IMATI STOCURI
(Manual de
utilizare)
Cap.1. INSTALAREA PROGRAMULUI
Cap.2
MODULUL DE MONITORIZARE
Cap.3.1. STOCURI
Cap.3.3. FACTURARE
Cap.4
ELEMENTE DE OPERARE IN BAZA DE DATE
Cap.5 INTREBARI FRECVENTE SI RASPUNSURI
Cap.6
LUCRUL CU CASA DE MARCAT conectata la aplicatia ANDROID "IMATI
vânzari CM"
Cap.7 Noutati
Cap.8 Documente in format particularizat
Pentru instalare e necesar un calculator cu minim 500 MB RAM, spatiu
liber pe harddisc cel putin 500 MB (va recomandam insa mai mult pentru lucru,
cel putin 500 MB liberi dupa instalare deoarece pe lânga bazele de date care se
formeaza , in timpul lucrului se creaza si fisiere temporare), CD-ROM si sistem
de operare WINDOWS (orice versiune) instalat. In plus, programul creeaza autosalvari si salvari
de siguranta ale datelor care ocupa destul de mult spatiu.
Instalarea de pe CD-UL furnizat de firma:
Introduceti
CD-ul in unitate.
Pe ecran va aparea o imagine (in cazul in care sistemul dv.nu are activata
functia de AUTORUN si imaginea nu apare automat va trebui sa apelati fisierul
imati.exe de pe CD) ce include butoanele : (Runtime), programul –
Contabilitate, Salarii, Stocuri sau Imobilizari, tipul instalarii – Kit,
Actalizare, Documentatie, Legislatie precum si butonul INTERNET.
Daca pe calculator nu exista Access 2000 se va instala Runtime prin apasarea pe
buton. Indicam sa se instaleze intr-un folder diferit de cel implicit, de
exemplu: C:\run2000
ATENTIE ! Proogramul functioneaza cu orice versiune de MS ACCESS incepend cu 2000 pana in prezent. Puteti folosi orice versiune de MS ACCESS aveti sau sa instalati o versiune de Runtime de la ver.2000 pana in preent, dar nu instalati simultan o versiune de MS ACCESS si o versiune de RUNTIME.
Puteti descarca o versiune de Runtime de pe saitul nostru sau orice versiune de Runtime de la Microsoft. De asemenea puteti folosi sau instala orice versiune functionala de MS ACCESS incepand cu vesiunea 2000.
Instalarea unui program IMATI, dupa instalarea Runtime-ului, implica urmatorii
pasi:
1. Se selecteaza programul dorit (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau
Imobilizari);
2. Se apasa butonul (KIT) pentru instalarea kitului de baza; va recomandam sa
pastrati toate optiunile implicite din timpul instalarii, apasând Enter la
fiecare oprire pentru eventuala selectare a unei optiuni. Instalarea kitului de
baza este obligatorie, actualizarea neputând rula altfel.
3. Se apasa butonul (Actualizare) pentru actualizarea la ultima versiune; de
asemeni, dati Enter la fiecare oprire a programului in timpul instalarii. In
acest fel se va instala ultima versiune de program existenta pe CD.
4. Se apasa pe butonul (Document) pentru instalarea documentatiei in format
electronic;
Butonul (Internet) serveste la
descarcarea si instalarea de pe internet a ultimelor variante de program,
atunci când este cazul.
Dupa instalare programul se va regasi in Start->Programs->Imati->Imati
<nume program>.
La prima apelare a programului, pentru a putea lucra cu programul va trebui
obtinut codul de activare de la firma furnizoare. In acest scop va aparea un
mesaj cu intrebarea
" Doriti activarea versiunii ? "
Daca se raspunde cu Yes va aparea o fereastra in care veti apasa pe butonul
(Genereaza)
si
va aparea un cod sub rândul " Codul generat... "
Exista
doua modalitati de obtinere a codului de activare, ambele in orele noastre de program :
1. Acest cod trebuie
comunicat telefonic (021.321.77.69) sau prin e-mail (sediu@imatisoftware.ro)
catre societatea noastra pentru a va fi comunicat codul dumneavoastra de
activare. Acest cod va trebui introdus in rândul de sub "
Codul de activare primit de la IMATI "
inlocuindu-se
valorile de 0 cu valorile primite de la noi.
2. Prin internet,
apasand butonul (Activare
prin internet). Va aparea o fereastra unde trebuie sa introduceti
Utilizatorul si Parola primite de la noi. Fiecare client are un cod de utilizator si o
parola, unice. Apoi trebuie apasat butonul (Conectare + Trimite SN). Daca serverul de activari este pornit si indepliniti toate
conditiile pentru a vi se comunica prin internet codul de activare, acesta va
fi transmis catre dv. si va aparea mesajul „Codul de activare a fost preluat. Puteti inchide ecranul. In
continuare apasati pe butonul Continua.” Respectati cele descrise in mesaj si puteti lucra
cu programul. Aceasta a doua metoda va functiona doar pentru calculatoarele
pentru care s-a obtinut un cod utilizand prima metoda (la prima instalare pe calculator
a modulului) si care au efectuat o plata
pentru acest calculator in ultimele 183 de zile (1/2 an).
Dupa
introducerea codului obtinut
prin oricare din metodele de mai sus, se apasa
butonul (Continua). Daca s-a introdus codul corect se ramâne in program, altfel
programul este inchis si trebuie reluata operatia.
Pentru instalarea unei statii suplimentare in retea este
necesara instalarea programului si pe statia respectiva si apoi conectarea
programului la unitatea pe care se afla baza de date, astfel :
Presupunem computerul pe care se afla baza
de date “nume computer” iar unitatea “unitate”. Dupa intrarea in program (pe
statie), in prima fereastra (partea superioara) exista meniul : Cale,
Computer, ? Activare, Iesire. Se va apela optiunea Computer si se va introduce
aici numele unitatii unde se afla baza de date, in exemplul de fata
\\nume
computer\unitate\. La Parametri de conectare – Selectie computer se va selecta valoarea introdusa. In acest
moment, la ‘Selectati firma’ vor aparea
societatile introduse in unitatea selectata. Se va selecta societatea,
anul si luna si se va apela Conectare (sau Retea, dupa tipul programului).
Atentie! Retelele wireless sau VPN pot avea intreruperi ale fluxului de informatie. Daca apare o intrerupere in functionarea retelei pot aparea coruperi de date. In aceste cazuri trebuie data operatie de reparare dupa un blocaj (chiar si de scurta durata al retelei in care este instalata aplicatia)
Din acest punct de vedere, in locul instalarii clasice sub o retea wireless sau VPN recomandam o instalare pe server cu apel "remote desktop" deoarece este mult mai bine protejata la blocajele retelei. Aveti avantajul in cel de al doilea caz ca operetiile sunt mult mai rapide deoarece totul se desfasoara doar pe server. Mai trebuie specificat ca serverul trebuie sa fie foarte rapid si sa aiba memorie suficient de mare pentru ca sa duca toate instantele aflate in lucru la un moment dat.
Dupa instalarea programului in
Windows programul instalat se va regasi in sectiunea “(All) Programs” cu numele grupului
alocat la instalare ( IMATI ), iar in interiorul sau icon-urile: IMATI
STOCURI, UNELTE STOCURI, MANUAL STOCURI.
ATENTIE! Pentru o buna functionare a
programului e necesar ca in WINDOWS sa existe urmatoarele setari :
1. Formatul English
, având la setarea numerica punctul zecimal si separatorul grupelor de
cifre virgula;
2. Data in format dd.mm.yyyy
Start -> Settings -> Control Panel -> Regional
Settings -> Date -> Short Date
si aici se suprainscrie cu dd.mm.yyyy.
Obs.:
Programul
de stocuri cauta aceste setari in registri si daca nu se gasesc anunta
utilizatorul si incearca sa faca setarile necesare in registri.
Cap.2 Modulul de monitorizare
Dupa
apelul icon-ului IMATI STOCURI programul va incarca mai intâi un ecran
cu ajutorul caruia poate fi monitorizat lucrul cu aplicatia astfel:
Butonul
(ADAUGARE) permite
adaugarea unei noi societati in baza de date, la unitatea logica si adresa
curenta conectata. Teoretic numarul de societati cu care se poate lucra este
nelimitat, practic el depinde de spatiul liber de pe harddisc. La apasarea
butonului, utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii,
nume ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere alfanumerice, fara
spatii, fara caractere speciale sau delimitatoare. Cu acest nume societatea va fi recunoscuta si apelata
de lucrare. De asemeni, programul cere anul si luna contabila de pornire. Pe
masura ce se lucreaza o luna si se trece la luna urmatoare programul va crea
automat un fisier cu luna respectiva care poate fi accesat prin conectare. Daca
se doreste lucrul cu o anumita societate si o anumita luna contabila se
selecteaza numele societatii, anul si luna contabila si apoi se conecteaza
baza de date dorita prin apasarea pe butonul (Local) daca baza de date este locala sau (Retea) daca baza de
date se afla pe un alt calculator, legat in retea .
In
acest ecran mai exista urmatoarele elemente: Unitatea conectata sau computerul
conectat reprezinta numele computerului asa cum este vazut prin reteaua
existenta (Network Neighborhood sau echivalent) de forma tt\nume computer\t\nume
harddisc\t sau unitatea logica alocata prin operatia de mapare (ex. F). Computerele care pot fi
accesate vor fi incarcate in tabela care se
deschide la apelul optiunii Computer din meniul aflat in partea
superioara a ecranului. Aici se incarca toate computerele din retea pe care se
afla instalat programul IMATI STOCURI si pe care se doreste accesul la
date.
Pentru
conectarea pe alta unitate logica sau alt computer se va selecta elementul
dorit din una din listele aflate in sectiunea ‘Parametri de conectare’ :
Unitate sau Selectie computer.Apoi se selecteaza societatea dorita
din lista de societati care va aparea automat in Selectati firma, precum
si anul si luna pe care se doreste lucrul, apasând apoi pe unul din butoanele
de conectare (Local) sau (Retea).
Dupa
adaugarea societatilor poate incepe lucrul efectiv astfel : se selecteaza
societatea dorita in câmpul “Selectie societate”, se selecteaza anul si apoi
luna si apoi se conecteaza cu ajutorul butonului de CONECTARE (Local sau
Retea). Numele societatii conectate apare in câmpul “Firma conectata”, anul
conectat apare in câmpul “Anul conectat”, luna conectata apare in câmpul “Luna
conectata”. Aceasta conectare ramâne activa permanent, (chiar daca se iese din
program si se revine) pâna la conectarea unei alte societati. Practic, la
apelul programului va fi intotdeauna o societate conectata. Daca se doreste
lucrul cu aceasta societate se va apasa in continuare pe butonul START care activeaza meniul principal al modulului
de STOCURI, meniu ce va fi descris in capitolul urmator. Daca se doreste lucrul
cu o alta societate aceasta va fi mai intâi conectata cum am aratat mai sus si
apoi se apasa pe butonul START.
Daca
din diverse motive se doreste stergerea unei societati se va proceda in felul
urmator: Se va avea grija ca societatea sa nu mai fie conectata, conectând alta
societate. Se selecteaza in câmpul “Selectie societate” numele societatii de
sters si apoi se apasa butonul STERGERE.
Atentie ! Prin stergerea unei societati
din baza de date toate informatiile privitoare la aceasta vor fi iremediabil
pierdute, de aceea programul mai
intreaba o data de siguranta daca doriti intr-adevar sa stergeti respectiva
societate. In cazul unui raspuns afirmativ societatea va fi stearsa din baza de
date. Totusi programul nu sterge arhiva salvarilor de pe harddisc ale
societatii. Daca se doreste stergerea lor aceasta trebuie facuta cu un program
utilitar (ex. Windows explorer).
Pe
lânga functiile privind lucrul cu mai multe societati acest ecran mai cuprinde câteva
elemente :
Deconectare : anuleaza conectarea de pe
orice societate. Nu va fi apelat de
utilizatorul de program.
Restructurare : adapteaza baza de date curenta la o versiune superioara a programului. Consta din doua etape. Nu se va utiliza decât in cazul unui upgrade de program. Dupa aceasta operatie se recomanda salvarea datelor in forma restructurata. Programul semnaleaza când trebuie facuta operatia.
Test IM, Test DB : functii utile administratorului. Testeaza integritatea unor fisiere ale bazei de date si semnaleaza eventuale probleme.
Reparare : Repara baza de date a societatii trecute la
selectie societate , selectie an, selectie luna fara ca aceasta sa fie
societatea conectata.
SALVARE : functia serveste la arhivarea datelor societatii conectate din anul si luna conectate. Aceasta salvare se poate face in trei moduri :
1. Interna,
compresia este facuta cu un utilitar propriu aplicatiei.
2. Arhivata, cu utilitarul arj.exe (pt. Windows pe 32 biti) sau arj32.exe (pt. Windows pe 64 biti) pentru cei care au acest utilitar.
3. Fara
comprimare.
Utilizatorul selecteaza
forma de salvare si apoi apasa pe butonul START. Programul efectueaza
salvarea datelor in doua fisiere : un fisier contine in denumire numele
societatii si o terminatie constând din doua litere care desemneaza modului (in
cazul de fata ‘ST’) si având extensia formata din tipul de salvare (A-arj;
I-interna; N- necompresata, 7- cu 7zip), cifra lunii si ultima cifra a anului.
Pentru lunile 10,11,12 al doilea caracter din extensie va fi A,B respectiv
C. (de Exemplu: salvarea pe luna noiembrie 2015 as societatii "soc"
facuta cu 7zip va avea numele: "socST.7B5" Acest fisier
va fi suprainscris la urmatoarea salvare a aceleiasi societati din acelasi an.
Al doilea fisier este o salvare de siguranta care intra intr-o arhiva de
salvari si al carui nume este format din anul, luna si ziua in care a fost data
salvarea urmate de aceeasi terminatie si aceeasi extensie ca si primul fisier.
Programul afiseaza apoi numele fisierelor obtinute prin salvare si intreaba
utilizatorul daca acesta doreste o copie de siguranta pe alta unitate sau in alt
folder. Daca se doreste salvarea pe un CD sau DVD se introduce numai numele
unitatii (E, D, etc) fara sa se introduca si semnul ":". Programul va
lansa in acest caz utilitarul Windows care scrie pe CD/DVD. Cu ajutorul acestuia
se finalizeaza scrierea pe CD/DVD.
Functia serveste la
readucerea datelor in societatea conectata dintr-o salvare anterioara. Se
restaureaza societatea conectata, anul si luna conectate, apasând pe butonul
Restaurare. Daca salvarea ceruta este facuta cu o versiune anterioara a
programului va aparea un mesaj prin care utilizatorul e anuntat ca trebuie data
comanda Restructurare si se va iesi automat din program. La apelul
urmator al programului se vor ignora cele doua mesaje de eroare care vor aparea si
se apasa direct pe butonul Restructurare. Apoi ,optional, se poate face salvarea datelor
restructurate. Aceasta salvare va inlocui salvarea initiala.
Iesirea
din lucrare se face apasând pe butonul “IESIRE”.
Meniul acestui ecran este
urmatorul :
-
Cale
Contine
calea in care este instalat programul. Implicita este C:\IMATI\STC\. NU
schimbati aceasta adresa altfel programul poate sa nu functioneze.
-
Computer
Contine
lista computerelor aflate in retea pe care s-a instalat baza de date. De
exemplu :
Programul
a fost instalat pe C:\IMATI\STC\ iar baza de date pe un calculator care in
reteaua WINDOWS este recunoscut ca fiind C1, pe drive-ul C. Introducând aici numele
\\C1\C\ vom putea accesa mai usor baza de date la operatia de CONECTARE.
Optiunea
permite :
- Preluarea datelor unei societati/filiale
- Preluarea intrarilor prin transfer de la
gestiuni exterioare
Pentru
a putea utiliza aceste optiuni e necesar sa definiti ‘Societatile
din care se importa date’ din Nomenclatoare
Astfel se pot centraliza intr-o
‘societate–mama’ operatiile facute in filiale aflate la distanta.
-
Activare
Apelând
aceasta optiune de meniu puteti vedea codurile de activare valabile pe
calculatorul curent sau puteti introduce alte coduri. De exemplu, dupa ce vi
s-au dat coduri DEMO puteti sa le inlocuiti cu cele definitive. Programul
retine intr-un fisier ultimele coduri activate. Apasând pe butonul (+) puteti
sa reintroduceti aceste ultime coduri. Aceasta va ajuta la instalarea unei noi
versiuni de program caruia nu i s-a schimbat denumirea tocmai in acest scop. De
exemplu, aveti versiunea de program STC320. Daca veti gasi pe site-ul nostru
acelasi numar de versiune dar alta data de postare, dv. puteti sa faceti
upgrade iar când programul va intreaba daca doriti activarea versiunii
raspundeti Yes si apoi apasati pe butonul (+), fara sa fie nevoie sa mai sunati
la sediul nostru pentru un nou cod de activare.
Pentru activarea programului aveti doua metode: 1)- obtinerea codului de activare telefonic sau 2)- obtinerea codului de activare din internet
Cazul 1)- Apasati pe butonul [Genereaza]. Se va afisa pe linia de sus "codul generat" un cod ce se comunica telefonic la sediul firmei "IMATI Software SRL"
- De la sediu se va obtine un cod de raspuns ce se va introduce in linia de jos. Daca introducerea a fost corecta, la apasarea butonului [Contiua] se va ramâne in program si se va putea continua operarea.
Cazul 2)- Apasati pe butonul [Genereaza]. Se va afisa pe linia de sus "codul generat".Se va apasa pe butonul [Activare prin internet]. In forma obtinuta se vor introduce numele de utilizator si parola obtinute in prealabil de la personalul societatii noastre. Apoi se va apasa butonul [Conectare+trimitere SN]. Progamul preia automat raspunsul din internet. Daca utilizatorul este in perioada când are dreptul la activari rapunsul cu codul de activare se introduce automat in program. La apasarea butonului [Contiua] se va ramâne in program si se va putea continua operarea.
-
Configurare -> configurarea initiala
1 - Puteti interzice tiparirea unui document primar pâna acesta nu e blocat, pentru a nu mai permite ulterior modificari.
2 - De asemenea, puteti opta pentru setul extins de meniuri pentru a avea acces la mai multe tipuri de situatii.
3 -
Puteti bifa ca programul sa treaca automat articolele cu
stoc zero in stocul lunii urmatoare.
Puteti configura ca la dublu click pe codul de marfa din formele de intrari, iesiri sau notele de transfer sa se afiseze in functie de dorinta:
*- nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii)
*- stocul curent
*- nomeclatorul exins (se afiseaza doar daca se coreleaza cu optiunea 2 din aceasata configurare
-
Iesire : Iesirea din program
Meniul principal al modulului (la care ajungem apasând
pe butonul START) este:
A- Config
C-
Comenzi
E-
Intrari
F-
Iesiri
I- Situatii
J- Valuta
L-
Utilitare
N-
Modif.lunii
O- Arhive
P- ?Documentatie
Q- Exit
Exista de asemeni o bara de unelte (Toolbar) cu optiunile:
Prelucrari - identic cu Situatii -> Prelucrari
Iesire
A-
Config. (Configurare)
Selectând
prima optiune din meniu va aparea
urmatorul submeniu:
A.1.Configurari
A.2.Conturi contabile generale
A.1.Configurari
La
apelul optiunii Config se va intra intr-un ecran ce contine urmatoarele
câmpuri:
A.1.1.Date
societate
* Societatea : se
introduce numele complet al societatii, care va aparea in antetul fiecarei
liste precum si pe ecranul meniului principal.
* Numarul de inmatriculare in Registrul Comertului
* C.I.F.
* Sediul
* Telefonul
* Banca ( Sunt prevazute trei câmpuri pentru acest scop)
* Contul ( Sunt prevazute trei câmpuri pentru acest scop)
* Capitalul social
* Neplatitor de TVA (bifa) : se bifeaza pentru
neplatitorii de TVA in cazul emiterii de facturi pe program, pentru a nu mai
edita coloana de TVA pe factura.
Datele de identificare
vor aparea in antetele rapoartelor si pe factura, la facturare.
A.1.2.Configurari
generale : servesc la setarea unor optiuni ale utilizatorului
privind lucrul cu programul
* Tip
de urmarire a stocului
Aplicatia
implementeaza urmatoarele metode de urmarire a stocului
din punct de vedere al descarcarii de gestiune :
-
C (sau nu se completeaza nimic, aceasta fiind
metoda implicita) : metoda costului mediu ponderat (CMP) prin care pentru
fiecare articol din stoc se genereaza o singura fisa de magazie indiferent daca
exista intrari la mai multe preturi de achizitie iar pentru descarcarea de
gestiune se utilizeaza formula
CMP
calculat la sfarsitul lunii =
valoare stoc
initial la inceputul lunii + total valoare intrata in cursul lunii
stoc cantitativ
la inceputul lunii + total cantitate intrata in cursul lunii
Atentie ! CMP-ul se
calculeaza pentru fiecare gestiune in parte.
-
P : Metoda prin care acelasi
articol se urmareste la preturi diferite de gestiune functie de preturile lui de intrare, fisele de magazie se tin separat
pe fiecare pret de gestiune iar descarcarea de gestiune se face la pretul de
intrare, cu posibilitatea (si obligativitatea) de selectare a acestui pret.
-
Metoda F – urmarire pe loturi de intrare ; propune iesirea FIFO dar nu
restrictioneaza
*
Valuta implicita : initial EUR
Nr.zecimale
folosite, pentru : pret vanzare si pret gestiune
* Tip
implicit cumparari (D- cu drept de deducere a TVA, F- fara drept de deducere a
TVA C – pe baza de prorata)
*
Alarma stoc minim : daca se bifeaza aici, programul sesizeaza cand
iesirile micsoreaza stocul sub nivelul stocului minim din nomenclator si
atentioneaza utilizatorul.
*
Validare in planul de conturi al modulului de contabilitate : bifa va avea
ca efect verificarea existentei conturilor in planul de conturi din IMATI
CONTABILITATE (posibil, evident, atunci când pe calculator este prezent si
modulul de contabilitate).
- Selector de urmarire Clienti si Furnizori cu doua optiuni:
a) - Cu urmarire de Clienti si Furnizori
b) - Fara
urmarire de Clienti si Furnizori
Selectati una din aceste
doua optiuni in functie de modul cum vreti sa folositi lucrarea:
a) Programul tine cont
de soldurile facturilor la trecerea la luna urmatoare, stergând documentele
care au soldul zero (facturi catre furnizori integral achitate, respectiv
facturi emise clientilor integral incasate). Documentele care nu au fost
decontate se vor prelua in soldul lunii urmatoare.
b) Programul nu
pastreaza nici un document de la o luna la alta si nu permite introducerea
decontarilor.
- Selector de centre de cost cu 4
optiuni:
a) Fara incarcare Centre de cost
b) Cu incarcare doar Cost1
c) Cu incarcare Cost1 si Cost2
d) Fara afisare Centre de cost
Aplicatia
de Stocuri permite atasarea unuia sau a doua centre de cost la toate
documentele care au atasat un cont de venit sau un cont de cheltuiala, pentru
ca notele contabile generate sa contina aceste centre de cost. Ulterior notele
vor fi preluate in modulul IMATI CONTABILITATE unde se pot genera situatii pe
centre de cost.
- Selector de Trimitere automata in
nomenclator
Daca
optiunea selectata este DA si daca la introducerea documentelor de intrare si a
stocului initial, apare un articol nou
care nu exista in nomenclator, dupa introducerea denumirii, procentului de TVA
si a unitatii de masura, controlul programului este cedat automat ecranului de
nomenclator articole , dandu-se astfel posibilitatea de a completa toate datele
articolului respectiv (pret vanzare, grupa, subgrupa, stoc minim, stoc maxim).
La actionarea butonului Iesire din ecranul de nomenclator, se revine automat in
ecranul initial de introducere a pozitiilor documentului primar.
- Selector de Generare automata de note contabile la prelucrare.
Daca
optiunea selectata este DA, se genereaza automat notele contabile ori de cate ori se da comanda de Prelucrare din
meniul principal.
Intrucat
optiunea Prelucrare este consumatoare de timp si trebuie, de regula, data mai des, se
recomanda sa se aleaga optiunea NU, iar notele contabile sa se genereze separat, din
optiunea respectiva.
- La intrarea de marfa de la furnizor
se verifica daca exista comenzi de la clienti referitoare la acea marfa.
Bifa are sens daca se incarca in program comenzile de la clienti.
- Preluare
articol din : Nomenclator articole, Extensie clienti sau Extensie
categorii de clienti
Implicit programul presupune
preluarea pe factura a datelor unui articol din nomenclatorul de articole dar
se poate opta pentru lucrul cu extensia pe clienti sau pe categorii de clienti
unde acelasi articol poate avea preturi diferite la clienti diferiti sau la
categorii diferite de clienti.
De exemplu, s-a negociat cu un lant
de magazine un pret de vânzare al unui produs. Acel lant de magazine va avea
câte un cod de client in nomenclatorul de clienti pentru fiecare magazin, dar
aceeasi categorie de client. Se poate seta un pret si un cod de bare specific
acelui lant de magazine, care se va introduce o singura data, la optiunea
Extensie-> Articole format 3 editare. Daca se va bifa aceasta optiune in
configurare, la incarcarea facturii, toate elementele codului respectiv de
articol se vor prelua din zona de extensie.
-
Selector «Cu TVA la incasare» : se bifeaza daca firma se incadreaza in
sistemul TVA LA INCASARE.
A.1.3.Configurari
facturare
-
Fara tiparire facturi ;
Implicit
programul este configurat pentru tiparirea facturilor si atunci videoformatele
unde se introduc datele corespunzatoare (Iesiri) contin si câmpuri specifice,
cum sunt : Cont, banca, delegat, mijloc de transport, etc. Daca nu se
doreste emiterea facturilor se bifeaza aici si aceste videoformate sunt mai
simple, nemaiaparând aceste câmpuri care ar incarca inutil formatul de
introducere a datelor.
- Procentele
de TVA :
* Cota TVA 1 maxima -
valori posibile : 24 inainte de anul 2016 si 20 incepând cu anul 2016
* Cota TVA
2 redusa valore = 9 incepând cu anul 2016
* Cota TVA
3 redusa valore = 5 incepând cu anul 2016
* Procent TVA implicit : introduceti valoarea
cel mai des folosita din cele de mai sus sau
valoarea 0
Procentele
de TVA maxim si redus
2 si 3 vor fi obligatoriu diferite intre ele si diferite de zero.
- Observatii
tiparite pe factura , câmpuri de observatii generale care pot aparea pe
toate facturile emise.
