IMATI CONTABILITATE

 

Manual de utilizare

Cap.0.  Generalitati

Cap.1.  Instalarea programului

Cap.2   Modulul de monitorizare

Cap.3.  Contabilitate                  

              TVA la incasare

Cap.4   Elemente de operare in baza de date

Cap.5   Repararea bazei de date

Cap.6    Intrebari frecvente si raspunsuri

Cap.7   Noutati

 

Cap.0. GENERALITATI

           

            Programul se adreseaza serviciului financiar-contabilitate al  oricarei societati comerciale, institutii bugetare sau organizatii non-profit. Programul are inclus planul de conturi predefinit, atât pentru societati, cât si pentru bugetari, ONG-uri, institutii financiare nebencare si unitati care utilizeaza planul de conturi simplificat. utilizatorul optând de la inceput cu care plan de conturi doreste sa lucreze. Permite efectuarea oricarei situatii cerute de legislatia in vigoare. Astfel se pot realiza: jurnalele si decontul de TVA,  registrul-jurnal, registrul de casa, fisele analitice de cont, balantele sintetice si analitice, raportarile semestriale si bilantul contabil (al societatilor comerciale), precum si urmarirea clientilor si a furnizorilor pe fiecare document. Programul permite si introducerea operatiunilor in valuta (pentru oricâte valute),  urmareste furnizorii si clientii externi, calculând diferentele de curs valutar la decontarile externe,  poate tipari fisa unui cont de valuta, atât in valuta  cât si in lei si efectueaza reevaluarea soldurilor conturilor in valuta la 31 decembrie. Se preiau informatiile introduse in alte module IMATI (notele contabile si jurnalele de TVA).  Pe lânga situatiile tiparite, programul poate afisa si grafice de evolutie a unor indicatori.

 

Cap.1.  INSTALAREA PROGRAMULUI

 

    Pentru instalare e necesar un calculator cu minim 512 MB RAM, spatiu liber pe harddisc cel putin 300 MB (va recomandam insa mai mult pentru lucru, cel putin 500 MB liberi dupa instalare deoarece pe lânga bazele de date care se formeaza , in timpul lucrului se creaza si fisiere temporare), CD-ROM si sistem de operare WINDOWS instalat. In plus, programul creeaza autosalvari si salvari de siguranta ale datelor care ocupa destul de mult spatiu.

    Instalarea de pe CD-UL furnizat de firma: 

    Introduceti CD-ul in unitate.

    Pe ecran va aparea o imagine (in cazul in care sistemul dv.nu are activata functia de AUTORUN si imaginea nu apare automat va trebui sa apelati fisierul imati.exe de pe CD) de unde se poate selecta Runtime sau programul (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau Imobilizari) precum si instalarea dorita (Kit, Actualizare, Documentatie, Legislatie).

 

        Daca pe calculator nu exista Access 2000 se va instala mai intâi Runtime prin apasarea pe butonul (Runtime). Indicam sa se instaleze intr-un folder diferit de cel implicit, cel recomandat de noi fiind c:\Run2000.

 

ATENTIE !

 

ACCESS 2000 RUNTIME este incompatibil cu versiuni superioare de ACCESS. Daca pe calculator este instalat un Access 2002 sau un Access 2003 acesta va trebui DEZINSTALAT pentru ca programele sub Access 2000 sa poata functiona!

 

        Dupa instalarea Runtime-ului se da Restart la calculator (obligatoriu!).

        Instalarea unui program IMATI, dupa instalarea Runtime-ului, implica urmatorii pasi:

        1. Se selecteaza programul dorit (Contabilitate, Stocuri, Salarii sau Imobilizari);

        2. Se apasa butonul (KIT) pentru instalarea kitului de baza; va recomandam sa pastrati toate optiunile implicite din timpul instalarii, apasând Enter la fiecare oprire pentru eventuala selectare a unei optiuni. Instalarea kitului de baza este obligatorie, actualizarea neputând rula altfel.

        3. Se apasa butonul (Actualizare) pentru actualizarea la ultima versiune; de asemeni, dati Enter la fiecare oprire a programului in timpul instalarii. In acest fel se va instala ultima versiune de program existenta pe CD.

        4. Se apasa pe butonul (Document) pentru instalarea documentatiei in format electronic;

        5. Se apasa pe butonul (Legislatie) doar daca programul selectat este Salarii.

 

        Butonul (Internet) serveste la descarcarea si instalarea de pe internet a ultimelor variante de program, atunci când este cazul.

 

        Dupa instalare programul se va regasi in Start->Programs->Imati->Imati <nume program>.

        La prima apelare a programului, pentru a putea lucra cu programul va trebui obtinut codul de activare de la firma furnizoare. In acest scop va aparea un mesaj cu intrebarea

                " Doriti activarea versiunii ? "

 

    Se apasa Enter sau se selecteaza cu mouse-ul Yes si va aparea o fereastra unde trebuie apasat butonul (Genereaza):

 

    Dupa apasarea pe butonul Genereaza va aparea un cod sub rândul  "  Codul generat...  "    

    Acest cod trebuie comunicat telefonic (021/321.77.69) sau prin e-mail (sediu@imatisoftware.ro) catre societatea noastra pentru a va fi comunicat codul dumneavoastra de activare. Acest cod va trebui introdus in rândul de sub   " Codul de activare primit de la IMATI  "  inlocuindu-se valorile de 0 cu valorile primite.

    Dupa introducerea codului primit se apasa butonul (Continua).

 

    La versiunile mai noi (incepand cu septembrie 2012) activarea se poate face si prin internet. Pentru aceasta, se va apasa butonul (Activare prin internet). Serverul care gestioneaza activarile este in functiune in timpul orelor de program ale societatii, adica de luni pana vineri intre orele 9 si 17, cu exceptia sarbatorilor legale. Pentru a avea acces la activarea online este nevoie sa introduceti userul si parola care v-au fost comunicate de catre noi. Apoi trebuie sa apasati pe butonul (Conectare + trimitere SN). Acest tip de activare poate fi utilizat dupa o prima activare “clasica”, necesara pentru a se stoca informatiile privind hardul dv. De asemeni, e necesar ca in baza de date sa figureze o plata efectuata pentru calculatorul respectiv, in ultimele 183 de zile calendaristice fata de data cand doriti activarea.

 

 Pentru instalarea unei statii suplimentare in retea este necesara instalarea programului si pe statia respectiva si apoi conectarea programului la unitatea pe care se afla baza de date, astfel :

  Presupunem computerul pe care se afla baza de date “nume computer” iar unitatea “unitate”. Dupa intrarea in program (pe statie) , in prima fereastra (partea superioara) exista meniul : Cale, Computer, ? Activare, Iesire. Se va apela optiunea Computer si se va introduce aici numele unitatii unde se afla baza de date, in exemplul de fata

\\nume computer\unitate\. La Parametri de conectare – Selectie computer  se va selecta valoarea introdusa. In acest moment, la ‘Selectati firma’ vor aparea  societatile introduse in unitatea selectata. Se va selecta societatea, anul si luna si se va apela Conectare (sau Retea, dupa tipul programului).    

 

Cap.2   Modulul de monitorizare

 

            Dupa apelul icon-ului IMATI CONTABILITATE programul va incarca mai intâi un ecran cu ajutorul caruia poate fi monitorizat lucrul cu aplicatia astfel:

            Butonul (ADAUGARE) permite adaugarea unei noi societati in baza de date, la unitatea logica si adresa curenta conectata. Teoretic numarul de societati cu care se poate lucra este nelimitat, practic el depinde de spatiul liber de pe harddisc. La apasarea butonului, utilizatorului i se cere sa introduca un nume generic al societatii, de fapt un cod ce trebuie sa fie format din maxim 6 caractere alfanumerice, fara spatii, fara caractere speciale sau delimitatoare. Cu acest  cod societatea va fi recunoscuta si apelata de lucrare. ATENTIE ! Numele utilizat trebuie sa fie unic pentru toate modulele, daca doriti preluarea de date in IMATI CONTABILITATE din celelalte module. De asemeni, programul cere anul si luna contabila de pornire. Pe masura ce se lucreaza o luna si se trece la luna urmatoare programul va crea automat un fisier cu luna respectiva care poate fi accesat prin conectare. Daca se doreste lucrul cu o anumita societate si o anumita luna contabila se selecteaza numele societatii, anul si luna contabila si apoi se apasa pe butonul (CONECTARE). In acest ecran mai exista urmatoarele elemente: Unitatea conectata sau computerul conectat reprezinta numele computerului asa cum este vazut prin reteaua existenta (Network Neighborhood sau echivalent) de forma tt\nume computer\t\nume harddisc\t sau unitatea logica alocata prin operatia de  mapare (ex. F). Computerele care pot fi accesate vor fi incarcate in tabela care se  deschide la apelul optiunii Computer din meniul aflat in partea superioara a ecranului. Aici utilizatorul va incarca toate computerele din retea pe care se afla instalat  programul IMATI CONTABILITATE si la care se doreste accesul la baza de date.

            Dupa adaugarea societatilor poate incepe lucrul efectiv astfel : se selecteaza societatea dorita in câmpul “Selectie societate”, se selecteaza anul si apoi luna si apoi se conecteaza cu ajutorul butonului (CONECTARE) . Numele societatii conectate apare in câmpul “Firma conectata”, anul conectat apare in câmpul “Anul conectat”, luna conectata apare in câmpul “Luna conectata”. Aceasta conectare ramâne activa permanent, (chiar daca se iese din program si se revine) pâna la conectarea unei alte societati. Practic, la apelul programului va fi intotdeauna o societate conectata. Daca se doreste lucrul cu aceasta societate se va apasa in continuare pe butonul START care activeaza meniul principal al modulului de Contabilitate, meniu ce va fi descris in capitolul urmator. Daca se doreste lucrul cu o alta societate aceasta va fi mai intâi conectata cum am aratat mai sus si apoi se apasa pe butonul START. 

            Pentru conectarea pe alta unitate logica sau alt computer se va selecta elementul dorit din una din listele aflate in sectiunea ‘Parametri de conectare’ : Unitate sau Selectie computer.Apoi se selecteaza societatea dorita din lista de societati care va aparea automat in Selectati firma, precum si anul si luna pe care se doreste lucrul, apasând apoi pe butonul CONECTARE.

            Daca din diverse motive se doreste stergerea unei societati se va proceda in felul urmator: Se va avea grija ca societatea sa nu mai fie conectata, conectând alta societate sau apasând pe butonul (DECONECTARE) . Se selecteaza in câmpul “Selectie societate” numele societatii de sters si apoi se apasa butonul  (STERGERE).

Atentie ! Prin stergerea unei societati din baza de date va fi rupta legatura programului cu datele societatii care se vor gasi in continuare pe harddisc.  In cazul in care se va adauga o societate cu acelasi nume, programul va recunoaste baza de date si va intreba daca se doreste lucrul cu aceasta. Pentru stergerea definitiva de pe harddisc a informatiilor societatii se va utiliza un utilitar (ex.Windows Explorer).

            Pe lânga functiile privind lucrul cu mai multe societati acest ecran mai cuprinde câteva elemente :

            Functii speciale

(DECONECTARE) : anuleaza conectarea de pe orice societate.

(RESTRUCTURARE) : adapteaza baza de date curenta la o versiune superioara a programului, având in plus o functie de reparare si compactare a bazei de date. Consta din doua etape. Se va utiliza in cazul unui upgrade de program. Dupa aceasta operatie se recomanda salvarea datelor in forma restructurata. Programul semnaleaza când  operatia este obligatorie. Optiunea mai are rolul de a compacta baza de date a societatii conectate.

            Test IM, Test DB : functii utile administratorului. Testeaza integritatea unor fisiere ale bazei de date si semnaleaza eventuale probleme.

            (REPARARE) : Repara baza de date a societatii trecute la selectie societate. Este recomandabil ca societatea sa nu fie conectata in momentul repararii.

            (SALVARE) : functia serveste la arhivarea datelor societatii conectate din anul si luna conectate. Aceasta salvare se poate face in trei moduri :

1.       Arhivata, cu utilitarul arj pentru cei care au licenta pentru acest utilitar. Este forma implicita.

2.       Interna, cu un utilitar propriu aplicatiei.

3.       Fara comprimare.

Utilizatorul selecteaza forma de salvare si apoi apasa pe butonul START. Programul efectueaza salvarea datelor in doua fisiere : un fisier contine in denumire numele societatii si o terminatie constând din doua litere care desemneaza modului (in cazul de fata ‘CN’) si având extensia formata din tipul de salvare (A-arj; I-interna; N- necompresata), cifra lunii si ultima cifra a anului. Acest fisier va fi suprainscris la urmatoarea salvare a aceleiasi societati din acelasi an. Al doilea fisier este o salvare de siguranta care intra intr-o arhiva de salvari si al carui nume este format din anul, luna si ziua in care a fost data salvarea urmate de aceeasi terminatie si aceeasi extensie ca si primul fisier. Daca se repeta salvarea datelor intr-o zi salvarea de siguranta a zilei respective va fi suprainscrisa. Programul afiseaza apoi numele fisierelor obtinute prin salvare si intreaba utilizatorul daca acesta doreste o copie pe disketa sau pe alta unitate. Unitatea implicita e A:\

            (RESTAURARE)

Functia serveste la readucerea datelor in societatea conectata dintr-o salvare anterioara. Se restaureaza societatea conectata, anul si luna conectate, apasând pe butonul Restaurare. Daca salvarea ceruta este facuta cu o versiune anterioara a programului va aparea un mesaj prin care utilizatorul e anuntat ca trebuie data comanda Restructurare si se va iesi automat din program. La apelul urmator al programului se ignora cele doua mesaje de eroare care vor aparea si se apasa direct pe butonul (Restructurare). Apoi se face salvarea datelor in forma restructurata.

 

Meniul ecranului de pornire are urmatoarele optiuni :

Cale : contine calea (folderul) unde se afla instalat programul IMATI CONTABILITATE. Aceasta cale poate fi diferita de cea in care se afla datele societatilor. Implicit este 'C:\imati\cnt\', care este si recomandata.

Computer : contine lista computerelor din retea pe care le acceseaza programul (care contin date la care programul se conecteaza). Numele fiecarui computer este acela sub care este vazut in reteaua Windows.

Activare : contine fereastra de activare a programului. Aici puteti vedea codurile de activare si puteti face activarea propriu-zisa. Pentru activare, de exemplu atunci cand aveti o versiune demo si doriti sa treceti la versiunea definitiva, este suficient sa inlocuiti codurile din randul 'Codul de activare primit de la IMATI'  cu cele comunicate de noi (telefonic sau prin e-mail). Atunci cand faceti o actualizare de program care are acelasi numar de versiune cu cea instalata pe calculator anterior, e suficient sa apasati pe butonul 'Genereaza' si apoi pe butonul (+). (Va recomandam sa nu folositi butonul (-) deoarece acesta sterge codurile de activare, inlocuindu-le cu 0. Daca totusi ati apasat pe (0) si nu v-ati notat codurile de activare, le puteti primi din nou telefonand la noi.) Dupa completarea codurilor de activare se apasa pe (Continua). Programul se deschide la coduri corecte si se inchide la coduri incorecte.

Arhiva cursuri valutare de la BNR : Programul are posibilitatea sa preia direct de pe site-ul BNR cursurile valutare. Pentru aceasta, la prima utilizare a optiunii e necesar sa se faca initializarea intregii arhive. Apasand acest buton programul acceseaza fisierul ce contine arhiva anuala a cursurilor valutare si creeaza local un fisier care va fi apelat de fiecare societate. E posibil sa nu reuseasca din prima operatia, caz in care primiti un mesaj de eroare si va trebui sa repetati apasarea butonului. Uneori fisierul de arhiva nu este prezent pe site-ul bnr, mai ales sambata si duminica. Puteti verifica acest lucru intrand pe www.bnr.ro, apoi la sectiunea CURSUL DE SCHIMB - alte valute si, in partea de jos a paginii care se va deschide, accesati Istoric, 2009, XML. Acest fisier trebuie sa contina toate cursurile valutare ale anului 2009 (evident, pentru zilele bancare). Programul incarca pentru fiecare zi cursurile din ziua precedenta. Cursul comunicat de BNR vineri va fi incarcat in program pentru zilele de sambata, duminica si luni. Pentru a incarca si sarbatorile legale va trebui sa apasati butonul (Zile nebancare). Dupa ce a fost incarcata arhiva in baza de date, in zilele urmatoare e suficient sa apasati pe (Preluare date lipsa)  care va completa fisierul cu cursurile valutare ale zilelor care lipsesc. Fisierul acesta contine toate valutele si va fi utilizat pentru completarea cursurilor valutare ale societatilor pentru care se doreste acest lucru. Daca pentru o societare se lucreaza cu alte cursuri valutare decat ale BNR, evident nu are sens preluarea cursurilor de la bnr. Conditiile necesare pentru preluarea acestor cursuri la o societate sunt :

1. Codurile valutelor sa coincida cu cele ale BNR ;

2. Sa fie bifata in Configurarea societatii 'Actualizarea automata a cursurilor valutare';

Odata indeplinite aceste conditii, in momentul intrarii pe societate (Butonul Start) vor fi preluate cursurile valutare

 

? : Se acceseaza aceasta documentatie.

 

Import

            In cazul in care dorim sa importam datele din forma veche a programului IMATI, cel scris in Access 2.0 sunt necesari urmatorii pasi :

1.    Adaugare : se adauga societatea cu anul si luna pe care dorim sa le importam,    respectând denumirea scurta pe care am folosit-o in programul vechi.

2.      Conectare: se conecteaza societatea adaugata la pct.1 (cu anul si luna corespunzatoare).

3.      Restaurare: se apeleaza butonul, dupa care se incarca adresa salvarii in câmpul Din calea. . Daca programul vechi coexista pe calculator si este instalat in calea implicita este suficient sa dam dublu click cu mouse-ul pe câmpul respectiv si se va incarca automat   adresa implicita. Daca nu, completam câmpul cu adresa dorita. Se apasa apoi pe butonul Restaurare din format vechi aflat pe ecran. Dupa desfasurarea operatiei programul da mesaj ca nu poate lucra cu datele restaurate si iese. Vom intra din nou in program care va da din nou doua mesaje de eroare. La inceput la anul conectat apare 0 dar acest lucru e normal pâna când se da RESTRUCTURARE. Se apasa pe butonul Restructurare si apoi se da  SALVARE dupa care se va putea lucra cu datele importate.

 

IESIRE : butonul serveste la terminarea aplicatiei.

 

Cap.3. Contabilitate

 

             Meniul principal al modulului este:

  -  Config                    = Configurari generale ale programului;

  -  Nomenclatoare       = Nomenclatoarele lucrarii, grupate si separat;

  -  Pl.cont                    = Planul de conturi;

  -  Initializare              = Initializarea lucrarii (Preluarea situatiei din balanta precedenta)

  -  Jurnale                   = Jurnalele de TVA , decontul de TVA si generarile de note contabile din jurnale

  -  097                          = Formularul 097 pentru modificarea apartenentei la sistemul TVA la incasare (intrare sau iesire din sistem).

  -  094                          = Formularul 094 pentru declararea cifrei de afaceri in cazul societatilor care n-au depasit 220.000 lei in anul precedent si n-au avut achizitii intracomunitare de bunuri 

  -  D392                       = Generarea Declaratiei 392A sau 392B

  -  D394                      = Generarea Declaratiei 394

  -  D390                      = Generarea Declaratiei 390

  -  D100                      = Generarea Declaratiei 100

  -  Preluari date          = Preluarea notelor contabile din celelalte module IMATI

  -  Valuta                     = Operatii in valuta

  -  Leasing                  = Urmarirea contractelor de leasing financiar

  -  Note                       = Introducerea notelor contabile

  -  Inchid                     = Efectuari automate de inchideri

  -  Impozit                   = Declaratia de impozit pe profit si calculul impozitului pe profit

  -  Prelucrare              = Crearea tuturor situatiilor din documentele incarcate

  -  Cash-Flow             = Crearea listelor privind fluxul de numerar al societatii

  -  Situatii/Grafice       = Vizualizarea / Listarea situatiilor

  -  Raportari               = Raportari semestriale

  -  Bilant                     = Vizualizarea / Listarea bilantului

  -  Util                         = Utilitare ale lucrarii (Salvare, Restaurare, Calculator)

  -  Mod.luna               = Trecerea la o luna contabila noua

  -  Transfer solduri     = Transfer solduri de la o luna contabila la urmatoarea

  -  Exit                                    = Iesirea in ecranul de pornire a lucrarii

 

            Config.

                        Configurare

                        Generari

 

            La apelul optiunii Config va aparea un ecran ce contine urmatoarele câmpuri :

·         Societate : se introduce numele complet al societatii, care va aparea in antetul fiecarei liste precum si pe ecranul meniului principal.

