate de trei paliere de zile de intârziere a incasarii fata de data emiterii facturii, precum si un procent de penalizare pentru o intârziere la plata mai mare de …  zile, calculata la soldul facturii

            Pentru fiecare incasare se va calcula un comision la adaosul comercial al facturii, proportional cu valoarea incasata Acest calcul este facut de program in lista aflata la Situatii->Liste->Iesiri->Agenti de vanzare ->Comisioane agenti. Evident nu este obligatoriu sa utilizati acest algoritm.

B.8.Grupe

        Programul ofera posibilitatea de grupare a articolelor dupa 2 criterii stabilite de utilizator in grupe si in subgrupe, in scopul obtinerii situatiilor de stoc ,intrari si iesiri  pe grupe si/sau subgrupe.

Optiunea Grupe permite introducerea grupelor ca prim criteriu de grupare a articolelor din nomenclator.

            Ecranul contine un singur camp:

[grupa] : alfanumeric de max.10 caractere

                B.9. Subgrupe

        Optiunea Subgrupe permite introducerea subgrupelor ca al doilea  criteriu de grupare a articolelor din nomenclator.

      Ecranul contine un singur camp:

[subgrupa] : alfanumeric de max.10 caractere

 

         Butonul Actualizare permite  actualizarea grupelor/subgrupelor din nomenclatoarele respective  cu valorile introduse in nomenclatorul de articole.

        Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de meniu Iesire sau actionand butonul Iesire

 

B.10. Observatii

*Tip : tipul observatiei (2, 3 sau 4)

*Observatii : textul observatiei

*Clientul la care se refera observatiile (daca este cazul). Daca ati atasat un client unui anumit tip de observatie, daca ati introdus codul respectivului client pe factura, in popup-pul de la observatia dorita se vor afisa grupate pe clienti observatiile introduse. Puteti selecta una din informatiile caracteristice clientului sau nu.

In functie de tipul observatiei, aceasta va aparea pe factura in diverse pozitii (antet sau subsol, explicatiile detaliate sunt la factura). Daca se particularizeaza factura dupa cerintele clientului, si câmpul de observatii se poate muta la cerere.

                        C. Iesiri

-Facturi interne

-Format 1- discount la total factura

-Format 2- discount la total factura

-Format 3- discount la pret vânzare

-Format Valuta – discount la pret vânzare in valuta

  Facturi emise in valuta

  -Borderou vânzari

  -Clienti interni

                        -     Facturi in sold

-          Repartizare incasari

-          Incasari la facturi

-          Incasari avansuri

-           Sold clienti evolutie cronologica

-           Sold clienti + avansuri – simplificat

-           Sold clienti + avansuri – detaliat

-          Fisa (sold) clienti detaliat

-          Fisa (sold) clienti simplificat

-           Incasari

-Clienti externi

-           Sold clienti externi

-           Fisa clienti externi

            Format 1

Se introduc cu ajutorul urmatorului videoformat :

i) Zona de Antet contine urmatoarele câmpuri :

*Nr.fact : câmp obligatoriu alfanumeric, contine numarul facturii. Daca s-a setat plaja de facturi in Configurare, acest numar se va incrementa automat, tinând cont si de seria data

*Data f.: Data facturii, câmp obligatoriu.

*Aviz exp: numarul avizului de expeditie insotitor (daca este cazul)

*Data aviz: data avizului de insotire (daca este cazul)

*Termen (zile): termenul scadent al facturii, in numar de zile pornind de la data emiterii facturii

*Gest : codul gestiunii, din nomenclator

*Client : câmp alfanumeric obligatoriu. Contine numele clientului.

Acesta poate fi selectat din nomenclatorul de clienti apasând pe butonul din dreapta câmpului. Daca s-a introdus un nume inexistent in nomenclator, programul intreaba utilizatorul daca se doreste introducerea lui in nomenclator. In caz afirmativ se apasa butonul (Yes). La selectarea butonului (No) programul nu paraseste câmpul Client asteptând introducerea unui nou nume de client pentru a fi validat sau apasarea tastei <Esc> pentru abandonarea editarii.