- Contor
pentru generarea de numere de factura
- Contor
pentru generarea de numere de aviz de expeditie
- Modul de tiparire a pozitiilor facturii : dupa pozitia bifata, inregistrarile pe
factura tiparita vor avea la coloana ‘Denumirea produselor sau a
serviciilor’ :
·
Doar
codul
·
Doar
denumirea
·
Codul+denumirea
·
Denumirea/codul
·
Nume/cod+codul
intern al marfii la client : denumirea/codul (din nomenclatorul de
articole) + codul intern al marfii la client (Din extensie -> Articole
format 3 Editare)
·
Cod
+ nume (nomenclator articole) + codul intern al marfii la client + cod bare la
client (extensie, ca mai sus)
·
Codul
+ denumirea + pret vanzare in valuta (din nomenclator articole)
·
Cod
(nomenclator) + codul intern al marfii la client (extensie)
- codul reprezinta codul articolului sub care se gaseste in nomenclator,
- codul intern al marfii la client reprezinta un cod particular (neobligatoriu) asociat fiecarui client si care poate fi tiparit pe pozitiile facturii dupa dorinta
Acest cod se incarca in zona de extensie a nomenclatorului (vezi modul de activare a extensiei in zona: Configurare -> configurarea initiala)
A.1.4.Casa de marcat / Impimanta Fiscala
dintre optiunile de introdus evidentiem:
Tipul de casa folosit dintre cele suportate de program,
Numarul portului serial de comunicatie cu casa de marcat (daca e cazul)
Gestiunea implicita din care se scoate marfa vânduta prin casa de marcat
** Adresa de lucru - unde s-a instalat driverul casei de marc - vezi indicatiille de pe ecran
-pentru a se configura mai usor programul in acord cu setarile interne ale casei se permite introducerea:
- Procentul 1..5 de TVA - Codul asociat in casa
contactati persoana care a setat parametrii de functionare ai case de marcat pentru a introduce aceste date in configurare
A.1.5.Caracteristici articol
Permite asocierea de denumiri celor 9 nomenclatoare distincte care pot evidentia diferite caracteristici ale unui articol din stoc.
- Pentru primul nomenclator: Se pot atasa mai multe atribute unui singur articol de stoc. exemplu : o carte poate avea mai multi autori - iar numele asociat va fi "autori". Veti gasi un nomenclator de autori in sectiunea extensie pe pozitia 1
- Pentru nomenclatoarele 2..9 se poate acorda cate o singura caracteristica asociata unui nomeclator.
Ex1: Daca nomenclatorul 2 are asociat numele "culoare", in el se pot scrie nume de culori si asocia o unica culoare unui articol
Ex2: Nomenclatorul 3 poate avea asociat numele "clasa" (penru manuale scolare" iar numenclatorul va avea continutul: 1,2,3...12
In formatul extins de meniuri se pot introduce mai multe caracteristici asociate articolelor din stoc (De exemplu: culoare, dimensiuni, forma, etc.) Pentru fiecare caracteristica se asociaza un nomenclator. In aceasta configurare se asociaza un nume ale fiecarei caracteristici. Acest nume se va asocia unui nomenclator. (De ex: pentru culori vom avea un nomenclator cu culorile folosite la respectivul articol)
Selectând optiunea extensie de la nomenclatoare se va observa ca numele
caracteristicilor se va asocia cate unui nomenclator. De ex: daca asociem in
configurare la caracteristica 3 numele "culori" in forma extensie de
la nomenclatoare va apare in dreptul caracteristicii 3 numele "culoare"
si daca se selecteaza butonul [Afiseaza] asociat se deschide un nomenclator in
care se pot introduce numele de culori ce se pot asocia respectivei
carcteristici.
A.1.6.Alte setari
Evidentiem:
-Informatii tiparite pe declaratia de conformitate
dintre acestea [Declaratie 1] este text tiparit inainte de lista pozitiilor din declaratie
dintre acestea [Declaratie 2] este text tiparit la sfârsitul listei din declaratie
- bifa de configurare: La introducerea unui lot in formele de intrari sau iesiri se valideaza lotul in nomenclatorul de loturi
Aceasta bifa se foloseste daca se merge in modul F cu stocul (FIFO pe loturi) si se doreste ca informatiile de lot sa existe in nomenclatorul de loturi (lista ce se pate crea in mod dinamic pe masura ce se introduc loturile in pozitiile de intrari). Nomenclatoru de loturi este util deoarece mai poate contine si informatii suplimentare despre lotul respectiv - vezi nomenclatorul din program pentru a consulta informatiile ce se pot introduce aici.
- Soldul casei la inceputul lunii (foloseste doar la calcularea registrului de casa): data care permite calcularea si afisarea corecta a soldului casei la o anumita data
A.1.7.Urm.clienti (Urmarire clienti)
Prin activarea bifelor de la aceasta optiune se poate activa o optiune suplimentara de urmarire a clientilor. Aceasta functioneaza astefel:
- La introducerea clientului asociat unei facturi programul calculeaza soldul la acel moment al clientului (pe baza documentelor deja introduse in modulul de stocuri) si asociaza o serie de parametri ce se introduc in nomenclatorul de clienti particular pentru fiecare client in parte (Prag de creditare, termen de plata, coeficient de risc).
Soldul astefel calculat este comparat in doua moduri:
1- cu valoarea T1 = pragul de creditare - se da mesaj in cazul depasirii acestuia
2- cu valoarea T2 = (Vanzarile pe ultimele 12 luni)/365*(termenul de plata)*(coef.de risc)
unde Vanzarile pe ultimele 12 luni se cumuleaza in arhiva - pe fiecare client in parte. La modificarea lunii se scriu automat datele de vanzare ale lunii vechi in arhiva.
Daca aceasta optiune nu a mai fost folosita, prima data trebuie initializata aceasta informatie din datele ultimelor 12 luni existenete inaintea lunii curente. Pentru aceasta se procedeaza astfel:
a) se conecteaza pe rand fiecare lunia din cele 12 din spate , se face prelucrarea si apoi se apeleaza de la [Utilitare] optiunea: [Transferul vânzarilor pe clienti DIN LUNIA CURENTA in arhiva]
b) se merge ultima luna contabila (luna curenta de la stocuri) si se da de la [utilitare] optiunea : [Transferul vânzarilor pe clienti DIN ANUL ANTERIOR in arhiva]
Prin aceste operatii s-a initializat arhiva de vanzari pe ultimele 12 luni pentru fiecare client.
Liste privind aceasta arhiva precum si parametrii din nomenclatorul de clienti se gasesc la: [Situatii]->[Liste]->[Iesiri]->[Arhiva vânzarilor pe clienti pe ultimele 12 luni]
A.2.Conturi contabile generale
Optiunea
permite introducerea conturilor contabile folosite pentru generarea automata a
notelor contabile pentru operatiunile de intrari marfuri, inclusiv import,
inregistrare a marfurilor la valoarea de vanzare cu amanuntul, de descarcare
gestiune, de inregistrare vanzari.
Aceste conturi sunt :
*TVA
deductibil pt.op.cu drept de deducere : contul de TVA cu care programul
genereaza nota contabila din cumparari destinate realizarii activitatilor cu drept
de deducere (marcate cu tipul D in jurnalul de cumparari)
*TVA
deductibil pt.op.fara drept de deducere : contul de TVA cu care programul
genereaza nota contabila din cumparari destinate realizarii activitatilor fara
drept de deducere (marcate cu tipul F in jurnalul de cumparari)
*TVA
deductibil pt.op.cu si fara drept de deducere : contul de TVA cu care
programul genereaza nota contabila din cumparari destinate atât realizarii
activitatilor cu drept de deducere cât si realizarii activitatilor fara drept
de deducere (marcate cu tipul C in jurnalul de cumparari)
*TVA
colectat : contul de TVA colectata ;
*Taxe
vamale +comis.vamal : contul utilizat de program pentru evidentierea
taxelor vamale si a comisionului vamal ;
*Accize :
contul utilizat de program pentru inregistrarea accizelor ;
*Cheltuieli
cu marfurile : contul utilizat de program la nota de descarcare de
gestiune. A fost inlocuit cu cel de la niveul nomenclatorului de
gestiuni ;
*Adaos
com. : contul utilizat de program pentru generarea notei privind adaosul
comercial. A fost inlocuit cu cel de la nivelul nomenclatorului de
gestiuni ;
*TVA
neexigibila : cont TVA neexigibila ;
*Casa
in lei : cont casa in lei ;
*Venituri
din vanzarea marfurilor : a fost inlocuit cu contul de venituri incarcat
la nomenclatorul de gestiuni ;
*Dif.nefav.de
curs valutar : contul in care programul inregistreaza diferentele
nefavorabile de curs valutar la platile catre furnizori externi ;
*Dif.fav.de
curs valutar : contul in care programul inregistreaza diferentele favorabile
de curs valutar la platile externe ;
*Cont
implicit furnizor in nomenclatorul de furnizori : contul de furnizor
completat automat in nomenclatorul de furnizori la introducerea unui nou furnizor ;
*Cont
implicit client in nomenclatorul de clienti : contul de client completat
automat in nomenclatorul de clienti la introducerea unui nou client ;
*Cont
avans furnizori : contul general de avans catre furnizor (409) ;
*Cont
avans clienti : contul general de avans de la client (419) ;
*Cont
intermediar note de transfer : contul intermediar utilizat pentru notele
de transfer (programul propune 408). Acest cont va avea rulajul nul pentru
fiecare tranzactie deoarece pentru fiecare transfer se face o inregistrare
dubla de tipul :
Cont
gestiune primitoare = cont intermediar
valoarea transferului
Cont
gestiune predatoare = cont intermediar
-valoarea transferului
Astfel
pentru fiecare transfer este afectat numai rulajul intrarilor, pozitiv pentru
gestiunea primitoare si negativ pentru gestiunea predatoare, contul intermediar
având rulajul nul.
*Constituire
TVA in vama : (446)
*Reglare cont casa : (581) pentru notele contabile din borderoul
de vanzari
*TVA neexigibil facturi emise cu tva la
incasare : 4428.C (aceasta e valoarea propusa, dar se va corela cu
planul de conturi din IMATI CNT)
*TVA neexigibil facturi primite cu tva la incasare : 4428.F (aceasta e
valoarea propusa, dar se va corela cu planul de conturi din IMATI CNT)
Selectând a doua optiune de meniu va aparea urmatorul
submeniu :
B.1.Gestiuni
B.5.Articole – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-
B.6.Furnizori
B.7.Furnizori – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-
B.8.Clienti
B.9.Clienti – ADAUGARE INREGISTRARI NOI-
B.10.Clienti / agenti
B.11.Magazii
B.12.Comenzi productie
B.13.Agenti
B.14.Grupe
B.15.Subgrupe
B.16.Tipuri de
intrari prin transfer de la o gestiune externa
B.17.Tipuri de iesiri prin transfer catre o gestiune externa
B.20.Centre
de Cost 1
B.21.Centre
de Cost 2
B.22.Comenzi
productie
B.23.Societati
din care se importa date
B.24.Valute
utilizate
B.25.Tipuri decontari la vânzarea cu amanuntul
B.26.Tipuri decontari la facturi (clienti+furnizori)
B.27.Observatii
B.28.Delegati
B.29.Loturi
B.30.(Extensie)
.B.1.Gestiuni
Optiunea permite introducerea gestiunilor
de lucru. La specificarea
gestiunilor programul face gruparea pe gestiuni a stocului si a miscarilor din
stoc.
Completarea
corecta a gestiunilor este foarte importanta, atat din punct de vedere al
organizarii articolelor cat si datorita implicatiilor contabile. Conturile care
se completeaza la fiecare gestiune vor face parte din notele contabile generate
automat de program. Daca un cont lipseste sau este incorect asa va fi si nota
contabila generata.
Câmpurile sunt urmatoarele:
·
Codul
gestiunii : numeric.
·
Denumirea : poate ajunge la
25 de caractere.
·
Magazia :
câmp facultativ. Cu ajutorul acestui câmp gestiunile pot fi grupate dupa diverse criterii
(teritorial, etc.). Pentru a putea introduce câmpul magazie este necesar ca
acesta sa fie introdus mai intâi in nomenclatorul de magazii.
·
Responsabil : Numele responsabilului de
gestiune ;
·
Cont intrare : Contul de marfa sau mat.prime,
etc. ;
·
Cont venituri : contul de venituri in cazul
vânzarilor din gestiunea respectiva ;
·
Cont descarcare de gestiune : contul de
cheltuiala cu marfa, mat.prima, etc.;
·
Cont Ad.com. : contul de adaos comercial
Pentru gestiunile la care se completeaza acest cont programul genereaza
nota contabila de intrare in stoc la pret de vânzare (include 371=378) iar nota
contabila de descarcare de gestiune include 378=371 .
·
Cont 4428 : contul de TVA neexigibila ;
Pentru gestiunile la care acest cont este completat, la nota contabila de
intrare se creeaza si inregistrarea 371=4428 iar la descarcarea de gestiune
apare si inregistrarea 4428=371
·
Cont casa : se permite câte un cont de casa pentru
fiecare gestiune, daca este cazul (pentru vanzarea cu amanuntul);
·
Tip gestiune : stoc , pentru care se
calculeaza stoc efectiv : nu trebuie incarcat nimic
servicii , gestiune pentru care
nu se calculeaza stocul : se incarca cu S
regim special de TVA : se incarca cu
C
Pentru
urmarirea stocului in regim special de TVA (de exemplu consignatia), la
gestiunea de tip C trebuie asociata o gestiune de tip S care va tine
comisionul. Codul acestei gestiuni se incarca intr-un camp situat sub *Tip
gestiune. Aceasta gestiune de servicii
trebuie definita in prealabil in nomenclator si nu mai trebuie utilizata in
alte scopuri.
Intrarile intr-o gestiune
de tip C se fac de la furnizor, in formatul "Furnizori
interni" iar iesirile se fac prin
borderoul de vanzari, eventual cu legatura cu casa
de marcat in regim de imprimanta fiscala.
Fiecare tip de gestiune
poate fi corelat cu acelasi tip de articol adica : intr-o gestiune de
servicii nu pot incarca (sau descarca) un articol de tip stoc si invers
·
Tip utilizare gestiune : generala, de
pregatire si mobila (pentru zona de comenzi)
·
Termen de valabilitate : se completeaza cu informatii care vor aparea pe
declaratia de conformitate, atunci cand se incarca o factura din gestiunea
respectiva
Termen de valabilitate - este o informatie care se poate tipari pe anumite format de Declaratie de Conformitate
Butonul (Tiparire) permite
tiparirea nomenclatorului de gestiuni.
Iesirea in meniul
principal se face apelând optiunea de meniu Iesire.
B.2.Articole (format
1)
Prin
apelul optiunii programul va intra intr-un ecran care permite vizualizarea
nomenclatorului de articole, având urmatoarele informatii:
*
Articolul : câmp alfanumeric de maxim 20 de caractere, care nu poate fi
modificat.
*
Denumirea extinsa : câmp alfanumeric optional de maxim 40 de caractere.
*
Furnizorul : câmp facultativ care va fi incarcat numai daca un articol din
stoc este achizitionat de la un singur furnizor
* UM
(de baza) : unitatea de masura (maxim 6 caractere).
* UM2 : unitatea de masura suplimentara 2
Unitatea de masura in care se refera toate cantitatile (si automat toate miscarile) din stoc este UM
UM2 si UM3 reprezinta variante alternative de prezentare a cantitatilor din stoc. Ele se folosesc de exemplu la introducerea comenzilor de la clienti, programul efectuând automat conversiile de la UM2 sau UM3 in UM
Ex: avem in stoc marfa: M unde UM=BUC, UM2=SET, UM3=BAX, iar raporturile de conversie sunt: 1 SET=2 BUC , 1 BAX=20 SET
Vom introduce in nomenclator :
In forma de comenzi de la clienti, daca se introduce in dreptul UM3 cantitatea de 10 BAX progranul va calcula 200 SET (UM2) si 400 BUC (UM) iar in programul de stoc se va retine cantitatea comandata de 400 BUC
* Coef : raportul UM/UM2
* TVA %
la vânzare : procentul de TVA cu care este vândut articolul.
* Pret
vânzare cu TVA : pretul de vânzare cu amanuntul (sunt permise trei preturi)
* Pret
vânzare fara TVA : pretul de vânzare fara TVA (sunt permise trei preturi,
corespunzatoare celor de mai sus)
* Grupa
: câmp alfanumeric de maxim 10 caractere, primul criteriu de grupare a
articolelor din nomenclator (câmp facultativ).
*
Subgrupa : câmp alfanumeric de maxim 10 caractere, al doilea criteriu de
grupare a articolelor din nomenclator (câmp facultativ).
* Stoc
minim : valoarea minima a stocului pentru articolul respectiv.
* Stoc
maxim : valoarea maxima a stocului pentru articolul respectiv.
(Ultimele
doua câmpuri servesc la stabilirea necesarului de aprovizionare de la furnizori
si sunt folosite in lista din "Completare stoc". De asemeni, daca
este bifa corespunzatoare in Configurare programul avertizeaza scaderea sub
stocul minim).
Introducerea codurilor
noi nu se face direct in nomenclator, ele fiind inserate automat pe masura ce
apar, dupa cum vom vedea la introducerea documentelor de intrare si a stocului
initial. Din nomenclator se pot sterge numai pozitiile care nu au stoc initial
si nici miscari in luna. In acest format de ecran se pot modifica toate
câmpurile cu exceptia codului de articol si al unitatii de masura.
* Cod PLU : camp utilizat daca se face legatura
stocului cu casa de marcat
* Cod de bare : codul de bare asociat produsului
* Tip : serviciu (S), marfa (M sau nimic), reteta
(R)
* Departament : camp legat de casa de marcat
Butoanele
(Act.TVA) :
calculeaza preturile fara TVA pornind de la cele cu TVA, utilizand numarul de
zecimale din Configurare.
(Etichete) : permite tiparirea etichetelor de raft
pentru magazine. Acestea vor contine denumirea, pretul cu TVA si codurile PLU
ale produselor. Se poate opta pentru tiparirea doar a articolelor care au avut
o modificare de pret in ziua respectiva sau incepând cu o anumita zi.
Videoformatul permite si cautarea dupa denumirea
articolului, prin introducerea denumirii si apasarea pe butonul (Cauta)
B.3.Articole (format 2)
Acest format difera de formatul 1 prin urmatoarele:
- In cadrul formatului 2 se poate face o selectie din
nomenclator dupa o grupa, dupa o subgrupa sau dupa o grupa si o subgrupa.
- Formatul 2 permite introducerea pretului de vânzare
fara TVA si intr-o valuta. Conversia intre pretul in lei si pretul in valuta se
poate face in ambele sensuri utilizând butoanele (Lei -> Valuta) si (Valuta
-> Lei), in prealabil completându-se câmpurile *Valuta si *Curs Valutar.
In cazul vânzarii cu
amanuntul unde se doreste rotunjirea pretului de vânzare cu amanuntul la doua
zecimale, se va apela butonul (Rotunjire pret am.). Iesirea se face prin apelul
butonului (Iesire).
B.4.Articole (format tabelar)
Acest format include toate câmpurile existente in
nomenclatorul de articole (existente si in format 1 si in format 2), aranjate
in format tabelar (un singur rând pe orizontala), cu posibilitatea cautarii
dupa denumirea extinsa.
B.30.Articole format 3 – Editare - optiunea apare in
forma [extensii]
Aici se poate completa o extensie la nomenclatorul
de articole, in cazul in care anumite informatii (codul, pretul, codul de bare)
sunt cerute si de client pe factura emisa acestuia, conform nomenclatorului sau. Mai mult, aceste informatii se pot
incarca nu pe fiecare client ci pe o categorie de clienti. In acest caz trebuie
data o bifa in Configurare care sa determine
programul sa lege câmpul corespunzator din nomenclatorul de articole de codul
incarcat aici. Concomitent, operatorul trebuie sa utilizeze popup-ul corespunzator
din cele 3 existente, astfel : primul este legat de nomenclatorul de autori
(proiectat initial, la versiunea pentru edituri), al doilea este legat de
nomenclatorul de clienti, permitând selectarea fiecarui client si atribuirea
informatiilor pentru fiecare client (operabil daca nu sunt foarte multi
clienti) iar al treilea este legat de categoria de clienti din nomenclator (ex.
Un lant de magazine poate avea acelasi pret negociat, acelasi cod propriu si
acelasi cod de bare). O data introduse informatiile aici ele se vor regasi pe
factura emisa in mod corespunzator.
B.30.Articole
format 3 – Adaugare - optiunea apare in forma [extensii]
Formatul
este identic cu cel anterior dar permite numai adaugari, nu si modificari sau
stergeri.
B.30.Articole (format cu preturi clienti)
Optiunea permite tiparirea articolelor care au fost
incarcate in formatele precedente, grupate pe categorii de clienti (valabil
cand se opteaza in configurare “Pe categorii”).
Formatul acesta permite
adaugarea in nomenclatorul de articole a codurilor noi daca se doreste
incarcarea acestora independent de celelalte optiuni ale programului. Nu se
permite vizualizarea articolelor introduse anterior.
B.6.Furnizori
Serveste la vizualizarea furnizorilor existenti.
Numele lor este introdus de catre program in nomenclator
pe masura ce apar, dupa cum vom vedea la incarcarea documentelor de intrare.
Completarea celorlalte date de identificare (adresa, telefon, fax, banca, cont
bancar, persoana de contact, judet, cont contabil) se face direct in nomenclator.
Un furnizor se poate sterge din nomenclator numai daca nu
exista documente incarcate de la furnizorul respectiv.
In fereastra acestui nomenclator exista 4 butoane, avand
urmatoarele functii :
a) - (verific.min.de
finante) : Verificarea furnizorului respectiv, dupa codul de
identificare fiscala, pe site-ul Ministerului
de finante
b)
- 3 butoane cu verificari in registrul persoanelor
impozabile incluse in sistemul TVA la incasare (TVAI):
b1)
- verificare RTVAI) : Verificarea
furnizorului
punctuala ;
b2)
- (lista privind TVAI/furnizori) : lista
furnizorilor din luna respectiva din punct de vedere al apartenentei la TVAI ; un furnizor apare o
singura data, indiferent cate facturi are in baza de date a lunii
b3)
- (lista privind TVAI/doc) :
lista
furnizorilor din luna respectiva din punct de vedere al apartenentei la
TVAI ; un furnizor apare cu cate o pozitie pentru fiecare factura inregistrata. In lista se specifica si modul cum a
fost introdusa
fiecare factura in
sistem (cu sau fara bifa)
Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de
meniu Iesire sau selectând butonul Iesire.
B.8.Clienti
Optiunea este asemanatoare cu cea anterioara.
Numele clientilor este introdus de catre program in
nomenclator pe masura ce apar, dupa cum vom vedea la incarcarea documentelor de
iesire. Completarea celorlalte date de identificare se face direct in
nomenclator. La fiecare client se poate incarca un procent de rabat care va fi
propus automat la emiterea unei facturi catre acesta.
Clientii
pot fi grupati pe categorii utilizând câmpul [Categoria]. Aceasta serveste la
gruparea unor situatii privind livrarile de marfuri pe fiecare categorie de
clienti. De asemeni, utilizând optiunea de la
Nomenclatoare->Extensie->Articole format 3 EDITARE se pot atasa anumite
informatii unui cod de articol comune unei categorii de clienti. De exemplu,
pentru o categorie de clienti se poate atasa un cod propriu clientului, un cod
de bare si un pret de vânzare negociat cu clientul. Categoria de clienti poate
fi un lant de magazine pentru care s-a negociat un pret, pentru care exista un
cod intern al clientului si eventual un cod de bare.
O alta
informatie importanta poate fi agentul de vanzare care, o data introdus aici va
fi preluat pe factura emisa clientului respectiv. De asemeni, poate fi
introdusa si adresa de livrare a clientului, care va fi preluata pe factura.
Ca o
noutate, s-a introdus bifa de invalidare. Astfel, daca un client a fost
introdus gresit in baza de date si ulterior s-a corectat dar are miscari in
anul curent pe codul gresit, exista posibilitatea sa invalidam acest cod
gresit, setând bifa de invalidare. In continuare operatorul nu va mai avea
acces la codul gresit si nu va mai putea factura pe acel cod de client. In luna
ianuarie anul viitor clientul se va putea sterge definitiv din baza de date, ne
mai având miscari.
Verific. min. de finante
- la apel se afiseaza pagina ministerului de finante ce contine informatii
referitoare la clientul cautat. Clientul se identifica dupa CUI. -
Optiunea presupune legatura permanenta la internet
Afisarea locatiei adresei in Google Maps - La apel se afiseaza o forma prin care se cauta identificarea prin Google Maps pozitiei geografice a adresei clientului. Identificarea se face prin datele din adresa clientului ce este introdusa in nomenclator. - Optiunea presupune legatura permanenta la internet
In nomenclator se gaseste o subforma prin care puteti asocia unui client preturi de vanzare pentru fiecare articol din stoc. Situatia este caracteristica vanzarilor engros unde se negociaza cu fiecare client in parte preturile de vanzare pentru fiecare articol din stoc. In acest caz, cand se face factura se aduce automat pretul de vanzare prestablit din aceasta zona. - ATENTIE! introducerea preturilor de vânzare prin acest punct este mai restrictiva decât modul de introducere de la "Extensie -> Articole format3 (nomenclator marfuri)" deoarece prin acest punct puteti doar sa asociati unui client coduri si preturi de vânzare pe marfuri / produse - Informatia trebuie corelata cu setarea din configurare de la <Preluare date articol incepând de la:>
Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de
meniu Iesire sau selectând butonul Iesire.
B.10.Clienti/agenti
Prin
aceasta optiune puteti afisa clientii in functie de agentii de vanzare
introdusi in nomenclatorul de clienti. Practic puteti afla care sunt clientii
aflati in portofoliul fiecarui agent de vanzare.
B.11.Magazii
Nomenclatorul este optional. Se incarca numai daca se
doresc in listele de stoc (balanta, stoc curent, etc) grupari ale unor gestiuni
dupa aceeasi magazie, cu totalurile aferente.
B.13.Agenti
Nomenclatorul de agenti
de vânzare care pot fi completati la incarcarea facturilor si a clientilor. Contine
datele de identificare ale agentilor si o posibila varianta de calcul al
comisionului
Pentru fiecare agent se
vor stabili trei procente de comision, legate de trei paliere de zile de
intârziere a incasarii fata de data emiterii facturii, precum si un procent de
penalizare pentru o intârziere la plata mai mare de … zile, calculata la soldul facturii
Pentru fiecare incasare
se va calcula un comision la adaosul comercial al facturii, proportional cu
valoarea incasata Acest calcul este facut
de program in lista aflata la Situatii->Liste->Iesiri->Agenti de
vanzare ->Comisioane agenti. Evident nu este obligatoriu sa utilizati acest
algoritm.
B.14.Grupe
Programul ofera posibilitatea de grupare a
articolelor dupa 2 criterii stabilite de utilizator in grupe si in subgrupe, in
scopul obtinerii situatiilor de stoc ,intrari si iesiri pe grupe si/sau subgrupe.
Optiunea Grupe
permite introducerea grupelor ca prim criteriu de grupare a articolelor din
nomenclator.
Ecranul contine un singur
camp:
[grupa] : alfanumeric de max.10 caractere
Butonul Actualizare
permite actualizarea grupelor din
nomenclator cu valorile introduse in
nomenclatorul de articole.