·         Adresa : se completeaza cu sediul societatii;

·         Cod fiscal : se completeaza cu codul fiscal al societatii;

·         Reg.com : se completeaza cu numarul de inregistrare in Registrul Comertului;

·         Banca : banca la care societatea are deschis un cont bancar;

·         Cont bancar : contul bancar deschis la banca de mai sus;

·         Anul contabil : se introduce anul, format din patru cifre;

·         Luna contabila : se introduce luna de lucru, numeric de ex : Ianuarie=1;

·         Cota de impozit pe profit : se completeaza cu cota de impozit pe profit (implicit 16%; pentru microintreprinderi utilizatorul va modifica la 3%);

·         Limita de deducere a ch.protocol : se completeaza cu cota de deducere a cheltuielilor de protocol (implicit 2%); programul calculeaza automat depasirile in declaratia de impozit daca se utilizeaza pentru cheltuielile de protocol contul 623.01;

·         Limita de deducere a ch. de reclama : se completeaza cu cota de deducere a cheltuielilor de reclama si publicitate (implicit 100%); programul calculeaza depasirile in declaratia de impozit (daca este cazul) daca se utilizeaza pentru cheltuielile de reclama si publicitate contul 623.02;

·         Limita de deducere a ch. de sponsorizare : se completeaza cu cota de deducere a cheltuielilor de sponsorizare;  programul calculeaza depasirile in declaratia de impozit (daca este cazul) daca se utilizeaza pentru cheltuielile de reclama si publicitate contul 623.03;

 

            Tot  in acest ecran exista selectorul cu optiunile

            -Cu generare note din jurnale

            -Cu preluare note din stocuri

din care una din optiuni va fi bifata prin click cu mouse-ul.           

            Acest selector va fi folosit numai de utilizatorii care lucreaza si cu modulul IMATI STOCURI, altfel neavând importanta care optiune este bifata.

Bifarea primei optiuni permite ca programul sa nu tina cont de notele contabile generate in modulul IMATI STOCURI si sa se genereze notele contabile din Jurnalele de TVA din modulul IMATI CONTABILITATE, chiar si pentru pozitiile din jurnale preluate din modulul de STOCURI.

Bifarea celei de a doua optiuni (cea recomandabila) permite ca programul sa preia notele contabile generate in modulul IMATI STOCURI si sa nu mai genereze notele contabile din pozitiile jurnalelor de TVA preluate din IMATI STOCURI pentru a evita dublarea inregistrarilor.

 

            Tot in configurare aveti posibilitatea sa stabiliti, cu ajutorul unui alt selector de optiuni, daca doriti  sa urmariti sau nu prin program clientii si furnizorii, selectând  optiunea 'Cu urmarire clienti si furnizori' sau 'Fara urmarire clienti si furnizori' (Click cu mouse-ul pe optiunea dorita; implicit programul este setat pentru prima varianta, pe care o si recomandam). Optiunea ‘Cu urmarire clienti si furnizori’ permite listarea pe documente a fiselor de clienti si furnizori si trecerea in luna urmatoare a documentelor aflate in sold.

 

            Implicit programul verifica la trecerea la o luna noua daca s-au efectuat inchiderile de venituri, de cheltuieli si de TVA. Daca totusi nu se doreste acest lucru se poate elimina bifa de pe optiunea ‘Verificare inchideri la modif.luna’.

 

            Pentru cazul in care perioada fiscala pentru TVA este trimestrul se va bifa in configurare *TVA Trimestrial. Implicit va aparea procentul de impozit pe venit 3%, acest procent fiind configurabil de utilizator. Daca se debifeaza câmpul, va aparea cota de impozit pe profit 16%.

            Daca e bifat câmpul *TVA trimestrial, programul va inchide conturile de TVA la trimestru si se poate utiliza decontul de TVA trimestrial. Daca acest câmp e debifat conturile de TVA se cer inchise lunar iar decontul de TVA utilizat va fi cel lunar.

 

            Pe fond verde apare câmpul *Tip implicit de cumparari (C- Combinat; D- Drept deducere; F- Fara deducere). Daca se completeaza acest câmp atunci in ‘Jurnalul de cumparari’ va aparea automat valoarea lui in câmpul *Tip, urmând ca exceptiile sa se completeze manual.

            Pe fond rosu apare campul *Verificare corespondenta conturi.Daca se bifeaza acest camp programul va verifica automat in momentul introducerii documentelor corespondenta conturilor conform tabelei  de corespondenta a  conturilor (Ord. 306).

            Programul are posibilitatea de a atasa inregistrarilor ce contin conturi de venituri sau de cheltuieli unul sau doua centre de cost, dupa criterii specifice profilului societatii, de exemplu : Centrul 1 = Lucrare, Centrul 2 = Operatie. In acest fel, la sfârsitul lunii se poate obtine o situatie a veniturilor, a cheltuielilor si a profitului  separata pentru fiecare centru de cost. Aceasta situatie se gaseste in meniu la optiunea Impozit -> Venituri si cheltuieli/centre de cost.

            Pentru a putea lucra cu aceste centre de cost e necesar sa bifati in Configurare *Cu incarcare centre de cost  (sau *Cu incarcare doar Centrul 1). Daca se doreste lucrul cu centre de cost trebuie completat(e) Nomenclatorul (Nomenclatoarele) de centre de cost, aflate in meniu la optiunea Nomenclatoare. Lucrul cu centre de cost nu e obligatoriu dar daca se opteaza pentru lucrul cu centre de cost , la introducerea unui cont de venituri, respectiv de cheltuieli programul cere si incarcarea centrului de cost corespunzator. Daca se bifeaza *Fara incarcare centre de cost  programul afiseaza pe ecran câmpurile respective la Jurnale si la Note

 contabile dar incarcarea lor nu este necesara. Daca se bifeaza *Fara afisare centre de cost  programul nici nu va mai afisa câmpurile referitoare la centrele de cost.

            In urma denominarii monedei nationale a aparut necesitatea introducerii câmpului *Precizia (nr.de zecimale), implicit 2 la valorile in lei, care indica numarul de zecimale folosite la calculele interne ale programului, dar nu afecteaza listele, care sunt afisate  de regula in 2 zecimale.

 

            La Configurare se opteaza pentru tipul unitatii : societate comerciala, ONG, unitate bugetara, institutie de credit sau societate ce utilizeaza planul de conturi simplificat. In functie de optiune, planul de conturi generat initial de program va fi cel adecvat.       Cei care au utilizat versiuni anterioare lui CNT444 nu au completat tipul unitatii, deoarece inainte nu era prevazut in program. La orice incercare de intrare in planul de conturi programul verifica daca a fost completat in Configurare *Tipul unitatii si, in caz contrar utilizatorul este rugat sa completeze aceasta informatie. ATENTIE! In acest caz, programul nu poate sa stie a priori daca e vorba de societate, ONG sau bugetara. E important sa se seteze corect  informatia. Totusi, daca sunt inregistrari in baza de date, programul nu va schimba planul de conturi automat ci va permite completarea lui, daca este cazul, cu noile conturi valabile de la 1 ianuarie 2006.

            De la versiunea CNT491 utilizatorul poate opta pentru generarea instantanee a notelor contabile la introducerea/modificarea/stergerea documentelor primare. Pentru aceasta e suficient sa bifati “Generare on-line a notelor contabile”, ceea ce va sfatuim sa faceti.

            ATENTIE ! Pentru ca programul sa functioneze corect la generarea on line a notelor, e necesar sa dati o “Prelucrare generala” cu aceasta versiune de program inainte sa incepeti lucrul cu documentele primare.

            Chiar daca este bifata aceasta varianta, in program sunt functionale si toate  optiunile de generare ‘in bloc’ ale notelor contabile.

            De la versiunea CNT500 in sus programul permite preluarea cursurilor valutare de pe site-ul BNR. Pentru ca aceste cursuri sa se actualizeze in datele societatii e necesar sa fie bifata optiunea 'Actualizarea automata a cursurilor valutare'

 

                        Generari

           

            In prezent programul gestioneaza efectuarea prelucrarilor si a generarilor de note date explicit de utilizator in sensul urmator :  daca am facut de exemplu o modificare in jurnalul de cumparari si nicio alta modificare in alt document de la ultima Prelucrare generala , la urmatoarea Prelucrare generala programul nu va face decât generarea notelor din acest jurnal, inchiderile de TVA, inchideri si cheltuieli. Daca totusi dorim sa se re-genereze toate notele contabile vom intra in aceasta optiune si vom da o ‘bifa generala’ urmata de o ‘Prelucrare generala’.

 

            Nomenclatoare

 

-          Furnizori : nomenclatorul de furnizori;

Pentru detalii privind operarea consultati Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

-          Clienti : nomenclatorul de clienti;

 

 

 Ambele nomenclatoare contin câmpurile: *Cod  – 40 char; *Denumire  – 50 char; *CIF;

*Adresa; *Telefon; *Cont contabil; *Cont avans;

            Se poate introduce denumirea clientului/furnizorului direct in câmpul Cod (este chiar indicat),câmpul Denumire putând fi ignorat. Cele doua câmpuri coexista datorita compatibilitatii cu anumite baze de date existente in modulul de stocuri. Fiecare furnizor/client poate avea analiticul lui dar acest lucru nu e obligatoriu, intrucât toate situatiile analitice privind situatia clientilor/furnizorilor sunt ordonate si grupate dupa câmpul *Cod.

                  Inserarea unui client/furnizor nou se face in momentul introducerii documentului acestuia. Nu este obligatoriu sa se completeze intâi nomenclatoarele de clienti/furnizori. La aparitia unui client /furnizor nou in momentul introducerii unui document programul semnaleaza acest lucru si intreaba daca  se doreste introducerea lui in nomenclatorul de clienti/furnizori. In cazul unui raspuns afirmativ programul introduce noul cod in baza de date. Câmpurile *Cont client, respectiv *Cont  furnizor sunt initializate cu valorile corespunzatoare din optiunea Nomenclatoare -> Conturi uzuale.

                  In partea dreapta a  inregistrarii din nomenclatorul de clienti apare o bifa care indica daca acel client este sau nu platitor de TVA, pentru a sti daca facturile sale vor fi prinse sau nu in Declaratia 395.

                  De asemeni, exista butonul (Bifa automata), cu ajutorul caruia se pot genera automat bife de neplatitor de TVA clientilor care nu au completat câmpul CIF, se poate transforma prefixul R in RO si se pt genera bife de neplatitor pentru clientii   care au câmpul CIF incarcat fara prefix R (RO).

 

Pentru clienti din UE se va completa simbolul tarii, format din doua caractere. Codul de inregistrare fiscala al partenerului nu va contine acest simbol. In cazul partenerilor din Romania codul tarii nu se completeaza separat, el fiind inclus in CIF (ca si pana acum).

 

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

           

-          Valute : nomenclatorul de valute ; contine câmpurile : *Cod valuta; *Denumire; *Curs reevaluare la sfârsitul anului – acest câmp este utilizat numai in luna decembrie si serveste la efectuarea reevaluarii soldurilor clientilor, furnizorilor, avansurilor in valuta.

-          Banci : nomenclatorul de banci in valuta (5124) Contine câmpurile : *Cod; *Denumire ; *Cont contabil; Pentru fiecare cont in valuta trebuie sa existe o pozitie in acest nomenclator. In program, la fiecare incasare/plata din acest cont se va utiliza codificarea prealabila.

-          Debitori din avansuri spre decontare : contine numele debitorilor din avansuri spre decontare precum si conturile (analitice ale) acestora. Câmpul *Cont este  initializat cu valoarea corespunzatoare din optiunea Nomenclatoare -> Conturi uzuale.

-          Centre de cost 1 : nomenclatorul cu primul tip de centre de cost. Se incarca daca s-a optat in configurare pentru lucrul cu centre de cost  (sau doar pentru centrul 1);  

-          Centre de cost 2 : nomenclatorul cu al doilea tip de centre de cost. Se incarca daca s-a optat in configurare pentru lucrul cu centre de cost. Programul permite centralizarea situatiei veniturilor si cheltuielilor pe fiecare centru de cost in parte deci pe fiecare tip de activitate.

Cele doua nomenclatoare de centre de cost reprezinta doua tipuri de activitati generatoare de profit.

Exemplu  din activitatea de constructii :

Centre de cost 1 ar putea fi locatiile (adresele) lucrarilor, iar Centre de cost 2 operatiile executate : zidarie, instalatii, finisaje etc.

In functie de activitatea desfasurata, daca este cazul, se pot imagina diverse clasificari pe centre de cost (unul sau ambele)

-    Conturi uzuale : se introduc cateva conturi uzuale (asa cum au fost trecute in planul contabil) pe care programul le va prelua automat in momentul introducerii documentelor. Programul are valori prestabilite pe care utilizatorul le poate modifica dupa necesitati:

*Diferente favorabile (765) si *Diferente nefavorabile (665) de curs valutar, separat pot fi concepute analitice pentru operatiile uzuale si separat pentru reevaluarea de sfârsit de an; *Viramente interne (581); *Taxe vamale+comision vamal (446); *Accize (446); *Cont implicit furnizori interni/externi (401); *Cont implicit clienti interni/externi (4111); *Cont implicit avans furnizori (4091); *Cont implicit avans clienti (419); *Cont inchidere cheltuieli/venituri (121); *Cont cassa (5311); *Cont diurna (625); *Cont diurna nedeductibila (625);*Cont avansuri spre decontare (542);  *Venituri din sconturi (767); *Cheltuieli cu sconturile; *Sume in curs de clarificare (473).

           -    Asociere (inchidere venituri/cheltuieli) : permite initializarea procentelor de asociere in participatiune si a conturilor de inchidere pentru fiecare asociat. Utilizatorul introduce Numele asociatului, Procentul de participare si contul de inchidere a veniturilor/cheltuielilor. Suma procentelor din inregistrarile introduse aici trebuie sa fie 100.  Dupa introducerea acestor informatii inchiderea de venituri/cheltuieli se va face pe conturile de aici cu respectarea procentelor de participare. Dupa Inchideri si Prelucrari se pot afisa/tipari balante de venituri/cheltuieli precum si deconturi de venituri/cheltuieli pe asociati, folosind optiunea Impozit -> Asocierea in participatiune.

          -      Tip.doc.achizitie  : include tipurile de documente de achizitie pentru unificarea introducerii de date;

-          Actiuni : include codificarea actiunilor din sectiunea Valuta; contine codul de actiune si denumirea actiunii, in vederea obtinerii situatiei centralizatoare pe fiecare cod de actiune;

-          Tip TVA nedeductibila

    A aparut in martie 2012 si contine o codificare a principalelor cazuri de nedeductibilitate totala sau partiala a TVA. Campurile continute sunt :

    *Cod : codul nedeductibilitatii;

    *Procent : procentul de neductibilitate a cheltuielii in cazul selectiei codului respectiv;

    *Cont cheltuiala : contul prin care se va debita valoarea corespunzatoare procentului de TVA nedeductibila;

    *Descriere : denumire, baza legala, etc.

 

  La momentul aparitiei optiunii in program, procentele pot fi : 50% (combustibili, reparatii auto, etc.), 100% (alcool, tutun, etc.).

  Pentru compatibilitate cu versiunile anterioare s-a introdus si codul 0, cu procent de deductibilitate 100%. Acesta este codul implicit in JC. Pozitia din nomenclator trebuie sa existe, in caz contrar aparand probleme.

 

 

            Pl.cont

                        -Plan conturi general

                        -Plan conturi general extins

 

   Contine planul de conturi (separat pentru fiecare unitate) permitându-se astfel ca fiecare unitate sa aiba analiticele sale specifice. In functie de optiunea facuta in Configurare (Societate, ONG sau bugetara), acesteia i se genereaza planul de conturi adecvat fiecarei situatii (valabil de la 1 ianuarie 2006), care insa poate fi modificat in functie de particularitatile ei.

            Implicit, pentru o societate comerciala noua planul de conturi este cel conform Ordinului 3055, pentru o unitate bugetara planul de conturi este cel dat de Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 1917/2005 iar pentru un ONG este planul de conturi valabil pentru ONG-uri.

            Pentru a se putea face transpunerea soldurilor conturilor la 1 ianuarie 2010 in cazul unitatilor care au trecut de la decembrie 2009 la ianuarie 2010, programul permite apelul unui buton care aduce ‘noutatile’ din planul nou de conturi la planul de conturi existent.

 

   In cadrul planului de conturi se incarca urmatoarele câmpuri:

            * SIMBOL CONT : contine simbolul contului, subcontului sau analiticului;

            * TIP : A=activ, P=pasiv, B=bifunctional;

            * DENUMIRE : denumirea contului, subcontului sau analiticului.

            Lucrarea contine un plan de conturi general, conform legii contabilitatii. Acesta poate fi adaptat cerintelor fiecarei societati prin adaugarea de analitice proprii si chiar de noi conturi si subconturi daca este cazul, precum si prin stergerea conturilor care nu sunt necesare. In balanta insa nu vor aparea decât conturile care au solduri sau rulaje.

Pentru modificari se utilizeaza optiunile meniului atasat acestui ecran, de forma:

 

- Inserare :  Inserarea unui analitic, cont sau subcont in planul de conturi.

        - Analitic

        - Subcont

        - Cont

- Stergere : Stergerea unui analitic, cont sau subcont din planul de conturi.

        - Analitic

        - Subcont

        - Cont

- Tiparire

- Iesire

 

Semnificatia optiunilor este urmatoarea :

- Inserare  Analitic

La apelul optiunii programul cere introducerea contului (subcontului) caruia i se va crea analiticul.

Utilizatorul va introduce simbolul contului respectiv si tasteaza Enter sau selecteaza cu mouse-ul butonul “OK”. (Daca se doreste abandonul operatiei se selecteaza “Cancel”). Apoi programul cere introducerea analiticului. Forma de introducere este alfanumerica, fara punctul despartitor, de lungime maxim 10 caractere.

            Exemplu :

            Daca dorim sa introducem analiticul “4111.Interni” se va proceda astfel :

            La cererea de introducere a contului se va introduce simbolul       : 4111 si apoi se da Enter,           iar la cererea de introducere a analiticului se va introduce            : Interni.

            Punctul despartitor va fi inserat automat de catre program.

Odata introdus in planul de conturi, fiecarui analitic ii va fi atribuit acelasi tip cu tipul contului sintetic asociat. Utilizatorul va completa denumirea in câmpul corespunzator.

 

ATENTIE!

Daca in timpul lunii s-a lucrat pe sinteticul contului caruia dorim sa-i cream analitic toate operatiile lunii precum si soldul sinteticului se vor transfera asupra primului analitic generat. Operatia este ireversibila!

 

- Inserare Subcont

La apelul optiunii programul cere introducerea subcontului (4 caractere). Dupa introducerea simbolului, programul verifica existenta contului format din primele trei cifre (sinteticul de gradul I). In cazul conditiei indeplinite va fi creat subcontul, utilizatorul completând tipul contului si denumirea acestuia.

            Atentie!  Tipul subcontului este obligatoriu pentru ca programul sa calculeze corect soldul contului.

 

- Inserare Cont

La apelul optiunii programul cere introducerea contului (3 caractere). Va fi creat contul, utilizatorul completând tipul contului si denumirea acestuia.

            Atentie!  Tipul contului este obligatoriu, pentru ca programul sa calculeze corect soldul contului.

 

- Stergere Analitic/Subcont/Cont

La apelul optiunii programul cere introducerea analiticului de sters. Se va tasta simbolul analiticului de sters. Programul cere confirmarea stergerii printr-o caseta-mesaj. La selectarea butonului OK analiticul va fi sters. Inainte de stergere programul verifica existenta rulajelor sau a soldurilor. Daca analiticul are rulaje sau solduri operatia va fi abandonata de catre program.

- Tiparire  :  serveste la listarea la imprimanta a planului de conturi.

- Iesire : iesirea in meniul principal al programului.

 

- Corespondente

Aici veti gasi corespondenta conturilor conform Ord.306 pe care o puteti utiliza sau nu, dupa cum ati optat in configurare. Tabela poate fi modificata de utilizator. Daca doriti puteti introduce corespondente noi sau puteti renunta prin stergere la unele din cele existente.

 

            Initializare

 

    Optiunea se va apela numai pentru o societate nou introdusa in baza de date. Are drept scop introducerea informatiilor referitoare la activitatea anterioara a societatii.

    Ecranul aferent contine urmatoarele câmpuri :

            * Simbol cont: se introduce simbolul contului, cu validare in planul de conturi; la introducerea unui simbol inexistent in planul de conturi programul semnaleaza eroare si câmpul trebuie corectat cu un cont aflat in planul de conturi sau anulat cu tasta Esc;

            * Tip: se preia din planul de conturi la introducerea simbolului contului;

            * Sold la 1 ianuarie (debitor, respectiv creditor): se introduce conform balantei din decembrie anul precedent;

 * Total rulaje precedente (debitoare, respectiv creditoare) : se introduc, conform balantei lunii precedente;

* Total sume precedente: se calculeaza, fiind egal cu soldul la 1 ianuarie plus total rulaje precedente (pe debit, respectiv pe credit);

 

In cazul in care anterior s-a lucrat numai cu formatul de balanta lunara cu patru egalitati de forma Total sume precedente, Rulaj luna curenta, Total sume si Solduri, pentru completarea rulajelor precedente se va face calculul :

            Rulaj cumulat debitor = Total sume debitoare - Sold debitor la 1 ianuarie ;

            Rulaj cumulat creditor = Total sume creditoare - Sold creditor la 1 ianuarie ;

unde  Total sume  se vor prelua din balanta lunii contabile anterioare.Daca un cont are analitice, programul permite introducerea  soldurilor si rulajelor doar pentru analiticele sale. In cadrul operatiei de initializare, inscrierea unui cont se poate face direct (programul verificând existenta contului in planul de conturi si preluând automat tipul lui) sau cu mouse-ul se intra in planul de conturi prin apasarea pe coltul din dreapta al casutei, aparând o lista cu conturile disponibile de unde se selecteaza contul.