*Banca si contul utilizate pentru incasare : câmpuri preluate din configurare. Programul permite doua posibilitati de introducere in configurare, respectiv selectarea pe factura a uneia dintre cele doua banci introduse. Contul corespunzator bancii va fi completat automat de program.

*Total val (fara TVA) : câmp calculat

*TVA : câmp calculat

*Total (cu TVA) : câmp calculat

*Rabat : procentul de rabat acordat clientului. Rabatul se calculeaza ca valoare la nivelul intregii facturi.

Dupa aplicarea rabatului :

*Val (fara TVA) : câmp calculat 

* TVA : câmp calculat

*Total (cu TVA) : câmp calculat

*Delegat : numele delegatului, câmp facultativ .

*BI : actul de identitate al delegatului, câmp facultativ 

*Eliberat : organul care a eliberat actul de identitate al delegatului, câmp facultativ.

*Transport: mijlocul de transport, câmp facultativ.

*Nr: numarul mijlocului de transport

*Agent : câmp facultativ utilizat când vânzarea se face prin intermediul unor agenti comerciali.

*Observatii 1 : in acest camp se pot  scrie observatiile particulare , adica ceea ce se doreste sa apara numai pe factura curenta. Apare in subsolul facturii

*Observatii 2 : in acest camp se preiau, actionand dublu-click pe mouse, dupa ce au fost setate in câmpul Observatii 2 din Config->Configurari -> Configurari facturare. Apare in subsolul facturii

*Observatii 3 : in acest camp se preiau, actionand dublu-click pe mouse, dupa ce au fost setate in câmpul Observatii 3 din Config->Configurari -> Configurari facturare. Apare in antetul facturii, dreapta

*Observatii 4 : in acest camp se preiau, actionand dublu-click pe mouse, dupa ce au fost setate in câmpul Observatii 4 din Config->Configurari -> Configurari facturare. Apare in antetul facturii, stânga

*Observatii 5 : se introduce direct in factura, având un numar practic nelimitat de caractere si apare imediat dupa pozitiile facturii

Observatii 2, Observatii 3 si Observatii 4 pot fi preluate din nomenclatorul de Observatii

Adresa de livrare : Se preia din nomenclatorul de clienti, daca a fost incarcata, sau se poate introduce direct in acest camp. Apare pe factura in antet, la datele generale ale clientului.

 

In partea dreapta a ecranului mai exista : 

Butonul (Storno) : daca din diferite motive factura trebuie stornata (de ex. marfa nu a putut fi livrata, etc.) si se doreste reemiterea ei in luna urmatoare, se va apela acest buton.

Cu ajutorul lui se poate genera automat o factura in rosu cu toate datele facturii initiale, mai putin cantitatile care vor fi cu minus si o noua factura identica cu cea originala, dar având data de luna urmatoare. Utilizatorul trebuie sa introduca atât numarul facturii storno, cât si numarul facturii reemisa cu data de luna urmatoare.

 

Bifa TVA la incasare :  se bifeaza pentru facturile emise in regim de TVA la incasare. Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare (setate in configurare) implicit se pune bifa prin program la fiecare factura emisa.

 

Date necesare Decl de conformitate

 

Nr decl conform : numarul declaratiei de conformitate

Data decl conform : data declaratiei de conformitate

Buton (Declaratie) : tipareste declaratia de conformitate generala, implicita

Buton (Declaratie part) : tipareste declaratia de conformitate particularizata, daca exista s-a proiectat special o astfel de declaratie pentru utilizatorul programului

 

In chenarul referitor la D394 valabila din 2016 sunt câmpurile :

 

Buton (init.date pt D394) : initializeaza valorile implicite ale celorlalte câmpuri. Programul face automat acest lucru la iesirea de pe inregistrare, deci in principiu nu este nevoie sa fie apasat explicit de catre utilizator

*Tip operatiune : L (livrare) , LS (livrare cu regim special) sau V (taxare inversa)

*Tip factura : tipul facturii asa cum este facuta clasificarea pentru D394. Pentru facturile obisnuite nu se incarca nimic.   