Iesirea in meniul principal se face apelând optiunea de meniu Iesire sau actionand butonul Iesire
B.15.Subgrupe
Optiunea Subgrupe permite introducerea
subgrupelor ca al doilea criteriu de
grupare a articolelor din nomenclator.
Ecranul contine un singur camp:
[subgrupa]
: alfanumeric de max.10 caractere
Butonul Actualizare permite
actualizarea grupelor din nomenclator
cu valorile introduse in nomenclatorul de articole.
Iesirea
in meniul principal se face apelând optiunea de meniu Iesire sau actionand butonul Iesire
B.16. Tipuri de intrari prin transfer de
la o gestiune externa
Acestea
pot fi :
D<-G :
depozit (intern) <- gestiune externa
G<-D :
gestiune interna <- depozit extern
G<-G :
gestiune interna <- gestiune externa
B.17.Tipuri de iesiri prin transfer catre o gestiune externa
D->G :
depozit (intern) -> gestiune externa
G->D :
gestiune interna -> depozit extern
G->G :
gestiune interna -> gestiune externa
Contine
tipurile de bonuri de consum permise.
Contine tipurile de note de predare
permise.
Centre de cost
B.20.Cost1: Nomenclator centrul 1 de cost;
B.21.Cost2: Nomenclator centrul 2 de cost;
B.22.Comenzi
Este o optiune care permite introducerea unor
comenzi de productie in ideea unei legaturi cu un program de postcalcul.
B.23.Societati
din care se importa date
Programul permite preluarea
datelor intr-o societate ‘mama’ din baze de date aflate la filiale, in situatia
in care nu exista o conexiune intre bazele de date. Pentru aceasta, in
societatea mama se vor defini si gestiunile existente in societatile ‘pui’, cu
aceleasi coduri. Evident, codurile de gestiune
din filiale vor avea plaje distincte, pentru a nu se suprapune
informatiile la momentul preluarii in societatea ‘mama’.
Pentru transferurile facute
dintr-o societate-pui in societatea mama, se va defini o gestiune unica in societatea
mama, cu rol de ‘tampon’. Un astfel de transfer se va inregistra in
societatea-pui ca o iesire catre gestiuni exterioare iar la preluarea in
societatea-mama el va fi regasit ca o intrare de la gestiuni exterioare in
gestiunea definita in campul *Gestiunea locala in care se efectueaza intrarile
prin transfer (av.de exp.) de la filiale. In campul *Societatatile(filialele)
ale caror date se importa, se va introduce codul de societate asa cum a fost
definit la (CONECTARE). In câmpul *Caracter asociat se poate introduce
un caracter de diferentiere, pentru cazul in care aceeasi factura de la
furnizor a fost introdusa partial in filiale distincte si se doreste
centralizarea acestora.
Societatile din
care se importa datele trebuie definite in program,
in mod distinct. In baza de date a fiecarei societati va trebui sa existe salvarea
arhivata a lunilor din care se face importul. De asemeni, trebuie definite gestiunile-tampon, in
Nomenclatoare->Gestiuni.
Pentru ca datele sa fie corecte, inaintea primei
preluari va trebui sa initializati si stocul curent al gestiunilor din
societatile ‘pui’ si soldurile clientilor si ale furnizorilor.
Modul
efectiv in care se face acest import este optiunea Utilitare
din primul ecran. Aici daca selectati având in calculator salvarea
facuta la acea societat, dupa ce in prealabil ati definit atât societatile din
care se importa date cât si gestiunile tampon, veti aduce in baza de datea
societatii 'mama' inregistararile din acel 'pui'. Pentru ca datele sa fie
corecte, inaintea primei preluari va trebui sa initializati si stocul curent al
gestiunilor din societatile 'pui' si soldurile clientilor si ale furnizorilor.
Operatia inversa, adica Preluarea intrarilor prin
transfer de la gestiuni exterioare se face utilizand optiunea
corespunzatoare din Utilitare. Aceasta optiune, de
regula se va apela când se incarca notele de transfer de la ‘mama’ la ‘pui’. In
acest caz, salvarea datelor de la societatea-mama trebuie sa ajunga la
societatea-pui (prin support fizic, e-mail, etc.). Programul deceleaza care
sunt gestiunile proprii bazei de date de la societatea-pui din cadrul salvarii
de la societatea mama si le importa numai pe acestea. Astfel, la societatea-pui
nu se vor prelua decât operatiile care privesc propriile gestiuni.
Nomenclatorul valutelor
utilizate, codificarea lor.
B.25.Tipuri
decontari la vanzarea cu amanuntul
*Tip : tipul decontarii
*Cont contabil : contul
corespunzator din contabilitate
B.26.Tipuri decontari la facturi (clienti si furnizori)
*Cod : codul de identificare
al decontarii (numeric), implicit programul are doua coduri : 0-casa si 1 banca
*Denumire : denumirea (ex.
“Casa”)
*Cont principal : contul
contabil aferent decontarii, de ex. Pt. “Casa” programul pune automat 5311 iar
pentru banca pune 5121
*Cont efecte : va fi
completat numai pentru tipurile de decontari prin banca. Programul pune automat
5125. Va fi folosit pentru CEC-uri, BO, etc.
Toate valorile implicite pot
fi modificate, daca este cazul, de utilizator.
B.27.Observatii
*Tip : tipul observatiei (2,
3 sau 4)
*Observatii : textul
observatiei
*Clientul la care se refera
observatiile (daca este cazul). Daca ati atasat un client unui anumit tip de
observatie, daca ati introdus codul respectivului client pe factura, in
popup-pul de la observatia dorita se vor afisa grupate pe clienti observatiile
introduse. puteti selecta una din informatiile caracteristice clientului sau nu
In functie de tipul observatiei, aceasta va aparea pe factura in diverse pozitii (antet sau subsol). Daca se particularizeaza factura dupa cerintele clientului, si câmpul de observatii se poate muta la cerere
B.28.Delegati
Nomenclator
de delegati
B.29.Loturi
Nomenclatorul de loturi contine datele necesare in cazul urmaririi pe loturi. Pentru informatii suplimentare cititi informatiile privind Lucrul cu LOTURILE DE PRODUSE
B.30.Extensie
Informatiile din extensie sunt mai rar folosite de aceea , pentru a nu incarca baza de date si a lungi timpii de cautare au fost trecute intr-o tabela separata.
Activarea acestor informatii se face bifand in configurari-> configurari generale optiunea: [Lucreaza cu set extins de meniuri+selector de situatii]
Prin aceeasta actiune se permite accesul la o optiune noua in meniul nomenclatoare, optiune numita [extensie]
Prin aceasta se poate selecta pentru adaugare/editare o forma cu urmatoarele optiuni : (le vom evidentia pe cele mai semnificative sau cele care necesita explicatii suplimentare)
1 - [denumire lunga] denumire de maxim 100 caractere. Poate fi tiparita pe anumite documente de iesire cum ar fi : facturi, avize, declaratii de conformitate
2 - [denmirea scurta] denumire de maxim 40 caractere este denumirea folosita in principalele afisari si listatri in program
3 - 6 campuri de informatii pentru obiecte de inventar. Sunt informatii cu caracter consultativ si se refera la obiecte de inventar. Pot fi tiparite pe anumite liste ce se refera la articolele din stoc considerate obiecte de inventar.
4 - Preturi antecalculate (pe fiecare luna din anul in curs) - se introduc de mâna conform antecalculului - Informatii de uz general
- forma ce permite asocierea de Coduri si Preturi de vanzare unui articol de stoc
Prin aceasta forma puteti asocia unui cod de articol unul sau mai multe coduri de categorii de clienti, coduri de clienti sau coduri din nomenclatorul extins (cel marcat-1) la care se pot asocia coduri de bare, coduri interne si preturi de vânzare. Codurile interne se pot tipari si pe facturile emise. Formatul de introducere este util daca se doreste ca sa se aloce fiecarui client (sau categorie de clienti) propriile preturi de vanzare ( de obicei conform unui contract cu clientul drespectiv)
Utilizarea acestui format se coreleaza cu optiune din configurare: config->Configurari generale->[Preluare date articol din] Astfel:
* daca preluarea se face din nomenclator nu se foloseste acest format de alocare de preturi.
* daca preluarea se face din extensie clienti, in acest format se aloca fiecarui articol preturi de vanzare pentru fiecare client in parte (este util daca am clienti putini dar de valori mari)
* daca preluarea se face din extensie categorii de clienti, se aloca fiecarui articol preturi de vanzare pentru fiecare categorie de clienti.
Observatie - in acest caz clentii trebuie grupati in nomenclatorul de clienti pe categorii de clienti. Ordinea de completare este: 1 se aloca fiecarui client o categorie de clineti 2 se aloca fiecarui acticol de stoc preturi de vanzare pentru fiecare categorie de clienti.
5 - 9 caracteristici diferite care pot fi asociete fiecarui articol de stoc in functie de natura articolelor (ex: pentru articole de constructii: culoare, forma, material, dimesiuni, etc) Numele asociat fiecarei categorii se pune in config->configurari generale->caracteristici articol. Dupa ce ati asociat un nume in acest loc , el va aparea si in forma de extensie pe pozitia respentiva in nomenclatoare->Extensie apasand butonul afiseaza din dreptul respectivului nomenclator puteti completa nomenclatorul.
-
Exemplu 1: Daca pe pozitia 2 in config->configurari generale->caracteristici articol puneti numele "culoare", in forma nomenclatoare->Extensie in dreprul pozitiei 2 va aparea numele "culoare". Apasand butonul <Afisare> din dreptul pozitiei 2 se deschide nomenclatorul asociat pozitiei 2 (culoare) unde puteti completa cu pozitii de nomenclator de tipul: "alb,rosu, galben,etc" in acest fel ati asociat pozitiei 2 numele "culooare" si ati incarcat nomenclatorul asociat pozitiei 2 cu nume de culori. Din acel moment puteti asocia caracteristica 2 diferitelor articole din stoc.
-
Exemplu
2 Pentru o editura puteti asocia caracteristicilor de carti nume de tipul:
Autori
:
nomenclator autori
Tipografii: nomenclator tipografii
Domenii: nomenclator domenii
Subdomenii: nomenclator subdomenii
Colectii: nomenclator colectii
Nivel: nomenclator niveluri
Clasa: nomenclator clase (pentru
manuale scolare)
C.Comenzi
-
Comenzi clienti ce se inchid prin Facturi + Facturi PROFORME
*Numar : numarul comenzii date de client
*Data : data comenzii date de client
*Clientul : numele clientului ; se selecteaza din
nomenclatorul de clienti sau poate fi introdus pentru a actualiza instantaneu
nomenclatorul de clienti
*Pozitiile
comenzii :
*Articol : codul articolului comandat de client
: se selecteaza din nomenclator, fiind necesara existenta sa prealabila in
nomenclatorul de
articole. Dupa
introducerea
codului, este incarcat si pretul de vanzare fara TVA,
fiind preluat din nomenclatorul de
articole (in cazul
in care este completat aici)
*Gest din care se livr.cmd : Gestiunea din care
se livreaza comanda.
In momentul introducerii se completeaza campurile : stoc curent si stoc avans privind articolul solicitat.
*Cantitate comandata : cantitatea solicitata de client
*Cantitate livrata : cantitatea
care a fost deja facturata din cea comandata; in cazul in care
stocul nu acopera cantitatea comandata, e posibil ca livrarea sa se faca in mai
multe etape, o comanda fiind urmata de mai multe facturi. Acest camp reprezinta suma
cantitatilor facturate din acest produs pe comanda curenta.
*Cantitate de facturat : diferenta dintre
cantitatea comandata si cantitatea livrata – ce ar mai fi de livrat clientului din articolul
curent.
*stoc curent : stocul existent in gestiune la
momentul lansarii comenzii
*stoc avans : stocul incarcat in avans (cu data de luna urmatoare) existent in gestiune
*pret vanz fara TVA : pretul de vanzare cu care
se factureaza. Va
fi preluat din nomenclatorul de articole
daca exista, cu posibilitatea modificarii lui la nivelul comenzii
*%TVA : procentul de TVA preluat din
nomenclator
Pentru o comanda
pot exista mai multe facturi, in cazul in care livrarea se face in mai multe
etape.
Generarea unei
facturi se face apasand pe butonul (Factureaza). In acest moment programul va
genera o factura clientului, cu toate articolele din comanda si cantitatile nenule din
campul *Cantitate de facturat. In cazul in care cantitatea livrata este mai mica
decat cea comandata, pe masura ce se face aprovizionarea produsului si va
exista acoperire in stoc si pentru diferenta, se poate genera o noua factura, apasând pe
butonul (Factureaza) in mod succesiv. In momentul
in care se considera ca trebuie inchisa o comanda (indiferent daca s-a livrat
sau nu intreaga cantitate comandata) se apasa pe butonul (Inchide comanda) . Din acest moment comanda se
blocheaza.
- Situatia comenzilor deschise
Optiunea permite lista privind comenzile deschise,
lansate intr-o anumita perioada (intre data 1 si data 2)
- Generari transferuri
In cazul in care produsele comandate necesita,
pentru a fi livrate, trecerea prin mai multe
gestiuni programul
permite generarea automata de note de transfer din gestiunea generala de marfa in gestiunea de pregatire si apoi intr-o gestiune mobila de unde ajunge la client.
- Rulajul articolelor (lista)
Comenzi cl.cu mai multe adr.de livrare - programare ,urmarire
- Introducere
comenzi
-
Livrari la comenzi
-
Situatia programarilor/livrarilor
comenzilor
-
Centralizator comenzi pe luni
-
Centralizator comenzi pe luni –
simplificat
-
Centralizator comenzi + livrari
pana la data
-
Centralizator livrari pe adrese
-
Recalculare livrari
C Comenzi catre furnizori
Apelul optiunii
duce la aparitia unui format de ecran unde se pot introduce urmatoarele
informatii :
·
Nr.comanda
·
Data
·
Furnizorul
·
Pozitiile comenzii :
Articolul, cantitatea comandata, cantitatea livrata
Pana la
inchiderea unei comenzi aceasta se poate modifica sau completa cu alte informatii.
Exista
butoanele :
(Tiparire) : Comanda se tipareste, cu previzualizare
(Inchidere) : Campul *Cantitate livrata devine egal cu
*Cantitate comandata iar comanda se
blocheaza, adica nu se mai poate modifica.
D.Initializare stoc
Ecranul are urmatoarele
câmpuri :
*Gest : gestiunea se completeaza codul de gestiune
existent in nomenclatorul de gestiuni.
*Articolul : se completeaza codul articolului existent in
nomenclator . Pentru codurile inexistente in nomenclator programul intreaba
daca se doreste introducerea lor. In cazul unui raspuns afirmativ sunt cerute :
denumirea (facultativ), procentul de TVA la vânzare si unitatea de masura.
Aceste informatii vor fi
introduse automat in nomenclator. Pentru completarea celorlalte date din
nomenclator este necesar sa se apeleze la optiunea Articole (format 1).
*Pretul unitar : Pretul de intrare (de achizitie);
*Cantitatea: cantitatea existenta in stoc la inceputul
lunii;
* U.M. : unitatea de masura, preluata din
nomenclator ;
Meniul
atasat ecranului include : nomenclatoarele, precum si afisarea stocului curent.
Stocul
initial se poate introduce/modifica numai la prima luna de lucru. Pentru lunile
urmatoare el se calculeaza ca stoc final al lunii precedente.
La
descarcarea gestiunii prin CMP, pentru fiecare cod de articol pretul de
gestiune al stocului final al lunii (preluat luna urmatoare) va fi calculat
prin formula :
Pret gestiune = (Stoc
initial valoric + Total Intrari valoric) / (Stoc initial cantitativ + Total
Intrari cantitativ)
E.Intrari
Selectând din meniul principal aceasta optiune, va aparea
submeniul urmator :
E.1.Import
E.3.Facturi interne
E.3.1. Intern
E.3.2. Intern v.amanunt
E.3.3. Intern v.amanunt format tabelar
( permite si discount)
E.4.Note de predare
Sold furnizori evolutie cronologica
Fisele transportatorilor externi
E.1.Import (Introducerea datelor
declaratiei vamale de import)
Serveste la introducerea declaratiei vamale de import, calcularea pretului
de gestiune la import si operarea in stoc a intrarilor provenite din import. De
asemeni, utilizând aceasta optiune se pot tipari notele de receptie pentru
importuri.
Datele de intrare se
preiau din informatiile declaratiei vamale de import precum si din factura
externa ce insoteste importul. Forma de pe ecran contine trei zone :
i) Antetul declaratiei ce cuprinde câmpurile :
*Nr DVI, *Data, *Furnizor, *Valuta, *Curs.
Aceste câmpuri sunt obligatorii si se preiau din DVI.
Cursul leu/valuta este afisat automat la selectarea
valutei daca in prealabil a fost introdus in baza de date pe optiunea din
meniul principal Valuta/Cursuri
valutare.
Zona de antet cuprinde
de asemeni câmpurile privitoare la
transport :
*Cont transportator, *Factura, *Data, *Transportator,
*Valoare transport
si câmpurile calculate :
*Total
taxe vamale (LEI), *Total comis.vamal (LEI), *Total TVA (LEI), * Total
accize(LEI), *Total taxe si impozite (LEI).
Câmpurile calculate se calculeaza
la terminarea introducerii datelor
declaratiei, revenind cu cursorul in zona de antet. Pentru controlul
introducerii corecte a datelor din DVI se poate verifica coincidenta acestor
valori cu cele inscrise in DVI.
Pentru cazul in care
doriti sa repartizati in pretul de gestiune al marfii o alta suma care nu se
regaseste in DVI veti completa câmpul *Suma de distribuit in pret gest* in
valuta. Deoarece a priori programul nu cunoaste valoarea totala a facturii
si deci nu poate calcula procentul de repartizare se va completa si câmpul *Val
facturata*(in valuta). Raportul dintre *Suma de distribuit in pret gest* si
*Val facturata* se va folosi ca si coeficient pentru repartizarea in pretul de
gestiune a câmpului *Suma de distribuit in pret gest*. Evident, pentru ca
repartitia sa se faca corect e necesar ca in final, dupa introducerea tuturor
articolelor câmpul *Val facturata calculata*
sa coincida cu *Val facturata*.
Atentie! Nu introduceti doua DVI-uri cu
acelasi numar.
ii) Pozitii tarifare
Câmpurile obligatorii sunt urmatoarele:
*Pozitia tarifara : se introduce un numar care reprezinta
numarul de ordine al pozitiei tarifare din DVI. Nu introduceti doua
pozitii cu aceeasi valoare.
*Tip achiz : indica programului in ce rubrica a
jurnalului de cumparari se incadreaza valoarea din pozitia tarifara ;
pentru taxare inversa se va folosi codul 14 iar in antet câmpul *Tip va fi completat cu DI, FI sau CI
pentru ca suma sa se regaseasca in jurnalul de vânzari.
*Valoare statistica (LEI) : se introduce valoarea
corespunzatoare din DVI, iar programul va face conversia in valuta specificata
in antet, la cursul specificat in antet.
*Valoare statistica (Valuta) : se introduce valoarea
in valuta corespunzatoare valorii statistice din DVI, iar programul va face conversia in
LEI pe baza cursului specificat in antet.
*Procent taxe vamale, *Procent comision vamal,* Procent
Accize, *Procent TVA : se introduc procentele corespunzatoare din DVI ale
respectivei pozitii tarifare.
*Total valoare pozitie tarifara (valuta) : Acest câmp se
introduce din factura externa si reprezinta suma in valuta a valorilor
articolelor incluse in aceasta pozitie tarifara.
Observatia 1 : Daca un DVI contine o
singura pozitie tarifara suma câmpurilor *Total valoare pozitie tarifara trebuie sa coincida cu totalul facturii.
Observatia 2 : Daca valoarea
statistica include transport extern, programul va face diferenta intre
*Valoarea statistica si *Total valoare pozitie tarifara, aceasta diferenta
reprezinta valoarea transportului repartizata in DVI-ul respectivei pozitii
tarifare si este incarcata in câmpul *Din care transport . Acesta valoare de
transport va fi apoi repartizata in costul articolelor respectivei pozitii tarifare
proportional cu valoarea de achizitie in valuta , asa cum apare ea in factura
externa.
Observatia 3 : Daca DVI-ul
contine mai multe pozitii tarifare
programul insumeaza câmpurile *Din care transport si trece valoarea
rezultata in campul *Valoare transport din antetul declaratiei
reprezintand valoarea in valuta a
transportului extern aferent DVI-ului .
De asemenea se insumeaza
si campurile *Total valoare pozitie tarifara (valuta) in campul *Valoare
facturata.
Ordinea de completare a câmpurilor este urmatoarea :1)
*Pozitia tarifara, 2) Valoare statistica, 3) Procent taxe vamale, 4) Procent
comision vamal, 5) Accize 6) Procent TVA, 7) Total valoare pozitie tarifara. Dupa introducerea câmpului *Total
valoare pozitie tarifara programul
calculeaza automat urmatoarele valori :
Baza de calcul a
impozitelor (lei) , cuantumul (lei) pentru : taxe vamale, comision vamal,
accize, TVA precum si Total cuantum
(lei). Aceste valori trebuie sa fie identice cu cele inscrise in DVI la
respectiva pozitie tarifara.
iii) Articolele din interiorul unei pozitii tarifare.
Zona este multiinregistrare. Câmpurile unei inregistrari sunt urmatoarele :
*Articol: Este un câmp numeric si reprezinta numarul de
ordine al unui articol in interiorul unei pozitii tarifare. Nu introduceti doua
articole cu aceeasi valoare.
*Cod marfa: Este un câmp alfanumeric in care se introduce
denumirea (maxim 20 de caractere) marfii care face obiectul respectivului
articol al pozitiei tarifare.
Daca marfa nu exista in nomenclatorul de
marfuri programul intreaba daca se doreste introducerea articolului in
nomenclator. Raspunsul se da prin apasarea butoanelor (Yes) sau (No). Daca
raspunsul este (No) programul nu paraseste câmpul *Cod marfa si asteapta
introducerea unui nou cod sau abandonarea editarii respectivului articol prin
apasarea tastei <Esc>. Daca raspunsul este (Yes) programul introduce
codul in nomenclator si cere denumirea extinsa (maxim 40 de caractere, daca
este cazul), procentul de TVA la vânzare, unitatea de masura.
Apasând cu mouse-ul pe butonul-sageata din
dreapta câmpului *Cod marfa se va deschide o fereastra cu codurile de marfa
existente in nomenclator si unitatile de masura aferente. Pe masura ce se
introduc caractere ale câmpului *Cod marfa programul completeaza automat cu
primul cod gasit in nomenclator care incepe cu caracterele introduse. Daca
programul completeaza câmpul cu alta valoare decât doriti sa introduceti,
completati câmpul cu caracterele dorite, altfel apasati <Enter> pentru
validarea codului.
*Gestiune : se valideaza in nomenclatorul de gestiuni.
*Nr.factura : contine numarul facturii insotitoare a
marfii.
* Data: data facturii externe.
*Pret unitar (valuta) : se introduce din factura.
*UM : se completeaza automat de catre program cu unitatea
de masura din nomenclator.
*Cantitate : reprezinta cantitatea din DVI.
*Pret de gestiune (lei) : este calculat automat de
program si reprezinta pretul de gestiune in lei , obtinut din pretul unitar in
valuta inmultit cu cursul valutar la care se adauga , proportional cu valoarea
in valuta a articolului, cheltuielile din vama (taxele vamale,comision vamal,
accizele) si, daca e cazul,cheltuielile
de transport extern aferent pozitiei tarifare.
*Valoare : se completeaza automat de program si
reprezinta valoarea in valuta a articolului.
*Nr.NIR : camp numeric ce reprezinta numarul de NIR in
care apare articolul. Este un câmp facultativ. Daca nu doriti tiparirea
NIR-ului puteti sa nu il introduceti.
*Pret de vânzare fara TVA
*Pret
de vânzare cu TVA : Este un câmp facultativ, care va aparea pe NIR. Daca nu se
completeaza, valorile din NIR referitoare la pretul de vânzare si adaosul
comercial nu vor fi afisate.
Daca se
specifica pretul de vanzare atunci se
vor genera si notele contabile de inregistrare a pretului de vanzare (371=378
si 371=4428).
In
partea dreapta a ecranului se afla o zona referitoare la platile taxelor unde
se incarca documentele de plata (tip, numar, data) si sumele platite
pentru : taxe vamale, comision vamal, accize si TVA.
iv) Meniul atasat acestui videoformat contine urmatoarele
optiuni :
- Editare
-
Stoc
-
Plati
-
Iesire
- Calculator :
apelând aceasta optiune poate fi utilizat calculatorul existent in Windows. Pentru a retine o valoare existenta la un moment dat pe afisajul
calculatorului, se foloseste combinatia de taste CtrlC, urmând ca valoarea
respectiva sa se poata transfera automat in orice câmp dorit utilizând CtrlV.
Atentie! Fereastra calculatorului trebuie
inchisa la terminarea lucrului cu acesta, pentru ca altfel la o noua apelare se
va lansa un nou task, incarcându-se inutil memoria.
- Editare
Copiere
CtrlC : Copierea entitatii selectate in clipboard.
Transfer
CtrlV : Transferul continutului clipboard-ului in pozitia dorita.
Selectie
inregistrare curenta
Stergere
(Del) : Stergerea zonei selectate.
Prin apelul optiunii se
va tipari nota de intrare receptie in formatul necesar activitatii de vânzare
cu amanuntul.
Exista posibilitatea
tiparirii a doua tipuri de NIR-uri: NIR1 si NIR2. Diferenta consta in faptul ca
NIR1 contine in plus TVA pe UM si total TVA, iar NIR2 pretul de vanzare fara TVA. Restul campurilor tiparite sunt
identice , respectiv nr.crt,cod articol,denumire articol,UM,pretul unitar fara
TVA ,val. de cumparare fara TVA , val.
de cumparare. cu TVA, valoare adaos comercial,pretul de vanzare cu TVA ,val. de
vanz. fara TVA ,val. de vanz. cu TVA.
Prin apelul optiunii se
va tipari nota de intrare receptie in formatul necesar activitatii de vânzare
en-gros.
Exista posibilitatea tiparirii a doua tipuri de NIR-uri:
NIR1 si NIR2. Diferenta consta in faptul ca NIR1 contine si grupa/subgrupa din
care face parte articolul. Restul campurilor tiparite sunt identice , respectiv
pretul unitar fara TVA ,val. de cumparare
fara TVA , val. de cumparare. cu TVA, si total TVA.
OBSERVATIE : In ipoteza
in care s-au introdus numere de NIR diferite la articole diferite programul
grupeaza articolele care au acelasi numar de NIR tiparind fiecare NIR in parte
in aceeasi sesiune. Pentru tiparirea
corecta a NIR-urilor va recomandam sa deplasati cursorul mai intâi in antetul
DVI-ului si apoi sa selectati optiunea de meniu NIR.
Prin apelul optiunii se
poate accesa orice nomenclator (marfuri, furnizori, clienti, gestiuni, magazii)
pentru consultare sau actualizare.