            Daca societatea este nou infiintata (nu a mai avut activitate contabila) nu este necesar apelul acestei optiuni.

Meniul atasat ecranului este urmatorul:

 

- Editare

       -Copiere CtrlC: permite copierea in clipboard a secventei selectate (câmp, inregistrare, grup de inregistrari);

       -Transfer CtrlV: permite aducerea secventei memorate anterior in clipboard in câmpul curent sau in inregistrarea curenta (in ultimul caz inregistrarea trebuie sa fie selectata in prealabil cu mouse-ul);   

       -Selectie inregistrare curenta : echivalentul selectarii cu mouse-ul a inregistrarii curente pe selectorul din stânga al acesteia;

       -Stergere Del : stergerea inregistrarii curente

 

Pentru copierea unei secvente de caractere dintr-un câmp in altul se procedeaza astfel :

1. se selecteaza secventa de copiat;

2. se copiaza in clipboard cu optiunea Copiere din meniu;

3. se preia informatia din clipboard in câmpul curent cu ajutorul optiunii Transfer;

Pentru stergerea unei inregistrari se procedeaza astfel:

  1. se selecteaza inregistrarea prin apasarea cu mouse-ul pe selectorul de inregistrari din stânga inregistrarii

2. se apasa tasta Delete

Sau - se apasa combinatia “Ctrl-”

 

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

- Calculator

       -Calculator: apeleaza Calculatorul din sectiunea Accesories din Windows. Dupa ce se lucreaza si se obtine un anumit rezultat din calcule acesta se poate copia in clipboard cu Ctrl+C sau cu optiunea Copiere din meniul atasat si apoi transfera in câmpul curent din baza de date cu Ctrl+V sau cu optiunea Preluare;

       -Preluare: echivalentul combinatiei Ctrl+V (dupa pozitionarea mouse-ului pe  câmpul unde se doreste preluarea);

 

- Totaluri: Calculeaza totalurile coloanelor introduse si verifica daca balanta e echilibrata. In cazul in care suma de pe debit nu coincide cu cea de pe credit va fi afisata si diferenta dintre total debit si total credit, pentru Solduri la 1 ianuarie, respectiv pentru Rulaje precedente;

- Tiparire: permite tiparirea sumelor introduse, pentru eventuale verificari sau punctaje;

- Iesire

       Iesire + calcul: permite iesirea din forma cu calculul in prealabil al totalurilor. In acest caz programul avertizeaza daca exista diferente intre sumele de pe debit si cele de pe credit. Utilizatorul poate corecta datele pentru a obtine echilibrul sau poate sa iasa cu optiunea Iesire urmând sa corecteze eroarea ulterior.

       Iesire: permite iesirea din forma fara a se calcula totalurile si fara a se avertiza daca exista diferente la solduri sau rulaje.

 

Atentie !  Nu puteti sa obtineti o balanta corecta daca initializarea nu este echilibrata sau daca nu ati apelat optiunea Iesire + calcul.

Atentie ! Nu lasati câmpul *Simbol cont neincarcat si nu introduceti doua inregistrari cu acelasi simbol  cont !

Observatie

Daca tipul unui sold nu coincide cu tipul contului, apare mesaj de avertizare, iar cursorul se opreste pe prima inregistrare incorecta. 

 

            Transpunerea soldurilor existente la 31 dec.  in noul plan de conturi valabil de la 1 ianuarie 2010  se face utilizând urmatorii pasi:

1.       Intrarea in planul de conturi si Completarea cu noile conturi manual sau automat prin apasarea butonului (Plan soc.Ord.3055), buton care apare numai in luna ianuarie 2010;

2.       Intrarea in Initializare si modificarea, pe rând, a fiecarui simbol de cont vechi cu cel nou. Programul va modifica automat toate inregistrarile facute pe vechiul cont cu noul simbol de cont si intreaba utilizatorul daca doreste stergerea vechiului simbol de cont din planul de conturi. In cazul unui raspuns afirmativ, vechiul cont va fi sters.

3.       Stergerea simbolurilor din vechiul plan de conturi (buton aflat in fereastra Plan conturi).

 

            Jurnale

 

    Contine un submeniu de forma :

  - Configurare

  - Jurnal cumparari clasic

  - Jurnal cumparari facturi cu TVA la incasare

  - Jurnal cumparari universal (toate facturile primite)

  - Jurnal vânzari clasic

  - Jurnal vanzari universal (toate facturile emise)

  - Borderou vânzari

  - Decont TVA lunar

  - Jurnale si decont de TVA (lunare si trimestriale)

  - Cumparari protocol

  - Urmarire furnizori

            - Nomenclator furnizori

- Furnizori in sold

            - Repartizare plati

- Plati

            - Plati in avans

            - Liste privind furnizorii

                                    - Fise/Miscari furnizori

                                    - Balanta simplificata

                                     - Balanta simplificata anuala

                                     - Balanta simplificata lei+valuta lunara

                                     - Balanta simplificata lei+valuta anuala

                                    - Sold simplificat

                                    - Sold simplificat pe conturi

                                    - Plati furnizori + EXTRAS

                                    - Sold cu vechime mai mare de…

                                    - Scadente

 

 - Urmarire clienti

- Nomenclator clienti

- Clienti in sold

            - Repartizare incasari

            - Incasari

            - Incasari in avans

            - Liste privind clientii

                                    - Fise/Miscari clienti

                                    - Fact.in sold in perioada…+EXTRAS client

                                    - Balanta simplificata lunara lei

                                     - Balanta simplificata anuala lei

                                    - Balanta simplificata lei + valuta (lunara)

                                    - Balanta simplificata lei + valuta anuala

                                    - Sold clienti simplificat

                                    - Sold clienti simplificat pe conturi

                                    - Sold clienti simplificat pe categorii

                                    - Incasari

                                    - Facturi mai vechi de…

                                     - Liste grupate/prefix

- Scadente

- Facturi emise

 

- Avansuri spre decontare

-          Deconturi

-          Liste

 

- Generari

            - Bv->jv

            - Jc->Note       - Pe documente

                                    - Pe luna

            - Jv->Note      - Pe documente

                                    - Pe zile

                                    - Pe luna

            - Bv->Note

            - Plati->Note

            - Incasari->Note

             - Avansuri spre decontare->Note

            - Toate

            - Toate + prelucrare

 

- Preluari JURNALE/plati/incasari din Stocuri

-Formular 097

-Lista parteneri

        

- Configurare

Aici se incarca urmatoarele câmpuri :

·                     Procent TVA maxim   : 24 %

·                     Procent TVA redus     : 9%

*          Procent TVA redus     : 5 %

·                     Cont TVA deductibil op.cu drept de ded.: contul de TVA (analiticul) in care se va incarca valoarea TVA aferenta achizitiilor destinate realizarii operatiunilor care dau drept de deducere a TVA; Programul incarca la generarea de note din jurnalul de cumparari in acest cont TVA-ul pentru inregistrarile la care s-a completat câmpul Tip cu valoarea “D”, respectiv inregistrarile din Jurnalul de cumparari destinate realizarii operatiunilor care dau drept de deducere a TVA. Valoarea implicita este 4426;

·                     Cont TVA deductibil op.cu/fara drept de ded.: contul de TVA (analiticul) in care se va incarca valoarea TVA aferenta achizitiilor destinate atât realizarii operatiunilor care dau drept de deducere a TVA cât si a operatiunilor care nu dau drept de deducere a TVA ; Programul incarca la generarea de note din jurnalul de cumparari in acest cont TVA-ul pentru inregistrarile la care s-a completat câmpul Tip cu valoarea “C” (combinat), respectiv inregistrarile din Jurnalul de cumparari destinate realizarii operatiunilor care dau drept de deducere a TVA pe baza de prorata. Valoarea implicita este 4426;

·                     Cont TVA deductibil op.fara drept de ded.: contul de TVA (analiticul) in care se va incarca valoarea TVA aferenta bunurilor si serviciilor destinate realizarii operatiunilor care nu dau drept de deducere a TVA; Programul incarca la generarea de note din jurnalul de cumparari in acest cont TVA-ul pentru inregistrarile la care s-a completat câmpul Tip cu valoarea “F”, respectiv inregistrarile din Jurnalul de cumparari destinate realizarii   operatiunilor  care  nu dau drept de deducere a TVA. Valoarea implicita este 4426;

·                     Cont TVA colectata:contul de TVA (eventual analiticul) in care se incarca valoarea TVA-ului  colectat; in acest cont programul incarca la generarea de note TVA-ul colectat din jurnalul de vânzari cât si din borderoul vânzarilor; valoare implicita: 4427;

·                     Cont TVA neexigibila: contul de TVA in care se incarca TVA-ul neexigibil.Valoarea TVA neexigibila din jurnalul de vânzari, respectiv de cumparari se incarca in acest cont; valoare implicita: 4428; nu se refera la facturile cu TVA la incasare: daca aveti si acest caz, trebuie sa stabiliti un analitic distinct pentru acest cont;

·                     Cont taxe pt.TVA neexigibila : contul corespondent lui 4428 pentru cazul importurilor cu TVA neexigibila; valoare implicita : 446;

·                     Cont cheltuieli cu TVA fara drept de deducere: contul de cheltuiala utilizat pentru TVA-ul care nu are drept de deducere; valoare implicita : 635;

·                     Cont cred.implicit la prel JC din stocuri: contul de furnizori implicit care se incarca automat la preluarea JC din stocuri atunci când in configurarea generala este  selectata optiunea ‘Cu generare note din jurnale’;valoare implicita: 401; pentru configurarea ‘Cu preluare note din stocuri’ nu are importanta ce cont se afla in inregistrarile preluate deoarece notele contabile nu sunt generate in contabilitate.

·                     Cont deb.implicit la prel JC din stocuri: contul debitor implicit care se incarca automat la preluarea JC din stocuri ; nu are valoare implicita;

·                     Cont deb.implicit la prel JV din stocuri: contul debitor implicit care se incarca automat la preluarea JV din stocuri ; valoare implicita : 4111;

·                     Cont cred.implicit la prel JV din stocuri: contul implicit de venituri care se incarca automat la preluarea jurnalului de vânzari din modulul de stocuri;

·                     Cont debitor implicit pt.bord.de vânzari : contul debitor implicit utilizat  la generarea notelor contabile din borderoul vânzarilor; implicit : 5311;

·                     Cont creditor implicit pt.bord.de vânzari: contul creditor implicit utilizat la generarea notelor contabile din borderoul vânzarilor; implicit : 707;

·                     Cont (analitic) TVA de plata : contul de TVA de plata utilizat  la inchiderea automata de TVA; valoare implicita: 4423;

·                     Cont (analitic) TVA de recuperat : contul de TVA de plata utilizat  la inchiderea automata de TVA; valoare implicita: 4424;

Din ianuarie 2013 mai sunt prevazute doua conturi, unde trebuie incarcate analitice ale lui 4428, in cazul facturilor cu TVA la incasare.

*          Cont (analitic) TVA neexigibila aferenta facturilor cu TVA la incasare emise clientilor : propunem 4428.C, dar valoarea nu este implicita fiindca in planul de conturi general nu sunt prevazute astfel de analitice;

*          Cont (analitic) TVA neexigibila aferenta facturilor cu TVA la incasare primite de la furnizori : propunem 4428.F, dar valoarea nu este implicita fiindca in planul de conturi general nu sunt prevazute astfel de analitice;

            Evident, puteti utiliza ce analitice doriti.

-          Jurnal cumparari

 

La apelare se obtine pe ecran un format cu ajutorul caruia se pot incarca informatiile din jurnalul de cumparari  conform Ordinului nr.2217/2006 emis de Ministerul Finantelor Publice  astfel :

            Pe primul rând se vor incarca datele generale ale facturii:

            * Data - in formatul setat in mediul WINDOWS =data documentului primar;

            * Tip doc  = tipul documentului primar (Fact, Chit, Bon,etc. preluat din nomenclatorul de tipuri de documente)

            * Numar  = numarul documentului primar ;

*Furnizor/prestator; se completeaza numele furnizorului care este validat intr-un nomenclator. Acesta poate fi introdus direct sau poate fi selectat cu mouse-ul din nomenclator apasand pe sageata din partea dreapta a campului. In cazul in care se introduce un furnizor inexistent in nomenclator, utilizatorul este intrebat daca doreste introducerea lui in nomenclator. In cazul unui raspuns afirmativ este cerut codul fiscal. Câmpul cod fiscal nu e obligatoriu. Ambele se introduc in nomenclator de unde vor fi extrase la orice nou apel.

            * Cod de inregistrare fiscala in scopuri de TVA (CIF) : se introduce direct sau se preia din nomenclator la preluarea furnizorului; Programul verifica validitatea acestui cod semnalând daca este incorect.

*  Total factura inclusiv TVA;

            * Cont debitor - contul in debitul caruia se va inregistra valoarea marfii fara TVA;

            * Cont furn - contul (analiticul) utilizat in contabilitate pe credit pentru inregistrarea valorii facturii (de regula, contul furnizorului);

 

            In continuare ecranul este impartit in urmatoarele zone logice pentru inregistrarea sumelor:

I.                   Achizitii de bunuri din tara si din import ce contine I a. Bunuri destinate revânzarii, I b.Achizitii pentru nevoile firmei si I c. Bunuri de capital.

II.                Achizitii intracomunitare de bunuri, impartite la rândul lor in Bunuri destinate revânzarii si Achizitii pentru nevoile firmei .

III.             Taxare inversa : serveste la incarcarea achizitiilor cu taxare inversa. Pentru ca sumele sa se regaseasca si in jurnalul de vânzari e necesar sa se incarce la câmpul *Tip valoarea DI.     

 

            In cazul achizitiilor taxabile, indiferent in ce zona de mai sus se afla, vom gasi baza de impozitare si TVA-ul aferent, in partea stânga fiind specificat procentul taxei.

Tastele F5, Ctrl+F5 si Alt+F5 au efect contextual, depinzând de locul unde se afla cursorul (de câmpul curent) . Astfel, din orice câmp aflat in zona I la Bunuri destinate revânzarii , F5 va calcula Baza si TVA-ul din câmpurile corespunzatoare cu primul procent de taxare aflate in aceasta zona, Ctrl+F5 va calcula Baza si TVA-ul corespunzatoare celui de-al doilea procent de taxare iar Alt+F5 va completa suma pentru Scutite de TVA din zona respectiva de ecran. 

            La completarea bazei de impozitare programul va calcula automat TVA-ul la iesirea din câmp.

            Butoanele (F5), (Ctrl+F5) si (Alt+F5) au efect numai pentru zona I a, indiferent de unde se apeleaza.        

 

            In partea inferioara a inregistrarii se pot completa date cu caracter informativ

            *Explicatii : poate contine un text explicativ care se va regasi in notele contabile, in fisele de cont analitice si in listele privind furnizorii.

            *Termen de plata: scadenta de plata a facturii exprimate in zile calendaristice de la data emiterii. Daca nu se completeaza se considera data scadentei egala cu data emiterii facturii (si câmpul completat cu 0).

            Daca se modifica TVA-ul din cauza unui document gresit programul intreaba daca se doreste transferul diferentei asupra bazei. La confirmare programul transfera automat diferenta la baza de impozitare.

            In cazul in care in cadrul unui singur document exista doua sau mai multe feluri de intrari (in conturi diferite) totalul facturii se va imparti intre aceste intrari, inregistrând separat fiecare intrare, in modul urmator :

            - Prima inregistrare se face in mod obisnuit, inregistrând la *Total factura inclusiv TVA valoarea partiala aferenta primului cont;

-          A doua (si urmatoarele, daca este cazul) : se va apasa in mod obligatoriu butonul (Extensie). Se va observa completarea automata pe rândul urmator a datelor generale comune (*Data, *Tip doc, *Numar, *Denumire vânzator, *Cod fiscal vânzator). Se completeaza apoi in mod obisnuit celelalte date.

*Tip : tipul cumpararii; poate fi completat cu D daca e vorba de achizitii destinate realizarii operatiunilor care dau drept de deducere,  cu F daca e vorba de achizitii destinate operatiunilor care nu dau drept de deducere si cu C daca achizitiile sunt destinate atât operatiunilor care dau drept de deducere cât si operatiunilor care nu dau drept de deducere  a TVA (unde TVA-ul se deduce pe baza de prorata); serveste la tiparirea jurnalului de cumparari separat pe destinatii (optiunea de meniu Tiparire).  In cazul in care câmpul este format din doua caractere, litera de mai sus urmata de A inseamna ca este vorba de autofacturare. Daca exista un al doilea caracter, I sau A, dupa D, F sau C inseamna ca documentul respectiv este supus regulilor de taxare inversa respectiv autofacturare. Autofacturarea si taxarea inversa presupun  ca documentul se inregistreaza automat si in jurnalul de vânzari. Pentru autofacturare nota contabila  este 4426 = 4427 cu valoarea TVA-ului. La taxarea inversa valoarea TVA-ului nu se considera datorie catre furnizor ci se va inregistra tot 4426=4427.  Si in cazul autofacturarii si in cel al taxarii inverse se va genera o pozitie in jurnalul de vânzari cu echivalentul inregistrarii respective.

 Tipul S serveste la tiparirea Jurnalului Special (valabil la activitatile de turism).  Inregistrarile cu tipul “S” se regasesc in jurnalul de cumparari cu drept de deducere (tip = “D”).

Bifa "doar fiscal" permite ca inregistrarea respectiva sa genereze doar nota de TVA. Se coreleaza cu bifa "doar contabil" de la achizitii intracomunitare.

Bifa "-D.394" permite ca factura cu data de luna curenta sa nu apara in declaratia 394 din semestrul curent iar factura cu data inregistrata in avans (din semestrul viitor) sa apara in declaratia curenta 394 (va fi rectificativa).

 

            Daca jurnalul de cumparari a fost partial incarcat si se doreste completarea lui cu alte documente se poate opta pentru una din variantele:

            a) Combinatia de taste <Ctrl+> pozitioneaza cursorul pe urmatoarea inregistrare, permitând completarea ei;

            b) Sageata  de forma ->| din partea de jos a ecranului, selectata cu mouse-ul pozitioneaza cursorul pe ultima pozitie incarcata, dupa care sageata -> creeaza o pozitie noua pentru a fi incarcata.

 

Pentru mai multe detalii privind operarea in jurnalul de cumparari consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

Inregistrarea sconturilor :

In cazul unei facturi in rosu reprezentând o reducere acordata ea se va inregistra având contul de furnizor 401 si contul corespondent 767, prezent  si in Nomenclatoare->Conturi uzuale. Programul va genera atunci nota contabila corespunzatoare bazei de impozitare a TVA astfel:

              401 = 767  cu valoarea in negru. In toate celelalte cazuri de inregistrari in rosu nota este

              *cont corespondent =  401 cu valoarea in rosu 

 

            In jurnalul de cumparari se pot inregistra documente in avans, adica documente cu data ulterioara lunii si/sau anului contabil de lucru, pentru a da posibilitatea incarcarii 'la zi' a documentelor din jurnalul de cumparari. Aceste documente vor fi preluate in notele contabile dar vor fi ignorate la inchiderile de cheltuieli si de TVA precum si in balanta lunara. Dupa inchiderea lunii, la operatia Mod.luna operatiile inregistrate in avans vor fi automat transferate la luna urmatoare.

            La fiecare pozitie a jurnalului de cumparari exista  un buton de comanda cu specificatia ‘Plati’. Prin selectarea cu mouse-ul a acestui buton din cadrul unei inregistrari, va aparea pe ecran un videoformat cu ajutorul caruia  pot fi introduse platile catre furnizori pentru acel document. Aceste plati pot fi integrale sau partiale, programul calculând soldul fiecarei facturi. In cadrul acestui videoformat utilizatorul are acces la toate facturile incarcate, prin selectorul de inregistrari sau prin cautarea directa a unui numar de factura. Astfel se pot inregistra platile mai multor facturi, fara sa fie nevoie sa revenim in Jurnalul de cumparari. Si platile catre furnizori pot fi incarcate in avans pentru ca registrul de casa si, respectiv de banca sa fie actualizat zilnic. Operatiile inregistrate in avans nu vor fi prinse in balanta lunara. Revenirea in Jurnal se face prin selectarea butonului ‘Revenire’ sau prin optiunea de meniu existenta pe ecran.