        1: stornata; 2: anulata;  3: autofacturare

*Tip partener : 1,2,3 sau 4 (se preia din nomenclator)

*CAEN act sec : codul CAEN, daca acesta se incadreaza in lista 

*% tax.inv : procent tva daca fact.e cu taxare inversa

 

ii) Zona de Pozitii ale facturii

Zona este multiinregistrare, fiecare inregistrare continând urmatoarele câmpuri:

*Poz : câmp numeric obligatoriu reprezentând numarul de ordine al inregistrarii. Se completeaza automat de catre program.

*Cod produs : codul alfanumeric al marfii. 

    La dublu click pe codul de marfa se afiseaza  nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii). Acest lucru este util la introducerea de articole noi, deoarece se pot completa informatiile necesare din nomenclator, pentru fiecare articol.

Imediat sub *Cod articol este afisata *Denumirea articolului din nomenclator.

*Gest : codul gestiunii. Implicit este egal cu gestiunea din antet dar poate fi modificat daca e cazul;

*Pret vanz.fara TVA : câmp numeric obligatoriu. In cazul in care la un articol este completat in nomenclator pretul de vânzare fara TVA, acesta va fi preluat automat. Pretul este numai propus, utilizatorul putându-l modifica la nevoie. La introducerea/modificarea acestui câmp va fi calculat si câmpul *Pret vanz.cu TVA, tinând cont de procentul de TVA al articolului

*Pret vanz.cu TVA : câmp numeric obligatoriu. In cazul in care la un articol este completat in nomenclator pretul de vânzare fara TVA, acesta va fi preluat automat. Pretul este numai propus, utilizatorul putându-l modifica la nevoie. La modificarea lui, se va ajusta si *Pret v.fara TVA, tinând cont de procentul de TVA al articolului.

*Tip TVA/scutire : indica programului in ce rubrica a jurnalului de cumparari se incadreaza.

*TVA% : procentul de TVA. Va fi preluat din nomenclator.

*Data fabricatiei: data la care a fost fabricat respectivul articol

*Lot :  reprezinta lotul din care face parte articolul respectiv.  Nu e relevant la programul IMATI Facturare

*Cantitate : cantitatea vânduta.

Pentru fiecare pret unitar exista si câmpul valoare (= pret * cantitate), situat pe rândul al doilea, sub pretul respectiv

Atentie! : Pentru a putea face modificari sau stergeri in inregistrare trebuie mai intâi anulat câmpul *Cantitate.

  OBSERVATIE : La iesirea de pe câmpul *Cantitate programul calculeaza : *Valoare fara TVA , *TVA.

*Cont venituri : nu este relevant pentru modulul de facturare

 

            Zona de Antet mai contine butoanele :

(Tiparire) : tiparirea facturii fara formular pretiparit, direct pe foaie alba.

(Fact. part.) : tiparirea in format particularizat, daca 

 s-a proiectat pentru utilizator un format particular de factura (de exemplu cu o sigla proprie, sau chiar cu alta pozitionare a câmpurilor)

(Fact.3a): este utilizat pentru tiparirea facturii pe format A4 cu vizualizare prealabila. Programul completeaza formularul fiscal pretiparit.

(Fact.5a): este utilizat pentru tiparirea facturii pe format A5 cu vizualizare prealabila. Programul completeaza formularul fiscal pretiparit.

(CfgFact) : este utilizat pentru configurarea pozitiilor campurilor in factura.

La actionarea acestui buton se afiseaza un videoformat multiinregistare ce permite pentru fiecare camp din factura  sa se specifice pozitia lui in cadrul formularului  fiscal, pe orizontala si verticala , precum si dimensiunea caracterului tiparit.