- Stoc
Permite vizualizarea
stocului curent in diverse formate de afisare.
- Plati
Plati externe : Permite
introducerea platilor catre furnizorii externi. Ecranul afisat in urma apelului
optiunii are urmatoarea forma : a) Antetul care cuprinde datele generale
ale DVI-ului: *Nr.DVI, *Data, *Furnizor, *Valuta, *Curs, *Total credit
(Valuta). Datele din antet nu pot fi modificate. Este permisa doar vizualizarea
lor.
b)
Pozitiile platilor facturii externe
care cuprind cate doua linii :
Pe prima linie:*Tip Doc
(tipul documentului de plata), *Data Doc (data documentului de plata), *NrDoc
(numarul documentului de plata), *Valuta( valuta in care se plateste) ,*CursV
(cursul valutar la data platii), *Suma (Valuta), *Suma (Lei), *Dif.curs
(diferenta de curs valutar dintre data platii si data DVI-ului),* Cont.
Pe a doua linie: *Valuta
din DVI, *Cursul la data platii
La intrarea in ecran
programul afiseaza automat valuta din DVI si cursul acestei valute din ziua platii daca in prealabil acesta a
fost introdus in baza de date pe optiunea din meniul principal Valuta/Cursuri valutare.
Pentru inregistarea platii
unei facturi externe se introduc : tipul documentului de plata,data
documentului de plata si numarul documentului de plata. Apoi se selecteaza din
lista (click pe sageata campului urmator) valuta in care se face plata.
Programul calculeaza automat suma platita in lei si diferenta de curs valutar.
Daca plata se face in
alta valuta decat cea din DVI se calculeaza automat echivalentul sumei platite
in valuta DVI pe baza paritatii valuta plata/valuta DVI in functie de cursurile
celor doua valute din ziua platii.
Observatie
Pe campul curs valuta
DVI nu se poate intra cu ENTER. In cazul in care acest curs nu este in baza de
date, si deci nu se preia automat,se poate
intrduce cursul valutei din DVI din ziua platii dand click cu mouse-ul pe acest camp.
Platile pot fi integrale sau partiale, programul
calculând soldul facturii externe.
c) Pozitiile platilor facturii externe de
transport . Aceasta zona a ecranului este identica cu zona anterioara si se
refera la platile facturii externe de transport.
In cadrul acestui
ecran utilizatorul are acces la toate
DVI-urile incarcate, prin selectorul de
inregistrari sau prin cautarea directa a unui numar de DVI (CTRL/f pe campul Nr.DVI).
Astfel se pot inregistra platile mai multor DVI-uri, fara sa fie nevoie sa
revenim in ecranul anterior.
La fiecare pozitie exista câte un buton de comanda cu
specificatia ‘Avansurii’. Prin selectarea cu mouse-ul a acestui buton din
cadrul pozitiilor , in cazul in care
exista avansuri date furnizorului din DVI in valuta din DVI, va aparea pe ecran
un videoformat cu ajutorul caruia pot
fi decontate avansurile efectuate catre furnizorul extern. In caz contrar apare
mesajul " Nu sunt incarcate avansuri".
Ecranul Avans catre
furnizori externi contine 2 zone:
i)
Antet document de plata cu urmatoarele campuri nemodificabile :
*DataDoc,*Tipdoc,*NrDoc, *Furnizor, *Valuta,*Curs, *Suma platita, *Suma in lei,
*Cont avans furnizor, *Cont plata.
ii) o zona
multiinregistrare cu informatii despre DVI-urile pe care s-a decontat avansul din antet (data,numar,curs
valutar,suma in valuta).
In cadrul acestui
ecran utilizatorul are acces la toate
documentele de plata catre furnizorul extern reprezentand avansuri in valuta
DVI-ului,folosind selectorul de
inregistrari sau tastele <PageUp>
si <PageDown> in antetul ecranului. Astfel se pot vizualiza
decontarile anterioare facute precum si soldul nedecontat pentru fiecare
document de plata , sold calculat automat de program..
Daca soldul , pe un
document de plata avans, este diferit de zero se poate stinge datoria externa
in limita soldului, prin actionarea butonului Preluare avans.
Daca soldul avansului
este 0 utilizatorul va fi atentionat. Revenirea in ecranul anterior de Plati
externe se face utilizând optiunea Iesire din meniul atasat.
In urma preluarii
avansului in ecranul de plati va aparea o noua pozitie de plata pentru factura
externa.
d)
Meniul atasat acestui videoformat contine urmatoarele optiuni :
- Editare
-
Stoc
- Iesire
Revenirea in
ecranul anterior se face utilizând
optiunea Iesire din meniul atasat.
- Iesire (revenirea
in meniul principal).
E.2.Achizitii
intracomunitare
Formatul permite introducerea achizitiilor
intracomunitare. Diferenta fata de importuri este ca transportul poate fi
inregistrat si urmarit si in alta valuta fata de bunurile achizitionate, se
face urmarirea separata a furnizorului de transport si se genereaza pozitie
separata in jurnalul de cumparari pentru factura de transport. Valoarea TVA se
completeaza manual, atât pentru bunuri cât si pentru transport. La transportul
intern TVA-ul se plateste transportatorului si atunci se completeaza câmpul de
TVA aferent furnizorului intern, cu care se va credita contul de furnizor. In
cazul transportului extern de regula e vorba de scutire de TVA. Daca, totusi,
se inregistreaza TVA atunci acesta va fi inregistrat si pe deductibil si pe
colectat in cazul in care persoana care face achizitia este un platitor de TVA , exact ca in cazul bunurilor.
Formatul de introducere a datelor
este asemanator cu cel de la DVI, deosebirea fiind ca in cazul achizitiilor
intracomunitare nu exista mai multe pozitii tarifare.
Si acest format permite tiparirea
NIR-ului si apelul formatului de incarcare a platilor.
Foarte importanta este completarea câmpului *Tip TVA/scutire achizitie care indica programului in ce rubrica a jurnalului de cumparari se incadreaza valoarea.
De la
versiunea STC337 exista informatia *COD TARA, atat la furnizorul de marfa, cat
si la transportator, precum si tipul achizitiei (S-achizitie servicii sau
A-achizitie bunuri). Aceste informatii sunt importante la preluarea in modulul
IMATI CONTABILITATE, pentru generarea declaratiei 390 VIES.
E.3.Facturi interne (Introduceri de facturi venite
de la furnizori interni)
Pentru fiecare factura, introdusa prin oricare din
optiunile urmatoare de meniu exista posibilitatea bifarii ei in sistemul TVA LA
INCASARE.
E.3.1.Intern
Optiunea serveste la introducerea facturilor primite de
la furnizori interni.
Acest videoformat permite si intrarea in zona de Plati
facturi asa cum va fi explicat ulterior.
Forma contine doua zone :
i) Antetul facturii cu urmatoarele câmpuri :
*Nr
doc : câmp alfanumeric obligatoriu in care se introduce numarul facturii. Nu introduceti acelasi numar de factura la documente diferite.
*Data : contine data facturii (obligatoriu).
*Furnizor
: câmp alfanumeric obligatoriu in care se introduce numele furnizorului. Acesta
este validat in nomenclatorul de furnizori iar in cazul in care nu exista
programul il introduce in nomenclator.
Atentie! pentru MSAccess caracterului apostrof (') este caracter cu semnificate speciala. Este
delimitator de sir de caractere.
Daca este nevoie de acest caracter va rugam sa-l inlocuiti cu spatiu. In caz
contrar vor aparea anomalii greu de controlat. In plus nu functioneaza corect
operatia de cautare pe câmpuri ce au acest caracter introdus.
*Cod fiscal : Codul fiscal al furnizorului.
*Termen (zile) : Termenul de plata al facturii in zile calendaristice.
Implicit este 0, adica se considera scadenta de plata la emiterea facturii.
Câmpul foloseste la situatia scadentelor de plata.
*Nr.NIR : câmp numeric
facultativ. Se incarca cu numarul de NIR asociat respectivei
facturi.
Atentie! Daca mai multe facturi au
acelasi numar de NIR, la tiparirea NIR-ului programul va grupa toate aceste
facturi pe acelasi NIR.
Dupa introducerea pozitiilor unei facturi, revenind cu
cursorul in antetul facturii, programul calculeaza automat valorile din
urmatoarele câmpuri : *Total TVA, *Total factura (fara TVA) si *Total factura
(cu TVA).
Antetul mai contine urmatoarele butoane :
(NIR1) : apasând pe buton se tipareste NIR-ul cu numarul
introdus la *Nr.NIR., evidentiindu-se pe lânga informatiile din factura de cumparare ,adaosul
comercial,pretul/valoarea de vanzare cu
si fara TVA si TVA neexigibil, pe UM si total cantitate.
(NIR2) : apasând pe buton se tipareste NIR-ul cu numarul
introdus la *Nr.NIR., evidentiindu-se pe langa informatiile din factura de
cumparare , adaosul comercial si pretul /valoarea de vanzare cu si fara TVA.
(NIRS) : apasând pe buton se tipareste NIR-ul cu numarul
introdus la *Nr.NIR.,evidentiindu-se numai informatiile din factura de
cumparare
(Articole) : Apasând pe buton se afiseaza nomenclatorul
de articole. In cazul in care se doreste introducerea pretului de vanzare fara
TVA intr-o valuta, in vederea actualizarii preturilor de vanzare functie de
evolutia cursului valutar, se apeleaza optiunea de meniu Nomenclatoare/Articole
format 2. Astfel se va deschid
video-formatul explicat la capitolul Nomenclatoare de articole(Format 2).
(Afisare
stoc) : se afiseaza stocul curent, numai din punct de vedere cantitativ. Daca
butonul a fost apasat când cursorul era intr-o anumita pozitie a facturii, la
afisarea stocului cursorul este pozitionat in dreptul codului de marfa al
respectivei pozitii, altfel stocul este afisat incepând cu prima pozitie.
(Plati) : programul afiseaza platile efectuate la factura
curenta precum si soldul acesteia si permite introducerea platilor, asa
cum va fi descris ulterior.
ii) Zona pozitiilor documentului de intrare este
multiinregistrare, fiecare inregistrare continând urmatoarele câmpuri :
*Poz : câmp numeric completat automat de catre program,
reprezentând numarul de ordine al inregistrarii.
*Cod marfa : câmp alfanumeric obligatoriu reprezentând
codul de marfa, modul de completare fiind identic cu completarea câmpului
echivalent din DVI.
Puteti configura ca la dublu click pe codul de marfa din formele de intrari, iesiri sau notele de transfer sa se afiseze in functie de dorinta:
*- nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii)
*- stocul curent
*- nomeclatorul exins (se afiseaza doar daca se coreleaza cu optiunea 2 din aceasta configurare
*Pret achizitie : câmp obligatoriu, reprezentând pretul
de achizitie unitar fara TVA din factura.
*Gestiune : codul gestiunii unde intra marfa.
*Tip achiz : tipul achizitiei din punct de vedere al
incadrarii in jurnalul de cumparari ; pentru taxare inversa se va completa
26 iar pentru preluarea si in jurnalul vânzarilor se va completa si câmpul *Tip
din antet cu DI, FI sau CI.
*TVA% : câmp obligatoriu reprezentând procentul de TVA.
Implicit are valoarea TVA-ului maxim din Configurare.
*Cantitate : câmp obligatoriu reprezentând cantitatea din
factura.
OBSERVATIE
: Pentru a sterge o pozitie din factura trebuie mai intâi sa se anuleze
cantitatea. Apoi se va sterge intreaga pozitie marcând cu mouse-ul selectorul
de inregistrare din stânga pozitiei si apasând pe tasta Del (Delete). Daca
valoarea din câmpul cantitate este nenula nu se pot modifica valorile
urmatoarelor câmpuri: *Cod marfa, *Pret achizitie, *Gestiune si *TVA%. La
iesirea de pe câmpul *Cantitate programul calculeaza automat câmpurile *Valoare
(fara TVA) si *Total TVA
*Pret vânz : câmp facultativ, reprezentând pretul de
vânzare fara TVA, valoarea acestui câmp intrând in calculul unor câmpuri din
NIR. In momentul introducerii sau modificarii acestui câmp se face automat
actualizarea lui in nomenclatorul de articole.
*Pret vz cu TVA : Pretul de vânzare inclusiv TVA calculat
automat la introducerea pretului de vânzare fara TVA, La modificarea acestui
câmp se actualizeaza si câmpul *Pret vânzare fara TVA, cât si pretul din
nomenclator.
Formatul afisat pe ecran in urma apasarii butonului
(Plati) contine doua zone:
i) Antetul contine denumirea furnizorului, numarul, data
si totalul facturii de platit. Antetul nu poate fi modificat, sters sau
inserat, singura sa functie fiind de vizualizare.
ii) Pozitiile platilor : zona este multiinregistrare si
contine platile (plata integrala sau platile partiale) ale facturii curente.
Câmpurile care se vor completa sunt urmatoarele:
*Tip doc.: câmp alfanumeric
obligatoriu care contine tipul documentului de plata;
*Data doc : contine data platii ;
*Nr.doc : numarul documentului de plata ;
*Valoare : valoarea platii efectuate ;
*Cont
contabil : câmp facultativ - contul contabil prin care se face plata ; Daca se
doreste preluarea platilor din stocuri in STOCURI, acest câmp devine
obligatoriu.
iii)
Zona de totaluri care este actualizata dupa terminarea fiecarei inregistrari
din zona ii). Contine câmpurile : *Total plati - totalul platilor efectuate
pentru factura curenta; *Sold factura - soldul facturii curente.
OBSERVATIE :
Utilizatorul poate defila printre documentele de plata utilizând sagetile din
selectorul de inregistrari sau tastele <PageUp> si <PageDown> când
cursorul se afla in zona de antet. Pozitia curenta este factura de plecare.
Platile pot fi partiale sau integrale.
Cu ajutorul butonului Revenire (sau a optiunii de meniu) se
revine la formatul de plecare.
Pentru a genera o
inregistrare noua (o noua factura) se muta cursorul in zona de antet si se
tasteaza Ctrl+. Pentru a defila printre facurile introduse se pot folosi
tastele PageUp si PageDown, programul afisând factura anterioara, respectiv
urmatoare.
Iesirea se face
selectând optiunea de meniu Iesire.
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
deductibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data platii (regim
TVA la Incasare).
Butoane de pe forma:
-
[Verificare RTVAI] = verificare in registrul firmelor care folosesc TVA la
incasare. Programul verifica intr-o baza de date locala situatia unui furnizor.
Aceasta baza de date trebuie actualizata periodic din internet cu ajutorul
aplicatiei create de societatea noastra in acest scop. Aceasta aplicatie se
gaseste in saitul societatii noastere la adresa: http://www.imatisoftware.ro/download.htm
- [Generaare BC sau Fact.Ies] = generarea din pozitiile facturii curente de intrare a unui Bon de consum sau a unei Facturi de iesire. La apel apare o forma noua. In aceasta forma prima data apasati butonul [Pregateste cantitatile pentru crearea Bonului de Consum sau Facturii de iesire] care pregateste (rezerva) cantitatile pentru a fi puse in BC sau Fact de Iesire. Apoi apasati butonul corespunzator documentului ce doriti sa-l generati (BC sau Fact.Ies.)
E.3.2.Intern v.amanunt
Optiunea
permite afisarea unui ecran asemanator cu cel din optiunea anterioara, dar care
mai contine in zona de pozitii urmatoarele câmpuri : denumire extinsa afisata
automat la tastarea codului precum si procentul de adaos comercial la
introducerea caruia este calculat automat pretul de vânzare cu amanuntul
rotunjit la suta de lei, Acest pret de vânzare cu amanuntul poate fi introdus
si direct, in acest caz programul calculând automat procentul de adaos
comercial.
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
deductibil la data emiterii
facturii (regim
normal de TVA) sau la data platii (regim TVA la Incasare).
E.3.3.Intern v.amanunt
format 2 (permite si discount)
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
deductibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data platii (regim
TVA la Incasare).
Formula de calcul este: pretul de gestiune = [pretul de referinta] * (1 - [discount] / 100) - rezultatul se rotunjeste la 2 zecimale
E.4.Note
de predare
Se utilizeaza pentru intrarile in gestiunea de produse
finite a produselor rezultate dintr-un proces de fabricatie.
i) Antetul cuprinde câmpurile :
*Nr.doc,
*Data,*Furnizor (predator) : Acest câmp serveste la introducerea furnizorului
in cazul lucrului cu terti (exemplu: furnizori de servicii pentru prelucrarea
materiilor prime proprii), *Total nota de predare: câmp calculat automat la
revenirea in antet dupa completarea pozitiilor.
ii) Pozitiile
Zona este multiinregistrare si contine câmpurile:
*Poz : numeric, obligatoriu reprezentând numarul de
ordine al inregistrarii.
*Cod marfa : câmp obligatoriu, reprezinta codul marfii
intrate in gestiune.
*Pret gestiune : câmp obligatoriu, reprezinta pretul de
intrare in stoc.
*Gest : codul gestiunii de intrare.
*Cantitate : câmp obligatoriu. La iesirea de pe acest
câmp se calculeaza câmpul *Valoare= *Pret gestiune x *Cantitate.
Tiparirea documentului se face apasând pe butonul
(Tiparire).
Vizualizarea stocului curent se face apasând butonul
(Af.Stoc).
Formatul permite ca din intreaga nota de predare sa se creeze o nota de transfer catre o gestiune aleasa (gestiune primitoare) la apasarea butonului [Transfera]. Dupa transfer o bifa marcheaza si semnalieaza acest lucru pentru a se preveni crearea mai multor note de transfer din aceeasi Nota de Predare. Nr. notei de transfer create se afiseaza in antet.
Sold furnizori interni
La
initializarea datelor de pornire (prima luna de lucru cu programul),
utilizatorul va incarca prin aceasta optiune facturile aflate in soldul
furnizorilor. Programul reporteaza de la o luna la alta documentele neplatite.
Acestea pot fi vizualizate si/sau platite utilizând optiunea Sold furnizori. Ecranul are urmatoarea
forma : i) Antetul cu câmpurile *Factura,
*Data : obligatoriu din luna anterioara lunii contabile curente,
*Furnizor,*Total.
ii) Pozitiile : *Tip Doc,*Data Doc : obligatoriu din
luna contabila curenta, *Nr Doc Plata, *Valoare, *Cont contabil.
iii) *Total plati : Programul
calculeaza suma valorilor platite pentru factura curenta, *Sold factura
(calculat automat de program).
Acest ecran poate fi
completat/modificat numai in prima luna contabila, pentru lunile urmatoare
programul isi calculeaza soldurile si le transfera de la o luna la alta,
nemaifiind nevoie (si nici voie) sa se intervina asupra lor.
Optiunea permite
introducerea avansurilor platite furnizorilor externi in luna curenta, precum
si vizualizarea tuturor avansurilor inregistrate in baza de date ( luna curenta
si lunile anterioare).
La apelul acestei optiuni programul afiseaza un videoformat
multiinregistrare cu urmatoarele campuri :
·
FURNIZOR : camp alfanumeric obligatoriu
reprezentand furnizorul.
·
Tipdoc : camp
alfanumeric obligatoriu in care se
introduce tipul documentului de plata.
·
Nr.Doc : camp alfanumeric obligatoriu in care se introduce
numarul documentului de plata.
·
DATADOC : camp
obligatoriu in care se introduce data documentului de plata a avansului catre
furnizorul extern . Data trebuie sa apartina lunii curente de lucru.
·
SUMA LEI : camp
numeric obligatoriu reprezentand suma platita ca avans.
·
Cont avans : contul
de avans al furnizorului care trebuie in prealabil introdus in nomenclatorul de
furnizori (409)
·
Cont contabil
trezorerie : contul contabil al casei sau bancii prin care se face plata.
·
SOLD: camp numeric calculat automat reprezentand
sold-ul avansului nedecontat .
Aceasta optiune permite
incarcarea documentelor de plata catre furnizori intr-o maniera foarte comoda.
Astfel, prima operatiune va fi selectarea furnizorului din lista de furnizori.
In momentul in care s-a incarcat numele furnizorului este afisata lista cu
toate documentele emise de acel furnizor si aflate in sold. In continuare
utilizatorul va incarca documentul de plata catre furnizor (tip document, numar
document, data document, suma platita si contul contabil de trezorerie din care
se face plata). Acest document se poate repartiza pe mai multe facturi, daca
este cazul astfel : se alege din lista facturilor in sold factura dorita si se
apasa pe butonul (Operare).Programul cere confirmarea faptului ca se
doreste achitarea facturii alese.In cazul unui raspuns afirmativ (Yes)
programul inregistreaza automat documentul de plata, total sau partial, la
factura selectata. Simultan se recalculeaza soldul documentului de plata si
soldul furnizorului. Factura care a fost achitata integral dispare din acest
ecran. Daca mai exista facturi in sold la furnizorul respectiv iar documentul
de plata nu a fost repartizat in totalitate operatia poate fi reluata cu o alta
factura. In momentul in care documentul de plata s-a repartizat integral
programul anunta si utilizatorul este intrebat daca doreste incarcarea unui alt
document de plata. La raspuns afirmativ programul asteapta reluarea
operatiunilor din momentul selectarii denumirii furnizorului. Eventualele
corectii ale unor erori de operare se vor face prin intermediul optiunii Plati.
Daca dupa epuizarea documentelor aflate in sold a mai
ramas o suma platita in plus programul intreaba daca aceasta suma se doreste a
fi repartizata ca suma in avans. In caz afirmativ se genereaza automat o
inregistrare in ‘Plati in avans’ catre furnizorul respectiv , cu diferenta
ramasa. Evident, pentru ca operatia sa poata functiona e necesar ca in
nomenclatorul de furnizori sa fie incarcat contul de avansuri (409) la
furnizorul respectiv.
Permite
introducerea documentelor de plata la facturi de la furnizori, indiferent daca
acestea sunt documente din sold sau din luna curenta. Mai intii se cauta
documentul (factura) care trebuie platit (Ctrl+F, vezi cap.Elemente de operare in baza de date) si apoi se
inregistreaza/corecteaza documentul de plata. Cautarea se poate face dupa orice
câmp situat in antetul ecranului (Furnizor, factura, suma).
Pe ecran veti vedea butonul (Avans). Cu ajutorul acestui
buton se vizualizeaza avansurile catre acel furnizor, in cazul când acestea
exista. Puteti selecta un avans cu soldul diferit de zero si prelua acest avans
ca stingere a facturii prin apasarea butonului (Preluare avans). Programul va
intreaba daca doriti preluarea acelui avans. In cazul unui raspuns afirmativ va
fi inserata o pozitie la rubrica Plati pentru factura curenta. Aceasta pozitie
are completata la data platii data facturii iar la nr.doc. numarul documentului
de avans/data avansului. Contul va fi cel preluat din nomenclatorul de
furnizori (*Cont avans) pentru furnizorul respectiv. Suma va fi : intregul
avans daca acesta nu depaseste soldul facturii sau soldul facturii daca soldul
avansului depaseste soldul facturii.
Simultan se va diminua soldul avansului cu valoarea preluata la Plati.
Daca o plata s-a inregistrat la Repartizare plati ea se va regasi si in Plati.
Aici se vor putea face eventuale corectii la repartizari gresite.
Se
tipareste lista soldului simplificat al furnizorilor, sub forma unei liste care
indica totalul soldului acelui furnizor din toate facturile existente
Se tiparesc fisele furnizorilor, cu fiecare factura si
fiecare document de plata. Se poate selecta un singur furnizor.
Sold furnizori evolutie cronologica
Aceasta lista se poate tipari numai pentru câte un
furnizor. Ea contine toate decontarile cu acel furnizor, inclusiv avansurile
nedecontate. Dupa fiecare operatie se calculeaza soldul acelui furnizor.
Ca
regula generala, va recomandam ca inainte de lucrul cu valuta sa introduceti
cursurile valutare ale monedelor utilizate. Atunci, programul va prelua automat
cursul valutar in toate inregistrarile.
Optiunea permite
introducerea DVI-urilor aflate in sold utilizând un ecran având urmatoarele
zone:
i) Antetul cu urmatoarele câmpuri :
*DVI : Numar DVI,
*Data DVI,
*Furnizor (denumirea
furnizorului extern),
*Valuta : se valideaza in nomenclatorul de valute
pe care-l vom descrie mai târziu,
*Curs :
cursul valutar din data DVI-ului. Daca sunt completate cursurile valutare din
optiunea Valuta, el va fi completat
automat de program. Cursul valutar se poate introduce si de catre utilizator.
*Transportator
*Transport : valoare transport extern
*Valoare facturata
ii) Pozitiile :
*Tip Doc : tipul documentului de plata
*Data Doc : data documentului de plata
*Nr Doc : numarul documentului de plata
*CursV : cursul valutar la data platii
*Suma (valuta) : suma platita in valuta
*Suma (lei) : Suma (valuta) x CursV
*Dif,curs : diferenta de curs valutar dintre data platii
si data DVI-ului.
iii)
*Total plati : total plati pe document
*Sold : soldul documentului
Toate documentele de la
furnizori externi se regasesc aici, diferentierea dintre DVI si factura
intracomunitara facându-se printr-o bifa. Implicit se considera achizitie
intracomunitara, având bifa respectiva.
Pentru plati sunt prevazute doua zone : plata
facturii externe si plata DVI-ului. Pentru ambele se va incarca documentul de plata (Tip, Data, Nr), Valuta, Cursul,
Suma in valuta. Câmpul Valuta se va completa cu Valuta utilizata la plata,
Cursul valutar va fi cel din ziua platii iar suma de plata este cea din
documentul de plata. Pe al doilea rând, corespunzator câmpurilor Valuta, Curs,
Suma programul va scrie automat Valuta in care a fost emisa factura, Cursul va
fi preluat din nomenclatorul de Cursuri valutare iar Suma va fi calculata in
functie de Suma platita pe primul rând, astfel : Suma (valuta facturii) =
Suma (valuta platii) * Cursul valutei platii / Cursul valutei facturii. Daca
cele doua valute coincid, si câmpurile celelalte vor coincide.
Cu ajutorul butonului (Avansuri) puteti vizualiza
daca exista plati in avans inregistrate la acel furnizor si aveti posibilitatea
in acest caz, sa selectati plata dorita si sa o ‘imperecheati’ cu factura.
Optiunea permite
introducerea avansurilor platite furnizorilor externi in luna curenta, precum
si vizualizarea tuturor avansurilor inregistrate in baza de date ( luna curenta
si lunile anterioare).
La apelul acestei optiuni programul afiseaza un videoformat
multiinregistrare cu urmatoarele campuri :
·
DATADOC : camp
obligatoriu in care se introduce data documentului de plata a avansului catre
furnizorul extern . Data trebuie sa apartina lunii curente de lucru.
·
Tipdoc : camp
alfanumeric obligatoriu in care se
introduce tipul documentului de plata.
·
Nr.Doc : camp alfanumeric obligatoriu in care se introduce
numarul documentului de plata.
·
FURNIZOR : camp alfanumeric obligatoriu
reprezentand furnizprul extern.