 

Pe ecranul Jurnalului de cumparari exista un meniu cu optiunile :

            - Editare  : are aceleasi functii ca optiunea similara de la Initializare

            - Calculator : are aceleasi functii ca optiunea similara de la Initializare

 

-                                  Tiparire :

            Tiparirea jurnalului de cumparari se face selectiv, putând avea trei jurnale : pentru marfuri, pentru nevoi firma si pentru taxare inversa. La rândul lor aceste jurnale se impart dupa destinatia achizitiilor continute astfel:

o                                Nevoi firma cumulat : Jurnalul de cumparari privind nevoile firmei cumulat, indiferent de regimul de deducere a TVA;

o                                Marfuri cumulat : Jurnalul de cumparari privind marfurile cumulat, indiferent de regimul de deducere a TVA;

o                                Nevoi firma cu drept de deducere a TVA : Jurnalul de cumparari privind nevoile firmei cu drept de deducere a TVA;

o                                Nevoi firma cu/fara drept de deducere a TVA  : Jurnalul de cumparari privind nevoile firmei pentru care TVA se deduce pe baza proratei;

o                                Nevoi firma fara drept de deducere a TVA : Jurnalul de cumparari privind nevoile firmei pentru care nu exista drept de deducere a TVA;

o                                Marfuri cu drept de deducere a TVA : Jurnalul de cumparari privind marfurile cu drept de deducere a TVA;

o                                Marfuri cu/fara drept de deducere a TVA  : Jurnalul de cumparari privind marfurile pentru care TVA se deduce pe baza proratei;

o                                Marfuri fara drept de deducere a TVA : Jurnalul de cumparari privind marfurile pentru care nu exista drept de deducere a TVA;

o                                Taxare inversa : Jurnalul de cumparari care include achizitiile cu taxare inversa;

o                                TVA neexigibila : Jurnalul de cumparari cu tva neexigibila;

o                                Special/luna : Jurnalul de cumparari cu regim special, caracteristic agentiilor de turism;

Inregistrarea reducerilor comerciale (primite ulterior cumpararii)

 

Factura se inregistreaza in jurnalul de cumparari in rosu, utilizand contul de furnizor si contul corespondent 609 – reduceri comerciale primite. Nota contabila generata de program este

401  = 609 cu valoarea in negru

4426= 401 cu valoarea TVA-ului in rosu.

Daca utilizati contul 609, e util sa creati un analitic al lui 121 in planul de conturi prin care veti inchide acest cont. In nomenclatorul de Conturi uzuale trebuie specificat contul (analitic) prin care se face inchiderea lui 609. Chiar daca nu doriti crearea unui analitic tot e necesar sa completati in Nomenclatoare->Conturi uzuale, contul prin care se face inchiderea lui 609, respectiv sinteticul, 121.

Inchiderea de cheltuieli va fi : 609 =121(.analitic)

 

Incepând cu martie 2012 s-a introdus in JC un nou câmp :

*TVA neded care include o codificare a procentelor de nedeductibilitate.  Implicit valoarea sa este 0, pentru acest caz neexistand nicio modificare fata de lucrul cu versiunile anterioare. Valoarea codului se va selecta dintr-un nomenclator care este incarcat implicit cu procentele de neductibilitate existente in lege in momentul de fata : 50% si 100%. Programul propune si anumite conturi contabile debitoare pentru valoarea de TVA nedeductibila. Nomenclatorul corespunzator se poate vizualiza/actualiza in sectiunea Nomenclatoare.

 

Exemplu : Daca intr-o pozitie a JC ce contine 100 la valoarea fara TVA si 24 la TVA s-a selectat un astfel de cod, de exemplu 4 (procent 50%, cont debitor 6022),

pe langa nota contabila obisnuita, programul va mai genera si urmatoarea inregistrare :

 

            6022=4426     12

Automat se vor ajusta inchiderea de TVA si generarea decontului de TVA.

 

            - Jurnal cumparari - facturi cu TVA la incasare

 

Include doar facturile pentru care TVA-ul devine deductibil la plata facturii. In cazul firmelor cu TVA la incasare, toate facturile primite de la furnizori au acest regim, daca nu se incadreaza in exceptii (taxare inversa, etc.). In cazul firmelor care nu sunt incluse in sistemul TVA la incasare, facturile vor fi tratate distinct, in functie de furnizorul care le-a emis : daca furnizorul este inclus in sistemul "TVA la incasare", facturile trebuie sa aiba acest regim (si daca factura nu e inclusa in exceptii) ; daca furnizorul nu se incadreaza in sistemul "TVA la incasare" factura este incadrata in jurnalul de cumparari cu regim normal, la care tva-ul se deduce la data emiterii facturii.

Modul de operare este similar cu cel din jurnalul de TVA clasic, dar in acest jurnal nu se vor regasi decat informatiile din facturile cu TVA la incasare, fara achizitiile intracomunitare, fara taxare inversa, etc.

Pentru o factura inclusa in acest jurnal, nota contabila de TVA va fi generata nu prin contul 4426 (tva deductibila), ci prin 4428.F sau analiticul pe care l-ati stabilit dv. in Configurare.

Meniul ecranului contine optiunile de tiparire ale jurnalului de cumparari cu TVA la incasare, separat pe facturi din luna si facturi "intarziate", cu data reala anterioara lunii curente. 

Listele se pot tipari si in functie de destinatia facturii : destinate operatiunilor cu drept de deducere (tip=D) si cele destinate operatiunilor cu si fara drept de deducere (cu prorata, tip=C) . Evident, facturile cu achizitii destinate operatiunilor fara drept de deducere nu vor fi incluse in acest jurnal.

 

           - Jurnal cumparari universal (toate facturile primite)

            Prin intermediul acestui ecran, se pot incarca atat facturi cu regim normal, cat si facturi cu TVA la incasare. Exista o bifa in partea dreapta, care poate comuta intre aceste doua regimuri, respectiv moduri de lucru. 

            Pentru facturile cu regim normal se vor genera notele contabile cu tva deductibil (prin 4426), iar pentru cele cu tva la incasare notele de tva vor fi prin 4428, urmand sa treaca in 4426 la data platii.

            Listele de jurnale de cumparari tiparite vor fi separate, pe tipuri de facturi, in functie de regimul de TVA. Jurnalul de cumparari cu TVA la incasare va contine si informatii legate de toate platile facturilor, de tva-ul devenit exigibil si de cel existent in sold, pentru fiecare document si pentru toata perioada fiscala. De asemeni, conform legii, lista trebuie sa contina si facturile din luni precedente, care mai au tva neexigibil in sold.

 

-  Jurnal  vânzari clasic

 

La apelare se obtine pe ecran un format cu ajutorul caruia se pot incarca informatiile din jurnalul de vânzari astfel :

            Pe primul rând se vor introduce urmatoarele câmpuri :

            * Data - in formatul setat in mediul WINDOWS;

            * Tip doc ;

            * Numar ;

            * Beneficiarul Denumire: Câmpul va fi introdus intr-un nomenclator, pentru unificarea scrierii si posibilitatea urmaririi clientilor prin gruparea facturilor fiecarui client; La primul apel utilizatorul este intrebat daca doreste introducerea in nomenclator. In cazul unui raspuns afirmativ este cerut codul fiscal. Ambele se introduc in nomenclator de unde vor fi extrase la orice nou apel.

            * CIF/CNP : Se introduce direct sau se preia din nomenclator la preluarea beneficiarului. Programul verifica validitatea acestui cod semnalând daca e incorect.

            * Total factura inclusiv TVA

            Urmatoarele câmpuri pot fi completate prin artificii de operare :

            * Baza (aferenta TVA24%) ;

* TVA (24%);

* Baza (aferenta TVA 9%);

* TVA (aferenta 9%);

* Taxare inversa (Baza si TVA) : va fi completat de program automat in cazul achizitiilor cu taxare inversa inregistrate in jurnalul de cumparari si la care câmpul *Tip contine litera I .

Pentru livrarile cu taxare inversa câmpul care se va completa in JV este Scutite de TVA in tara cu drept de deducere.

* Scutite de TVA in tara cu/fara drept de deducere (deasupra);

* Scutite de TVA in afara României cu/fara drept de deducere (dedesubt);

            *Livrari intracomunitare scutite cu drept de deducere Cf.Art.143 alin 2 lit.a) si d)

            *Livrari intracomunitare scutite cu drept de deducere Cf.Art.143 alin 2 lit.b) si c)

 

            Pentru incarcarea automata a acestor câmpuri se utilizeaza combinatia de taste AltF5 sau butonul (AltF5) apelate din cadrul câmpului respectiv.

            * Neimpozabile : vânzari neimpozabile d.p.d.v. al TVA;

            * TVA neexigibila : vânzari cu TVA neexigibila;

            * Cont client - contul (analiticul) utilizat in contabilitate pe debit pentru inregistrarea valorii facturii;

            * Cont csp - contul corespondent in creditul caruia se va inregistra valoarea marfii (fara TVA);

            * Explicatii - câmp neobligatoriu care poate contine informatii explicative care vor fi preluate alaturi de numele clientului in notele contabile, la rubrica 'Explicatii' precum si in toate listele privind clientii.

* Incas : câmp in care se poate incarca termenul de plata al facturii, in numar de zile calendaristice de la data emiterii; implicit este 0;

* Tip : poate fi completat cu A - autofacturare sau S – special;

            Incarcarea documentelor care se inregistreaza pe conturi de venituri separate se face in mod asemanator cu ceea ce s-a explicat la Jurnalul de cumparari (utilizând butonul (Extensie)).

            Daca la o noua intrare in program se doreste continuarea incarcarii Jurnalului de vânzari se poate opta pentru una din variantele:

            a) Combinatia de taste <Ctrl+> pozitioneaza cursorul pe urmatoarea inregistrare, permitând completarea ei;

            b) Sageata  de forma ->| din partea de jos a ecranului, selectata cu mouse-ul pozitioneaza cursorul pe ultima pozitie incarcata, dupa care sageata -> creeaza o pozitie noua pentru a fi incarcata.

Pentru mai multe detalii privind operarea in jurnalul de vânzari consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

            In jurnalul de vânzari se pot inregistra documente in avans, adica documente cu data ulterioara lunii si/sau anului contabil de lucru, pentru a da posibilitatea incarcarii 'la zi' a documentelor din jurnalul de vânzari. Aceste documente vor fi preluate in notele contabile dar vor fi ignorate la inchiderile de venituri si de TVA precum si in balanta lunara. De asemeni, incasarile de la clienti pot fi incarcate in avans pentru ca registrul de casa si, respectiv de banca sa fie actualizat zilnic. Operatiile respective nu vor fi prinse in balanta lunara. Dupa inchiderea lunii, la operatia Mod.luna operatiile inregistrate in avans vor fi automat transferate in luna urmatoare.

Pe ecran este prezent un meniu cu optiunile :

            - Editare

            - Calculator

- Tiparire

·         Lunar : permite tiparirea jurnalului de vânzari grupat pe luni;

·         TVA neexigibila : permite tiparirea operatiunilor cu TVA neexigibila;

·         Special : permite tiparirea jurnalului de vânzari la care s-a completat la Tip litera S (specific agentiilor de turism);

·         Grupat : permite tiparirea jurnalului de vânzari selectiv,  numai facturile al  caror numar incepe cu un anumit caracter (prefix);

-          Iesire : iesirea in meniul principal;

 

In cadrul inregistrarii  se gaseste un buton cu specificatia ‘Incasari’. Prin apelarea lui, apare un ecran in care se pot inregistra incasarile la factura curenta. Documentul de incasare va fi incarcat cu tipul, data, numarul si valoarea incasata, precum si cu contul contabil de trezorerie in care se face incasarea.

 

Inregistrarea sconturilor :

In cazul unei facturi in rosu reprezentând o reducere acordata ea se va inregistra având contul de client 4111 si contul corespondent 667, prezent  si in Nomenclatoare->Conturi uzuale. Programul va genera atunci nota contabila corespunzatoare bazei de impozitare a TVA astfel:

              667 = 4111  cu valoarea in negru. In toate celelalte cazuri de inregistrari in rosu (care nu utilizeaza contul de scont) nota este

              4111 = *Cont corespondent   -   cu valoarea in rosu 

 

Inregistrarea reducerilor comerciale (acordate ulterior vanzarii)

 

Factura se inregistreaza in jurnalul de vanzari in rosu, utilizand contul de client si contul corespondent 709 – reduceri comerciale acordate. Nota contabila generata de program este

709  = 4111 cu valoarea in negru

4111= 4427 cu valoarea TVA-ului in rosu.

Daca utilizati contul 709, e util sa creati un analitic al lui 121 in planul de conturi prin care se va inchide acest cont. In nomenclatorul de Conturi uzuale trebuie specificat contul (analitic) prin care se face inchiderea lui 709. Chiar daca nu doriti crearea unui analitic tot e necesar sa completati in Nomenclatoare->Conturi uzuale, contul prin care se face inchiderea lui 709, respectiv sinteticul, 121.

Inchiderea de venituri va fi : 121(.analitic) = 709.

 

            - Jurnal vanzari universal (toate facturile emise)

 

Prin acest ecran, se pot introduce toate facturile, indiferent de regimul de TVA, acesta stabilindu-se cu ajutorul unei bife din partea dreapta : cu TVA la incasare : Da sau Nu.

In functie de bifa, se vor putea incarca zona de ecran destinata facturilor cu regim normal de TVA (bifa Nu) sau zona de ecran, respectiv partea din baza de date destinata facturilor cu TVA la incasare (bifa Da).

Tiparirea se face pe liste separate, jurnal de vanzari clasic si jurnal de vanzari cu TVA la incasare. Acesta din urma contine si informatii privind incasarile facturii, tva-ul devenit exigibil la incasare, precum si tva-ul devenit exigibil dupa 90 de zile la facturile in sold. De asemeni, contine toate facturile din sold pentru care tva-ul nu a devenit inca exigibil.

 

- Borderou vânzari

 

La apelare se obtine pe ecran un format cu ajutorul caruia se pot incarca informatiile din jurnalul de cumparari astfel :

            Pe primul rând se vor introduce urmatoarele câmpuri :

            * Data - in formatul setat in mediul WINDOWS;

            * Tip doc ;

            * Numar ;

            * Explicatii ;

            * Total vânzari (inclusiv TVA);

            Urmatoarele câmpuri pot fi completate prin artificii de operare :

            * Valoare (aferenta TVA cu procent maxim) ;

* TVA (procent maxim);

* Valoare (aferenta procent minim);

* TVA (procent minim);

            Dupa incarcarea câmpului *Total vânzari inclusiv TVA si iesirea din acest câmp (pentru validarea sumei) pot fi completate automat aceste doua câmpuri prin program la apasarea tastei F5 sau la click cu mouse-ul pe butonul corespunzator de pe ecran - valabil atunci când intreaga valoare a facturii contine TVA cu procent maximal. Daca doar o parte a facturii contine TVA de procent maximal se poate introduce valoarea corespunzatoare (fara TVA) in câmpul *Valoare, iar programul va calcula TVA-ul la iesirea din câmp.

            Butonul (Ctrl+F5) sau combinatia corespunzatoare de taste permite calcularea bazei si respectiv TVA-ului cu procentul minim;

            * S.d.d. - câmp utilizat pentru marfuri scutite de TVA cu drept de deducere;

            Combinatia de taste folosita pentru incarcarea automata a acestui câmp este AltF5 si aceasta este activa când  cursorul se afla pe acest câmp.

            * S.f.d. - câmp utilizat pentru marfuri scutite de TVA fara drept de deducere;

            Combinatia de taste folosita pentru incarcarea automata a acestui câmp este tot AltF5, având cursorul pozitionat pe acest câmp.

            * Cont debitor - contul (analiticul) utilizat in contabilitate pe debit pentru inregistrarea valorii facturii (de obicei contul de casa 5311);

            * Cont creditor - contul corespondent in creditul caruia se va inregistra valoarea marfii (fara TVA);

Pe ecran este prezent un meniu cu optiunile :

            - Editare

            - Calculator

            - Tiparire

            - Iesire

Aceste optiuni au fost explicate la Initializare.

 

Pentru mai multe detalii privind operarea in Borderoul de vânzari consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

- Decont TVA lunar

 

La apelul optiunii se creeaza decontul de TVA care poate fi vizualizat pe ecran si tiparit la imprimanta. Decontul de TVA se genereaza din jurnalele de TVA. Daca nu se utilizeaza aceste jurnale, ci se opereaza direct in notele contabile nu poate fi generat decontul de TVA. De asemeni, daca se opereaza anumite inregistrari cu conturile de TVA numai in notele contabile si nu sunt prinse in jurnale acestea nu vor aparea in decontul de TVA. Regularizarile se introduc direct in rubricile de 'Regularizari'.

Regularizarile se introduc direct in rubricile 'Regularizari'.

De la versiunea CNT531 (decembrie 2011) se poate crea fisierul XML in vederea generarii declaratiei D300 ceruta de OPANAF 183/2011 (valabila pentru raportarile lunilor noiembrie si decembrie 2011).

De la versiunea CNT533 (februarie 2012) se poate crea fisierul XML in vederea generarii declaratiei D300 ceruta de OPANAF 3665/2011 (valabila incepand cu raportarea lunii ianuarie 2012).

Programul va genera declaratia corespunzatoare in functie de anul si luna conectate.

Pentru ca aceasta declaratie sa poate fi obtinuta sunt necesari cativa pasi :

1.       Apasarea butonului (Fisier XML) are ca efect crearea fisierului de tip XML (cu structura data de OPANAF 3665, respectiv OPANAF 183), in scopul generarii declaratiei D300 corespunzatoare.

2.       Dupa o prima verificare, daca nu sunt erori, se va crea acest fisier, avand numele  nume_fisier (implicit “Codul firmei_anul_luna_D300”) si extensia “.xml”.

3.       Simultan, se va afisa un ecran in care se va putea opta pentru lucrul cu softul J de validare furnizat de ANAF  (care face numai validarea si crearea PDF-ului, fara posibilitatea vreunei interventii a utilizatorului in continutul declaratiei) sau pentru softul A, care permite importul fisierului XML si eventuale alte modificari, daca este cazul.

4.       Lucrul cu soft-ul J : exista doua modalitati de apel :

a.       in format linie de comanda : apelul acestui buton permite validarea si crearea fisierului PDF; daca s-au completat Smartcardul si PIN-ul se va obtine direct fisierul PDF semnat (numele de fisiere sunt : nume_fisier si extensia .pdf pentru PDF-ul validat si nume_fisier & “semnat” si extensia .pdf pentru PDF-ul semnat, care poate fi depus.)

in final programul afiseaza continutul fisierului de erori : daca nu sunt erori, acesta va contine cuvantul ‘ok’.

b.       in format grafic : apelul butonului permite apelul programului DUKIntegrator de la adresa indicata in campul corespunzator, cu fisierul XML preselectat . De aici se va apasa butonul dorit, de validare, validare + creare PDF sau ambele + semnare.

ATENTIE ! Va trebui sa selectati tipul declaratiei, aici aparand implicit D112.

                              5.   Lucrul cu softul A : se va apela fisierul PDF din softul A, apasand pe hiperlink-ul corespunzator si apoi se va apasa pe butonul (IMPORT) de la sfarsit. Aceasta varianta va permite eventuale interventii in date. In final dati Validare si Semnare.

            Formatul D300 din program va permite apelul direct al adresei internet unde se face depunerea, cat si al adresei de internet unde se face verificarea starii declaratiei. De asemeni, va permite copierea pe CD a fisierului PDF semnat.

 

- Jurnale si Decont de TVA (lunare si trimestriale)

 

Este afisat un videoformat in care utilizatorul poate selecta perioada, lunara sau trimestriala (daca firma este declarata in Configurare cu TVA trimestrial, programul propune perioada trimestriala, in caz contrar - perioada lunara).

 

Dupa butonul apasat, se poate tipari orice tip de jurnal de cumparari, orice tip de jurnal de vanzari sau  decontul de TVA pentru perioada selectata. 

Atentie, la selectarea decontului de tva pe alta  perioada decat cea curenta, verificati randurile 35 si 38 din decont si, eventual, corectati-le in functie de valorile din balanta.

 

Urmarire furnizori

 

            - Nomenclator furnizori

            Cu ajutorul optiunii poate fi vizualizat/actualizat nomenclatorul furnizorilor.

            - Furnizori in sold

            Prin aceasta optiune se incarca la initializarea societatii facturile aflate in soldul furnizorilor. Se introduce doar valoarea totala. Tot aici se pot incarca si platile efectuate catre furnizori aflati in sold, plati integrale sau partiale. La modificarea lunii facturile neplatite vor trece automat in sold.

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre one-to-many

ATENTIE! In cazul preluarii unei societati care are facturi in sold, cu TVA la incasare, acestea nu se vor inregistra aici, ci direct in jurnalul de cumparari cu TVA la incasare ! Este vorba doar de prima luna de lucru, in lunile urmatoare nu mai exista aceasta permisiune, de a insera documente cu data anterioara.

 

- Repartizare plati

            Aceasta optiune permite incarcarea documentelor de plata catre furnizori intr-o maniera foarte comoda. Astfel, prima operatiune va fi selectarea furnizorului din lista de furnizori. In momentul in care s-a incarcat numele furnizorului este afisata lista cu toate documentele emise de acel furnizor si aflate in sold. In continuare utilizatorul va incarca documentul de plata catre furnizor (tip document, numar document, data document, suma platita si contul contabil de trezorerie din care se face plata). Acest document se poate repartiza pe mai multe facturi, daca este cazul astfel : se alege din lista facturilor in sold factura dorita si se apasa pe butonul (Operare).Programul cere confirmarea faptului ca se doreste achitarea facturii alese.In cazul unui raspuns afirmativ (Yes) programul inregistreaza automat documentul de plata, total sau partial, la factura selectata. Simultan se recalculeaza soldul documentului de plata si soldul furnizorului. Factura care a fost achitata integral dispare din acest ecran. Daca mai exista facturi in sold la furnizorul respectiv iar documentul de plata nu a fost repartizat in totalitate operatia poate fi reluata cu o alta factura. In momentul in care documentul de plata s-a repartizat integral programul anunta si utilizatorul este intrebat daca doreste incarcarea unui alt document de plata. La raspuns afirmativ programul asteapta reluarea operatiunilor din momentul selectarii denumirii furnizorului. Eventualele corectii ale unor erori se vor face prin intermediul optiunii Plati.