Formularul de factura fiscala este impartit in 3 zone :

            -zona de antet numita « header »

            -zona de detalii numita « detail »

            -zona de subsol numita « footer »

Pozitionarea pe orizontala se face luand ca referinta marginea din stanga a paginii.

Pozitionarea pe verticala se face luand ca referinta marginea de sus a zonei in care se gaseste campul respectiv.

Programul pune la dispozitie o configurare implicita, pe care utilizatorul o poate modifica.

Videoformatul  contine si un buton de « Tiparire » a configurarilor facute.

Revenirea in ecranul de plecare se face inchizand fereastra( click stanga pe X in coltul stanga sus al ferestrei).

(Blocare) : blocheaza factura

(Inreg.noua) : permite emiterea unui noi facturi

(Incasari) : cu ajutorul caruia se pot introduce incasarile (totale sau partiale) ale fiecarei facturi emise in luna curenta. Facturile din sold se vor plati utilizând optiunea 5.7.1 Facturi in sold.

 (Aviz): este utilizat pentru tiparirea avizului de expediere (cu vizualizare prealabila)

 (Aviz cant): este utilizat pentru tiparirea avizului de expediere fara afisarea preturilor.

 (Aviz 2): este utilizat pentru tiparirea avizului de expediere pe formularul pretiparit.

 (Cfg.Aviz): este utilizat pentru configurarea câmpurilor pentru Aviz 2. Asemanator cu (Cfg.Fact)

 

 

            Format 2

 Ecranul este asemanator cu cel de la Format 1, având in plus o a treia zona numita iii) incasari, care contine urmatoarele câmpuri : *Tip doc, *Data doc, *Nr doc, *Valoare, *Cont contabil.Aici se pot introduce incasarile aferente unei facturi. Ecranul are avantajul ca pentru introducerea incasarilor nu mai este nevoie sa se utilizeze un ecran separat. Chitanta se poate si tipari, separat sau impreuna cu factura, apasând pe butonul corespunzator

Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei (regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare implicit se pune bifa prin program.

            Format 3

            Ecranul este identic ca aspect cu cel de la Format 1, diferenta constând in modul de aplicare a discountului. Spre deosebire de Formatul 1 aici programul micsoreaza pretul de vânzare unitar preluat din nomenclator, cu rabatul acordat.

            Documentele tiparite sunt identice, indiferent de formatul din care se da comanda de tiparire.

Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei (regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare implicit se pune bifa prin program.

 

            Format Valuta – discount la pret vânzare in valuta

            Pentru a folosi acest format articolele din factura trebuie sa aiba obligatoriu trecut in nomenclator pretul de vanzare in valuta. Nomenclatorul se poate  accesa si din aceasta forma pe optiunea de meniu Nomenclatoare/Articole – format 2.

Ecranul este asemanator cu cel de la Facturi format 1, având in plus in zona 2, pentru fiecare articol, câmpurile :

 *Valuta 

 *Curs : se preia automat din tabela de cursuri valutare, daca a fost introdus in prealabil.

 *Discount pret v. : aici utilizatorul  va trece in procente discountul in valuta la pretul de vanzare.

 *Pret valuta : este  calculat  automat prin aplicarea procentului de  discount specificat la  pretul de vanzare din nomenclator.

Pretul in lei este calculat automat prin inmultirea cursului valutar cu pretul de vanzare in valuta din campul anterior.

Pe factura se va tipari si cursul valutar.

Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei (regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare implicit se pune bifa prin program.

            Facturi emise in valuta

            Informatiile sunt similare cu ale facturilor in lei, dar toate calculele se fac in valuta, inclusiv emiterea facturii.

             Se va completa in antet obligatoriu cursul valutar al facturii. Daca in prealabil s-a completat, la optiunea "Cursuri valutare", cursul zilei pentru valuta selectata, acesta va fi automat preluat la factura si nu mai e nevoie sa fie trecut manual. 