·
Valuta: valuta de plata
a avansului
·
CURS : camp numeric
obligatoriu reprezentand Cursul leu/valuta care este
afisat automat la selectarea valutei daca in prealabil a fost introdus in baza
de date pe optiunea din meniul principal Valuta/Cursuri valutare.
·
SUMA PLATITA : camp
numeric obligatoriu reprezentand suma platita ca avans.
·
Cod avans furn. si Cont
Plata : campuri obligatorii necesare generarii automate a notei contabile
·
SUMA IN LEI : camp numeric calculat automat
·
SOLD: camp numeric calculat automat reprezentand
sold-ul avansului nedecontat .
Videoformatul
poate fi folosit in doua moduri :
1.
modul de introducere date : este modul
implicit la intrarea in forma
2. modul
de introducere date cu vizualizarea tuturor avansurilor introduse anterior in
baza de date. Pentru a seta acest mod se alege din meniul videoformatului
optiunea “Vizualizare /Toate inregistrarile”
Utilizatorul
are acces, prin optiunile de meniu , la
calculator si nomenclatoare.
La apelul optiunii programul afiseaza un ecran unde
utilizatoul are posibilitatea sa selecteze 'toti furnizorii' sau 'un singur
furnizor'. La selectarea butonului (Afisare) se poate
vizualiza o lista ce contine DVI-urile in ordine cronologica, grupate pe
furnizori externi, fiecare DVI având atasate toate platile efectuate, si soldul
in valuta si in lei. Se face centralizarea pe fiecare furnizor extern, precum
si totalul general.
Fisele
transportatorilor externi
La apelul optiunii programul afiseaza un ecran
identic cu cel anterior .Utilizatoul are posibilitatea sa selecteze un
transportator extern sau toti transportatorii externi. La
selectarea butonului (Afisare) se poate vizualiza o lista ce contine DVI-urile
cu transport extern afisate in ordine
cronologica, grupate pe transportatori externi, fiecare DVI având atasate toate
platile efectuate pentru transport , si soldul in valuta si in lei. Se face
centralizarea pe fiecare transportator extern, precum si totalul general.
Optiunea
permite vizualizarea unor liste privind decontarile externe:
-
Situatie DVI-uri (credit): importurile dintr-o
anumita perioada, in ordine cronologica, grupate pe valute utilizate.
Sunt specificate si sumele in lei corespunzatoare fiecarui import (taxe vamale,
comision vamal, TVA).
- Plati externe (debit): situatia platii importurilor
intr-o anumita perioada in ordine cronologica. Sunt specificate cursul valutar
la data fiecarei plati, precum si diferentele de curs valutar.
- Sold furnizori externi: DVI-urile neachitate grupate in
ordinea furnizorilor externi, afisându-se si soldul fiecarui DVI.
F.Iesiri
Pentru cazul in care metoda de lucru este CMP apare urmatorul
meniu :
-Editare Format
1- discount la total factura
-Editare Format
2- discount la total ; format incasari inclus
-Editare Format
3- discount la pret vânzare
-Editare Format
Valuta – discount la pret vânzare in valuta
-Vizualizare
Format 1- discount la total factura
-Vizualizare
Format 2- discount la total ; format incasari inclus
-Vizualizare
Format 3- discount la pret vânzare
-Vizualizare
Format Valuta – discount la pret vânzare in valuta
-Bord.vânzari adaptat pt.cod PLU+ impr.fiscala
-Bon consum format 2
-
Incasari la facturi
-
Incasari avansuri
-
Sold clienti evolutie cronologica
-
Fisa (sold) clienti detaliat
-
Fisa (sold) clienti simplificat
-
Incasari
In cazul lucrului in COD-PRET
meniul va fi :
-Facturi
interne
-Format 1 -
discount la total factura
-Format valuta
- discount la total factura
-Borderou vânzari COD PRET
-Bon consum COD PRET
Daca s-a
optat pentru sistemul FIFO/loturi, meniul este :
-Facturi
interne
-Format 1 - discount la total factura
-Format valuta - discount la total factura
-Borderou vânzari COD PRET
-Bon consum COD PRET
Se introduc cu ajutorul
urmatorului videoformat :
i) Antetul contine
urmatoarele câmpuri :
*Nr.document : câmp
obligatoriu alfanumeric, contine numarul facturii.
*Data : Data
documentului, câmp obligatoriu.
*Termen (zile): termenul
scadent al facturii
*Aviz exp: numarul
avizului de expeditie insotitor (daca este cazul)
*Data aviz: data
avizului de insotire (daca este cazul)
*Gest : codul gestiunii.
*Client : câmp alfanumeric obligatoriu.
Contine numele clientului.
Acesta poate fi selectat
din nomenclatorul de clienti apasând pe butonul din dreapta câmpului. Daca s-a
introdus un nume inexistent in nomenclator, programul intreaba utilizatorul
daca se doreste introducerea lui in nomenclator. In caz afirmativ se apasa
butonul (Yes). La selectarea butonului (No) programul nu paraseste câmpul
Client asteptând introducerea unui nou nume de client pentru a fi validat sau
apasarea tastei <Esc> pentru abandonarea editarii.
*Total val (fara TVA) :
câmp calculat
*Total TVA : câmp
calculat
*Total val. (cu TVA) :
câmp calculat
*Banca si contul
utilizate pentru incasare : câmpuri preluate din configurare. Programul permite
doua posibilitati de introducere in configurare, respectiv selectarea pe
factura a uneia dintre cele doua banci introduse. Contul corespunzator bancii
va fi completat automat de program.
*Agent : câmp facultativ
utilizat când vânzarea se face prin intermediul unor agenti comerciali.
*Rabat : procentul de
rabat acordat clientului. Rabatul se calculeaza ca valoare la nivelul intregii
facturi.
*Delegat : numele delegatului, câmp facultativ
utilizat in cazul emiterii facturii pe calculator.
*BI : actul de identitate al delegatului, câmp
facultativ utilizat in cazul emiterii facturii pe calculator.
*Elib : organul care a eliberat actul de identitate
al delegatului, câmp facultativ utilizat in cazul emiterii facturii pe
calculator.
*MT: mijlocul de transport, câmp facultativ utilizat
in cazul emiterii facturii pe calculator.
*Observatii
1 : in acest camp se pot scrie
observatiile particulare , adica ceea ce se doreste sa apara numai pe factura
curenta.Aceste observatii apar pe factura
sub observatiile generale setate in configurare
*Observatii
2 : in acest camp se preiau, actionand de doua ori butonul stang al
mouse-ului, observatiile generale setate in configurare.
In cazul acordarii unui rabat urmatoarele câmpuri
vor fi calculate corespunzator :
Dupa
aplicarea rabatului: *Val (fara TVA), *TVA, *Total (cu TVA).
La terminarea
introducerii pozitiilor facturii, când se revine in antet programul calculeaza
automat câmpurile : *Total valoare (fara TVA), *Total TVA, *Total valoare (cu
TVA).
ii) Pozitiile facturii
Zona este
multiinregistrare, fiecare inregistrare continând urmatoarele câmpuri:
*Poz : câmp numeric
obligatoriu reprezentând numarul de ordine al inregistrarii.
*Cod produs : codul alfanumeric al marfii. Este tratat identic cu câmpurile similare de la documentele explicate anterior.
Puteti configura ca la dublu click pe codul de marfa din formele de intrari, iesiri sau notele de transfer sa se afiseze in functie de dorinta:
*- nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii)
*- stocul curent
*- nomeclatorul exins (se afiseaza doar daca se coreleaza cu optiunea 2 din aceasata configurare
*Gest : codul
gestiunii. Implicit este egal cu gestiunea din antet dar poate fi
modificat daca e cazul;
*Pret gestiune
(câmp existent numai pentru modurile de lucru in COD-PRET(P) si FIFO pe loturi (F)) :
pretul de intrare in stoc al articolului;
*Pret vanz.fara TVA :
câmp numeric obligatoriu. In cazul in care la un articol este completat in
nomenclator pretul de vânzare fara TVA, acesta va fi preluat automat in câmpul
*Pret vanz.unitar. Pretul este numai propus, utilizatorul putându-l modifica la
nevoie.
Tip TVA/scutire : indica programului in ce rubrica a jurnalului de
cumparari se incadreaza.
*TVA% : procentul de
TVA. Implicit este 24.
*Cantitate : cantitatea
vânduta.
Pentru fiecare pret unitar exista si câmpul valoare (= pret * cantitate)
*Cantitate UM2 : cantitatea din unitatea de
masura UM2 ; programul tine cont de raportul de transformare dintre UM si
UM2 existent in nomenclatorul de articole ;
*Lot : numai la FIFO/loturi ; reprezinta lotul din
care face parte articolul respectiv. Poate fi selectat, la optiunea Format 1-selectie lot sau completat automat din pozitia de stoc
respectiva, la selectarea pretului de gestiune in cazul optiunii Format 1-discount la
total factura.
In cazul intrarilor intr-o gestiune cu regim
special (tip = "C" in nomenclatorul de gestiuni) acestea vor fi
preluate in jurnalul de cumparari cu regim special, daca la campul *Tip din
antet se va completa valoarea 'S'.
Atentie! : Pentru a putea face
modificari sau stergeri in inregistrare trebuie mai intâi anulat câmpul
*Cantitate.
OBSERVATIE : La iesirea de pe câmpul
*Cantitate programul calculeaza : *Valoare fara TVA , *TVA.
*Cont
venituri : contul de venituri necesar generarii notei contabile.Acesta
este preluat automat din nomenclatorul de gestiuni in cazul in care s-a
definit.
Zona I) mai contine butoanele :
(Tiparire) : tiparirea
facturii fara formular pretiparit.
(Fact.3a): este utilizat pentru tiparirea facturii pe format A4 cu vizualizare
prealabila. Programul completeaza formularul fiscal pretiparit.
(Fact.5a): este utilizat pentru tiparirea facturii pe format A5 cu vizualizare
prealabila. Programul completeaza formularul fiscal pretiparit.
Atentie : Daca din diverse motive s-a iesit din
ecranul de editare a facturii, amanand tiparirea ei, la revenirea ulterioara in forma , in vederea tiparirii, trebuie
din nou preluate observatiile generale in campul *Observatii 2.
(CfgFact) : este utilizat pentru
configurarea pozitiilor campurilor in factura.
La
actionarea acestui buton se afiseaza un videoformat multiinregistare ce permite
pentru fiecare camp din factura sa se
specifice pozitia lui in cadrul formularului
fiscal, pe orizontala si verticala , precum si dimensiunea caracterului
tiparit.
Formularul
de factura fiscala este impartit in 3 zone :
-zona de antet numita
« header »
-zona de detalii numita « detail »
-zona de totaluri numita « footer »
Pozitionarea pe
orizontala se face luand ca referinta marginea din stanga a paginii.
Pozitionarea pe
verticala se face luand ca referinta marginea de sus a zonei in care se gaseste
campul respectiv.
Programul pune la
dispozitie o configurare implicita, pe care utilizatorul o poate modifica.
Videoformatul contine si un buton de
« Tiparire » a configurarilor facute.
Revenirea
in ecranul de plecare se face inchizand fereastra( click stanga pe X in coltul
stanga sus al ferestrei).
(Aviz): este
utilizat pentru tiparirea avizului de expediere cu vizualizare prealabila.
Programul completeaza formularul fiscal pretiparit.
(DL): este utilizat pentru tiparirea dispozitiei de livrare (uz intern) cu
vizualizare prealabila
(Articole): este utilizat pentru afisarea nomenclatorului de articole, cu posibilitatea
selectarii unei grupe sau a unei subgrupe de articole. Revenirea in ecranul de
plecare se face apasând pe butonul (Iesire).
(Stoc) : este utilizat pentru afisarea stocului cantitativ pe gestiuni
(Incasari) : cu ajutorul
caruia se pot introduce incasarile (totale sau partiale) ale fiecarei facturi
emise in luna curenta. Facturile din sold se vor plati utilizând optiunea 5.7.1 Facturi in
sold.
(Adaos): este utilizat pentru vizualizarea adaosului comercial
pentru fiecare articol din factura. La actionarea acestui buton se afiseaza un
videoformat continand 3 zone:
Zona1: contine numarul
facturii de iesire si gestiunea din care se vinde marfa.
Zona2 : este
multiinregistrare si contine pentru fiecare pozitie din factura campurile:
* Cod marfa
* Cost mediu
ponderat instantaneu (calculat in funtie de soldul initial si intrarile pana la
data facturarii.
* Pret
vanzare din factura
* Cantitatea facturata
*Adaos comercial unitar ( pe unitatea de articol)
calculat ca diferenta intre pretul de vanzare si costul mediu ponderat
instantaneu.
*Adaos comercial total
*Adaos comercial in procente
Zona3: este zona in care se
totalizeaza adaosul comercial ( valoric si procentual)
pentru toate pozitiile din factura.
Pentru a reveni in ecranul
de plecare se actioneaza butonul “Iesire”.
(Retetar): programul ofera posibilitatea inregistrarii , mai intai, a
vanzarii produselor finite obtinute in procesul de productie si apoi generarii,
pe baza retetelor definite , a bonurilor de consum de materii prime si a notelor
de predare .
Prin
actionarea butonului “Retetar” se afiseaza videoformatul “Generare NPR,BC pe baza retetarelor de productie”
explicat la punctul 13.2.
Iesirea se face utilizând optiunea de meniu Iesire.
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei (regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse
in sistemul TVA la incasare implicit se pune bifa prin program.
Ecranul
este asemanator cu cel de la Format 1, având in plus o a treia zona numita iii)
incasari, care contine urmatoarele câmpuri : *Tip doc, *Data doc, *Nr doc,
*Valoare, *Cont contabil.Aici se pot introduce incasarile aferente unei
facturi. Ecranul are avantajul ca pentru introducerea incasarilor nu mai este
nevoie sa se utilizeze un ecran separat. Chitanta se poate si tipari, separat
sau impreuna cu factura, apasând pe butonul corespunzator
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei
(regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare
implicit se pune bifa prin program.
Ecranul este identic ca aspect cu cel de la Format 1, diferenta constând in
modul de aplicare a rabatului. Spre deosebire de Formatul 1 aici programul
micsoreaza pretul de vânzare unitar preluat din nomenclator, cu rabatul
acordat.
Documentele tiparite sunt identice indiferent de formatul
din care se da comanda de tiparire.
In acest format exista posibilitatea, daca s-a bifat in
configurare preluarea informatiilor din extensie pe categorii de clienti, ca in
zona de pozitii ale facturii sa nu apara decât codurile corespunzatoare
categoriei clientului introdus. Astfel, cautarea articolelor este mult
simplificata.
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei
(regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare
implicit se pune bifa prin program.
Format
Valuta – discount la pret
vânzare in valuta
Pentru a folosi acest format articolele din
factura trebuie sa aiba obligatoriu trecut in nomenclator pretul de vanzare in
valuta. Nomenclatorul se poate accesa
si din aceasta forma pe optiunea de meniu Nomenclatoare/Articole – format 2.
Ecranul
este asemanator cu cel de la Facturi format 1, având in plus in zona 2, pentru
fiecare articol, câmpurile :
*Valuta
*Curs : se preia automat din tabela de
cursuri valutare, daca a fost introdus in prealabil.
*Discount pret v. : aici
utilizatorul va trece in procente
discountul in valuta la pretul de vanzare.
*Pret valuta : este calculat
automat prin aplicarea procentului de
discount specificat la pretul de
vanzare din nomenclator.
Pretul in lei este
calculat automat prin inmultirea cursului valutar cu pretul de vanzare in
valuta din campul anterior.
Pe
factura se va tipari cursul valutar.
Incepand cu ianuarie 2013 a aparut bifa «factura cu
TVA la incasare » care indica daca pentru factura respectiva TVA-ul devine
exigibil la data emiterii facturii (regim normal de TVA) sau la data incasarii ei
(regim TVA la Incasare). Pentru societatile incluse in sistemul TVA la incasare
implicit se pune bifa prin program.
Informatiile sunt similare cu ale facturilor in lei, dar toate calculele se fac in valuta, inclusiv emiterea facturii.
Se va completa in antet obligatoriu cursul valutar al facturii. Daca in prealabil s-a completat, la optiunea "Cursuri valutare", cursul zilei pentru valuta selectata, acesta va fi automat preluat la factura si nu mai e nevoie sa fie trecut manual.
Preturile in valuta se completeaza mai intâi la Nomanclatoare -> Articole
format 2
De la versiunea STC337 exista
informatia *COD TARA (al clientului extern), validata in nomenclatorul
codurilor de tari, precum si tipul
livrarii (P-prestare servicii, L-livrare bunuri sau T-operatie triunghiulara).
Aceste informatii sunt importante la preluarea in modulul IMATI CONTABILITATE,
pentru generarea declaratiei 390 VIES. Ele se vor completa numai pentru
livrari/prestari intracomunitare.
i) Antetul contine câmpurile :
*Nr.document : câmp
obligatoriu, reprezinta numarul borderoului de vânzare.
*Data : câmp
obligatoriu, data documentului.
*Gest : codul gestiunii.
La terminarea introducerii pozitiilor borderoului, când
se revine in antet programul calculeaza automat câmpurile : *Total valoare
(fara TVA), *Total TVA, *Total valoare (cu TVA).
ii) Pozitiile
borderoului
Zona este
multiinregistrare, fiecare inregistrare continând urmatoarele câmpuri:
*Poz : câmp numeric obligatoriu reprezentând numarul de
ordine al inregistrarii. Nu e permisa introducerea a doua pozitii cu acelasi
numar.
*Marfa : codul alfanumeric al marfii. Este tratat identic
cu câmpurile similare de la documentele explicate anterior.
*Gestiune : codul gestiunii, implicit egal cu
gestiunea din antet dar poate fi modificat ;
*Pret gestiune : pretul de gestiune (existent numai
la mod lucru in COD-PRET);
*U.M. : unitatea de masura ;
*Pret vanz.unitar (cu TVA) : câmp numeric
obligatoriu, reprezinta pretul de vânzare
inclusiv TVA.
*Cantitate : cantitatea vânduta.
Atentie! : Pentru a
putea face modificari sau stergeri in inregistrare trebuie mai intâi anulat
câmpul *Cantitate.
*TVA% : procentul de TVA. Implicit este egal cu TVA-ul implicit din configurare.
OBSERVATIE : La iesirea de pe câmpul
*Cantitate programul calculeaza : *Pret vanz unitar, *Valoare, *TVA.
*Valoare cu TVA : valoarea de vânzare inclusiv
TVA (calculata automat);
*Pręt vânzare fara TVA : pretul de vânzare fara TVA
(calculat de program automat) ;
*TVA : Valoarea TVA-ului (calculata automat) ;
Zona I) mai contine butoanele:
(Tiparire) : serveste la tiparirea borderoului de vânzari, calculând si totalul pe
borderou.
(Reteta) :
programul ofera posibilitatea inregistrarii , mai intai, a vanzarii produselor
finite obtinute in procesul de productie si apoi generarii, pe baza retetelor
definite , a bonurilor de consum de materii prime si a notelor de predare .
Prin
actionarea butonului “Retetar” se afiseaza videoformatul “Generare NPR,BC pe baza retetarelor de productie”
explicat la punctul 13.2.
In cazul
urmaririi stocului unei gestiuni cu regim special de TVA, in antetul
borderoului se va introduce codul gestiunii respective, definita in nomenclatorul de gestiuni cu tipul 'C' si careia i s-a
asociat o gestiune de servicii pentru urmarirea comisionului. In acest caz,
dupa fiecare pozitie noua din corpul borderoului, programul va genera automat o
pozitie pentru comision, din gestiunea asociata celei din antet, comision a
carui valoare trebuie completata manual. Pentru articolele care ies dintr-o
gestiune cu regim special programul nu va calcula TVA si va completa campul Tip
cu "S". Astfel, aceste pozitii vor intra in Jurnalul de vanzari cu
regim special.
(Articole): este utilizat pentru afisarea nomenclatorului de articole, cu
posibilitatea selectarii unei grupe sau a unei subgrupe de articole. Revenirea
in ecranul de plecare se face apasând pe butonul (Iesire).
(Af.Stoc) : serveste la afisarea stocului cantitativ pe
gestiuni.
(Desface) (buton prezent numai la mod lucru
in CMP): actionand acest buton
utilizatorul are posibilitatea sa descompuna borderoul de vanzare introdus in mai multe documente functie de grupa din
care fac parte articolele din pozitii. Se genereaza cate un borderou
pentru fiecare grupa avand numarul
compus din : numarul de borderou initial, numarul grupei , plus inca o
data numarul de borderou.
ATENTIE :
Operatiunea este ireversibila.
Iesirea se face utilizând optiunea de meniu Iesire.
Bord.vânzari adaptat pt.cod PLU+ impr.fiscala
Optiunea "Bord.vanzari adaptat pt.Cod PLU + impr.fiscala" permite generarea facila a bonurilor fiscale si transmiterea acestora la casa de marcat ce lucreaza in regim de imprimanta fiscala.
Articolele din nomenclator pot fi grupate in functie de grupele de produse pe un ecran (F1) in care se afiseaza pâna la 30 de articole dintr-o anumita grupa. Restul articolelor (daca este cazul) sunt impartite pe mai multe pagini.
Conditia ca un articol sa fie afisat si sa se poata vinde pe un bon fiscal este ca sa aiba atasat in nomenclator un cod PLU.
La intrarea pe ecran sunt selectate articolele din prima grupa de produse din nomenclatorul grupelor (Nomenclatoare->Grupe). Ele sunt aranjate câte 30 pe pagina, iar trecerea de la o pagina la alta se face cu butoanele ( =>) pentru pagina urmatoare si (<=) pentru pagina precedenta (daca este cazul).
Grupele de produse sunt reprezentate prin butoane situate in partea inferioara a zonei articolelor propriu-zise, in exemplul de mai jos sunt doua grupe : Marfa si Productie
Daca in nomenclatorul grupelor de produse sunt mai multe grupe, programul va afisa primele maxim 10 grupe. Daca se selecteaza cu mouse-ul una din grupe, se vor afisa toate articolele
ce au asignata acea grupa in nomenclator (si cod PLU). Articolele se impart, la rândul lor in pagini ce contin cate maxim 30 de coduri .
In Nomenclator articole format 1 se pot asocia produselor fisiere cu imagini in format bmp. Acestea trebuie sa se gaseasca in folderul \IMATI\STC\<nume firma>\IMG\.
Daca pentru un cod de articol exista fisier imagine asociat, programul va afisa pe butonul respectiv aceasta imagine. Daca aceasta nu exista, se va afisa denumirea articolului.
Ordinea de afisare este alfanumerica in functie de Cod produs din nomenclator.
Cel mai usor se lucreaza cu un ecran Touchscreen care permite selectarea articolului prin simpla atingere a butonului respectiv.
Codul articolului impreuna cu alte caracteristici (pretul, cod PLU, etc.) va aparea automat in zona albastru deschis, implicit cantitatea fiind 1. Cantitatea se poate modifica prin atingerea
sagetilor Sus si Jos care incrementeaza, respectiv decrementeaza cantitatea.
F1. Ecran (TouchScreen, preferabil)
Pentru valori cu zecimale, sau valori mai mari care nu pot fi obtinute usor prin incrementare, exista o fereastra tip tastatura numerica, ce se activeaza la atingerea câmpului Cantitate si permite formarea de numere, ca mai jos.
F2. Ecran tastatura numerica
In casuta alba e afisat numarul introdus sau calculat.
Butoanele acestei 'tastaturi' sunt sugestive: pe lânga tastele numerice mai exista
(X10): multiplicare de 10 ori
(:10) : impartire la 10
(-1) : decrementare
(+1) : incrementare
(-/+) : schimba semnul numarului din casuta
(Sterg): sterge numarul introdus sau calculat
(CE): sterge atât numarul introdus cât si toate variabilele
(Abandon): iesire fara preluare
(PREIA): iesire cu preluarea numarului calculat/introdus
Dupa ce s-a introdus cantitatea dorita, daca articolul e corect, pozitia se valideaza prin apasarea butonului (Valideaza). Pozitia va aparea in partea inferioara a ecranului, fiind pregatita pentru tiparire. Daca s-a gresit codul pâna la operatia de validare, se apasa pe (Anuleaza) din zona albastra.
Se mai pot introduce oricâte alte articole, in acelasi mod.
Pentru un articol dintr-o alta grupa de produse, se selecteaza mai intâi grupa dorita, apoi se alege articolul prin atingere pe touchscreen sau prin click cu mouse-ul daca monitorul este de tip normal.
Pe ecrane de dimensiuni mai mici pozitiile validate nu se pot vedea decât daca se face scroll vertical catre aceasta zona. Pentru a evita scroll-ul, exista butonul (Vizualizare), care afiseaza intr-o fereastra distincta toate pozitiile validate.
In acest ecran se poate anula intregul bon (care, evident, nu a fost transmis la casa) cu ajutorul butonului (Anuleaza tot) sau o pozitie din bon, cu butonul (Sterge) situat pe acea pozitie.
Dupa validarea tuturor pozitiilor unui bon se apasa pe (Tipareste BON) si acesta va fi transmis la casa de marcat. In acelasi timp, se va genera documentul corespunzator in borderoul de vânzari. Gestiunea pentru fiecare pozitie de articol este cea corespunzatoare grupei, din nomenclatorul grupelor. Daca aceasta lipseste, programul va utiliza gestiunea implicita din Configurare.
Dupa tiparirea la casa si generarea in borderoul vânzarilor, pozitiile din acest ecran dispar, programul asteptând introducerea unui nou bon.
Din cele descrise mai sus rezulta ca exista doua nivele de verificare pâna la transmiterea bonului la casa : la momentul introducerii codului de articol clientul se poate razgândi, dar si dupa ce au fost introduse deja mai multe articole se poate renunta la unul sau la toate din diverse motive (lipsa bani, etc.) fara sa fie afectata transmiterea corecta a bonului la casa de marcat.
i) Antetul contine câmpurile :
*Nr.doc : câmp obligatoriu, reprezinta numarul
borderoului de vânzare
*Data : câmp obligatoriu, data documentului
*Gest : codul gestiunii
*Cont chelt : cont de cheltuiala
*Tip : tipul bonului de consum
Pt.productie :
*Comanda : nr.comanda
*Data : data comenzii
*Produs : denumire produs
*Beneficiar : nume beneficiar
*Cont (clasa 9) : contul din contabilitatea de
gestiune
ii) Pozitiile bonului de consum.
Zona este multiinregistrare, fiecare inregistrare
continând urmatoarele câmpuri:
*Poz : câmp numeric obligatoriu reprezentând numarul de
ordine al inregistrarii. Nu e permisa introducerea a doua pozitii cu acelasi
numar.
*Marfa : codul alfanumeric al marfii. Este
tratat identic cu câmpurile similare de la documentele explicate anterior.
*Gestiune : gestiunea din care iese articolul .
Implicit este gestiunea din antet.