            Daca dupa epuizarea documentelor aflate in sold a mai ramas o suma platita in plus programul intreaba daca aceasta suma se doreste a fi repartizata ca suma in avans. In caz afirmativ se genereaza automat o inregistrare in ‘Plati in avans’ catre furnizorul respectiv , cu diferenta ramasa. Evident, pentru ca operatia sa poata functiona e necesar ca in nomenclatorul de furnizori sa fie incarcat contul de avansuri (409) la furnizorul respectiv.

- Plati : permite introducerea documentelor de plata la facturi de la furnizori, indiferent daca acestea sunt documente din sold sau din luna curenta. Mai intii se cauta documentul (factura) care trebuie platit (Ctrl+F, vezi cap.Elemente de operare in baza de date) si apoi se inregistreaza/corecteaza documentul de plata. Cautarea se poate face dupa orice câmp situat in antetul ecranului (Furnizor, factura, suma).

            Pe ecran veti vedea butonul (Avans). Cu ajutorul acestui buton se vizualizeaza avansurile catre acel furnizor, in cazul când acestea exista. Puteti selecta un avans cu soldul diferit de zero si prelua acest avans ca stingere a facturii prin apasarea butonului (Preluare avans). Programul va intreaba daca doriti preluarea acelui avans. In cazul unui raspuns afirmativ va fi inserata o pozitie la rubrica Plati pentru factura curenta. Aceasta pozitie are completata la data platii data facturii iar la nr.doc. numarul documentului de avans/data avansului. Contul va fi cel preluat din nomenclatorul de furnizori (*Cont avans) pentru furnizorul respectiv. Suma va fi : intregul avans daca acesta nu depaseste soldul facturii sau soldul facturii daca soldul avansului depaseste soldul facturii.  Simultan se va diminua soldul avansului cu valoarea preluata la Plati.

 

- Plati in avans

            Optiunea permite introducerea platilor efectuate ca avans catre furnizorii interni. Se introduc urmatoarele informatii :

            *Furnizorul : denumirea furnizorului, preluata din nomenclator;

            Documentul de plata cu elementele sale : *Tip doc : tipul documentului, *Nr.doc.: numarul documentului, *Data doc: data documentului;

*Suma(lei) : Suma platita prin documentul de plata completat;

*Cont contabil trezorerie : Contul (5121, 5311, etc.) din care s-a facut plata;

*Cont avans : contul contabil de avans catre furnizor (ex.4091) care se preia din nomenclatorul de furnizori;

 

            Pe ecran mai exista cu titlu informativ câmpul sold care se actualizeaza la fiecare factura stinsa cu avansul respectiv. Initial soldul este egal cu suma totala.

Daca se doreste stergerea unui document cu soldul diminuat programul intreaba daca sunteti sigur iar in cazul unei confirmari va sterge toate decontarile referitoare la acest   avans din cadrul platii facturilor.

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

- Liste privind furnizorii

                        - Fise/Miscari : optiunea permite vizualizarea anumitor liste detaliate pe fiecare document, in lei si in echivalent valuta. Daca nu se selecteaza nici o valuta se vor vizualiza urmatoarele liste:

            a. Fise              : Este generata lista ce contine fisele tuturor furnizorilor, incluzând fiecare document (factura) cu platile sale, soldul fiecarei facturi si soldul fiecarui furnizor. Se poate opta pentru toti furnizorii sau se poate alege un singur furnizor din lista tuturor furnizorilor. Facturile care au fost platite in lunile anterioare nu mai apar in aceasta lista.

                        b.Fise/conturi : Lista este asemanatoare cu cea precedenta, cu deosebirea ca se face grupare dupa contul de furnizor, cu totalurile aferente

                        c. Miscari  : lista contine toate facturile din soldul inceputului de an, facturile si platile din anul curent; are acelasi format cu lista precedenta;

            Prin miscari furnizori se genereaza o lista identica cu cea din optiunea precedenta numai ca aceasta contine toate facturile primite de la furnizorul respectiv din anul curent indiferent când au fost platite. Optional lista poate fi ceruta intr-o alta valuta, selectabila. In cazul in care se selecteaza o anumita valuta programul verifica daca sunt introduse cursurile valutare la respectiva valuta, pentru fiecare zi cu operatii. Daca pentru anumite zile cursurile valutare sunt omise programul afiseaza aceste zile si lista in valuta nu este vizualizata. Utilizatorul va introduce cursurile valutare (Valuta-> Curs valutar -> Introducere/Vizualizare)

                        d. Avansuri : lista cu toate avansurile inregistrate la acest furnizor  si decontarile lor;

            Daca se selecteaza o valuta si sunt incarcate cursurile valutare ale fiecarei zile in care au avut loc operatii va ramâne activ numai butonul “Miscari” si se va putea vizualiza situatia miscarilor in echivalentul acelei valute. Daca nu sunt incarcate toate cursurile valutare, apare o lista a zilelor in care cursul valutar lipseste. Dupa ce completati cursurile valutare la optiunea Valuta->Curs valutar->Introducere/Vizualizare se poate relua operatia.

 

                        - Balanta simplificata : este lista care contine pentru fiecare furnizor soldul creditor la inceputul lunii, rulajul creditor, rulajul debitor si soldul creditor final.

                        - Sold simplificat  : contine furnizorii in sold sub forma unei liste care contine denumirea furnizorului si valoarea soldului acestuia, nedefalcata pe documente.

                        - Sold simplificat pe conturi : reprezinta lista soldurilor furnizorilor, separat pe fiecare cont creditor.

                        - Plati furnizori : lista zilnica a platilor catre furnizori, lista ce cuprinde documentul de plata (data, tip, numar), suma platita, contul contabil din care se face plata, furnizorul, factura (nr., data) si numarul de zile trecut de la data emiterii facturii pâna la data platii;

                        - Sold cu vechimea mai mare de...: lista facturilor aflate in sold având vechimea mai mare decât numarul de zile specificat (implicit 30);

                        - Scadente : afiseaza facturile scadente la data selectata pe furnizor.

            Nici una din listele de mai sus nu include chitantele fiscale sau bonurile incarcate la tip document in jurnalul de cumparari.

 

Urmarire clienti

 

            - Nomenclator clienti

            Cu ajutorul optiunii poate fi vizualizat/actualizat nomenclatorul clientilor.

            - Clienti in sold

            Prin aceasta optiune se incarca facturile aflate in soldul clientilor. Se introduce doar valoarea aflata in sold. Tot aici se pot incarca si incasarile primite de la clienti aflati in sold, incasari integrale sau partiale. La modificarea lunii facturile neincasate vor trece automat in sold.

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre one-to-many

 

ATENTIE! In cazul preluarii unei societati care are facturi in sold, cu TVA la incasare, acestea nu se vor inregistra aici, ci direct in jurnalul de vanzari cu TVA la incasare ! Este vorba doar de prima luna de lucru, in lunile urmatoare nu mai exista aceasta permisiune, de a insera documente cu data anterioara.

 

- Repartizare incasari

            Aceasta optiune permite incarcarea documentelor de incasare de la clienti intr-o maniera foarte comoda. Astfel, prima operatiune va fi selectarea clientului dintr-o lista care contine numai acei clienti care au documente in sold. In momentul in care s-a incarcat numele clientului este afisata lista cu toate documentele emise acelui client si aflate in sold. In continuare utilizatorul va incarca documentul de incasare  (tip document, numar document, data document, suma incasata si contul contabil de trezorerie in care se face plata). Acest document se poate repartiza pe mai multe facturi, daca este cazul astfel : se alege din lista facturilor in sold factura dorita si se apasa pe butonul (Operare).Programul cere  confirmarea faptului ca se doreste achitarea facturii alese.In cazul unui raspuns  afirmativ (Yes) programul inregistreaza automat documentul de incasare, total sau partial, la factura selectata. Simultan se recalculeaza soldul documentului de incasare si soldul clientului. Factura care a fost achitata integral dispare din acest ecran. Daca mai exista facturi in sold la clientul respectiv iar documentul de plata nu a fost repartizat in totalitate operatia poate fi reluata cu o alta factura. In momentul in care documentul de plata s-a repartizat integral programul anunta si utilizatorul este intrebat daca doreste incarcarea unui alt document de incasare. La raspuns afirmativ programul asteapta reluarea operatiunilor din momentul selectarii denumirii clientului. Eventualele corectii ale unor erori se vor face prin intermediul optiunii Incasari.

 

- Incasari : permite introducerea incasarilor la facturi, indiferent daca acestea sunt din sold sau din luna curenta; se face cautarea facturii dupa document si se vizualizeaza toate eventualele incasari operate la documentul respectiv. Aceste incasari se pot eventual corecta, daca este vorba de o eroare de introducere date. Cautarea se face cu Ctrl+F (vezi cap.CAUTAREA)

De la CNT496 s-a creat posibilitatea introducerii si urmaririi efectelor de plata (CEC-uri, BO, etc.). In cazul introducerii unui astfel de document, e necesara mai intâi completarea nomenclatorului Tipuri decontari. Implicit programul are preintroduse doua coduri :

Cod     Denumire :            Cont principal     Cont efecte  

   1          Casa                          5311                   -

   2         Banca                         5121                 5125    

 

La inserarea unei incasari se poate insera codul iar programul pune automat contul. Dar se poate trece si direct contul.

La incasari exista urmatoarele câmpuri :

*Tip doc : tipul documentului de plata (ch, op, etc.)

*Data doc : data documentului

*Nr doc : numarul documentului

*Suma platita : suma platita

*Cod : codul incasarii (optional) - va fi preluat din nomenclatorul Tipuri decontari, descris mai sus

*Cont contabil : contul contabil de trezorerie (5311,5121, etc.) care se introduce direct sau va fi preluat o data cu valoarea din *Cod.

Informatii privind efectele de incasat :

*Suma promisa : suma de pe un instrument de decontare cu scadenta mai târziu (cec, etc.)

*Data scadentei : data când ar trebui sa intre banii in banca in urma decontarii instrumentului de plata.

*Data intrarii : data intrarii efective a banilor in banca. Introducerea acestui câmp este facilitata de program cu posibilitatea ca la dublu click sa se incarce valoarea din *Data scadentei si simultan *Suma platita = *Suma promisa.

Daca *Data intrarii nu coincide cu *Data scadentei atunci se va incarca manual.

 

In cazul unui efect de incasat nu se va completa câmpul *Suma platita decât in momentul intrarii efective a banilor in banca. Astfel se vor putea urmari efectele de incasat. Lista corespunzatoare se afla la Jurnale -> Urmarire clienti ->Liste privind clientii -> Incasari si aici butonul (Efecte de incasat...)

 

            - Incasari in avans

            Optiunea permite introducerea incasarilor efectuate ca avans de la clientii interni. Se introduc urmatoarele informatii :

            *Clientul : denumirea clientului, preluata din nomenclator;

            Documentul de incasare, cu elementele sale : *Tip doc : tipul documentului, *Nr.doc.: numarul documentului, *Data doc: data documentului;

*Suma(lei) : Suma incasata prin documentul de plata completat;

*Cont contabil trezorerie : Contul (5121, 5311, etc.) in care s-a facut plata;

*Cont avans : contul contabil de avans de la client (ex.419);

 

            Pe ecran mai exista cu titlu informativ câmpul sold care se actualizeaza la fiecare factura stinsa cu avansul respectiv. Initial soldul este egal cu suma totala.

Daca se doreste stergerea unui document cu soldul diminuat programul intreaba daca sunteti sigur iar in cazul unei confirmari va sterge toate referirile la acest avans din cadrul incasarii facturilor.

Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date : Ferestre multiinregistrare

 

-                                  Liste privind clientii

- Fise/Miscari : la apel se incarca o fereastra prin care se poate alege eventual o valuta si se pot solicita, pentru toti clientii, un singur client sau o categorie de clienti, urmatoarele liste:

Pentru lei (nici o valuta selectata):

            a.Fise

            Apelând optiunea aceasta este generata lista ce contine fisele tuturor clientilor, incluzând fiecare document (factura) cu incasarile sale, soldul fiecarei facturi si soldul fiecarui client. Facturile care au fost incasate in lunile anterioare nu mai apar in aceasta lista.

            b.Fise/conturi

            Lista are in plus fata de cea de mai sus gruparea pe conturi de clienti cu totalurile aferente.

                        c. Miscari

            Se genereaza o lista identica cu cea de la Fise numai ca aceasta contine toate facturile inregistrate la clientul respectiv din anul curent sau din soldul de  inceput de an, cu documentele de incasare aferente.

            Daca s-a selectat o valuta, ramâne activa numai optiunea de Miscari si poate fi tiparita lista cu echivalentul miscarilor in valuta ceruta, cu conditia ca toate cursurile valutare sa fie incarcate. Daca acestea nu sunt incarcate apare o lista cu zilele la care nu exista incarcat curs valutar.

 

- Facturi in sold in perioada : lista cu facturile din sold emise intr-o perioada data, pentru un client sau pentru toti clientii; poate fi selectata varianta cronologica sau varianta cu grupare pe clienti;

Din versiunea CNT496 a aparut Extrasul de cont, formular 14-6-3, cu selectie pe câte un client.

- Balanta simplificata : lista cu fiecare client, soldul sau debitor de la inceputul lunii, rulajul debitor din luna, rulajul creditor din luna si soldul debitor de la sfârsitul lunii;

            - Sold clienti simplificat : lista cu fiecare client aflat in sold si soldul sau debitor, fara defalcarea pe documente;

                        - Sold clienti simplificat pe conturi : lista similara cu cea anterioara dar cu grupare pe conturi creditoare (401, 404, etc.);

                        - Incasari  : lista cronologica a incasarilor, grupate pe zile, pe conturi contabile sau pe clienti, dupa cum se selecteaza.

                        Nici una din listele de mai sus nu include chitantele fiscale sau bonurile de casa.

           

 -Avansuri spre decontare

 

-                                  Deconturi

Optiunea permite introducerea sumelor acordate ca avans spre decontare. Ecranul e impartit in trei zone :

1.Antetul cu urmatoarele câmpuri:

                        *Nume debitor : numele persoanei care primeste avansul;

La dublu click pe acest câmp se deschide nomenclatorul debitorilor care poate fi vizualizat/modificat.

                        *Tip doc: tipul documentului de plata a avansului;

*Nr.doc: numarul documentului de plata a avansului;

                        *Data : data documentului (a decontului); din noiembrie 2011 acest camp poate contine si ora, pentru cazul in care aceleiasi persoane i se acorda mai multe avansuri in aceeasi zi : pentru fiecare avans suplimentar, se va introduce in campul de data si ora acordarii, dupa un spatiu (blank). Aceasta informatie nu este obligatorie, dar pentru a nu aparea cheie dubla va trebui incarcata pentru avansuri multiple in aceeasi zi la aceeasi persoana.

                        *Suma : suma acordata;

                        *Cont debitor : avans spre decontare (542);

                        Contul se preia automat din nomenclatorul de debitori;

                        *Cont casa : contul contabil de casa (5311);

                        *Diurna : suma inclusa in avans ce reprezinta diurna de deplasare (daca este cazul);

                        *Total justificat prin documente : câmp calculat automat de program care totalizeaza sumele introduse in documentele justificative;

                        *Suma restituita : suma returnata catre unitate;

                        *data : data restituirii;

                        *Sold : soldul documentului. Se calculeaza automat de catre program si se calculeaza astfel:

*Sold =  *suma – (*diurna + *total justificat prin documente + *suma restituita).

                        Câmpul este reprezentat cu negru daca este pozitiv si cu rosu daca, printr-o eroare este negativ.

 

                 2. Documente justificative din luna curenta

 

            Se introduc intr-o maniera asemanatoare cu a jurnalului de cumparari. La iesirea de pe o inregistrare programul genereaza automat plata documentului prin 542. Toate documentele care se introduc aici vor aparea automat si in jurnalul de cumparari.

 

Se poate prelua la Avansuri spre decontare o factura existenta pentru a-i incarca un document de plata. Acest lucru se face introducând data doc, tipul doc si numarul doc. exact asa cum exista ele in jurnalul de cumparari. Programul va prelua documentul iar utilizatorul apasa pe butonul (Plati) pentru a-i incarca plata prin avans (542).

 

Inregistrarea sconturilor in jurnalul de cumparari :

In cazul unei facturi in rosu reprezentând o reducere acordata ea se va inregistra având contul de furnizor 401 si contul corespondent 767, prezent  si in Nomenclatoare->Conturi uzuale. Programul va genera atunci nota contabila corespunzatoare bazei de impozitare a TVA astfel:

              401 = 767  cu valoarea in negru. In toate celelalte cazuri de inregistrari in rosu nota este

              *cont corespondent =  401 cu valoarea (fara TVA) in rosu 

 

             3.  Documente justificative din luni anterioare      

 

La trecerea la o luna noua documentele din sectiunea 2 vor fi trecute aici. Aceasta sectiune serveste numai la vizualizarea documentelor, nu se pot face modificari in cadrul ei.

Informatiile care pot fi vizualizate sunt :

*Tip doc, *Data doc, *Nr doc, *Denumire furnizor, *Total document

 

            Meniul ecranului este standard, cu optiunile :

-          Editare

-          Calculator

-          Tiparire : tipareste decontul curent;

-          Iesire : iesirea din ecran in meniul principal;

 

-          Liste

 

Aici pot fi vizualizate toate deconturile emise intr-o anumita perioada de timp (de la data … la data …), detaliat sau intr-o lista centralizatoare. De asemeni, utilizatorul poate opta daca doreste lista tuturor deconturilor sau numai cele aflate in sold.

 

- Generari

                        - Bv->Jv

            Prin apelul optiunii se vor genera pozitiile corespunzatoare in jurnalul de vânzari, cumulate pe conturi si pe zile.

                        - Jc->Note       - Pe documente

                                                - Pe luna

            Prin apelul optiunii se va crea o nota contabila ce contine inregistrarile documentelor primite de la furnizori, in conturile specificate la fiecare pozitie, TVA-ul fiind preluat in conturile stabilite prin optiunea de ‘Configurare’ de la  ‘Jurnale’. Daca se selecteaza ‘Pe documente’ va fi generata câte o inregistrare contabila pentru fiecare document, plus evidentierea TVA-ului. Daca se selecteaza ‘Pe luna’ programul grupeaza toate documentele pe luna si conturi contabile.(…)

Daca s-a optat pentru preluarea notelor contabile din modulul ‘IMATI STOCURI’ vor fi ignorate pozitiile din jurnalul de cumparari preluate din stocuri. Acestea contin marcatorul ‘stc’ in partea dreapta a ecranului.

           

                        - Jv->Note

            Prin apelul optiunii se va crea o nota contabila ce contine inregistrarile facturilor emise in conturile specificate la fiecare pozitie, TVA-ul fiind preluat in conturile stabilite prin configurarea jurnalelor. Modul de generare a notelor poate fi conform unei optiuni din submeniul:

                        - Pe documente: inregistrarile in contabilitate se fac pentru fiecare document din  jurnal;

                                    - Pe zile          : inregistrarile in contabilitate se fac cumulate pe zile in functie de data documentului;

                                    - Pe luna          : inregistrarile in contabilitate se fac cumulate pe luna.

            Daca s-a optat pentru preluarea notelor contabile din modulul ‘IMATI STOCURI’ vor fi ignorate pozitiile din jurnalul de vânzari preluate din stocuri. Acestea contin marcatorul ‘stc’ in partea dreapta a ecranului.

           

            - Bv->Note

            Se genereaza notele contabile din Borderoul de vânzari cumulate pe conturi si pe zile.

Daca s-a optat pentru preluarea notelor contabile din modulul ‘IMATI STOCURI’ vor fi ignorate pozitiile din borderoul de vânzari preluate din stocuri. Acestea contin marcatorul ‘stc’ in partea dreapta a ecranului.

                        - Plati->Note

            Se genereaza notele contabile ce cuprind platile catre furnizori, direct din documentele introduse la ‘Plati’, utilizând conturile contabile introduse la incarcarea documentelor.

Daca s-a optat pentru preluarea notelor contabile din modulul ‘IMATI STOCURI’ vor fi ignorate platile preluate din stocuri. Acestea contin marcatorul ‘stc’ in partea dreapta a ecranului.

                        - Incasari->Note

            Se genereaza notele contabile ce cuprind incasarile de la clienti, direct din documentele incarcate la ‘Incasari’.

Daca s-a optat pentru preluarea notelor contabile din modulul ‘IMATI STOCURI’ vor fi ignorate incasarile preluate din stocuri. Acestea contin marcatorul ‘stc’ in partea dreapta a ecranului.

            - Avansuri spre decontare -> Note : se genereaza notele aferente avansurilor spre decontare;

                        - Toate : Se genereaza pe rând toate notele contabile din jurnalele de TVA, respectiv din incasari si plati (pe documente);

                        - Toate + Prelucrare: Se genereaza pe rând toate notele contabile din jurnalele de TVA, respectiv din incasari si plati si se apeleaza optiunea Prelucrare;

 

Observatii

 

            La generarea notelor din jurnalul de vânzari nu sunt luate in considerare inregistrarile provenind din borderoul de vânzari, acestea fiind generate in contabilitate direct prin optiunea BV->note descrisa mai sus.