            Preturile in valuta se completeaza mai intâi la Nomenclatoare -> Articole format 2, in coloana verde (Preturi in valuta). Astfel, dupa preluarea unui cod de articol in acest format de factura, se va prelua automat si pretul sau in valuta. Daca se completeaza discountul, acesta se aplica la pozitia respectiva, diminuând pretul din nomenclator cu procentul dorit. 

            De la versiunea STC337 exista informatia *COD TARA (al clientului extern), validata in nomenclatorul codurilor de tari,  precum si tipul livrarii (P-prestare servicii, L-livrare bunuri sau T-operatie triunghiulara). Aceste informatii sunt importante la preluarea in modulul IMATI CONTABILITATE, pentru generarea declaratiei 390 VIES. Ele se vor completa numai pentru livrari/prestari intracomunitare.

 

 

Borderou vânzari

i) Antetul contine câmpurile :

*Nr.document : câmp obligatoriu, reprezinta numarul borderoului de vânzare.

*Data : câmp obligatoriu, data documentului.

*Gest : codul gestiunii.

            La terminarea introducerii pozitiilor borderoului, când se revine in antet programul calculeaza automat câmpurile : *Total valoare (fara TVA), *Total TVA, *Total valoare (cu TVA).

 ii) Pozitiile borderoului

Zona este multiinregistrare, fiecare inregistrare continând urmatoarele câmpuri:

            *Poz : câmp numeric obligatoriu reprezentând numarul de ordine al inregistrarii. Nu e permisa introducerea a doua pozitii cu acelasi numar.

            *Marfa : codul alfanumeric al marfii. Este tratat identic cu câmpurile similare de la documentele explicate anterior.

            *Gestiune : codul gestiunii, implicit egal cu gestiunea din antet dar poate fi modificat ;

            *Pret gestiune : pretul de gestiune (existent numai la mod lucru in COD-PRET);

            *U.M. : unitatea de masura ;

            *Pret vanz.unitar (cu TVA) : câmp numeric obligatoriu,  reprezinta pretul de vânzare inclusiv TVA.

            *Cantitate : cantitatea vânduta.

Atentie! : Pentru a putea face modificari sau stergeri in inregistrare trebuie mai intâi anulat câmpul *Cantitate.

            *TVA% : procentul de TVA. Implicit este egal cu TVA-ul implicit din configurare.

  OBSERVATIE : La iesirea de pe câmpul *Cantitate programul calculeaza : *Pret vanz unitar, *Valoare, *TVA.

            *Valoare cu TVA : valoarea de vânzare inclusiv TVA (calculata automat);

            *Pręt vânzare fara TVA : pretul de vânzare fara TVA (calculat de program automat) ;

            *TVA : Valoarea TVA-ului (calculata automat) ;

            Zona I) mai contine butoanele:

(Tiparire) : serveste la tiparirea borderoului de vânzari, calculând si totalul pe borderou.

(Articole): este utilizat pentru afisarea nomenclatorului de articole, cu posibilitatea selectarii unei grupe sau a unei subgrupe de articole. Revenirea in ecranul de plecare se face apasând pe butonul (Iesire).

(Sterge tot BV) : se sterge intregul document

 

    In partea stanga sunt informatiile utile pentru D394 in cazul in care datele din facturare se transfera in IMATI CNT.

    CAEN activit: codul CAEN, in cazul in care face parte din lista data de ANAF.

    Tip op2 : I1 daca vanzarea se face prin casa de marcat; I2 daca vânzarea este exceptata de la utilizarea casei de marcat

    Nr.bonuri fiscale : numarul de bonuri fiscale, pentru a fi cumulat in D394.