*Pret de gestiune (câmp prezent numai la ‘COD-PRET’)
: pretul de intrare in gestiune al articolului ;
*Cantitate
consumata. : cantitatea iesita prin bonul de consum
*Cantitate
conform antecalcul : cantitatea rezultata din antecalcul
*Cantitate
suplimentara = cantitate totala - cantitate conform antecalcul
*Cont
debitor – clasa 9
*Cont
creditor - clasa 9
Atentie! : Pentru a
putea face modificari sau stergeri in inregistrare trebuie mai intâi anulat
câmpul *Cantitate.
Zona i) mai contine butoanele (Af.Stoc) - la apasarea
caruia se poate vizualiza stocul cantitativ,
(Articole) – pentru vizualizarea nomenclatorului de articole.
Pentru tiparire se utilizeaza butonul (Tiparire)
Iesirea se face utilizând optiunea de meniu Iesire.
La initializarea datelor de pornire (prima luna de lucru cu programul), utilizatorul va incarca prin aceasta optiune facturile aflate in soldul clientilor. Programul reporteaza de la o luna la alta documentele neincasate. Acestea pot fi vizualizate si/sau incasate utilizând aceasta optiune. Ecranul are urmatoarea forma :
i) Antetul cu câmpurile *Factura, *Data : obligatoriu
din luna anterioara lunii contabile curente, *Client,*Agent (in cazul
vânzarilor prin agenti de vânzare), *Valoare initiala factura, *Rabat
(procentul de rabat acordat daca este cazul),*Total factura emisa cu rabat.
ii) Pozitiile : *Tip Doc,*Data Doc : obligatoriu din
luna contabila curenta, *Nr Doc Plata, *Valoare, *Cont contabil.
iii) *Total incasari : Programul
calculeaza suma valorilor incasate pentru factura curenta, *Sold factura
(calculat automat de program).
Aceasta optiune permite
incarcarea documentelor de incasare de la clienti intr-o maniera foarte comoda.
Astfel, prima operatiune va fi selectarea clientului dintr-o lista care contine
numai acei clienti care au documente in sold. In momentul in care s-a incarcat
numele clientului este afisata lista cu toate documentele emise acelui client
si aflate in sold. In continuare utilizatorul va incarca documentul de incasare (tip document, numar document, data
document, suma incasata si contul contabil de trezorerie in care se face
plata). Acest document se poate repartiza pe mai multe facturi, daca este cazul
astfel : se alege din lista facturilor in sold factura dorita si se apasa pe
butonul (Operare).Programul cere
confirmarea faptului ca se doreste achitarea facturii alese.In cazul
unui raspuns afirmativ (Yes) programul
inregistreaza automat documentul de incasare, total sau partial, la factura
selectata. Simultan se recalculeaza soldul documentului de incasare si soldul
clientului. Factura care a fost achitata integral dispare din acest ecran. Daca
mai exista facturi in sold la clientul respectiv iar documentul de plata nu a
fost repartizat in totalitate operatia poate fi reluata cu o alta factura. In
momentul in care documentul de plata s-a repartizat integral programul anunta
si utilizatorul este intrebat daca doreste incarcarea unui alt document de
incasare. La raspuns afirmativ programul asteapta reluarea operatiunilor din momentul
selectarii denumirii clientului. Eventualele corectii ale unor erori se vor
face prin intermediul optiunii Incasari la facturi.
Optiunea permite afisarea si tiparirea fiselor
clientilor. Fisa contine fiecare document emis precum si incasarile acestuia,
total valoare incasata, soldul documentului si soldul clientului. Lista
totalizeaza rulajele debitoare, respectiv creditoare precum si soldurile
clientilor.
Fisele clientilor sunt grupate pe gestiuni, utilizatorul
selecând câte o gestiune pentru vizualizarea unei liste. Lista poate fi
tiparita pentru toti clientii, pentru un singur client sau pentru o categorie
de clienti (v.nomenclatorul clientilor, câmpul *Categoria). Listele pot include
facturile emise pâna la o anumita data specificata de utilizator.
Fisa (sold)
client simplificat
Se tipareste lista clientilor cu soldul fiecaruia
(calculat ca suma a soldurilor fiecarei facturi).
Permite tiparirea listelor de incasari de la clienti,
dupa mai multe criterii de selectie (pe client, pe categorie, pe agent de
vanzare, zona). De asemeni, se poate tipari lista incasarilor in ordine
cronologica.
G. Note de transfer
Intrari prin transfer de la gestiuni exterioare
Iesiri prin transfer de la gestiuni exterioare
Reglare stoc negativ (apare numai la stocul in
CMP)
Prin
acest document se pot face transferuri de la o gestiune la alta, utilizând
urmatorul format :
i) Antetul contine câmpurile :
*Nr.document : câmp obligatoriu, reprezinta numarul notei de transfer.
*Data : câmp obligatoriu, data documentului.
*Gestiune predatoare : codul gestiunii de unde pleaca
marfa.
*Gestiune primitoare : codul gestiunii unde intra marfa.
*Nr NIR : câmp facultativ . Serveste la tiparirea
NIR-ului (optionala) la intrarea in gestiunea primitoare.
*Aviz exp.: câmp facultativ, numarul avizului de
expeditie, in cazul transferului intre gestiuni situate in sedii diferite.
*Data avizului : câmp facultativ
*Client (pt.aviz exp.) : denumirea clientului (câmp
facultativ) , serveste la tiparirea avizului de expeditie.
ii) Pozitiile notei de transfer.
Zona este multiinregistrare, fiecare inregistrare
continând urmatoarele câmpuri:
*Poz : câmp numeric obligatoriu reprezentând numarul de
ordine al inregistrarii. Nu e permisa introducerea a doua pozitii cu acelasi
numar.
*Cod marfa : codul alfanumeric al marfii. Nu se
poate transfera decât o marfa existenta in stoc. Apasând pe butonul din dreapta
câmpului apare o fereastra ce contine
situatia stocului gestiunii predatoare pe coduri de marfa si preturi de
gestiune, având urmatoarele coloane : Cod marfa, Pret de gestiune, Unitate de
masura, Stoc initial, Cantitate intrata, Gestiunea. Valorile admise in câmpul *Cod marfa trebuie sa existe in aceasta
lista. La selectarea unui cod de marfa din lista programul incarca automat
pretul de gestiune corespunzator. Daca s-a introdus de la tastatura un cod de
marfa existent programul incarca automat primul pret de gestiune intâlnit in
lista.
*Pret gestiune : câmp numeric obligatoriu care se incarca
sau automat asa cum a fost descris anterior sau din lista ce apare apasând pe
butonul din dreapta al câmpului, lista ce contine câmpurile : Pret de gestiune,
Cod marfa, Unit. de masura, Stoc initial, Intrari, Gestiune.
*Cantitate : cantitatea transferata.
Atentie! : Pentru a putea face modificari sau stergeri in
inregistrare trebuie mai intâi anulat câmpul *Cantitate.
OBSERVATIE : La iesirea de pe câmpul
*Cantitate programul calculeaza automat câmpul *Valoare.
*UM : unitatea de masura
*TVA% : procent TVA
*Pret vânz. un.: pretul de vânzare unitar .
Zona i) mai contine butoanele:
(Aviz pret gest) :
tipareste avizul de expeditie la pretul de gestiune
(Aviz pret v) :
tipareste avizul de expeditie la pretul devânzare
(NIR) : tipareste nota
de intrare receptie la pret de gestiune
(Af.Stoc) : la apasarea
caruia se poate vizualiza stocul cantitativ.
Iesirea se face utilizând optiunea de meniu Iesire
(Tiparire) : tipareste
nota de transfer.
Intrari
prin transfer de la gestiuni exterioare
Videoformatul
afisat contine doua zone :
Zona 1 : antetul notei de transfer de la o gestiune exterioara cu
urmatoarele campuri ce trebuie completate :
* Nr.Doc ,* Data ,*
Tip, * Nr.NIR, *Furnizor ( camp
optional)
Zona 2 : Pozitiile documentului de intrare cu urmatoarele
campuri :
*Cod
articol ,*Gestiune,*Pret gestiune : pretul cu care intra articolul in
gestiune,
*Cantitatea ,*Valoare : calculata automat de
program,*U.M. : preluata din nomenclator,*Pret vanz.cu TVA
Dupa introducerea articolelor, la revenirea in zona
1 , se va calcula automat valoarea totala a notei de transfer.
Zona1 mai contine butoanele:
(Articole) : permite
accesul la nomenclatorul de articole
(Af.Stoc) : la apasarea
caruia se poate vizualiza stocul cantitativ.
(NIR) : tipareste nota
de intrare receptie
Iesirea se face
utilizând optiunea de meniu Iesire
Iesiri prin transfer de la gestiuni exterioare
Videoformatul afisat contine doua zone :
Zona 1 : antetul notei de transfer catre o gestiune exterioara cu urmatoarele campuri ce trebuie
completate :
* Nr.Doc ,* Data ,*
Tip, * Client ( camp
optional),*Cont de marfa (nu se mai foloseste).In nota contabila se
foloseste contul din nomenclatorul de gestiuni de la fiecare pozitie
Zona 2 : Pozitiile documentului de iesire cu
urmatoarele campuri :
*Cod
articol ,*Gestiune,*Pret,*Cantitatea ,*Valoare : calculata automat de
program,*U.M. : preluata din nomenclator,*Pret vanz.cu TVA preluat din
nomenclator
Dupa introducerea articolelor, la revenirea in zona
1 , se va calcula automat valoarea totala a notei de transfer.
Zona1 mai contine butoanele:
(Tiparire) : tipareste
nota de transfer.
(Articole) : permite
accesul la nomenclatorul de articole
(Af.Stoc) : la apasarea
caruia se poate vizualiza stocul cantitativ.
Iesirea se face
utilizând optiunea de meniu Iesire
Optiunea
permite reglarea stocurilor negative dintr-o gestiune printr-o nota de transfer
generata automat dintr-o gestiune in care exista articolele respective.
Se introduc : *Gestiunea predatoare (care
acopera stocul), *Gestiunea primitoare (care are initial stocuri negative) , *Data documentului, *Numarul documentului
generat.
E posibila afisarea mai
intii a stocului negativ al gestiunii primitoare, prin apasarea butonului (Afisarea stocului negativ al gestiunii primitoare).
Nota de transfer
generata poate prelua sau nu pretul de vânzare cu amanuntul din nomenclator,
dupa cum se bifeaza sau nu casuta
respectiva.
Generarea documentului
propriu-zis se face prin apasarea butonului (START
REGLARE)
H.Modificare
stoc
Inventar (disponibil deocamdata doar la stocul in CMP)
Optiunea serveste la incarcarea stocului faptic obtinut
prin numaratoare efectiva cu ocazia efectuarii unui inventar. La
apelul optiunii apare o fereastra in
care utilizatorul are posibilitatea de a incarca numarul gestiunii (câmp
obligatoriu) si data la cere se face inventarul (data apartine lunii contabile
curente). Fereastra mai contine trei butoane : (Initializare), (Afisare), (Iesire).
(Initializare)
Prin apasarea butonului se creeaza o tabela ce contine toate articolele
aflate in gestiunea indicata, stocul scriptic, obtinut din stocul initial la
care se adauga intrarile si se scad iesirile din documentele inregistrate in
luna curenta. Tabela mai contine un câmp numit *Stoc faptic care, implicit este
egal cu cel scriptic, putând fi modificat de utilizator cu stocul real existent
obtinut in urma inventarului propriu-zis. Diferentele dintre stocul faptic si
cel scriptic sunt calculate automat de program. O data introdus stocul faptic
articolul este ‘bifat’. Pentru produsele care au fost gasite OK se recomanda
marcarea cu o litera a câmpului *Bifa pentru a sti ca articolul a fost
verificat.
Dupa
parcurgerea tuturor articolelor se poate da tiparirea stocului faptic obtinut
(butonul Tiparire), sau se poate afisa doar valoarea stocului la pret de
vânzare cu preturile introduse in prealabil in nomenclator (butonul Val.inv.).
Butonul (Operare) transfera diferentele obtinute intr-o nota de diferente care
apare in baza de date sub forma unui bon consum simplificat si si sterge tabela
curenta (inventarul). Stocul obtinut prin prelucrare este acum egal cu stocul
faptic introdus. Pentru ca inventarul sa poata fi controlat e necesar ca in
timpul efectuarii acestuia sa nu se mai introduca documente in baza de date,
care ar afecta stocul curent. Daca in
timpul sesiunii de lucru nu s-a terminat introducerea inventarului nu trebuie
sa se mai apese pe butonul (Initializare) deoarece s-ar relua operatia de la
zero cu pierderea stocului faptic introdus. Pentru reluare e necesar sa se
apese butonul (Afisare).
(Afisare)
Butonul permite reluarea inventarului aflat in
lucru. Prin apasarea acestui buton se poate continua introducerea inventarului
de unde s-a ramas.
(Iesire) : Iesirea din optiunea curenta
Inventar
general
Optiunea permite
introducerea inventarului la data de…cu pastrarea in baza de date a
inventarelor operate. De aceasta data diferentele de inventar operate se
regasesc intr-o factura emisa catre un client ale carui date se pot completa in
macheta de introducere a inventarului.
Schimbare de pret
Aici se poate introduce
un proces verbal de schimbare de pret pentru magazinele de vânzare cu
amanuntul.
In antet se introduc
*NrPvs : numarul procesului verbal de schimbare de pret ;
* Data : data PVS ;
*Gestiunea : gestiunea pentru care se face schimbarea ;
*Responsabil : se
preia din nomenclatorul de gestiuni ;
In pozitiile articolelor
se introduc (sau se preiau automat) :
·
Cod produs : codul
articolului al carui pręt se doreste schimbat ;
·
Cantitatea :
cantitatea existenta (se preia din stoc automat) ;
·
Pret vechi : Pretul de vânzare cu amanuntul, existent in
nomenclator (se preia automat);
·
%TVA : procentul de
TVA (se preia automat din nomenclator) ;
·
Pret nou : pretul
pe care dorim sa-l dam produsului ;
·
Dif.AC : diferenta
de Adaos comercial per U.M. (se calculeaza automat);
·
Dif 4428 :
diferenta de TVA neexigibil per U.M. (se calculeaza automat) ;
·
Dif.AC * cant :
diferenta de Ad.Com. totala (se calculeaza automat) ;
·
Dif.4428 * cant :
diferenta de TVA neexigibila totala (se calculeaza automat) ;
·
(Pret nou – Pret vechi)
* cant : diferenta de pret (se calculeaza automat) ;
PVS-ul se poate tipari apasând pe butonul (Tiparire).
La stoc
in CMP apare urmatorul submeniu :
La stocul in COD-PRET apare submeniul
Liste
Stoc
In cazul modului de
lucru in CMP meniul este :
-Stoc initial la pret de gestiune si vanzare
-Stoc initial la pret de gestiune
-Stoc initial la pret vânzare fara TVA
-Stoc initial la pret vânzare cu amanuntul
-Fisa magazie
-Balanta stoc pe gestiuni
-Balanta stoc pe unitate
-Lista inventar
-Lista
inventar-client
-Inventar/raioane
-Stoc curent la pręt de gestiune si vanzare
-Stoc curent la preturi de vânzare
-Stoc curent CUMULAT la preturi de vânzare
-Stoc curent la pret vânzare fara TVA
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul pe
grupe/subgrupe
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul la data
de…
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul pe
furnizori
-Valoare stoc/Furnizori
-Adaos negativ
-Stocul negativ
-Stoc
fara vânzare
-Stoc
fara vânzare pe furnizor/gestiune
-Stoc
in custodie/Client
-Completare stoc
-Balanta stoc pe tipuri de documente
-Stoc
cumulat pe gestiunile selectate in nomenclator
-Raport de gestiune
La lucrul in COD-PRET
meniul este urmatorul :
-Stoc initial la pret de gestiune si vanzare
-Stoc initial la pret de gestiune
-Stoc initial la pret vânzare fara TVA
-Stoc initial la pret vânzare cu amanuntul
-Fisa magazie_P
-Balanta stoc pe gestiuni_P
-Balanta stoc pe unitate_P
-Lista inventar
-Lista
inventar-client
-Inventar/raioane
-Stoc curent la pręt de gestiune si vanzare_P
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul pe
grupe/subgrupe_P
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul la data
de…
-Stoc curent la pret v. cu amanuntul pe
furnizori_P
-Valoare stoc/Furnizori
-Adaos negativ
-Stocul negativ_P
-Stoc
fara vânzare_P
-Stoc
in custodie/Client
-Completare stoc
-Stoc
cumulat
-Raport de gestiune
Intrari
-Jurnal cumparari
-Centralizator NIR din tara
-Centralizator NIR (TVA)
-Intrari pe articole
-Intrari pe documente
-Intrari pe gestiuni/magazii
-Cumparari pe tipuri de plata
-Note de transfer pe grupe
-Note de transfer (Ad.Comercial)
-Scadente
-Sold furnizori simplificat
-Sold furnizori detaliat
-Sold furnizori evolutie cronologica
Iesiri
In cazul modului de lucru in cost mediu ponderat
meniul este :
-Jurnal vânzari cu totaluri pe zile
-Jurnal vânzari / zile
-Jurnal vânzari / gestiuni
-Borderou vânzari
-Borderou vânzari extins
-Situatia vânzarilor
-Situatia vânzarilor cu
totaluri pe zile
-Situatia vânzarilor detaliat dupa cod
-Situatia vânzarilor detaliat dupa denumire
-Situatia
vânzarilor pe preturi de vânzare
-Situatia vânzarilor pe grupe
-Situatia vânzarilor pe furnizori
-Top
furnizori valoric
-Top
furnizori ad.com.
-Livrari pe clienti
-Livrari pe articole - facturi
-Livrari pe articole - borderou
-Situatia clientilor
-Sold
clienti detaliat
-Sold clienti
simplificat
-Sold clienti evolutie cronologica
-Incasari
-Bonuri de consum
-Centralizator iesiri bon consum
-Agenti de vânzare
-Scadente
In cazul modului de lucru in COD-PRET meniul
este :
-Jurnal vânzari
-Jurnal vânzari / zile
-Jurnal vânzari / gestiuni
-Borderou vânzari
-Borderou vânzari extins
-Situatia vânzarilor
-Situatia vânzarilor dupa cod_P
-Situatia vânzarilor detaliat dupa cod_P
-Situatia vânzarilor detaliat dupa denumire_P
-Situatia
vânzarilor pe preturi de vânzare
-Situatia vânzarilor pe grupe_P
-Situatia vânzarilor pe furnizori_P
-Top
furnizori valoric_P
-Top
furnizori ad.com._P
-Livrari pe clienti
-Livrari pe articole - facturi
-Livrari pe articole - borderou
-Situatia clientilor
-Sold
clienti detaliat
-Sold clienti
simplificat
-Incasari
-Bonuri de consum_P
-Centralizator iesiri bon consum_P
-Agenti de vânzare
-Scadente
Consum direct
Comenzi
-Centralizator consumuri cod
mat./comenzi
-Centralizator consumuri comenzi/cod mat
Retetar
-Centralizator consumuri cod
mat./produse
-Centralizator consumuri produse/cod mat
Centralizator
general
Bonuri
consum pe tipuri
Liste pe gestiuni/magazii
Balanta
Bonuri consum
Note
transfer
Stoc simplificat
Analiza vânzari
Cu ajutorul acestei optiuni se poate obtine
situatia celor mai bine vândute n (implicit 5) articole dupa trei
criterii : cantitativ, valoric si al Adaosului comercial. Situatia se
obtine pe câte o gestiune.
Estimare necesar
Programul permite o estimare a necesarului de aprovizionare de la un client pornind
de la vânzarea cantitativa medie zilnica a fiecarui articol cumparat de la acel
client, tinând cont de stocul curent. Situatia e posibila daca fiecare articol
este cumparat de la un client unic. Evident se obtine o precizie cu atât mai
mare, cu cât perioada luata in calcul este mai mare
Oferte
Utilizatorul poate edita oferte pornind de la
preturile de vânzare din nomenclator, privind :
-
Tot nomenclatorul
-
O grupa de produse +
toate subgrupele
-
O subgrupa de produse +
toate grupele
-
O grupa si o subgrupa de
produse
Oferta poate
fi data in lei , pornind de la pretul de vânzare in lei sau intr-o valuta,
pornind de la pretul de vânzare in valuta din nomenclator.
In plus, se poate opta
daca se includ in oferta produsele cu stoc nul.
Centre de cost
Aici se poate previzualiza lista consumurilor pe
centre de cost, preluate din bonurile de consum (daca s-a optat pentru lucrul
cu centre de cost).
Prin aceasta optiune se creeaza Fisa de magazie, Jurnalul de vânzari, Jurnalul de cumparari, Decontul de TVA si lista valorica a bonurilor de consum. Se recalculeaza distributia pe procente de Tva in cazul facturilor cu taxare la incasare, se scriu in arhiva informatiile privind fisa de magazie, jurnalul de cumparari, jurnalul de vânzari, informatiile privind urmarirea clientilor si furnizorilor. E necesar apelul acestei optiuni si inainte de generarea notelor contabile.
Recomandam
de asemenea ca inainte de a se da modificarea lunii sa se dea operatie de
Prelucrare.
ATENTIE ! Daca lucrati in retea si mai sunt utilizatori conectati. NU trebuie sa apelati aceasta optiune deoarece pot fi alterate datele.
Apelati aceasta optiune doar daca sunteti singurul utilizator din retea. Evident daca instalarea nu este in retea, aceasta problema nu se mai pune.
Obsevatie 1. Unele calcule asupra bazei de date nu se fac decât dupa ce se da
operatia de Prelucrare. Deci dupa anumite operatii (de exemple dupa ce s-au
preluat vânzarile de la o casa de marcat offline (nu e cazul case conectate in
regim de imprimanta fiscala)) trebuie neaparat sa dati operatia de
PRELUCRARE.
Observatie 2 : Daca se doreste doar lista balantei stocului
sau stocul curent nu este necesara apelarea optiunii Prelucrari.
Observatie 3 : In cazul in care stocul este incorect calculat (de exemplu dupa o cadere de curent poate fi afectata baza de date, sau dupa o operatie mai complexa in care sistemul de operare s-a blocat) este necesar sa dati Prelucrare pentru a se repune datele in ordine. De fapt este recomandabil sa dati Prelucrare de fiecare data când observati probleme in informatia din stocuri.
Optiunea serveste la identificarea anumitor erori de
date. Sunt testate nomenclatoarele de gestiuni, furnizori, clienti precum si
datele nule.
Prin
aceasta optiune se pot vizualiza anumite situatii sub forma de macheta si nu de
lista pre-tiparita. Avantajul este ca se pot face cautari dupa anumite câmpuri,
spre deosebire de liste care se parcurg doar secvential.
-Stoc initial
Cu ajutorul acestei optiuni de meniu se vizualizeaza si
incarca stocul initial de la inceputul lunii.
OBSERVATIE : La pornirea lucrarii ea trebuie initializata
pornind de la inventarul de la sfârsitul lunii precedente. Forma de introducere
a stocului initial contine urmatoarele câmpuri :
*Gest : codul gestiunii
*Marfa: Este un câmp alfanumeric in care se introduce
denumirea (maxim 20 de caractere) marfii care face obiectul respectivului
articol al stocului.
Daca marfa nu exista in nomenclatorul de
marfuri programul intreaba daca se doreste introducerea denumirii in
nomenclator. Raspunsul se da prin apasarea butoanelor (Yes) sau (No). Daca
raspunsul este (No) programul nu paraseste câmpul *Marfa si asteapta
introducerea unui nou cod sau abandonarea editarii respectivului articol prin
apasarea tastei <Esc>. Daca raspunsul este (Yes) programul introduce
codul in nomenclator si cere unitatea de masura a stocului. Este recomandabil
sa se introduca unitatea de masura corecta pentru ca nu se poate reveni cu
modificari asupra ei, ci doar sa se introduca o noua pozitie cu unitatea de
masura corecta.
Apasând cu mouse-ul pe butonul sageata din
dreapta câmpului se va deschide o fereastra cu codurile de marfa existente in
nomenclator si unitatile de masura aferente. Pe masura ce se introduc caractere
ale câmpului *Marfa programul completeaza automat cu primul cod gasit in
nomenclator care incepe cu caracterele introduse. Daca programul completeaza
câmpul cu alta valoare decât doriti sa introduceti, completati câmpul cu
caracterele dorite, altfel apasati <Enter> pentru validarea codului.
*Pret unitar : pretul de gestiune fara TVA.
*Cantitatea : cantitatea din stoc.
OBSERVATIE : La trecerea
la o luna noua stocul final al lunii devine stoc initial al lunii urmatoare.
Pentru accesul la stocul initial e posibila introducerea
unei parole de intrare.
Aici se poate
vizualiza stocul curent sub forma unei balante cantitativ-valorice pe fiecare
gestiune, evidentiindu-se CMP. In partea dreapta sunt trecute separat
inregistrarile facute in avans.
Modul de afisare a
stocului este identic cu cel anterior dar se face un filtru dupa gestiune
Se afiseaza decontul de TVA in functie de
inregistrarile facute. Situatia depinde de operatia de Prelucrari
In aceasta situatie sunt evidentiate distinct
intrarile din exterior si intrarile prin transferuri.
Este o afisare a
situatiei stocului grupat pe gestiuni,
coduri de marfa si preturi de intrare.
Este o afisare centralizata a unor totaluri.
Pentru
COD-PRET :
Se
vizualizeaza balanta stocului pe preturi de achizitie
Arhive+Grafice
Contine
baza de date a operatiunilor din anul curent. Se incarca atunci când se
apeleaza optiunea Prelucrare in modulul principal de Stocuri. Serveste doar la
vizualizarea informatiilor, nu si la modificarea acestora.
La
acest modul meniul este urmatorul :
-Liste intrari
Intrari
pe articole
Intrari
pe gestiuni/magazii
Cumparari
pe tipuri de plata
-Liste iesiri
Liste
clienti
Situatia
vânz pe furnizori
-Fise de magazie
-Grafice
-Iesire
Listele pot fi creeate pe o perioada data (de la
data… la data… ), pe o gestiune sau pe toata societatea.
Fisa de magazie poate fi data pe un articol sau pe toate
articolele, pe tot anul sau pe o perioada, pe o gestiune sau pe toate
gestiunile.
Graficele sunt pe tot anul contabil.
I.Valuta
Valute utilizate : cuprinde nomenclatorul valutelor utilizate de
program ; aici se pot introduce valute noi ;
Cursuri valutare : se introduc cursurile valutare zilnice
pentru a obtine situatiile in valuta ; pentru fiecare luna e necesar sa se
introduca si cursul ultimei zile a lunii precedente ;
Situatii in valuta
Optiunea permite tiparirea unor situatii intr-o
valuta al carei curs s-a introdus in prealabil in baza de date. E posibil sa
apara mesajul ‘Nu ati introdus corect cursul valutar’. Aceasta se intâmpla daca
programul nu gaseste introdus nici un curs valutar aferent lunii precedente.
Acest curs e necesar pentru evaluarea soldului initial.