            Pozitiile din jurnale sau din incasari/plati care au fost preluate din modulul IMATI STOCURI au un marcator in partea dreapta 'stc'. Acestea nu vor mai fi generate in notele contabile daca s-a preferat optiunea 'Cu preluare note din stocuri' la configurarea initiala a programului. Astfel se evita dublarea inregistrarilor.

            Daca dupa generarea de note contabile se mai introduc documente in jurnalele de TVA sau documente de plata/incasare va fi necesara o noua generare de note contabile. Nu exista nici un pericol de dublare a inregistrarilor deoarece programul marcheaza notele generate si in momentul unei noi generari nota veche este cautata, stearsa si re-creata. Dar acest lucru face ca sa nu coexiste intr-o nota generata de program inregistrari introduse direct de operator. Deci va sfatuim ca notele pe care le introduceti dumneavoastra sa le inregistrati separat de cele generate de program sau preluate din alte module ‘IMATI’.

 

- Preluari  jurnale/plati/incasari din stocuri

Cu ajutorul acestei optiuni se va face preluarea jurnalelor de TVA din modulul STOCURI. Conditia principala ca acestea sa fie preluate corect este ca in modulul STOCURI sa fie data optiunea 'Prelucrare'.

Preluarea jurnalelor se face utilizând un ecran care contine urmatoarele informatii :

1)                                          In partea stânga se selecteaza tipul preluarii (din sistem sau din arhiva), formatul datelor (vechi: Access 2.0 sau nou: Access 2000) si calea fisierului -implicita, scrisa automat de program in câmpul corespunzator :

 C:\IMATI\STC\nume_societatete\anul\ sau -alta, caz in care utilizatorul se va pozitiona pe câmpul *Calea fisierului de preluat si va introduce calea).

Selectia implicita este *Preluare din sistem format vechi cale implicita.

In partea dreapta se gasesc urmatoarele câmpuri:

·                     Nume societate : implicit, numele coincide cu al societatii curente;

·                     Anul : anul contabil din modulul de stocuri, care este obligatoriu acelasi cu anul contabil curent din contabilitate;

·                     Luna : luna contabila din stocuri, obligatoriu aceeasi cu cea din contabilitate;

·                     Ce doriti sa preluati :

 

Variantele sunt :

o                    Preluare doar JV : Se preiau borderoul de vânzari, jurnalul de vânzari si incasarile de la clienti;

o                    Preluare doar JC : Se preiau jurnalul de de cumparari si platile catre furnizori;

o                    Preluare JV si JC : Se preiau borderoul de vânzari, jurnalul de vânzari, incasarile de la clienti, jurnalul de de cumparari si platile catre furnizori;

o                    Preluare op.in valuta : se preiau DVI-urile impreuna cu platile externe aferente;

o                    Preluare solduri : se preiau soldurile conturilor aferente stocurilor.

o                    La momentul preluarii programul verifica existenta fisierului de preluat din modulul  STOCURI. Daca acesta lipseste se semnaleaza EROARE si actiunea este anulata.

ATENTIE ! PENTRU CA SITUATIILE CLIENTILOR SI FURNIZORILOR SA FIE CORECTE, TREBUIE CA LA O FACTURA INCASARILE SI RESPECTIV PLATILE SA SE INREGISTREZE INTR-UN SINGUR MODUL (ORI CNT, ORI STC). POT APAREA PROBLEME IN FISELE SI MISCARILE FURNIZORILOR DACA, DE EXEMPLU, S-A INREGISTRAT O PARTE A FACTURII IN STC, IMPREUNA CU PLATA AFERENTA SI RESTUL DIRECT IN CNT.

 

            097    = Formularul 097 pentru modificarea apartenentei la sistemul TVA la incasare (intrare sau iesire din sistem).

        

    Prin apelul optiunii este afisat un format unde sunt preluate automat datele privind societatea, reprezentantul legal si persoana care face declaratia, daca au fost completate in prealabil in meniul Configurare. Pentru preluarea datelor din Configurare-> Domiciliul fiscal se apasa pe butonul respectiv.    

   Utilizatorul bifeaza intrare sau iesire in/din sistem, dupa caz.

    Daca se bifeaza INTRARE IN SISTEM se va activa zona IV, unde se va face o alegere intre cele doua variante : intrarea in sistem datorita nedepasirii plafonului sau aplicarea sistemului de la data inregistrarii in scopuri de TVA.

    Daca se bifeaza IESIRE DIN SISTEM se va activa zona V, cu posibilitatile : iesire din sistem datorita depasirii plafonului sau iesire din sistem prin optiune, fara depasirea plafonului.

   Daca se iese din ecran, la revenire nu se pierd datele si bifele deja asignate.

    Cifra de afaceri este calculata de program conform normelor la codul fiscal referitoare la TVA la incasare. Campul poate fi modificat de utilizator.

    La apelul optiunii de meniu Tiparire, se va afisa formularul cerut de ANAF pentru depunere.

    

 

            094    = Formularul 094 pentru declararea cifrei de afaceri in cazul societatilor care n-au depasit 220.000 lei in anul precedent si n-au avut achizitii intracomunitare de bunuri 

 

    Prin apelul optiunii este afisat un format unde sunt preluate automat datele privind societatea, reprezentantul legal si persoana care face declaratia, daca au fost completate in prealabil in meniul Configurare. Pentru preluarea datelor din Configurare-> Domiciliul fiscal se apasa pe butonul respectiv.    

    Cifra de afaceri se calculeaza in program conform normelor la Codul Fiscal referitoare la plafonul care face trecerea de la TVA-ul trimestrial la cel lunar. Totusi, utilizatorul poate modifica aceasta cifra calculata de program.

   Daca se iese din ecran, la revenire nu se pierd datele modificate.

   La apelul optiunii de meniu Tiparire, se va afisa formularul cerut de ANAF pentru depunere.

 

             Declaratia 392 

 

        Programul  poate genera declaratiile 392A si 392B. 

         Pentru a se genera corect baza si TVA-ul pentru neplatitorii de tva (D392B), e necesar ca facturile sa se inregistreze in jurnalul de cumparari pe coloana procentului corespunzator de TVA. In prealabil trebuie pus in Configurare->Jurnale, la toate procentele de tva valoarea zero.  Daca nu se procedeaza asa, programul nu are cum sa defalce valoarea TVA si va pune toata suma la baza. Utilizatorul poate modifica ulterior valorile propuse de program.     

           

            Declaratia 394

 

            Cu ajutorul acestei optiuni se poate crea fisierul de tip text  pentru a fi preluat pentru verificare si listare in programul de la Administratia financiara dedicat acestei declaratii.

Optiunea din meniul principal Declaratia 394 permite vizualizarea informatiilor care vor fi exportate in fisier. Pentru ca datele generale ale platitorului de TVA sa fie preluate corect ele vor trebui introduse ca atare in Configurare, de unde se preiau automat.

            Pentru ca declaratia sa se genereze corect sunt necesari urmatorii pasi:

 

            LIVRARI

1.       Verificare nomenclator clienti IN ULTIMA LUNA INTRODUSA pentru a stabili care clienti nu sunt inregistrati in România ca platitori de TVA. Pentru aceasta am introdus o bifa unde se marcheaza DOAR NEPLATITORII DE TVA. In cazul in care stiti ca nomenclatorul este inregistrat corect, codul CIF fiind completat cu prefixul RO (sau macar R) se poate utiliza butonul (Bifa automata). Acest buton permite transformarea prefixului R in RO, generarea automata a bifei pentru clientii care nu au inregistrat deloc prefixul RO (R)  si pentru clientii care nu au nimic completat in câmpul CIF. Aceste modificari se pot face automat pentru toate lunile anterioare, daca se da raspunsul afirmativ la intrebarea respectiva.

2.       Pentru clientii care au devenit platitori de TVA in cursul semestrului actual va trebui sa marcam bifa de neplatitor de TVA pentru lunile când acesta nu era platitor de TVA. E suficient sa mergem la ultima luna in care e neplatitor si sa-l marcam cu bifa.

Este foarte important sa stiti pentru fiecare client daca este platitor de TVA si de când, deoarece va trebui sa preluam in declaratie numai facturile emise catre clientii platitori de TVA si numai pentru lunile pentru care acestia au devenit platitori de TVA.

 

                ACHIZITII

            Programul va prelua in declaratie numai facturile purtatoare de TVA. Deci NU BONURILE FISCALE SAU CHITANTELE. De aceea e bine sa introduceti la *Tip doc in Jurnalul de cumparari pentru facturi “F” urmat eventual de alte caractere (ex.Fact). Celelalte documente vor fi ignorate.

            De asemeni e absolut necesar ca in nomenclatorul de furnizori sa fie corect inregistrat codul de inregistrare ca platitor de TVA.

ATENTIE! Pentru facturile preluate din IMATI STOCURI, in cazul in care s-a corectat doar in contabilitate codul CIF aceasta corectura nu e influentata de o noua preluare.

 

            In ecranul ce apare la apelul optiunii Declaratia 394 se vor putea vizualiza informatiile privind achizitiile si livrarile. In partea superioara a ecranului apar urmatoarele butoane :

            (Lista Clienti/Furnizori) : se poate tipari lista cumulata a clientilor si a furnizorilor, cu informatiile care apar si in programul de la administratie ;

            (Lista livrari) : genereaza lista livrarilor catre clientii platitori de TVA.

            (Lista achizitii) :  genereaza lista achizitiilor cu TVA de la furnizori.

            Incapand cu anul 2012 au aparut si butoanele (Livrari tx.inv) si (Achizitii tx.inv) deoarece din acest an se vor prelua in D394 si operatiile cu taxare inversa, atat la vanzari, cat si la cumparari. Programul tine cont de perioada fiscala a TVA (lunara sau trimestriala) si genereaza declaratia in mod corespunzator.

            (Fisier declaratie) : permite generarea fisierului text, conform Ordinului 702/2007 daca anul contabil este anterior lui 2012 si conform OPANAF 3596/2011 daca anul este cel putin 2012.

            Situatia an contabil < 2012

            Acest fisier se va  incarca pentru verificare in programul de la administratie (conform regulilor de operare ale acelui program). Daca programul da mesaj ca nu sunt erori se va tipari declaratia de acolo.

            In programul de la administratie (anul<=2011) se va utiliza optiunea (Verificare fisiere create cu alte aplicatii). Daca apar erori acestea trebuie corectate in IMATI si apoi re-creat fisierul. Daca nu apar erori atunci se poate utiliza fisierul exportat de program si se va apela din aplicatia de la administratie (Listare declaratie 394).

 

            Situatia an contabil >= 2012       

            Incepand cu 2012, fisierul text se va importa in softul A furnizat de ANAF, mai precis in D394_XML.pdf. Programul instaleaza la actualizarea versiunii acest soft in folderul c:\imati\cnt\, unde se afla si aplicatia IMATI. In ecranul cu Declaratia394 din IMATI exista un link catre softul A furnizat de ANAF. Dupa ce se creeaza fisierul text (al carui nume implicit este ‘D394_anulluna_codfiscal.txt’ dar care poate fi modificat pe ecran), se va apela softul A (click pe link) si aici, la finalul declaratiei (in zona de validari) se va apasa pe butonul (Import fisier D394.txt creat cu alte aplicatii – exclusiv cerealele). Se selecteaza numele fisierului creat. Daca urmeaza mesajul ‘Fisier importat cu succes’ trebuie sa completati numele, prenumele si functia persoanei care semneaza declaratia (aceste informatii nu sunt incluse in formatul de fisier text) si sa apasati pe butonul (Validare).  In cazul unei validari corecte puteti semna si transmite fisierul pentru raportare.

 

            DECLARATIA 390

 

Dupa ce s-au completat toate informatiile necesare (codul de tara si tipul operatiunii) pentru operatiunile cu parteneri din UE se poate apela aceasta optiune. Daca este cazul, se va schimba campul cu numarul de pagini, programul punand implicit 1. De asemeni, campul Rectificativa poate fi incarcat cu simbolul X prin click cu mouse-ul. Valoarea alterneaza intre X si nimic la mai multe click-uri consecutive.

Butonul (Fisier D390) creaza fisierul corespunzator. Acesta va fi importat in programul de la ANAF si de acolo se formeaza discheta pentru unitatea fiscala.

Incepand cu raportarea lunii decembrie 2011 fisierul de raportare trebuie sa fie in format PDF, cu XML atasat. Noul format de fisier se obtine cu ajutorul butonului (Fisier Decl390_XML). Numele fisierului este incarcat in campul *nume fisier (fara extensie). Implicit programul propune un nume de tipul

 

            Cod firma & “_” & Anul curent contabil & “_“& luna curenta contabila & “_“D390

 

unde cod firma este codul cu care s-a facut conectarea firmei in ecranul de pornire al programului. Daca doriti un alt nume, il puteti schimba.

 

Pentru a se putea crea acest fisier e necesar sa fie completate toate datele firmei din Configurare. Dupa ce se creeaza fisierul XML, se va deschide un ecran comun pentru toate declaratiile de tip XML unde se va putea apela softul J de validare furnizat de ANAF sau softul A de incarcare. Pentru D390 softul A nu permite (cel putin deocamdata) importul datelor din fisiere XML create cu alte aplicatii. De aceea, va sfatuim sa utilizati softul J. Pentru aceasta exista doua modalitati de apel :

0.       in format linie de comanda : apelul acestui buton permite (in lipsa erorilor) validarea si crearea fisierului PDF; daca s-au completat Smartcardul si PIN-ul se va obtine direct fisierul PDF semnat (numele de fisiere sunt : nume_fisier si extensia .pdf pentru PDF-ul validat si nume_fisier & “semnat” si extensia .pdf pentru PDF-ul semnat, care poate fi depus.)

In final, programul afiseaza continutul fisierului de erori : daca nu sunt erori, acesta va contine cuvantul ‘ok’.

1.       in format grafic : apelul butonului permite apelul programului DUKIntegrator de la adresa indicata in campul corespunzator, cu fisierul XML preselectat . De aici se va apasa butonul dorit, de validare, validare + creare PDF sau validare + creare PDF + semnare.

ATENTIE ! Va trebui sa selectati tipul declaratiei D390, aici aparand implicit D112.

            DECLARATIA 100

 

Prin aceasta optiune se pot incarca obligatiile de plata care trebuie raportate in D100. Utilizatorul va selecta codul obligatiei din nomenclatorul respectiv (s-a pastrat codificarea din softul A de la ANAF pentru usurinta operarii). Programul va prelua automat denumirea obligatiei si termenul de plata. Trebuie completat contul (sintetic sau analitic) din balanta de unde programul va prelua rulajul creditor. Toate codurile selectate intr-o luna, cu denumirile si conturile contabile incarcate, se vor regasi in luna urmatoare, programul actualizand doar sumele din balanta. Daca o obligatie nu se raporteaza in luna curenta se va debifa campul *Se preia in D112. Programul preia rulajul creditor curent al contului selectat. Daca totusi considerati ca obligatia de plata este alta, puteti modifica dv. manual valoarea preluata din balanta. Dupa ce ati incarcat toate obligatiile aferente perioadei curente, apasati butonul (Fisier XML). Pentru ca fisierul sa se genereze, este necesar ca in prealabil sa fie completate toate datele societatii in Configurare, inclusiv nume, prenume si functie declarant.

            Dupa crearea fisierului XML, cu numele implicit afisat in partea din dreapta, sus a ecranului – Cod firma_an_luna_D100 – si extensia XML, se va deschide ecranul comun pentru lucrul cu declaratii XML. Pentru D100, aici puteti utiliza atat softul J, care va permite generarea directa a fisierului PDF, inclusiv cu semnatura electronica, cat si softul A, pe care il puteti apela si apoi importa fisierul XML obtinut prin program. Dupa import apelati (VALIDARE) si, daca nu sunt erori, semnati.

                De remarcat ca programul nu are cum sa verifice corectitudinea conturilor selectate de dv. pentru completarea obligatiilor de plata.

 

            Preluari date

 

                        - Preluari note contabile din alte module

           

            Optiunea serveste la preluarea notelor contabile din alte module IMATI. Apare un ecran in care se pot vizualiza/modifica urmatoarele informatii :

           

-          Modulul din care se preiau notele: STOCURI, SALARII sau IMOBILIZARI;

-          Formatul datelor: Format nou (Access 2000) sau Format vechi (Access 2.0);

-          Fisierul din care se preiau datele: Din sistem sau Din salvare

-          Adresa (calea) fisierului de date: Cale implicita, completata automat de program sau Alta cale, care trebuie introdusa de utilizator.

 

Dupa ce se completeaza rubricile se apasa pe butonul (Preluare). Notele contabile vor fi aduse la sfârsitul celor deja existente.

 

                        - Preluari jurnale/plati/incasari din STOCURI

 

            Valuta

 

Contine urmatorul submeniu:

- Valute

- Curs valutar

  - Nomenclatoare    : contine date generale, cu o periodicitate mare a modificarilor in urmatorul submeniu:

 

- Clienti externi: contine urmarirea clientilor externi in urmatorul submeniu:

 

o        Export            

o        Avans clienti externi

o        Repartizare incasari

o        Liste clienti externi

o        Liste facturi emise

o        Liste incasari

o        Liste scadente

 

- Furnizori externi

 

 

- Fisa valutei : cuprinde operatiile valutare

-          Fisa lunara

-          Fisa zilnica

-          Reg.casa

 

            Permite tiparirea registrului de casa cumulat pentru mai multe conturi

 

- Avans spre decontare in valuta,  cu urmatorul submeniu

 

                       

- Credite  : cuprinde posibilitatea introducerii (listarii) situatiei unui credit bancar in valuta;

o        Incarcare : in partea superioara a ecranului se introduce creditul acordat de banca iar in partea inferioara rambursarile efectuate. Programul calculeaza automat diferenta de curs valutar.

o        Liste : se poate vizualiza situatia creditului cu toate rambursarile sale.

 

            - Generari :   generari automate de note contabile

o        Import -> Note

o        Export + Credite -> Note

o        Fisa -> Note

o        Toate

o        Toate + Prelucrari

o        Reevaluare

                              - Reevaluare sold clienti externi

                        - Reevaluare sold furnizori externi

                  - Reevaluare sold avans cl. externi

                  - Reevaluare sold avans furn. externi

                        - Toate (inclusiv reev.)

                        - Toate (inclusiv Reev.) + Prelucrare

 

De la versiunea CNT504 Reevaluarea soldurilor in valuta se face lunar. Singura conditie ca aceasta sa fie corecta este ca in Curs Valutar sa fie cursul corect. Programul, mai nou, preia cursurile valutare de pe site-ul BNR, punand pentru fiecare zi cursul valutar comunicat de BNR pentru ziua respectiva (deci, afisat cu o zi in urma). Reevaluarea se face pentru o luna contabila, la cursul existent in program din data de 1 a lunii urmatoare, deci cel comunicat de BNR in ultima zi bancara a respectivei luni contabile. Daca dintr-un motiv sau altul nu puteti prelua cursurile BNR, de exemplu nu aveti legatura la internet pe acel calculator, este necesar sa introduceti manual aceste cursuri, respectand simbolurile date de BNR (EUR pentru euro, USD pentru dolar american si RON pentru leu romanesc, daca lucrati cu RON la sectiunea valute).

Programul scrie pentru orice factura in valuta aflata in sold,  cursul de reevaluare de la sfarsitul lunii. Pentru decontari ulterioare la factura (in lunile urmatoare datei emiterii facturii), diferenta de curs se va calcula in functie de cursul ultimei reevaluari.

 

ATENTIE MARE !

Pentru operatiile introduse in ianuarie 2010 pe versiuni mai vechi de program, programul va calcula prin Prelucrare diferentele de curs la decontarile introduse direct la facturi. Avansurile preluate pe versiuni mai vechi nu pot avea aceasta facilitate. Pentru calculul corect al diferentei de curs la avansurile preluate in anul contabil 2010  cu versiuni mai vechi va trebui sa fie sters fiecare avans si preluat din nou.

 

-Valute: Contine valutele utilizate in aplicatie, cu codificarea lor;

                        *Cod valuta : codul valutei;

                        *Denumire : denumirea valutei;

                        *Curs reevaluare la sf.anului : cursul de reevaluare la sfârsitul anului. Se completeaza numai pentru luna contabila decembrie. Permite generarea notei contabile de reevaluare la 31 decembrie, precum si initializarea soldurilor anului urmator la cursul de reevaluare.

 

-          Curs valutar

 

-          Introducere/Vizualizare: se introduc/vizualizeaza cursurile valutare zilnice pentru valutele utilizate;

-          Butonul (Actualizare curs valutar)  permite actualizarea cursurilor valutare ale valutelor incarcate in societate, cu conditia ca acestea sa aiba codurile identice cu cele utilizate de BNR. Actualizarea se face din fisierul local si nu direct de pe site.

-          Grafice/Tiparire : optiunea permite afisarea graficului de evolutie a cursurilor valutare intr-o anumita perioada (intre data …  si data … ). Daca se selecteaza o anumita valuta aceasta va fi afisata. Daca nu se selecteaza nici o valuta se vor afisa in paralel graficele pentru fiecare din valutele introduse. In timp ce graficul este afisat pe ecran daca se da cu mouse-ul dublu-click pe grafic apare si tabela cu valorile corespunzatoare pe ecran.