 

            Clienti interni

Facturi in sold

            La initializarea datelor de pornire (prima luna de lucru cu programul), utilizatorul va incarca prin aceasta optiune facturile aflate in soldul clientilor. Programul reporteaza de la o luna la alta documentele neincasate. Acestea pot fi vizualizate si/sau incasate utilizând aceasta optiune. Ecranul are urmatoarea forma :                         

i) Antetul cu câmpurile *Factura, *Data : obligatoriu dintr-o luna anterioara lunii contabile curente, *Client,*Agent (in cazul vânzarilor prin agenti de vânzare), *Valoare factura, *Rabat (procentul de rabat acordat daca este cazul),*Total factura emisa cu rabat.

ii) Pozitiile : cuprinde incasarile la factura, prin câmpurile   *Tip Doc,*Data Doc : obligatoriu din luna contabila curenta, *Nr Doc Plata, *Valoare, *Cont contabil.

 iii) *Total incasari : Programul calculeaza suma valorilor incasate pentru factura curenta, *Sold factura (calculat automat de program).

                        Repartizare incasari

                        Aceasta optiune permite incarcarea documentelor de incasare de la clienti intr-o maniera foarte comoda. Astfel, prima operatiune va fi selectarea clientului dintr-o lista care contine numai acei clienti care au documente in sold. In momentul in care s-a incarcat numele clientului este afisata lista cu toate documentele emise acelui client si aflate in sold. In continuare utilizatorul va incarca documentul de incasare  (tip document, numar document, data document, suma incasata si contul contabil de trezorerie in care se face plata). Acest document se poate repartiza pe mai multe facturi, daca este cazul astfel : se alege din lista facturilor in sold factura dorita si se apasa pe butonul (Operare).Programul cere  confirmarea faptului ca se doreste achitarea facturii alese.In cazul unui raspuns  afirmativ (Yes) programul inregistreaza automat documentul de incasare, total sau partial, la factura selectata. Simultan se recalculeaza soldul documentului de incasare si soldul clientului. Factura care a fost achitata integral dispare din acest ecran. Daca mai exista facturi in sold la clientul respectiv iar documentul de plata nu a fost repartizat in totalitate operatia poate fi reluata cu o alta factura. In momentul in care documentul de plata s-a repartizat integral programul anunta si utilizatorul este intrebat daca doreste incarcarea unui alt document de incasare. La raspuns afirmativ programul asteapta reluarea operatiunilor din momentul selectarii denumirii clientului. Eventualele corectii ale unor erori se vor face prin intermediul optiunii Incasari la facturi.

 

                        Incasari la facturi

             Permite inscrierea incasarilor direct la facturile existente, precum si vizualizarea repartizarii automate a incasarilor, efectuate in optiunea Repartizare incasari . Se pot face si reglari, corectii dar numai la incasari din luna curenta.   

            In zona de antet sunt datele principale ale facturii (Clientul, Nr.doc., Data doc, Suma de incasat, Termen, Data scadentei) care nu pot fi modificate aici.

            In zona de pozitii sunt informatiile :

                *Tip doc : tipul doumentului de incasare

                *Data doc : data doc. de incasare   

                *Nr.doc.inc : numarul doc. de incasare 

                *Valoare intrata : suma incasata

                *Cod cont : 1 = Casa; 2 = banca

                *Cont contabil : contul contabil asociat (nerelevant pentru modulul de facturare)

                Efecte primite

                *Valoare promisa : valoarea existenta intr-un instrument de decontare

                *Data scadentei : data scadentei instrumentului de decontare

                *Data incasarii : data incasarii instrumentului de decontare

      Buton (Avans) : aduce ecranul de avansuri de la client, daca exista avansuri in sold. In acest ecran se selecteaza avansul care se doreste imperecheat cu factura. Aici exista doua butoane de preluare avans : (Preluare avans in limita soldului facturii) - se preia din valoarea avansului respectiv o valoare care nu depaseste soldul facturii   

                              (Preluare avans integral) - poate fi preluat si un avans negativ, precum si un avans la o factura negativa

      Apasarea pe unul din butoanele de preluare avans creeaza o pozitie de incasare a facturii, cu suma preluata din acel avans. Se va diminua atat soldul facturii, cât si soldul avansului cu suma preluata.  