Cursul unei valute : permite tiparirea cursurilor fata de leu ale unei
valute intr-o perioada de timp ;
Cu ajutorul acestei optiuni se genereaza notele
contabile din documentele primare din :
Import
se genereaza : 1.incarcarea gestiunii cu valoarea articolelor
importate la pretul de gestiune calculat de program (include taxele vamale si
comisionul vamal precum si repartizarea transportului) ; 2. plata taxelor
in vama in functie de completarea datelor de la Intrari->Import din partea
dreapta a ecranului ;
Plati externe
se genereaza : 1. plata furnizorului (transportatorului)
extern ; 2. diferenta de curs
valutar aferenta platii ; 3. platile in avans (ct.409) ; decontarea
avansurilor ; diferenta de curs valutar la plata in avans ;
Facturi furnizori interni
se genereaza :
1.
incarcarea contului gestiunii (contul de gestiune din nomenclatorul de
gestiuni) la valoarea de achizitie ;
2.
evidentierea TVA-ului deductibil ;
3.
incarcarea contului de gestiune cu valoarea ad.comercial ; aceasta nota se genereaza numai daca in nomenclatorul de
gestiuni este completat contul de adaos comercial (378) si la introducerea
doc.de intrare s-a incarcat si pretul de vânzare al respectivului articol ;
4.
incarcarea contului de gestiune cu valoarea TVA-ului neexigibil ; aceasta nota se genereaza numai daca in nomenclatorul de
gestiuni este completat contul de TVA neegigibil (4428) si la introducerea
doc.de intrare s-a incarcat si pretul de vânzare al respectivului articol ;
Plati interne : se genereaza nota
contabila din plati ale facturilor, din plati in avans si din decontarea
avansurilor ;
Ch.fiscale furnizori : se genereaza incarcarea
gestiunii si evidentierea TVA-ului ;
Note de predare : se genereaza incarcarea
gestiunii la pret de productie (contul de gestiune se preia din
nomenclatorul de gestiuni);
Note de transfer :
se genereaza pentru fiecare nota
de transfer doua inregistrari, utilizându-se contul intermediar din Configurare->Conturi contabile generale. Pentru intrarea in gestiunea
primitoare se inregistreaza pe debit contul gestiunii iar pe credit contul
intermediar, valoarea de intrare fiind pozitiva iar pentru iesirea din
gestiunea predatoare inregistrarea se face identic cu prima, diferenta fiind ca
valoarea este negativa. Astfel este afectat doar rulajul intrarilor in stoc si
nu rulajul iesirilor, contul intermediar având rulajul zero.
Facturi clienti interni : se genereaza inregistrarea venitului,
TVA-ul deductibil si descarcarea de gestiune. Conturile se preiau din
nomenclatorul de gestiuni. Daca (si numai daca) in nomenclatorul de gestiuni
sunt prezente conturile de ad.comercial si respectiv TVA neexigibil se va
genera si descarcarea adaosului comercial si respectiv a TVA-ului neexigibil.
Incasari clienti : se genereaza nota contabila de
incasare ;
Ch.fiscale emise : se genereaza nota contabila din
Facturi cu regim de chitanta fiscala ;
Borderou vânzari : se genereaza nota contabila din
borderoul de vânzari : venitul, TVA-ul, descarcarea de gestiune;
Bonuri consum : se genereaza nota
contabila de iesire din gestiune pe bon de consum (cont cheltuiala preluat din
nomenclator la contul de gestiune) ;
PVS : se genereaza nota de diferenta
de pret ;
Avize intrare : se genereaza nota de
intrare prin aviz de expeditie ;
Avize iesire : se genereaza nota de
iesire prin aviz de expeditie ;
Toate :
se genereaza pe rând fiecare nota de mai
sus ;
La fiecare nota contabila de descarcare de gestiune
se tine cont de tipul descarcarii de gestiune setat in Configurare.
Pentru CMP descarcarea se face la costul mediu ponderat iar la COD-PRET se face
la pretul de intrare efectiv.
Detaliate : din fiecare document se genereaza
inregistrari distincte ;
Centralizate : notele sunt centralizate pe luna dupa
conturile utilizate ;
Notele generate pot fi vizualizate cu ajutorul
optiunii
Vizualizare
K.Utilitare
Contine
un submeniu de
utilitare necesare intretinerii lucrarii si de facilitati
pentru utilizator.
Prelucrari
Import/Export date cu modulul Casa de Marcat de pe tableta
Import de date de la echipamentul: EIA - Terminal inventariere
Centralizarea datelor in societata curenta
Preluarea datelor unei societati/filiale
Preluarea intrarilor prin transfer de la gestiuni exterioare
Magazin online
Utilitare la lucrul in internet
Gererare facturi identice cu cele din luna precedenta
Export facturi clienti in format XML
Preluarea automata a incasarilor in avans la facturile emise
Calculator
Transferul vânzarilor pe clienti DIN LUNIA CURENTA in arhiva
Transferul vânzarilor pe clienti DIN ANUL ANTERIOR in arhiva
Prelucrari
(
Prelucrare )
Identica cu optiunea de la Situatii.
Prin aceasta optiune se creeaza Fisa de magazie, Jurnalul de vânzari, Jurnalul de cumparari, Decontul de TVA si lista valorica a bonurilor de consum. Se recalculeaza distributia pe procente de Tva in cazul facturilor cu taxare la incasare, se scriu in arhiva informatiile privind fisa de magazie, jurnalul de cumparari, jurnalul de vânzari, informatiile privind urmarirea clientilor si furnizorilor. E necesar apelul acestei optiuni si inainte de generarea notelor contabile.
Recomandam
de asemenea ca inainte de a se da modificarea lunii sa se dea operatie de
Prelucrare.
ATENTIE ! Daca lucrati in retea si mai sunt utilizatori conectati. NU trebuie sa apelati aceasta optiune deoarece pot fi alterate datele.
Apelati aceasta optiune doar daca sunteti singurul utilizator din retea. Evident daca instalarea nu este in retea, aceasta problema nu se mai pune.
Obsevatie 1. Unele calcule asupra bazei de date nu se fac decât dupa ce se da
operatia de Prelucrare. Deci dupa anumite operatii (de exemple dupa ce s-au
preluat vânzarile de la o casa de marcat offline (nu e cazul case conectate in
regim de imprimanta fiscala)) trebuie neaparat sa dati operatia de
PRELUCRARE.
Observatie 2 : Daca se doreste doar lista balantei stocului
sau stocul curent nu este necesara apelarea optiunii Prelucrari.
Observatie 3 : In cazul in care stocul este incorect calculat (de exemplu dupa o cadere de curent poate fi afectata baza de date, sau dupa o operatie mai complexa in care sistemul de operare s-a blocat) este necesar sa dati Prelucrare pentru a se repune datele in ordine. De fapt este recomandabil sa dati Prelucrare de fiecare data când observati probleme in informatia din stocuri.
Import/Export date cu modulul Casa de Marcat de pe tableta
Presupune lucrul cu anumite echipamente: Casa de marcat conctata prin blue tooth la o tableta cu sistem de operare Aandroid pe care trebuie instalata aplicatia gratuita de comunicatie cu casa de marcat si cu modulul de stocuri aplicatie aflata pe saitul nostru in sectiunea Download
Import de date de la echipamentul: EIA - Terminal inventariere
Centralizarea datelor in societata curenta
Preluarea datelor unei societati/filiale
Preluarea intrarilor prin transfer de la gestiuni exterioare
Aceste
trei optiuniduc la aceeasi forma care acopera toate cele trei optiuni enuntate:
Programul permite preluarea datelor intr-o
societate ‘mama’ din baze de date aflate la filiale, in situatia in care nu
exista o conexiune intre bazele de date. Pentru aceasta, in societatea mama se
vor defini si gestiunile existente in societatile ‘pui’, cu aceleasi coduri.
Evident, codurile de gestiune din filiale vor avea plaje distincte, pentru a nu
se suprapune informatiile la momentul preluarii in societatea ‘mama’.
Pentru transferurile facute dintr-o societate-pui
in societatea mama se va defini o gestiune unica in societatea mama, cu rol de
‘tampon’. Un astfel de transfer se va inregistra in societatea-pui ca o iesire
catre gestiuni exterioare iar la preluarea in societatea-mama el va fi regasit
ca o intrare de la gestiuni exterioare in gestiunea definita in campul
*Gestiunea locala in care se efectueaza intrarile prin transfer (av.de exp.) de
la filiale. In campul *Societatatile(filialele) ale caror date se importa, se
va introduce codul de societate asa cum a fost definit la (CONECTARE).
In câmpul *Caracter asociat se poate introduce un caracter de diferentiere,
pentru cazul in care aceeasi factura de la furnizor a fost introdusa partial in
filiale distincte si se doreste centralizarea acestora.
Preluarea
intrarilor prin transfer de la gestiuni exterioare
Aceasta optiune, de
regula se va apela când se incarca notele de transfer de la ‘mama’ la ‘pui’. In
acest caz, salvarea datelor de la societatea-mama trebuie sa ajunga la societatea-pui
(prin support fizic, e-mail, etc.). Programul deceleaza care sunt gestiunile
proprii bazei de date de la societatea-pui din cadrul salvarii de la societatea
mama si le importa numai pe acestea. Astfel, la societatea-pui nu se vor prelua
decât operatiile care privesc propriile gestiuni.
Utilitare
la lucrul in internet
Utilitarele sunt inactive daca nu este instalata versiunea adecvata acestui lucru.
Generare
facturi identice cu cele din luna precedenta
Este utila atunci cand exista
contracte cu valori care se repeta de la luna la luna. Pentru a utiliza
optiunea trebuie sa utilizati
contorul facturilor. Programul va genera facturi pentru aceiasi clienti care au
fost facturati in luna precedenta, la aceleasi valori, generand numerele de
facturi date de in continuare de contorul facturilor. Aceste facturi pot fi
modificate la nevoie.
Daca se doreste din diferite
motive stergerea facturilor
generate automat, aceasta operatie se va putea face doar daca nu s-au mai
introdus ulterior alte facturi, datorita faptului ca, in caz contrar, s-ar da peste cap contorul
numerelor de factura.
Evident data facturilor generate
va trebui sa fie cel putin data ultimei facturi deja introduse.
Export
facturi clienti in format XML
Calculator:
Acesata optiune afiseaza calculatorul
Windows-ului.
Atentie! Acest
calculator este lansat ca un task suplimentar si deci daca nu il inchideti in
mod explicit el ramâne ca task in lucru si dupa inchiderea aplicatiei. De
asemenea, daca selectati de mai multe ori optiunea “Calculator” si nu veti
inchide nici una din ferestrele calculatorului veti lansa tot atâtea taskuri in
lucru ce vor consuma memorie ingreunând lucrul cu aplicatia.
Observatie :
Taskurile
lansate in lucru le puteti vizualiza apasând combinatia de taste <Ctrl
Esc>.
l.Retetar/Productie
Prin productie in acest program
se intelege un proces de creare a unui nou produs din alte articole aflate in
stoc.
Productia poate fi bazata pe fise tehnologice
(retetare) sau pe note de transformare
(fara retete).
Productia
pe baza retetarelor presupune definirea retetarelor inainte de a efectua
productia si apoi introducerea notelor
interne de productie prin care se specifica cantitatea de produs ce trebuie
realizata. Programul calculeaza , pe baza retetei definite, cantitatile de
materii prime necesare obtinerii cantitatii cerute , genereaza bonurile de
consum, calculeaza costul unitar al produsului obtinut si genereaza nota de
predare.
Productia
se poate evidentia si fara
definirea vreunui retetar, folosind
notele de transformare , in care unul sau mai multe articole din stoc se
transforma intr-un produs, specificand, daca este cazul, o
manopera si/sau o pierdere cantitativa sau procentuala ,care se vor
reflecta in pretul de gestiune al
produsului obtinut in urma transformarii.
Optiunea Retetar/Productie din meniul
principal contine urmatorul submeniu :
Aceasta
optiune permite vizualizarea, introducerea sau modificarea retetelor folosite
in productie.
Folosind
tastele <Page Down> si <Page Up> se pot vizualiza
retetele deja introduse.
Pentru
definirea unei noi retete se actioneaza simultan tastele <Ctrl> si
<+> .
Video-formatul afisat contine 2 zone :
Zona 1 – antetul retetei cu urmatoarele campuri:
* Cod
produs : camp alfanumeric obligatoriu in care se introduce codul
semifabricatului/ produsului finit rezultat in urma aplicarii retetei. . Daca
acesta nu exista in nomenclatorul de articole
programul intreaba daca se doreste introducerea articolului in
nomenclator. Raspunsul se da prin apasarea butoanelor (Yes) sau (No). Daca
raspunsul este (No) programul nu paraseste câmpul *Cod produs , ci afiseaza nomenclatorul de articole si
asteapta introducerea unui nou cod sau selectia din lista a unui articol. Daca
raspunsul este (Yes) programul introduce codul in nomenclator si cere unitatea
de masura si denumirea extinsa (maxim 40 de caractere, daca este cazul).
Apasând
cu mouse-ul pe butonul-sageata din dreapta câmpului *Cod produs se va deschide
o fereastra cu codurile de articole existente in nomenclator si unitatile de
masura aferente. Pe masura ce se introduc caractere ale câmpului *Cod produs
programul completeaza automat cu primul cod gasit in nomenclator care incepe cu
caracterele introduse. Daca programul completeaza câmpul cu alta valoare decât
doriti sa introduceti, completati câmpul cu caracterele dorite, altfel apasati
<Enter> pentru validarea codului.
*
Denumire : aici se afiseaza automat denumirea codului de articol din
campul anterior
* Pret de inregistrare
in gestiune:
In cazul in care pe
retetar nu se specifica nici un pret de gestiune atunci productia pe baza
retetarelor se va realiza la preturile
de gestiune ale articolelor ce intra in reteta.
* Unitate de
masura
Zona 2 – aici se afiseaza continutul retetei ,
respectiv articolele si cantitatile necesare pentru obtinerea unei unitati de
masura de semifabricat/produs finit.
Zona pozitiilor retetei este multiinregistrare,
fiecare inregistrare continând pentru fiecare mateie prima ce intra in reteta
umatoarele informatii:
* Cod Materie
prima : camp alfanumeric obligatoriu in care se introduce codul materiei
prime
* Denumire materie prima : afiseaza denumirea
materiei prime
* Unitate de
masura : afiseaza unitatea de masura
* Cantitate : camp
numeric obligatoriu in care se specifica cantitatea de materie prima ce intra in procesul de fabricatie pentru obtinerea unei unitati
de masura de produs .
Pentru cazul in care in procesul de productie se
obtin intai semifabricate sau semipreparate si se doreste evidentierea lor in gestiunea stocurilor , se vor defini retete pentru semifabricate ( numite in continuare subretete) si
apoi retete pentru produsele finite (retete principale- in componenta lor se
specifica semifabricatele ).
Acesta optiune permite vizualizarea,introducerea,
modificarea,stergerea notelor interne de productie pe baza de retetar.
Videoformatul afisat contine 2 zone :
Zona 1 : Antetul notei interne de productie
cu urmatoarele campuri :
* Nr : camp numeric
obligtoriu ce contine numarul notei interne de productie
* Data : data notei de productie
* Gestiunea predatoare : gestiunea in care se
gasesc materiile prime si materialele necesare productiei.
* Gestiunea primitoare : gestiunea in care se
vor preda produsele rezultate.
Zona 2 : Pozitiile notei interne de productie
cu urmatoarele campuri :
*
Cod produs : codul semifabricat/produs finit rezultat in cadrul procesului
de poductie
*
Cantitate : cantitata comandata
Pentru introducerea unei note interne de productie
se va actiona combinatia de taste <CTRL> <+> sau de
mai multe ori tasta <Page Down> pana se ajunge pe o inregistrare
necompletata si se vor completa
toate campurile dupa care se va actiona butonul Retetar. Prin
actionarea acestui buton se intra in videoformatul « Generare
NPR,BC pe baza retetarelor de productie ».
Aici se afiseaza automat datele introduse in
ecranul urmator privind nota de productie, precum si conturile contabile
preluate din nomenclatorul de gestiuni, necesare generarii automate a notelor
contabile aferente productiei.
Daca in procesul de productie se obtin intai
semifabricate sau semipreparate si apoi produse finite , si daca s-au definit subretete si retete , pentru
reteta principala se va alege una din cele doua metode de generare a
retetelor principale:
1.Fara
urmarire de stoc de semifabricate/semipreparate (metoda implicita)
2. Cu urmarire de stoc de semifabricate/semipreparate.
In primul caz se genereaza consumurile
la nivel de materii prime/materiale ,
adica se scad din gestiune pe bon de consum atat articolele din reteta
principala cat si cele din subreteta.
In cel de-al doilea caz se genereaza consumuri numai la
nivel de reteta principala ,
adica se scad din gestiune pe bon de consum numai articolele din reteta
principala.
Atentie :
in cazul doi trebuie facuta mai intii nota interna de productie pentru
obtinerea semifabricatului ( eventual ca pozitie in nota interna a produsului
finit).
Dupa alegerea metodei de generare se va
actiona butonul «Generare » . Aplicatia va genera un bon de
consum cu numarul notei interne de productie si o nota de predare cu acelasi
numar.
In
videoformatul curent exista si posibilitatea stergerii notei interne de
productie prin actionarea butonului « Stergere ». Aplicatia va
sterge bonul de consum si nota de predare aferente notei de productie sterse.
Observatie :
scaderea din gestiune pe baza bonului de consum se face dintr-o singura
gestiune , cea predatoare. Se impune deci ca articolele ce compun reteta
(mateiile prime, materiale, semfabricate ) sa
se gaseasca in aceasi gestiune.
Daca aplicatia este configurata sa foloseasca
metoda CMP de urmarire a stocurilor, la generarea bonurilor de consum utilizatorul nu primeste mesaje de stoc negativ.
In
cazul in care stocurile negative provin din faptul ca scaderea din gestiune pe
baza bonului de consum se face dintr-o singura gestiune , cea predatoare, si
mateiile prime se gasesc in gestiuni diferite , pentru a scuti utilizatorul de
a face note de transfer , programul
ofera facilitatea de a regla stocul negativ , prin generarea automata a notelor
de transfer care se impun pentru eliminarea stocurilor negative.Pentru aceasta,
in meniul principal exista in cadrul optiunii « Note de transfer »,
suboptiunea « Reglare stoc negativ ».Dupa reglarea stocului negativ
OBLIGATORIU trebuie regenerare notele interne de productie pentru calcularea
corecta a pretului de gestiune a produsului finit.
Proiectantii
aplicatiei sfatuiesc utilizatoul sa nu ignore mesajele de stoc negativ si sa
trateze cu atentie stocurile negative . Rezultatele
pot fi eronate.
Atentie,
va recomandam ca inaintea generarii documentelor, daca lucrati in retea sa fiti
unicul utilizator din retea. Dupa terminarea generarii, apelati si optiunea
<Prelucrari> daca nu a fost apelata automat de program deoarece operatia
de prelucrare genereaza toate corelatiile necesare din aplicatie.
Dupa generarea retetei de
revine in formatul anterior prin actionarea butonului “Iesire”.
Acesta
optiune permite vizualizarea,introducerea, modificarea,stergerea,blocarea
notelor de transformare.
Nota de transformare presupune obtinerea unui
produs din una sau mai mult materii prime diferite , asupra carora se aplica
manopera. Pretul de gestiune al produsului rezultat se formeaza din pretul de
gestiune al materiei prime la care se adauga manopera.
Aplicatia
permite specificarea cantitativa sau procentuala a pierderilor din procesul de
productie. Se genereaza automat bon de
consum pentru materiile prime, nota de
predare pentru produsul rezultat , precum si bon de consum pentru pierderi,
care se scad la pretul de gestiune al produsului finit.
Videoformatul afisat contine 3 zone :
Zona 1 : Antetul notei de transformare cu
urmatoarele campuri :
* Nr : camp numeric
obligtoriu ce contine numarul notei de transformare
* Data : data notei de transformare
* Manopera/UM: camp numeric in care se specifica
manopera pe unitatea de produs
* Gestiunea predatoare : gestiunea in care se
gasesc materiile prime si materialele necesare productiei.
* Gestiunea primitoare : gestiunea in care se
vor preda produsele rezultate.
* Cont
de cheltuieli(pt.BC) : se preia automat din nomenclatorul de gestiuni.
*
Cont de venituri (pt.NPR) : se preia automat din nomenclatorul de gestiuni
* caseta de selectie care contine mai multe variante de selectie:
a)-un produs se formeaza dintr-o singura materie prima
b)-un produs se formeaza din mai multe mat.prime diferite
c)-dintr-o materie prima se formeaza mai multe produse
d)-Transformare 1 la 1 (creaza NPR (-) si NPR (+))
*
Procent de pierdere
Zona 2 : Materie prima /semifabrcat
* Cod : codul materiei prime .
Apasând cu mouse-ul pe butonul-sageata din dreapta campului se va selecta
codul materiei prime din lista afisata.
* U.M: unitatea de
masura preluata din nomenclatorul de articole
* Pret gest. : pret de gestiune al
materiei prime . Apasând cu mouse-ul pe butonul-sageata din dreapta campului se
va selecta pretul din lista afisata. Daca lista nu contine nimic inseamna ca
materia prima nu se gaseste in gestiunea predatoare specificata in antet si
trebuie actionata tasta « ESC »
pentru a anula inregistrarea
* Cantitate : camp
numeric obligatoriu reprezentand cantitata de materie prima necesara
Zona 3 : Produs
* Cod : codul
semifabricat/produs finit rezultat in urma transformarii Apasând cu mouse-ul pe
butonul-sageata din dreapta campului se va selecta codul materiei prime din
lista afisata.
*
U.M: unitatea de masura preluata din nomenclatorul de articole
* Pret gest. : pretul de gestiune
al produsului calculat automat .
* Cantitate :
cantitatea de produs rezultata in urma transformarii( inlusiv pierderea).
* Pierderi cant. : pierdere .
In cazul in care produsul se formeaza dintr-o
singura materie prima zonele 2 si 3 sunt multiinregistrare si se pot specifica
pe aceeasi nota de transformare mai multe transformari materie prima->
produs.
In cazul
in care produsul se obtine din mai multe materii prime doar zona 2 este
multiinregistrare.
Pentru introducerea unei note de transformare se
va actiona combinatia de taste <CTRL> <+> sau de mai
multe ori tasta <Page Down> pana se ajunge pe o inregistrare
necompletata si se vor completa
toate campurile dupa care se va actiona butonul « Generare ».
Aplicatia va genera un bon de consum de
materii prime cu numarul notei de transformare precedat de ‘TR’, un bon de
consum pentru pierderi cu numarul notei de transformare precedat de ‘TR’ si
terminat in ‘REB’ si o nota de predare pentru produsul finit cu acelasi numar
precedat de ‘TR’.
In videoformatul curent exista si posibilitatea stergerii notei de transformare prin actionarea butonului « Stergere ». Aplicatia va sterge bonurile de consum si nota de predare aferente notei de de transformare pentru care s-a dat stergere.
Diferenta
intre cazul a) si cazul d) este doar la documentul generat. Astfel la a) se
genereaza BonConsum pentru consumul de materie prima si Nota de Predare pentru
produsul finit, iar la d) se genereaza Nota de Predare cu (-) pentru consumurile
de materie prima si Nota de Predare cu (+) pentru produsul finit - deci sunt
afectate doar rulajele pe intrari cu (+) si (-). Punctul d) poate fi folosit de
exemplu si pentru transferul cantitatilor dintr-un cod de material in alt cod de
material.
De asemenea exista si un buton de [Blocare]
Dupa generareaa documentelor necesare programul face actualizarea automata a stocului si a fiselor de magazie. Dar daca aveti posibilitatea (nu sunteti in retea sau sunteti singurul utilizator din retea apelati si optiunea de <Prelucrari> daca nu a fost apelata automat de program.
Iesirea din videoformat se face cu optiunea « Iesire »
din meniul asociat.
Atentie,
va recomandam ca inaintea generarii documentelor, daca lucrati in retea sa fiti
unicul utilizator din retea. Dupa terminarea generarii, apelati si optiunea
<Prelucrari> daca nu a fost apelata automat de program deoarece operatia
de prelucrare genereaza toate corelatiile necesare din aplicatie.
Cu ajutorul acestei optiuni se pot vizualiza/lista
retetele definite , respectiv articolele care intra in componenta retetei ,
cantitativ si valoric, precum si valoarea totala a retetei.
Se
inchide luna curenta si se initializeaza luna urmatoare. Luna precedenta poate
fi revizualizata de oricâte ori dar nu se mai permit modificari in cadrul ei.
Exit : Iesirea
In ecranul de incarcare a facturii exista un buton <Generare e-factura>. Cu ajutorul acestuia, se genereaza fisierul XML cu structura din formatul UBL al facturii electronice. Se deschide fereastra urmatoare :
Butonul <Analiza factura> permite analiza structurii fisierului XML creat, din punct de vedere sintactic, cu un DUKIntegrator pus la dispozitie de ANAF. Este o conditie necesara, nu si suficienta, pentru ca factura sa fie preluata corect in SPV. In fereastra de validare se va apela doar butonul Validare, deoarece Validare + creare pdf creeaza un pdf care nu are nicio utilitate (puteti verifica). Daca in urma validarii se obtin erori, acestea pot fi vizualizate cu ajutorul butonului <Afisare erori>. Fisierul XML poate fi si el vizualizat, cu ajutorul linkului corespunzator.
Daca nu exista erori la validare, se poate trece la pasul urmator, si anume apelul butonului <Transmite factura prin SPV>, care va deschide ecranul urmator:
Pentru a transmite e-factura in SPV, poate fi utilizata semnatura digitala sau poate fi utilizat un token soft, cu drepturi restrânse in SPV-ul societatii, pentru o persoana fizica autorizata doar pentru eFactura. Generarea tokenului se face optional, daca se doreste ca persoana care emite facturi sa nu aiba drepturi depline in SPV.
Pentru astfel de cazuri, luati legatura cu noi. Generarea tokenului soft este personalizata.
Se pune bifa pe optiunea dorita de lucru : cu token fizic (semnatura digitala) sau cu token soft.
Tokenul soft se incarca la Configurari, dupa ce este obtinut.
In functie de optiunea facuta, pe ecran apare butonul <Transmite factura in SPV prin Oauth2> (token soft) sau <Transmite factura in SPV>
Transmiterea propriu-zisa a facturii in SPV se face apasând butonul (Transmite factura in SPV...)
In SPV exista modul de lucru Test si modul de lucru Productie. Acesta se selecteaza la Configurari.
Facturile transmise in modul de lucru Test ajung in SPV si la client (tot in modul Test) daca sunt corecte, dar nu sunt luate in considerare mai departe de Anaf.
Va recomandam ca la inceput sa transmiteti facturile in modul Test in SPV.
Orice factura transmisa in SPV primeste un index de incarcare. Apoi ea este prelucrata pe platforma ANAF si in final sunt doua variante:
Daca factura este corecta si sintactic si din punctul de vedere al tuturor cerintelor ANAF, emitentul primeste in SPV la Raspunsuri factura mesajul -ok si un index de descarcare. Apoi, atât emitentul, cât si beneficiarul vor primi in SPV un fisier zip (acelasi!), având in denumire indexul de descarcare al facturii, zip care va contine fisierul XML transmis de furnizor, cu numele egal cu indexul de incarcare.xml , precum si un fisier reprezentând sigiliul electronic, numit 'semnatura_' & index de descarcare.xml'.