-          Preluare din alta soc.: daca s-au introdus cursurile valutare la o alta societate acestea pot fi preluate in societatea curenta; daca se lucreaza cu cursul BNR va recomandam sa preluati cursul de pe site-ul BNR si sa bifati in Configurare  'Actualizarea automata a cursurilor valutare'

 

            - Nomenclatoare  

*    Banci : se utilizeaza pentru codificarea conturilor in valuta utilizate

contine : *Cod banca; *Denumire banca; *Cont contabil utilizat . 

 

*   Conturi uzuale

*   Actiuni

 

            - Clienti externi      : contine urmarirea clientilor externi in urmatorul submeniu: 

 

o        Export

            Apelul optiunii conduce la aparitia unui ecran prin care se pot incarca documentele pentru export, precum si incasarile aferente.

            Ecranul este impartit in urmatoarele zone :

 

*Antetul, cuprinzând date referitoare la export :

                        - numar document

                        - data exportului

                        - clientul extern

                        - valuta

                        - cursul valutar : pentru documentele introduse in anul curent reprezinta cursul valutar al documentului iar pentru documentele aflate in sold reprezinta cursul la care s-a facut reevaluarea;

                        - valoarea totala a exportului in valuta

            - valoarea totala exprimata in lei

            - curs valutar initial : este completat automat de program pentru documentele aflate in soldul anului la care s-a facut reevaluarea si reprezinta cursul valutar initial al documentului;

- contul de venituri - necesar penru generarea notei contabile

                        - cont clienti - necesar penru generarea notei contabile

-          termen de incasare : numarul de zile calendaristice de la data emiterii la data scadentei.          

-          Tip TVA/scutire indica pozitia in jurnalul de vânzari, conform Ordinului nr.2217/2006.

            -   Cod actiune : câmp facultativ pentru centralizarea decontarilor pe fiecare actiune. Se preia din nomenclatorul de actiuni.

           

*Decontarea facturii, prin incasari (eventual) esalonate, fiecare incasare continând :

                        - numar document de incasare;

                        - data incasarii;

                        - valoarea incasata in valuta;

- banca;

            - valuta in care s-a facut incasarea (implicit  e valuta in care s-a facut exportul);

                        - cursul valutar la data incasarii al valutei in care s-a facut incasarea;

                        - valoarea incasata in lei  (calculata de program);

- diferenta de curs valutar (calculata de program);

            - valoarea in valuta initiala a documentului de export (calculata de program);

            - cursul valutar al valutei doc.de export (introdus manual sau preluat din Cursuri valutare);

- buton (Avans);

Fiecare câmp se completeaza distinct. In cazul in care exista un avans de la clientul extern, operat in sectiunea Avans clienti externi si se doreste ca factura de export sa ‘stinga’ acest avans se va apasa pe butonul (Avans). In acel moment vor fi afisate toate avansurile operate la acel client . Printre ele se poate naviga cu tastele PgUp si PgDown. Se selecteaza avansul dorit si se apasa butonul (Preluare avans) din ecranul respectiv. Programul cere confirmarea preluarii avansului si in cazul unui raspuns afirmativ avansul sau doar o parte din el, in functie de soldul facturii va fi preluat la rubrica Incasari din ecranul Export. Programul va tine cont de cursurile valutare, calculând si diferenta de curs. De asemeni, se va modifica soldul facturii.

 

            Atentie! incasarile clientilor externi se incarca NUMAI AICI ! incarcarea lor la optiunea “Alte operatii valutare” duce la necorelarea incasarii cu factura si deci la incorectitudinea fisei clientului.

            Ecranul mai contine :    

                        - total valoare incasata (in valuta)

                        - soldul facturii

 

            Pentru crearea fisierului de declaratie 390 VIES, e necesar sa se completeze informatiile privind *Tara (codul tarii intracomunitare, format din doua caractere) si *Tipul operatiunii (L-livrari bunuri; P-prestari servicii; T-operatii triunghiulare).

 

Pentru mai multe informatii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date Fereastra de tip ‘one to many’

 

o        Avans clienti externi

 

            Optiunea permite incarcarea platilor in avans de la clientii externi, utilizatorul introducând date in urmatoarele câmpuri:

-          *Valuta : preluata din nomenclatorul de valute;

-          *Banca : codul bancii preluat din nomenclatorul de banci;

-          *Tip doc : tipul documentului de incasare;

-          *Nr.doc.i. : numarul documentului de incasare;

-          *Data doc.: data documentului de incasare;

-          *Curs v.: cursul valutar la data incasarii;

-          *Client : denumirea clientului;

            -     *Val (valuta) : valoarea incasata in valuta;

            -     *Valoare lei : valoarea in lei, calculata de program;

-          *Cont avans : contul contabil de avans clienti (necesar pentru generarea notei contabile)

-          *Sold : soldul avansului, egal initial cu valoarea avansului, urmând sa se micsoreze treptat pâna devine zero, pe masura ce a fost preluat pentru a ‘stinge’ facturi externe;

-          Aceste avansuri vor fi preluate automat in fisa valutei, cât si in fisa clientului.

 

o        Repartizare incasari

 

            Optiunea permite vizualizarea tuturor documentelor emise in valuta catre un client aflate in sold si selectarea documentului pentru inregistrarea unei incasari. Este asemanatoare optiunii similare de la urmarirea clientilor interni.

 

o        Liste clienti externi

 

Apelul optiunii incarca un ecran in care poate fi selectat clientul (daca nu se selecteaza nici unul, lista va contine toti clientii)  si Valuta (daca nu se alege nici una lista va contine toate valutele, pe rând).

Listele privind clientii sunt urmatoarele:

(Pe luni): lista miscarilor clientilor grupata pe luni;

(Pe documente): lista DVE-urilor cu incasarile aferente si cu soldurile lor, pe conturi de clienti;

(Facturi in sold): lista facturilor externe aflate in sold;

(Avansuri in sold): lista avansurilor de la clienti aflate in sold;       

 

o        Liste facturi emise

 

            Optiunea permite afisarea unui raport privind facturile emise in valuta intr-o anumita perioada utilizând doua criterii: ordinea numerica (crescatoare a numerelor de factura) si gruparea pe clienti, in cadrul clientului afisându-se cronologic toate documentele emise in perioada specificata.

 

o        Liste incasari

 

            Optiunea permite afisarea si tiparirea unei liste privind incasarile in valuta utilizând doua criterii : in ordinea documentelor, pe tipuri de documente de incasare si in ordinea clientilor cu toate incasarile lor.  Daca un document este repartizat la mai multe facturi se vor vizualiza si separat si centralizat.

 

o        Liste scadente 

 

Prin apelul optiunii se deschide o fereastra care permite selectarea clientului daca se doreste situatia unui anumit client si de asemeni, tipul listei (detaliata sau nu). Implicit lista este detaliata si sunt afisati toti clientii cu facturi scadente. De asemeni, se poate alege data la care se doreste situatia. Programul pune implicit data curenta a sistemului de operare.

 

 

-  Furnizori externi

 

o        Intracomunitare

 

            Serveste la introducerea facturilor externe (din UE) de bunuri si servicii. In cazul bunurilor se poate incarca si valoarea transportului, cu toate datele facturii de transport (nr, data, transportator, valuta - poate fi diferita de valuta facturii de bunuri - , cursul valutar, valoarea facturii. Valoarea transportului se va repartiza in valoarea de gestiune a marfurilor. Valoarea TVA se va introduce de catre utilizator, atât pentru bunuri cât si pentru transport, daca este cazul. La transport in cazul valutei RON sau LEI TVA-ul se va introduce in alt câmp decât in cazul altor valute, deoarece pentru furnizorul de transport intracomunitar aflat in România valoarea TVA se va plati furnizorului. In functie de *TipTVA/scutire achizitie va fi completat câmpul corespunzator din Jurnalul de cumparari, atât pentru bunuri cât si pentru transport. Se va genera o pozitie seperata in jurnalul de cumparari pentru factura de transport.          In cazul platii TVA-ului in vama (schimbarea legislatiei incepând cu 15.04.2007) utilizatorul are posibilitatea sa bifeze/debifeze câmpul *TVA platit in vama. Implicit pentru documente noi câmpul va fi bifat iar nota contabila va tine cont de aceasta optiune. Daca s-a obtinut certificat de amânare a platii TVA atunci trebuie debifat acest câmp si programul va lucra ca inainte.

            De la versiunea cnt477 nu mai trebuie selectat DI la tip cumparare si nici codul 14-taxare inversa pentru ca programul sa trateze TVA-ul in decontul de TVA cu taxare inversa. Indicatia programului este bifa cu TVA platit in vama sau  nu.

            "doar contabil" : bifa ce permite sa nu se genereze nota de TVA  si nici pozitia corespunzatoare in jurnalul de cumparari. Este corelata cu bifa "doar fiscal" din jurnalul de cumparari.

            Pentru crearea fisierului de declaratie 390 VIES, e necesar sa se completeze informatiile privind *Tara (codul tarii intracomunitare, format din doua caractere) si *Tipul operatiunii (A-achizitii bunuri; S-servicii).

 

 

o        DVI

 

Se completeaza declaratia vamala de import introducând urmatoarele câmpuri:

-          *Nr.doc : numarul DVI-ului;

-          *Data    : data DVI-ului;

-          *Furnizor : denumirea furnizorului extern;

-          *Cod valuta : codul valutei din DVI;

-          *VAL(Valuta) : total valoare valuta (din DVI, deci inclusiv transportul extern);

-          *Curs valutar : cursul valutar al zilei respective pentru valuta introdusa. Va fi completat automat de program daca este actualizat la optiunea de program Cursuri valutare. Daca nu e actualizat va putea fi introdus manual direct aici.

-          *Valoare lei : câmp calculat; reprezinta produsul dintre valoarea in valuta si cursul valutar;

-          *Cont furnizor : contul contabil al furnizorului; se preia automat din nomenclatorul de furnizori;

-          *Cont intrare : contul care va fi debitat cu valoarea documentului; daca intrarile se fac pe mai multe conturi debitoare, acestea vor fi completate in zona din partea de jos a ecranului, numita DEFALCARE PE CONTURI DE INTRARE, restul intrând automat pe *Cont intrare, de exemplu : un document cu valoarea de 1.000.000 de lei contine 300.000 lei marfa (cont 371), 450.000 lei materiale de natura obiectelor de inventar (cont 303) si restul de 250.000 lei materiale cont 301. Se poate completa *Cont intrare cu 301 si celelalte conturi in partea de jos a ecranului. Daca utilizatorul completeaza  pentru fiecare cont de intrare valoarea in valuta corespunzatoare (fara transport), programul va repartiza proportional cu aceasta valoare atât transportul cât si taxele vamale, comisionul vamal si accizele (dupa cum este cazul).

-          *Transportator: denumirea transportatorului extern (daca este cazul);

-          *Cont transportator: contul transportatorului extern, preluat din nomenclatorul de furnizori (daca este cazul);

-          *Nr.fact.tr.: numarul facturii de transport / data facturii de transport extern (daca este cazul);

-          *Val.transport : valoarea transportului extern, inclusa in valoarea totala in valuta;

-          *Valoarea de gestiune: câmp calculat de program, obtinut prin adaugarea la câmpul *Valoare lei   a valorii taxelor vamale,  a comisionului vamal si a accizelor;

-          *%TVA: procentul de TVA (implicit va fi completat de program cu 24%);

-          *Tip : tipul cumpararii; poate fi completat cu D daca e vorba de achizitii destinate realizarii operatiunilor care dau drept de deducere,  cu F daca e vorba de achizitii destinate operatiunilor care nu dau drept de deducere si cu C daca achizitiile sunt destinate atât operatiunilor care dau drept de deducere cât si operatiunilor care nu dau drept de deducere  a TVA; serveste la tiparirea jurnalului de cumparari separat pe destinatii (optiunea de meniu Tiparire).  In cazul in care câmpul este format din doua caractere, litera de mai sus urmata de A inseamna ca este vorba de autofacturare. Daca exista un al doilea caracter, I sau A, dupa D, F sau C inseamna ca documentul respectiv este supus regulilor de taxare inversa respectiv autofacturare. Autofacturarea si taxarea inversa presupun  ca documentul se inregistreaza automat si in jurnalul de vânzari. Pentru autofacturare nota contabila  este 4426 = 4427 cu valoarea TVA-ului. La taxarea inversa valoarea TVA-ului nu se considera datorie catre furnizor ci se va inregistra tot 4426=4427.  

                 De la versiunea cnt477 nu mai trebuie selectat DI la tip cumparare si nici codul 14-taxare inversa pentru ca programul sa trateze TVA-ul in decontul de TVA cu taxare inversa. Indicatia programului este bifa cu TVA platit in vama sau  nu.

 

-          *Val.din DVI pt.Taxe vamale : total valoare taxe vamale din DVI (se introduce);

-          *Tip doc.plata pt. Taxe vamale: tipul documentului cu care s-a facut plata taxelor vamale (Chit, Op, CEC, etc.)

-          *Nr.doc.plata pt. Taxe vamale: numarul documentului cu care s-a facut plata taxelor vamale ;

-          *Data doc.plata pt. Taxe vamale: data documentului cu care s-a facut plata taxelor vamale ;

-          *Suma platita pt. Taxe vamale: suma platita cu documentul de mai sus (implicit egala cu valoarea taxelor vamale dar daca e cazul poate fi modificata);

-          *Val.din DVI pt.Comision vamal : total valoare Comision vamal din DVI;

-          *Tip doc.plata pt. Comision vamal: tipul documentului cu care s-a facut plata Comisionului vamal (Chit, Op, CEC, etc.)

-          *Nr.doc.plata pt. Comision vamal: numarul documentului cu care s-a facut plata Comisionului vamal ;

-          *Data doc.plata pt. Comision vamal: data documentului cu care s-a facut plata Comisionului vamal ;

-          *Suma platita pt. Comisionul vamal: suma platita cu documentul de mai sus (implicit egala cu valoarea Comisionului vamal dar poate fi modificata daca e cazul);

-          *Val.din DVI pt.Accize : total valoare accize din DVI;

-          *Tip doc.plata pt.Accize: tipul documentului cu care s-a facut plata accizelor (Chit, Op, CEC, etc.)

-          *Nr.doc.plata pt. Accize: numarul documentului cu care s-a facut plata accizelor;

-          *Data doc.plata pt. plata accizelor: data documentului cu care s-a facut plata accizelor;

-          *Suma platita pt.Accize: suma platita cu documentul de mai sus (implicit egala cu valoarea Accizelor);

-          *Val.din DVI pt. TVA : total valoare TVA din DVI (se calculeaza automat de program dar poate fi modificat daca e cazul);

-          *Tip doc.plata pt. TVA: tipul documentului cu care s-a facut plata TVA (Chit, Op, CEC, etc.)

-          *Nr.doc.plata pt. TVA: numarul documentului cu care s-a facut plata TVA;

-          *Data doc.plata pt. TVA: data documentului cu care s-a facut plata TVA ;

-          *Suma platita pt. TVA: suma platita cu documentul de mai sus (implicit egala cu valoarea TVA dar daca e cazul poate fi modificata);

-    * Cod actiune : câmp facultativ, utilizat daca se doreste centralizarea decontarilor in valuta pe fiecare actiune. Câmpul se preia din nomenclatorul de actiuni.

 

Zona de DEFALCARE PE CONTURI DE INTRARE contine urmatoarele câmpuri:

-          *Cont intrare : contul debitor in care se face intrarea;

-          *Val.valuta :  valoarea in valuta care se repartizeaza pe acest cont (din factura externa, fara transport);

-          *Val.transport : câmp calculat cu valoarea transportului aferenta valorii in valuta de mai sus (calculat proportional cu valoarea in valuta); 

-          *Tx.vam. : câmp calculat cu valoarea taxelor vamale aferenta (calculata proportional cu valoarea in valuta);

-          *Com.vamal : câmp calculat cu valoarea comisionului vamal aferent (calculata proportional cu valoarea in valuta);

-          *Accize : câmp calculat cu valoarea accizelor, calculata proportional cu valoarea in valuta;

-          *Valoare lei : câmp calculat cu valoarea de gestiune aferenta valorii in valuta (este egal cu *Val valuta x Curs valutar + *Tx.vam + *Com.vamal + *Accize)

 

            In cazul platii TVA-ului in vama (schimbarea legislatiei incepând cu 15.04.2007) utilizatorul are posibilitatea sa bifeze/debifeze câmpul *TVA platit in vama. Implicit pentru documente noi câmpul va fi bifat iar nota contabila va tine cont de aceasta optiune. Daca s-a obtinut certificat de amânare a platii TVA atunci trebuie debifat acest câmp si programul va lucra ca inainte.

            De la versiunea cnt477 nu mai trebuie selectat DI la tip cumparare si nici codul 14-taxare inversa pentru ca programul sa trateze TVA-ul in decontul de TVA cu taxare inversa. Indicatia programului este bifa cu TVA platit in vama sau  nu.

 

 

Pentru mai multe informatii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date Fereastra de tip ‘one to many’

 

o        Repartizare plati externe

            Optiunea permite vizualizarea tuturor documentelor aflate in sold, emise in valuta de catre un furnizor, introducerea unui document de plata si selectarea DVI-ului pentru inregistrarea platii direct la acel DVI.  Se permite plata in alta moneda decât cea in care a fost inregistrat DVI-ul, cu conditia ca sa fie introduse cursurile valutare de la data platii pentru ambele monede. Implicit plata se face catre furnizorul principal (de marfa, de regula), dar bifând in partea superioara dreapta Transportator programul selecteaza soldurile acelui furnizor aflat in postura de transportator. Chiar si la platile catre transportatori, documentele afisate sunt DVI-urile aferente si nu facturile transportatorilor.

 

o        Plati externe

Permite introducerea platilor catre furnizorii externi. Ecranul este impartit in trei zone:

            I. In partea superioara se gasesc datele preluate din DVI, care nu pot fi modificate :

            *Nr.doc: nr.DVI;

            *Data: data DVI;

            *Furnizor: denumire furnizor extern;

            *Cont furnizor: cont contabil furnizor extern;

            *Cod valuta: cod valuta;

            *Val.valuta: valoare valuta (fara valoarea transportului);

            *Curs valutar: cursul valutar din DVI

            *Valoare lei:

apoi datele privind transportul :

            *Nr.doc de transport:

            *Data doc.transport:

            *Transportatorul:

            *Cont contabil transportator:

            *Valoare transport

 

                        II. In partea de mijloc este zona de incarcare a platilor catre furnizorul extern de marfuri/servicii. Câmpurile sunt urmatoarele:

            *Nr.doc.pl : numarul documentului de plata externa;

            *Data doc : data documentului de plata externa;

            *Valuta : valuta de plata; se observa existenta a doua câmpuri in dreptul acestei coloane :  cel de pe rândul al doilea reprezinta valuta in care a fost emis DVI-ul si nu poate fi modificat (il vom numi, pentru simplificare Valuta1). Câmpul de valuta de pe primul rând reprezinta valuta in care s-a facut plata (il vom numi pentru simplificare Valuta2). El implicit este acelasi cu valuta din DVI (deci implicit Valuta2=Valuta1 ) dar poate fi modificat daca plata s-a facut in alta valuta.

            *Curs v.: Cursul valutar din ziua platii pentru valuta corespunzatoare. Când cele doua valute nu sunt diferite cursurile sunt, evident, egale. Vom numi cele doua cursuri valutare, corespunzatoare valutelor Valuta1 si Valuta2, respectiv Curs1 si Curs2. Daca Valuta1 nu este aceeasi cu Valuta2 trebuie completate ambele cursuri valutare de catre utilizator.

            *Val.valuta : valoarea platita in valuta. In mod analog, vom numi cele doua valori corespunzatoare celor doua valute Val1 si respectiv Val2. Daca Valuta1 nu este aceeasi cu Valuta2 atunci in mod normal si Val1 nu poate fi egal cu Val2. Val2 este câmpul completat de utilizator cu valoarea platita in moneda Valuta2. Câmpul Val1 va fi calculat de program si este egal cu (Val2 x Curs2)/Curs1. Câmpul Val1 reprezinta echivalentul platit in moneda in care a fost constituita datoria si foloseste la calculul soldului furnizorului.

            *Val.lei : este câmp calculat automat de program, valoarea lui fiind Val2 x Curs2;

            *Dif.curs val.: diferenta de curs valutar (câmp calculat de program);

            *Banca : codul bancii preluat din nomenclatorul de banci;

            (Avansuri): buton care serveste la vizualizarea avansurilor catre acest furnizor. Sunt vizualizate numai avansurile facute in moneda DVI-ului.

            Dedesubtul rândurilor cu platile introduse se afla câmpurile calculate

            *Total incasat: valoarea totala a incasarilor pe acel document (factura externa);

            *Sold:   soldul documentului (facturii externe); 

           

            III. In partea inferioara a ecranului se incarca platile catre transportatorul extern. Câmpurile au aceeasi denumire si semnificatie cu cele din zona II.