                        Incasari avansuri

            Permite incarcarea avansurilor de la clienti interni. Câmpurile sunt : 

        *Client : codul clientului

        *Tip doc : tipul documentului de incasare (Chit, OP, etc)

        *Nr.doc.inc.: numarul doc.de incasare

        *Data doc : data doc.de incasare

        *Suma (lei) : suma incasata

        *Cont contabil de trezorerie : contul contabil (de casa, banca) in care se inregistreaza incasarea (a nu se confunda cu contul bancar!)

        *Cont avans : contul de avans al clientului (se preia din nomenclator)

        *Sold : soldul avansului

    Dupa emiterea unei facturi la clientul respectiv, avansul poate fi preluat la aceasta factura.    

    Butonul (Af.distributie avans) afiseaza facturile la care a fost distribuit avansul respectiv prin butonul (Avans) din zona de incasari a facturilor.

 

                        Situatia cli

 

                        Fisa (sold) client detaliat

             Optiunea permite afisarea si tiparirea fiselor clientilor. Fisa contine fiecare document emis precum si incasarile acestuia, total valoare incasata, soldul documentului si soldul clientului. Lista totalizeaza rulajele debitoare, respectiv creditoare precum si soldurile clientilor.

            Fisele clientilor sunt grupate pe gestiuni, utilizatorul selecând câte o gestiune pentru vizualizarea unei liste. Lista poate fi tiparita pentru toti clientii, pentru un singur client sau pentru o categorie de clienti (v.nomenclatorul clientilor, câmpul *Categoria). Listele pot include facturile emise pâna la o anumita data specificata de utilizator.

                        Fisa (sold) client simplificat

            Se tipareste lista clientilor cu soldul fiecaruia (calculat ca suma a soldurilor fiecarei facturi).

                        Incasari          

            Permite tiparirea listelor de incasari de la clienti, dupa mai multe criterii de selectie (pe client, pe categorie, pe agent de vanzare, zona). De asemeni, se poate tipari lista incasarilor in ordine cronologica.

 

H.Situatii

 Prelucrari

                         Liste

-           Jurnal vanzari TVA LA INCASARE

-           Jurnal de vânzari cu totaluri pe zile

-           Jurnal de vânzari/zile

-           Jurnal de vânzari/gestiuni

-           Borderou vânzari

-           Borderou vânzari extins

-           Situatia clientilor

-           Fisa (sold) clienti detaliat

-           Fisa (sold) clienti simplificat

-           Sold clienti evolutie cronologica

-           Incasari

-           Scadente

 

 

Fisa (sold) client detaliat

            Optiunea permite afisarea si tiparirea fiselor clientilor. Fisa contine fiecare document emis precum si incasarile acestuia, total valoare incasata, soldul documentului si soldul clientului. Lista totalizeaza rulajele debitoare, respectiv creditoare precum si soldurile clientilor.

            Fisele clientilor sunt grupate pe gestiuni, utilizatorul selecând câte o gestiune pentru vizualizarea unei liste. Lista poate fi tiparita pentru toti clientii, pentru un singur client sau pentru o categorie de clienti (v.nomenclatorul clientilor, câmpul *Categoria). Listele pot include facturile emise pâna la o anumita data specificata de utilizator.

Fisa (sold) client simplificat

            Se tipareste lista clientilor cu soldul fiecaruia (calculat ca suma a soldurilor fiecarei facturi).

                        Incasari          

            Permite tiparirea listelor de incasari de la clienti, dupa mai multe criterii de selectie (pe client, pe categorie, pe agent de vanzare, zona). De asemeni, se poate tipari lista incasarilor in ordine cronologica.

N.Modificare_luna

            Se inchide luna curenta si se initializeaza luna urmatoare. Luna precedenta poate fi revizualizata de oricâte ori dar nu se mai permit modificari in cadrul ei.

            Observate: deoarece se pot introduce documente cu data in avans fata de luna curenta, acestea vor deveni documente ale lunii curente daca luna datei corespunde cu noua luna contabila sau vor ramane documente scrise in avans daca data depaseste si noua luna contabila creata.