Daca factura nu este validata, emitentul primeste in SPV la Raspunsuri factura mesajul -nok si un index de descarcare. El va putea descarca un fisier zip ce contine un xml cu erorile si un xml cu semnatura electronica. Factura trebuie in acest caz, corectata si retrimisa in SPV. Ea nu ajunge la client decât fara erori.
Cu ajutorul butonului <Afisare mesaje de raspuns de la SPV>, vizualizam situatia facturilor transmise in SPV.
Aici apar indecsii de incarcare, cei de descarcare, se pot citi mesajele pentru toate facturile din SPV sau pentru cate o factura, se pot descarca toate mesajele, fisierele zip se descarca si se dezarhiveaza (toate sau cate unul), xml-urile dezarhivate pot fi vizualizate.
Fereastra
multiinregistrare
Introducerea unei inregistrari
noi
Pentru a introduce o inregistrare noua :
1. se
va apasa combinatia de taste Ctrl +;
2. se
va utiliza simbolul |>* aflat in
partea inferioara a ecranului, dupa zona de inregistrari.
Atunci
va aparea o pozitie libera la sfârsitul celor existente care va putea fi
completata. Dupa inserarea inregistrarilor noi si iesirea din ecran, la o noua
intrare in ecranul respectiv, inregistrarile nu se vor mai gasi la sfârsit ci
vor fi ordonate conform criteriului general al ferestrei in care au fost
inserate.
Deplasarea printre inregistrari
Cu
ajutorul tastelor PgDown si PgUp se face
defilarea printre inregistrari. Pentru a ne pozitiona pe inregistrarea
urmatoare in acelasi câmp din care am
plecat se utilizeaza Ctrl PgDown
Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari :
> deplasarea pe inregistrarea urmatoare;
< deplasarea pe inregistrarea precedenta;
>| deplasarea pe ultima inregistrare din baza
de date;
|< deplasarea pe prima inregistrare din baza de
date;
>|* crearea unei inregistrari
noi in baza de date;
Stergerea unei inregistrari
Se va alege una dintre urmatoarele variante:
1.
se
va utiliza combinatia de taste Ctrl – având
cursorul pozitionat pe inregistrarea care se doreste stearsa;
2.
se
intra pe inregistrarea care se doreste stearsa si apoi, din meniul Editare se
selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3.
se
apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in
partea stânga a inregistrarii) in dreptul inregistrarii pe care dorim sa o
stergem si apoi se apasa tasta Delete; aceasta varianta permite selectarea si stergerea simultana a mai multor inregistrari.
Truc: Daca se doreste stergerea tuturor inregistrarilor, se selecteaza toate inreg.cu Ctrl A si apoi se tasteaza Delete. In cursul operatiei de stergere programul va cere validarea in mod explicit a fiecarei inregistrari.
Fereastra de tip ‘one to many’ (antet - pozitii)
(Observatie
: Ferestrele având inregistrare unica pe un ecran pot fi asimilate celor ‘one
to many’ considerându-se ca lipseste zona ‘many’, deci va fi considerat doar
antetul.)
Introducerea unei inregistrari noi
In cazul documentelor de tip
antet-inregistrari multiple (pozitii) inserarea se face astfel :
-Pentru documentul in ansamblu se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in antet. Va aparea
un document nou format din antet si pozitii.
-Pentru o noua pozitie la un antet existent se
utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in
zona de pozitii.
Deplasarea printre inregistrari
-Pentru a vizualiza unul câte unul documentele se
utilizeaza tastele PgDown si PgUp având cursorul pozitionat in antet (pe orice
câmp). Se pot utiliza si Ctrl PgDown, respectiv Ctrl PgUp
pentru a ne situa in acelasi câmp de unde am plecat in inregistrarea
destinatie.
-Pentru a parcurge pozitiile documentului se vor
utiliza aceleasi taste, dar pornind cu cursorul din zona de pozitii
Se
mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in
partea de jos, sub zona de inregistrari.
> deplasarea pe inregistrarea urmatoare;
< deplasarea pe inregistrarea precedenta;
>| deplasarea pe ultima inregistrare din baza
de date;
|< deplasarea pe prima inregistrare din baza de
date;
>|* crearea unei inregistrari
noi in baza de date;
Vor exista doua rânduri cu ‘butoane de navigare’ ,
unul pentru inregistrarile aflate in antet si unul pentru cele din zona
pozitiilor. Ele sunt pozitionate astfel : cel corespunzator antetului se afla
mai jos (fereastra exterioara) iar cel corespunzator pozitiilor se afla in
dreptul ferestrei interioare (mai sus).
Stergerea unei inregistrari
- Pentru stergerea
unui document in ansamblu, mai intâi ne pozitionam pe acel document, in zona antetului si apoi alegem una din
variantele:
1.
se
va utiliza combinatia de taste Ctrl – ;
2.
din
meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3.
se
apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in
partea stânga a inregistrarii care, daca exista, prinde atât antetul, cât si
pozitiile documentului) si apoi se apasa tasta Delete;
Truc: Daca se doreste stergerea tuturor
documentelor, se tasteaza Ctrl A (selecteaza
tot) având cursorul pozitionat pe antet si apoi
se tasteaza Delete.
- Pentru
stergerea unei pozitii a unui document, mai
intâi ne pozitionam pe acel document, cautam pozitia respectiva si apoi alegem
una din variantele :
1.
se
va utiliza combinatia de taste Ctrl – ;
2.
din
meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
3.
se
apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in
partea stânga a pozitiei) si apoi se apasa tasta Delete;
Truc: Daca se doreste stergerea tuturor pozitiilor
unui document, se tasteaza Ctrl A (selecteaza
tot) având cursorul pozitionat pe o pozitie a documentului si apoi se tasteaza Delete.
Optiuni de lucru valabile in mai multe forme de lucru (se descriu o singura data aici pentru a nu se repeta informatia de mai multe ori)
la câmpurile [cod marfa] sau [cod produs]
Puteti configura ca la dublu click pe codul de marfa din formele de intrari, iesiri sau notele de transfer sa se afiseze in functie de dorinta:
*- nomenclatorul de articole de stoc (marfuri / produse / servicii)
*- stocul curent
*- nomeclatorul exins (se afiseaza doar daca se coreleaza cu optiunea 2 din aceasata configurare
CAUTAREA
Cautarea se poate face prin valorile unui anumit
câmp. Pentru aceasta, ne pozitionam pe acel câmp (intr-o inregistrare oarecare)
si tastam combinatia Ctrl F.
Va aparea o fereastra in care putem introduce
secventa de cautare. Daca suntem siguri de ceea ce cautam, introducem sirul de
caractere ca atare. Daca dorim sa cautam dupa un sablon (un anumit numar de
caractere din sirul respectiv) vom utiliza simbolul * care ne spune ca mai pot
exista si alte caractere in sir.
Exemplu:
ABC*.....cauta in baza de date orice secventa ce
incepe cu ABC.
*ABC.....cauta in baza de date orice secventa ce se
termina cu ABC.
*ABC*...cauta in baza de date secventa ABC indiferent de pozitia in cuvânt
.
Copierea valorii unui camp din campul echivalent al inregistrarii anterioare
Se utilizeaza Ctrl ‘
(Control si Apostrof) având cursorul pozitionat pe câmpul care trebuie
completat.
Selectarea unei inregistrari : click cu mouse-ul pe selectorul
de inregistrare aflat in stânga inregistrarii. Daca doriti selectarea
mai multor inregistrari consecutive, asezati cursorul mouse-lui pe selectorul
primei inregistrari si trageti mouse-ul pâna la ultima inregistrare de selectat
pastrând butonul mouse-lui apasat, iar in final eliberati butonul.
Selectarea tuturor inregistrarilor : Ctrl A
Copierea valorii selectate in clipboard :
Ctrl C
Stergerea elementului selectat (Caracter,
Grup de caractere, Continutul unui câmp, una sau mai multe inregistrari): Delete
Inserarea in dreptul cursorului a valorii existente in clipboard : Ctrl
V
Referitor la câmpurile de tip text: Atentie! pentru MSAccess caractele ( ' si " ) sunt caractere cu semnificate speciala. Sunt delimitatoare de sir de caractere. Daca este nevoie de aceste caractere va rugam sa le inlocuiti cu alt caracter. In caz contrar pot aparea anomalii greu de controlat. In plus nu functioneaza corect operatia de cautare pe câmpuri ce au acest caracter introdus.
Daca câmpul de tip text este un cod prin care se refera o entitate din
stoc (Ex: cod de articol de stoc, cod de client, cod de furnizor, etc) NU
folositi catacterul apostrof [ ' ] deoarece programul nu va functiona corect (
de ex: daca punem codul unui client AAA'97 e posibil ca acel client sa fie
exclus din unele liste, sa nu fie gasit in cautari, etc)
Atentie! va recomandam sa nu incarcati câmpurile de tip text prim metoda copy-paste din alte surse exeterne (de ex: Word sau Excell) pentru ca puteti copia din gresala si caractere speciale care dupa ce ajung transferate sunt recunoscute de program dar nu pot fi afisate. De exemplu: data incarcati campul cod client prin aceasta metoda cu textul ; "abc" si din gresala prin operatia de copiere ati transferat si caracterele (CR=13 sau LF=10 - ce apar la trecerea de la o linie de text la alta) la afisare nu se evidentiaza si astfel de caractere, dar programul le va recunoaste iar in codul generat al clientului poate fi: "abc" + CR el coexistand si cu o alta introducere de cod client dar cu "abc". In orice lista sau afisare vor aparea doua coduri ( aparent identice deoarece amandoua vor fi afisate "abc" ) dar de fapt sunt doua coduri distincte: unul "abc" iar celalalt "abc" + CR.
Cap.5. Repararea bazei de date
In
cazul caderilor de tensiune sau in
cazul in care se da RESET (soft sau hard) in timpul lucrului cu baza de date
pot aparea probleme de functionare a lucrarii, caz in care se afiseaza un mesaj
de eroare. In aceasta situatie trebuie reparate fisierele bazei de date.
Operatia
de reparare a fisierelor bazei de date se efectueaza rulând un utilitar IMATI UNELTE STOCURI care repara automat aceste
fisiere. Pentru a rula acest utilitar se selecteaza iconul cu denumirea UNELTE
urmat de numele lucrarii ale caror fisiere se doreste a fi reparate.
Programul de reparare se
foloseste in cazurile urmatoare :
Ř
când
programul principal emite mesaje de eroare de genul "Baza de date
distrusa", nepermitând utilizarea ei, sau când calculatorul s-a oprit
chiar in timp ce lucrati cu programul; TOOLS (UNELTE) va face functionala (pe
cât posibil) baza de date;
Ř
in
orice caz de functionare defectuoasa ‘din senin’.
Ř
când
utilizatorul a pierdut datele (de exemplu prin restaurarea unei luni
neprecedata de salvarea lunii curente, sau prin distrugerea bazei de date);
UNELTE va incerca sa recupereze datele eventual auto-salvate de programul
principal;
ATENTIE !!! NU folositi in acelasi timp programul principal si UNELTE. Daca
sunteti in programul principal si trebuie sa ajungeti in UNELTE, IESITI mai
intâi din programul principal. Daca sunteti in UNELTE si vi se spune sa
reinstalati kit-ul sau sa intrati in programul principal (pentru a verifica
datele), IESITI mai intâi din UNELTE.
Observatie : Programul
UNELTE, ca si programul principal, este dependent de calea (directorul) unde
l-ati instalat. Daca il mutati de acolo in alta parte si il lansati ulterior,
NU va functiona bine (chiar daca acest lucru nu se vede de prima data).
Este bine ca inainte de
lansarea programului UNELTE sa faceti urmatoarele lucruri :
·
inchideti
orice aplicatie;
·
lansati
Start --> Programs --> Accessories --> System Tools --> ScanDisk si
verificati discul care contine programul si baza de date, pentru a va asigura
ca acel disc este in stare buna;
·
stergeti
eventualele fisiere temporare sau nefolositoare, pentru a elibera cât mai mult
spatiu pe disc necesar pentru reparare.
Fiind in Windows, lansati
programul UNELTE. Apar urmatoarele optiuni:
(Reparare 0) : executa operatia de reparare a
bazei de date si a fisierelor aplicatiei; este o operatie relativ rapida;
(Recuperare) : reface datele societatii conectate
din salvarile de siguranta;
Daca ati primit de la
programul principal mesaje de genul "Baza de date distrusa" sau in
cazul in care calculatorul s-a oprit (din diverse motive) chiar in timp ce
lucrati cu programul, trebuie sa folositi butonul "REPARARE 0";
UNELTE va incerca sa faca baza de date utilizabila (chiar daca unele din date
au fost pierdute). Chiar daca nu ati primit mesajul respectiv este recomandat
sa apelati repararea, pentru a fi sigur ca baza de date este in stare buna.
Dupa ce apasati pe butonul
"REPARARE", asteptati pâna primiti un mesaj de la program. Daca
primiti, mesajul incepe cu :
“Acum totul este OK ! …”
inseamna ca repararea s-a terminat cu succes. Cititi
mesajul pâna la sfârsit si respectati toate instructiunile mesajului pe care il
veti primi.
Daca in schimb la sfârsit,
dupa mesaje de atentionare sau de eroare, primiti mesajul :
“Au fost detectate erori! …”
inseamna ca ceva nu a mai
putut fi reparat si baza de date este inutilizabila. Si de data
aceasta urmati intocmai
instructiunile mesajului pe care il primiti.
Programul
efectueaza Autosalvarea (in anumite conditii) a datelor pe care lucrati la un
moment dat, fara a va intreba nimic. NU ar trebui sa va bazati pe aceasta
facilitate, ci trebuie sa va salvati datele explicit inainte de schimbarea
lunii contabile sau inainte de restaurarea de pe disc. Facilitatea de
autosalvare este prevazuta in program doar ca o masura ultima pentru cazul in
care o eroare umana ar duce la pierderea datelor, dar, inca o data, NU va
bazati pe ea, fiindca este mai nesigura decat salvarea manuala deoarece ea se
efectueaza doar in anumite conditii si la anumite momente, ori salvarea manuala
creeaza un fisier cu datele dorite in mod expres de utilizator a fi salvate.
ATENTIE ! Recuperarea sterge datele aflate curent in
baza de date inainte de a aduce datele din salvarea gasita. Daca nu v-ati gasit
ultimele date introduse, iesiti din programul principal, intrati in UNELTE si
apasati butonul "Recuperare". Apare un ecran cu numele societatii conectate,
luna contabila curenta precum si o lista cu fisierele auto-salvate, la care
sunt indicate : ziua, luna, anul, ora salvarii precum si luna + anul contabile
de lucru.
Selectati fisierul dorit ,
apoi apasati pe butonul (Recuperare). (Daca lista e goala, inseamna ca
nu exista nici o salvare pe harddisc si nu puteti recupera nimic prin aceasta
metoda.)
Atunci când s-au adunat prea multe fisiere
auto-salvate si acestea ocupa prea mult spatiu pe harddisc aveti posibilitatea
sa le stergeti pe rând, selectând câte un fisier si apasând pe butonul (Stergere).
Atentie! Deoarece caderile de tensiune
pot afecta fisierele bazei de date, va recomandam ca in cazul in care are loc o
cadere de tensiune sau este dat RESET in mod accidental in timpul lucrului cu
baza de date sa apelati automat optiunea de reparare a bazei de date inainte de
a intra in lucrul propriuzis.
Atentie! Retelele wireless, sau VPN pot avea intreruperi ale fluxului de informatie. Daca apare o intrerupere in functionarea retelei pot aparea coruperi de date. In aceste cazuri trebuie data operatie de reparare dupa un blocaj (chiar si de scurta durata al retelei in care este instalata aplicatia)
Din acest punct de vedere, in locul instalarii clasice sub o retea wireless sau VPN recomandam o instalare pe server cu apel "remote desktop" deoarece este mult mai bine protejata la blocajele retelei. Aveti avantajul in cel de al doilea caz ca operetiile sunt mult mai rapide deoarece totul se desfasoara doar pe server. Mai trebuie specificat ca serverul trebuie sa fie foarte rapid si sa aiba memorie suficient de mare pentru ca sa duca toate instantele aflate in lucru la un moment dat.
Cap.5
INTREBARI FRECVENTE SI RASPUNSURI
I1
Cum se initializeaza o societate , adica cu ce incepem dupa ce am creat o
societate noua si am conectat-o ?
R1.
Operatiile cu care se incepe sunt :
a. Introducerea datelor generale in configurare si
stabilirea tipului de descarcare de gestiune.
b.
Definirea gestiunilor (Nomenclatoare -> Gestiuni) si a conturilor aferente.
c.
Introducerea inventarului la data pornirii
programului (Stoc initial) pe fiecare gestiune.
d.
Introducerea soldurilor clientilor si respectiv
ale furnizorilor (vezi si I2.).
I2. Unde se introduc soldurile clientilor si ale
furnizorilor ?
R2. Facturile in sold de
la furnizori se introduc in
Intrari
-> Furnizori interni -> Sold furnizori interni
Facturile in sold emise
clientilor se introduc in
Iesiri -> Clienti interni -> Facturi
in sold
I3. Datele din acest modul pot fi transmise in
IMATI CONTABILITATE ?
R3. Nu direct din acest modul ci din modulul de
contabilitate, prin optiunea Preluare.
I4. Daca s-a inchis o luna se mai poate lucra
in ea ?
R4. O luna poate fi tinuta neinchisa pâna când
se introduc toate documentele. Intre timp se pot incarca documente in avans din
luna urmatoare. Când se hotaraste inchiderea lunii curente se apeleaza optiunea Modif.lunii. Luna
curenta va fi inchisa, documentele introduse in avans sunt transferate la luna
urmatoare. O luna inchisa poate fi consultata de oricâte ori, se pot retipari
oricâte documente, dar modificari NU se mai pot face
in cadrul ei.
I5. E posibil ca la
introducerea unui nou furnizor programul sa-mi seteze automat un anumit cont la
acesta , de exemplu 401.01 ?
R5. Da, e posibil. Se
intra in Configurare - > Conturi contabile generale
si se completeaza contul
*Cont implicit nomenclator furnizori cu 401.01.
(E valabil si pentru clienti, utilizând, evident contul
implicit din nomenclatorul de clienti.)
I6. O operatie facuta
intr-un document face automat actualizarea in stoc si in fisa de magazie ?
R6. In momentul
incarcarii unui document stocul se modifica on-line, deci pot fi vizualizate
imediat situatiile privind stocul, insa pentru a actualiza fisa de magazie e
necesara optiunea Prelucrari
I7. Cum se introduc
incasarile/platile ?
R7. Cea mai simpla
metoda este sa se introduce la Repartizare incasari/plati, selectând
clientul/furnizorul , introducând documentul de incasare/plata si apoi apasând
pe butonul Operare la factura care se doreste stinsa.
Ar mai exista posibilitatea cautarii documentului in luna
curenta sau in sold (cautare : Ctrl F) si inregistrarea doc.la factura
respectiva.
I8. Se pot emite facturi
cu configurari diferite la firme diferite aflate in baza de date ?
R8. Configurarea facturii
este unica la nivel de program si nu de societate conectata, deci raspunsul
este NU.
Cap. 6 LUCRUL CU CASA DE MARCAT conectata la aplicatia ANDROID "IMATI vânzari CM"
Aplicatia "IMATI vânzari CM" este o
aplicatie separata de modulul de stocuri si se instaleaza pe o tableta cu sistem
ANDROID. Aplicatia se conecteaza prin BLUETOOTH
Nomenclatorul de marfuri din aplicatia tabletei se poate programa din interiorul modulului de stocuri astfel: Din modulul de stocuri se exporta un fisier ce contine informatiile necesare programarii nomenclatorului din tableta cu optiunea: "Export fisier de programare PLU catre modulul de facturare pe Tableta". Fisierul exportat se trimite prin e-mail ca atasament catre tableta. Aici este receptionat, descarcat in sectiunea "Download" si apoi preluat de acolo in nomenclator cu optiunea "IMPORT" a aplicatiei de pe tableta.
Apoi cu ajutorul aplicatiei de pe tableta se efectueaza vanzarile..
La sfârsitul zilei, vânzarile se exporta intr-un fisier cu ajutorul optiunii "EXPORT" a aplicatiei de pe tableta. In cadrul acestei optiuni fisierul creat se trimite atasat intr-un e-mail catre sediul unde se afla calculatorul ce ruleaza modulul de stocuri.
In calculator se receptioneaza e-mailul si se extrage fisierul de vanzari din atasament, prin optiunea "Import fisier de vânzari de la modulul de facturare pe Tableta". In cadrul acestei operatii se extag vânzarile din acest fisier. De asemenea se creaza o copie a acestui fisier in cadrul arhivei de fisiere de vanzari.
Pentru a se ajunge la optiunile "Import fisier de vânzari de la modulul de facturare pe Tableta" si "Export fisier de programare PLU catre modulul de facturare pe Tableta" dn cadrul modulului de stocuri se merge la meniul "Utilitate"->"Import/Export date cu modulul Casa de Marcat de pe tableta".
Cap. 7 NOUTATI
Ianuarie 2010
Versiunea
permite reevaluarea lunara a soldurilor in valuta. Cursurile valutare se preiau
automat din baza de date daca exista optiunea de preluare din site-ul BNR la
modulul de contabilitate. Daca nu, ele trebuie introduse manual. Modul corect
de introducere este : pentru un curs comunicat de BNR intr-o anumita zi, in
baza de date se introduce cu data zilei urmatoare.
Pentru
reevaluarea soldurilor in valuta la
sfarsitul unei luni programul va utiliza cursul incarcat cu data de 1 a lunii
urmatoare.
La
'modificarea lunii' soldul fiecarei facturi va trece in luna urmatoare la
cursul de reevaluare din 1 ale lunii (deci cel comunicat de BNR in ultima zi
bancara a lunii precedente). Diferentele de curs valutar de la incasari sau
plati efectuate in luna urmatoare, se vor raporta la acest curs de reevaluare,
si nu la cursul initial al facturii.
Nota
contabila de reevaluare a soldului nu se executa in modulul de stocuri, ci in
cel de contabilitate, dupa preluarea operatiilor in valuta.
E
necesar sa se dea o 'Prelucrare' atat inainte de 'Modificarea lunii', cat si
dupa aceasta operatie si, bineinteles, sa fie completat corect cursul valutar de reevaluare.
Versiunea
de contabilitate cu care se pot prelua aceste modificari este CNT505. Cu
versiuni anterioare de CNT nu se face corecta preluarea operatiilor in valuta
din stocuri.
Martie
2010
Versiunea permite introducerea
codului de tara la achizitiile intracomunitare si
la facturile emise in valuta, aceste informatii fiind
necesare la preluarea in modulul IMATI CONTABILITATE pentru generarea declaratiei
390 VIES.
Aprilie-Mai
2010
Se poate lucra cu gestiuni cu regim special de TVA (ex.consignatia).
Preluarea corecta in IMATI CONTABILITATE se face incepand cu versiunea CNT509.
Iunie-Iulie 2010
Adaptarea programului si a
listelor la Sschimbarea procentului de TVA de la 19 la 24, cu
modificarea listelor aferente si a documentelor de intrare.
Aprilie-Mai
2011
Posibilitatea
conectarii programului
si a bazei de date la un magazin virtual
Posibilitatea
scrierii simultane a tranzactiilor pe un server internet in vederea crearii
unei baze de date care sa poata fi accesata printr-un simplu browser internet,
pe baza unui sistem de useri si parole.
La descarcarea de gestiune
de tip FIFO/loturi se poate face, optional, selectia
lotului la factura de iesire.
Fisa
de magazie se poate lista si pe fiecare lot in parte.
Soldul
furnizorilor (atat detaliat cat si simplificat) se poate lista pana la o
anumita data, aleasa de utilizator
Listele
de scadente (clienti si furnizori) contin si numarul de zile trecute de la
emiterea facturii.
Iunie
2011
Generarea de
facturi identice cu cele din luna precedenta, cu posibilitatea efectuarii de
modificari asupra lor
Iulie 2012
Dezvoltarea
modulului de comenzi clienti
Decembrie 2012
Adaptarea
programului la sistemul TVA la incasare :
1.
Emitere facturi in sistem TVA la
incasare sau in regim normal, cu specificarea pe factura a sistemului TVA la
incasare daca este cazul
2.
Inregistrarea facturilor de la
furnizori cu TVA la incasare sau cu regim normal
3.
Adaptarea notelor contabile la
sistemul TVA la incasare (facturi emise, incasari, facturi primate, plati)
4.
Adaptarea jurnalelor de TVA la sistemul TVA la
incasare
Ianuarie 2013
Includerea
transportatorilor in
sistemul TVA la incasare, atat din punct de vedere al notelor contabile,
cat si din punct de vedere al jurnalelor de TVA.
Mai 2013
Posibilitatea verificarii furnizorilor in registrul persoanelor
impozabile cu TVA la incasare
Includerea
in facturile emise cu TVA la incasare a operatiunilor neimpozabile
Posibilitatea tiparirii chitantei o data cu factura si pentru formate netipizate (coala alba)
Septembrie Octombrie 2013
Sa se afiseze bonul de consum generat din pozitiile facturii de intrare, la momentul generarii acestuia
Posibilitatea stornarii facturii de intrare achizitii intracomunitare, pentru modul de lucru F (fifo pe loturi)
Stocul la data de : pentru modul de lucru F
Posibilitatea taxarii inverse cu procent de 9%
Iunie 2014
In sectiunea utilitare apare optiunea "Import/Export date cu modulul Casa de Marcat de pe tableta"
Cap.8 Documente in format particularizat
In diferite forme de lucru (de ex: formele de introducere a facturilor de iesire) pot aparea butoane ce au in denumire cuvântul "part." acesta are semnificatia de "particularizat" si se refera la faptul ca respectivul document indicat de buton pote fi proiectat in format particularizat conform dorintelor fiecarui client. De ex: [Fact.Part] indica un format de factura particularizat, diferit de formatul general ce se gaseste la butoanele [Tiparire], [Fact3a] sau [Fact5a]. Particularizarea se poate referi la Prezenta/Absenta unei sigle caracteristeice clentului intr-o anumita pozitie pe factura, prezent/absenta anumitor informatii suplimentare, pozitionarea in pagina a sectiunilor documentului. Trebuie discutat cu personalul societatii noastre particularizarea fiecarui document in parte. Dupa proiectare, se va livra clientului respectiv un fisier ce va fi suprainscris peste fisierul cu acelasi nume deja existent la instalare. Actualizarile ulterioare nu suprainscriu respectivul fisier si este in sarcina clientului sa pastreze acest fisier.
Nu toate documentele pot fi particularizate. Dintre fisierele ce fac cel mai des obiectul cererilor de particularizare sunt: Facturile emise, Declaratia de conformitate, Avize de expeditie, DL-uri.