 

Pentru mai multe informatii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date Fereastra de tip ‘one to many’

 

-          Avans furnizori externi

 

            Optiunea permite incarcarea platilor in avans catre furnizorii externi, utilizatorul introducând date in urmatoarele câmpuri:

            -    *Valuta : preluata din nomenclatorul de valute;

-          *Banca : codul bancii preluat din nomenclatorul de banci;

-          *Tip doc : tipul documentului de incasare;

            -     *Nr.doc.i. : numarul documentului de incasare;

            -     *Data doc.: data documentului de incasare;

            -     *Curs v.: cursul valutar la data incasarii;

            -     *Furnizor : denumirea furnizorului;

            -     *Val (valuta) : valoarea platita in valuta;

            -     *Valoare lei : valoarea in lei, calculata de program;

-     *Cont avans : contul contabil de avans furnizori (necesar pentru generarea notei contabile)

-          *Sold : soldul avansului, egal initial cu valoarea avansului, urmând sa se micsoreze treptat pâna devine zero, pe masura ce a fost preluat pentru a ‘stinge’ facturi externe;

Aceste avansuri vor fi preluate automat in fisa valutei, cât si in fisa furnizorului.

Pentru mai multe informatii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date Fereastra ‘multiinregistrare’

 

-          Liste furnizori externi

 

Apelul optiunii incarca un ecran in care poate fi selectat furnizorul (daca nu se selecteaza nici unul, lista va contine toti furnizorii)  si Valuta (daca nu se alege nici una lista va contine toate valutele, pe rând).

Listele privind furnizorii sunt urmatoarele:

(Pe luni): lista miscarilor furnizorilor grupata pe luni;

(Pe documente): lista DVE-urilor cu platile aferente si cu soldurile lor;

(Avansuri l.curenta) : lista avansurilor inregistrate in luna curenta;

(Facturi in sold): lista facturilor de export aflate in sold;

(Avansuri in sold): lista avansurilor catre furnizori aflate in sold;

(Decontare avansuri luna curenta) : lista decontarilor de avansuri din luna curenta ;

(Valuta + lei) : lista centralizata a documentelor, atât in valuta cât si in lei;

 

-          Lista DVI-uri

 

Lista contine toate DVI-urile cu data cuprinsa intr-o anumita perioada (implicit cele din luna curenta). Sunt afisate (tiparite) cronologic informatiile privind valoarea (in valuta), cursul valutar, taxele vamale, comisionul vamal, TVA, valoarea transportului.

Avansuri spre decontare in valuta, cu submeniul :

 

 

            Pentru a putea lucra cu avansuri spre decontare, e necesara inserarea debitorilor in nomenclatorul de conturi in valuta, alocand pentru fiecare contul (542 sau analitic) precum si valuta respectiva. De asemeni, e necesara introducerea soldului initial, in prima luna de utilizare, ca la orice cont in valuta. Astfel, toate operatiile facute se vor regasi in fisa valutei si in notele contabile, iar soldul fiecarui cont se va reevalua la sfarsitul lunii .

Incarcarea avansului se face completand mai intai o sectiune cu urmatoarele campuri :

- *Cod debitor -cu preluare din nomenclatorul de conturi in valuta, care preia automat *Denumirea, *Contul contabil al debitorului (542 sau analitic al acestuia) precum si *Valuta utilizata.

- *Data : data acordarii avansului

- *Tipul documentului

- *Numarul documentuui

- *Suma acordata

- *Curs valutar : se incarca automat daca exista incarcat cursul zilei respective la sectiunea Cursuri valutare dar poate fi introdus si manual, prin deplasarea cu mouse-ul pe acest camp.

- *Cod cont : reprezinta codul contului de casa din care se acorda avansul. In popup se vor regasi doar conturile avand valuta din decont. Prin preluarea acestui camp se incarca automat si *Contul contabil aferent.

-*Diurna deductibila : suma este inclusa in avans

-*Diurna nedeductibila : suma este inclusa in avans

 

Aceste informatii (de mai sus) se incarca la acordarea avansului.

La depunerea decontului justificativ se vor incarca urmatoarele date :

-*Data depunerii decontului . Daca nu exista incarcat cursul valutar din data depunerii programul trimite automat in fereastra respectiva pentru a fi incarcat.

-*Tipul documentului

-*Numarul documentului

-*Suma restituita : suma ramasa dupa justificarea avansului care se restituie de catre debitor in casierie;

-*Suma primita :  suma primita in plus de catre debitor, daca dupa justificarea avansului se constata un sold negativ.

Se presupune ca se incarca ori suma primita, ori suma restituita, nu ambele.

Programul calculeaza suma corespunzatoare in lei, precum si diferenta de curs la primire/restituire. Se poate completa si o rubrica de *Observatii.

In sectiunea Documente justificative se incarca fiecare document justificativ cu *Nr. doc, *Data doc, Furnizor, *Total, *Cont contabil debitor (cont intrare). Cursul valutar pentru toate documentele este cel de la depunerea decontului si va fi incarcat automat de program. Pentru ca achizitia sa fie corect incadrata, la intracomunitare sau la import este necesar sa fie bifata corespunzator la rubrica UE/Import. In aceasta rubrica un dublu-click cu mouse-ul comuta intre cele doua. Implicit programul pune bifa pentru Intracomunitare. Dupa ce s-a completat fiecare inregistrare trebuie apasat pe butonul (Date generale despre achizitie). Acest buton face sa apara fereastra de Achizitii intracomunitare sau DVI-ul, dupa cum s-a bifat. O data intrat pe acest buton nu se mai poate schimba incadrarea achizitiei decat prin stergere si reintroducere. Apasarea butonului  (Date generale despre achizitie) permite introducerea altor informatii specifice, precum si generarea automata a documentului de plata.

      Deoarece toate documentele justificative se incarca cu data depunerii decontului, acesta trebuie inchis la aceasta data. Un avans spre decontare care a fost depus si este preluat un luna urmatoare cu sold nenul nu mai poate fi inchis decat prin revenirea la luna depunerii  si  apoi dat Transfer solduri.

 

 

Programul poate tipari doua tipuri de liste, cu diverse filtre. Rapoartele sunt : Lista deconturi si Centralizator. Se poate face filtru dupa debitor. De asemeni, se pot lista doar deconturile  aflate in sold sau doar cele care au fost depuse. Conditiile se pot combina.

 

Fisa valutei          :  cuprinde operatiile valutare

 

-          Sold initial

Aici se incarca soldul la inceputul lunii al conturilor in valuta. Se preia automat soldul final al unei luni, ca sold initial al lunii urmatoare.

 

*Valuta

*Banca

*Sold valuta

*Sold lei

 

ATENTIE !

- Pentru a putea vizualiza fisa unui cont de valuta e OBLIGATORIU sa fie incarcat soldul initial al acelei valute (chiar daca acesta e zero).

- Pentru ca reevaluarea soldului la sfarsitul lunii sa fie corecta este necesar sa fie completat, in luna de initializare, atat soldul initial in valuta, cat si cel in lei. Soldul in lei trebuie sa coincida cu soldul initial al contului respectiv din fisa de cont si balanta analitica. 

 

o        Fise conturi in valuta

 

Aici se incarca toate operatiile valutare cu exceptia incasarilor de la clientii externi, platilor catre furnizori externi si a transferurilor de valuta dintr-o banca in alta.

Câmpurile sunt urmatoarele:

            In antet :

-          valuta

-          cod cont

-          sold initial (valuta)

-          sold initial (lei)

-          Curs pentru reevaluare

-          Centre de cost (daca s-a optat in configurare pentru lucrul cu centre de cost)

 

Câmpurile din antet sunt doar pentru vizualizare, neputându-se face modificari.

 

In zona inregistrarilor:

            - data operatiunii

            - tipul documentului primar

            - numarul documentului primar

            - explicatii

            - debit

            - credit

            - cont contabil corespondent

            - cursul valutar

            - valoare in lei debit (calculat)

            - valoare in lei credit (calculat)

Atentie! In cazul decontarilor interne programul va face automat la generarea fisei trecerea prin contul 581.

In partea de jos a ecranului apar rulajele si soldurile, in lei si in valuta.

 

o        Transfer

 

Prin aceasta optiune se incarca transferurile de valuta intre conturile valutare proprii de la doua banci diferite.

Câmpurile sunt urmatoarele :

                        - data transferului

                        - tip document

                        - numar document

                        - valuta

                        - valoarea in valuta

                        - banca de destinatie a banilor

                        - cursul valutar al bancii destinatie

                        - valoarea in lei aferenta bancii destinatie (calculat de program)

                        - banca sursa

                        - cursul valutar al bancii sursa

                        - valoarea in lei aferenta bancii sursa (calculat de program)

 

 

o        Liste cu selectie un cont

 

Fiecare din urmatoarele liste poate fi data pentru valuta selectata la ‘Selectati codul’:

 

-                      Fisa lunara

 

Cuprinde toate inregistrarile in moneda selectata ale lunii curente, in ordine cronologica, atat valorile in valuta, cat si cele in lei, utilizând cursul fiecarei operatiuni.

 

-                      Fisa zilnica

 

Cuprinde toate inregistrarile in valuta ale lunii curente in ordine cronologica, evidentiindu-se soldul fiecarei zile.

 

-           Fisa anuala

 

            Cuprinde toate inregistrarile inregistrate in modulul “Valuta” din anul curent. Nu sunt afisate si valorile in lei, datorita faptului ca nu pot fi prinse si inregistrarile de reevaluare solduri (acestea aparând doar la notele contabile, avand loc doar in lei, nu si in valuta). Soldul initial din lista este cel inregistrat la “Valuta -> Fisa valutei -> Sold initial” in prima luna din anul curent in care s-a lucrat cu valuta respectiva.

 

-                      Reg.casa

 

Cuprinde inregistrarile aferente registrului de casa, in moneda selectata.

 

o        Liste cu selectie multipla

 

            Aici se poate tipari registrul de casa cumulat pe mai multe coduri care vor fi selectate in prealabil. Poate fi util in cazul in care exista mai multe coduri pe aceeasi valuta si se doreste o singura lista pentru valuta respectiva.

 

-          Credite : permite introducerea si urmarirea creditelor in valuta si a ratelor acestuia.

-          Raport actiuni :     permite selectarea codurilor de actiuni pentru a genera raportul privind facturile emise clientilor, respectiv cele primite de la furnizori pentru fiecare actiune in parte. Raportul poate fi detaliat sau simplificat, pe un cod sau pe toate codurile de actiuni.

            -     Generari : generari automate de note contabile din partea de valuta

 

      Import -> Note

Creeaza nota contabila aferenta DVI-urilor, ce include:

o                                Introducerea in costul de achizitie a valorii facturii externe, a valorii taxelor vamale, a comisionului vamal, a accizelor si a transportului extern;

o                                Plata taxelor vamale, a comisionului vamal, a accizelor si a TVA-ului in vama, conform documentelor de plata introduse la incarcarea DVI-ului.

Export -> Note

o                                Creeaza nota contabila aferenta emiterii facturilor pentru export folosind contul de clienti, contul de venituri si valoarea in lei de la optiunea Export.

Fisa -> Note

o                                Creeaza o nota contabila continând toate operatiile de incasari si plati in valuta, inclusiv notele privind diferentele de curs valutar.

Toate

Genereaza pe rând, nota din import, nota din export, nota din operatii valutare (fisa) .

Toate+prelucrari

Genereaza pe rând, nota din import, nota din export, nota din operatii valutare (fisa) si efectueaza Prelucrarea.

            Reevaluare

·               Reevaluare sold clienti externi : genereaza (numai la luna decembrie) nota contabila de reevaluare a soldurilor clientilor externi, la cursul valutar introdus in Valute

·                  Reevaluare sold furnizori externi : genereaza(numai la luna decembrie) nota contabila de reevaluare a soldurilor clientilor externi, la cursul valutar introdus in Valute

·                  Reevaluare sold avans cl. externi : genereaza nota contabila de reevaluare a soldurilor avansurilor catre clientii externi (cont 419…) (doar.pt.decembrie).

·                  Reevaluare sold avans furn. externi: genereaza nota contabila de reevaluare a soldurilor avansurilor catre furnizorii externi (cont 409…) (doar.pt.decembrie).

·                  Toate (inclusiv Reevaluarea) : genereaza toate notele contabile de la sectiunea Valuta, inclusiv Reevaluarea

·                  Toate (inclusiv Reevaluarea) + Prelucrare :   genereaza toate notele contabile de la sectiunea Valuta, inclusiv Reevaluarea si efectueaza Prelucrarea

 

Leasing

 

Optiunea permite introducerea contractelor de leasing financiar, precum si a facturilor emise, atat  de furnizorul de leasing cat si de furnizorul de asigurari. Partea superioara a ecranului contine datele generale ale contractului de leasing :

*Data contractului

*Tipul documentului

*Nr.contractului

*Obiectul contractului

*Furnizorul serviciului de leasing

*Furnizorul de asigurare

*Valoarea totala (in valuta, fara TVA)

*Valuta contractului

*Cursul istoric : cursul BNR de la data incheierii contractului

*Nr de rate

*Avansul (in valuta, fara TVA)

*V.reziduala (in valuta, fara TVA)

*Rata reziduala (in valuta, fara TVA). Programul calculeaza implicit rata reziduala ca fiind V.reziduala / Nr.rate. Daca s-a optat pentru cazul “valoarea reziduala inclusa in rate” acest camp va fi completat automat la incarcarea ratelor lunare. Daca s-a optat pentru “valoarea reziduala platita la sfarsit” va trebui sters acest camp calculat de program.

*Capital : camp auxiliar, calculat de program ca fiind

 (Valoarea totala – Avans)/Nr.rate.

 Acest camp ar fi preluat automat la introducerea facturilor de rate.

 Daca leasing-ul dv. are calculata altfel valoarea capitalului platit in rata lunara, va rugam sa stergeti acest camp si sa introduceti (la momentul respectiv) valoarea capitalului aferent fiecarei facturi de rata, asa cum este specificat in factura furnizorului.

*Dobanda : valoarea totala a dobanzii, asa cum apare pe scadentar.

*Rata dob. : camp auxiliar calculat de program ca fiind Dobanda/Nr.rate. Ca si la *Capital, acest camp poate fi sters daca modul de calcul al ratei dobanzii este diferit. Va fi incarcat in momentul primirii facturii de la furnizor cu valoarea specificata pe factura.

*Comision : valoarea comisionului de administrare (valuta, fara TVA)

*Rata com : camp auxiliar, valoarea comisionului inclusa in rata lunara. Se calculeaza cu formula :

Rata com = Comision / Nr.rate

            Utilizarea acestei valori este optionala, de asemeni.

            *Asigurare : valoarea politei de asigurare (valuta, fara TVA)

            *Rata asig : camp auxiliar, valoarea ratei lunare a asigurarii (valuta, fara TVA), calculata dupa formula :

                                    Rata asig = Asigurare / Nr.rate

            *Platit : camp calculat, reprezentand valoarea totala facturata din capital (avansul plus ratele lunare de capital, din facturile incarcate dupa cum vom vedea mai jos)

            *Sold luna : soldul contractului. Se calculeaza dupa formula

                                    Sold luna = Valoarea totala – Platit

            *Rata : camp auxiliar, calculat, reprezentand suma dintre Capital, Rata reziduala, Rata dob, Rata com si Rata asig. Campul este informativ.

            *Curs reev : initial este identic cu Curs istoric. De la o luna la alta, va fi incarcat (automat) de program cu cursul de reevaluare de la sfarsitul lunii precedente (incarcat in program la 1 al lunii curente). Este important datorita faptului ca reevaluarea lunara a soldului leasingului se face in functie de aceasta valoare.

            Programul va genera si notele contabile corespunzatoare operatiunilor de leasing, atat la inregistrarea contractului, cat si in timpul derularii acestuia. Pentru corecta inregistrare e nevoie de initializarea conturilor contabile utilizate, deci incarcarea simbolurilor conturilor din partea dreapta a ecranului cu acele conturi (sau analitice) pe care doriti sa le utilizati. E vorba despre 213, 401, 232, 471, 167, 668, 768, 666, 613, 8051, 628 si 6581 pe care va rugam sa le completati cu ceea ce aveti in planul de conturi si se potriveste contractului dv. Contul 471 e posibil sa nu fie folosit, daca nu aveti comisioane inregistrate in avans dar totusi va trebui completat.

             Incepand cu versiunea CNT542 se pot  completa si analitice aferente cheltuielilor nedeductibile 50%, pentru conturile 668, 666, 613, 628 si 6581.

            In zona a doua a ecranului se introduc datele privind facturile de leasing. Campurile sunt :

            *Rata nr. : numarul ratei. Avansul si comisioanele de inceput se inregistreaza cu rata nr.0, celelalte facturi – cu nr. corespunzator ratei

            *Tip doc : F-factura, D-decont (pt. asigurare). In cazul decontului, nu se genereaza si TVA

*Data doc : data documentului primit

*Nr doc. : numarul documentului primit

*Avans : valoarea in valuta a avansului, asa cum apare pe factura emisa de furnizorul de leasing

*Curs valutar : cursul valutar de pe factura

*Capital : valoarea capitalului inclusa in rata (in valuta), asa cum apare pe factura

*Dobanda : valoarea dobanzii inclusa in rata (in valuta) , asa cum apare pe factura

*Comision : valoarea comisionului. Daca numarul ratei este 0 inseamna ca intreg comisionul a fost platit la inceputul derularii contractului. Daca e vorba despre un comision ce reprezinta o plata in avans care, din punct de vedere fiscal trebuie trecuta pe cheltuieli in lunile urmatoare, trebuie bifat campul *Ant si programul il va trece mai intai prin contul 471-Cheltuieli in avans. Altfel, e trecut direct pe cheltuiala, prin contul 628. Daca numarul ratei este mai mare ca 0 si comisionul reprezinta doar recuperarea cheltuielii, se va bifa campul *Ant

*Asigurare

*Valoare reziduala

*Total plata : camp informativ care cumuleaza pe orizontala valorile in valuta

*Val.fara TVA : valoarea totala in lei fara TVA

*Tva : valoarea in lei a TVA

*Valoare lei = *Val fara TVA + *Tva

*Tip ded TVA : camp care indica tipul deductibilitatii TVA si anume :

            D : cumparari destinate activitatilor cu drept de deducere a TVA

            F : cumparari destinate activitatilor fara drept de deducere a TVA

            C : cumparari destinate atat activitatilor cu drept de deducere a TVA cat si activitatilor fara drept de deducere a TVA, deducerea TVA facandu-se pe baza de prorata. Acest camp se va reflecta ca atare in jurnalul de cumparari - (DEOCAMDATA CAMPUL NU E VIZIBIL, FIIND INCARCAT IMPLICIT CU "D")

Sub fiecare valoare in valuta, programul calculeaza valoarea corespunzatoare in lei, prin inmultirea sumei in valuta la cursul valutar introdus.

Pe randul cu valorile in lei se mai gaseste un camp de observatii, de 20 de caractere, ce poate fi completat de utilizator la nevoie.

Pentru fiecare factura introdusa in zona de pozitii exista un camp numit "Neded" care poate avea valorile 0 sau 1 astfel : 

        0 (valoare implicita) : la generarea notei contabile toate cheltuielile se vor inregistra integral pe contul initial de chaltuiala, indiferent daca exista sau nu introduse conturi de cheltuieli nedeductibila

        1 :  la generarea notei contabile 50% din valoarea fiecarei cheltuieli va fi inregistrata pe primul cont, considerat de cheltuieli deductibile si 50% pe al doilea cont, considerat de cheltuieli nedeductibile; in acest caz 50% din TVA va fi considerat nedeductibil si va fi impartit 50%-50% intre conturile de cheltuieli cu taxe si impozite (635) analitic pentru deductibile si analitic  pentru nedeductibile; pentru ca acest lucru sa fie posibil trebuie completate campurile corespunzatoare de cheltuieli nedeductibile cu analitice care au fost, in prealabil introduse in planul de conturi.

 

In momentul operatiei de Prelucrare generala programul genereaza atat pozitiile corespunzatoare in jurnalul de cumparari, cat si notele contabile corespunzatoare. Nu  au importanta conturile generate in jurnalul de cumparari, deoarece nu de acolo se formeaza nota contabila, ci direct din Leasing.         Platile efectuate la facturile de Leasing se vor inregistra identic cu toate platile facturilor de furnizori.

Pentru ca soldul leasing-ului sa fie corect reevaluat la sfarsitul lunii este necesar ca in Valute-> Cursuri valutare sa fie inregistrat cu data de 1 al lunii urmatoare cursul comunicat de BNR in ultima zi a lunii curente. Reevaluarea soldului se face la Prelucrarea generala.

 

            Note

            Note contabile

 

Optiunea apeleaza o fereastra de tip ‘one-to-many’ (antet - pozitii).

            Aici se pot vizualiza notele generate din alte documente sau preluate din alte module dar se pot si incarca note independente.

Imaginea ce apare pe ecran are doua zone:

     - I  Zona de antet ce contine numarul notei si data notei contabile.

     - II Zona de inregistrari (pozitii) ce contine inregistrarile contabile alocate notei respective.

Pentru a se efectua inregistrari intr-o nota contabila se procedeaza astfel:

    Din câmpul *Data al zonei I tastând Enter cursorul se muta in zona II .

Atentie ! Nu e permis sa se lase numarul notei neincarcat sau sa se introduca doua note cu            acelasi numar !

            Formatul câmpului data este dat de setarea proprie WINDOWS-ului care se poate modifica utilizând optiunea Regional Settings din Control Panel.

            Din antet trecerea de la o nota la alta se poate face prin selectorul de inregistrari din partea de jos stânga a ecranului sau cu tastele Page Up, respectiv Page Down, cursorul fiind pozitionat pe zona antetului.

    Zona II contine :

            *Tip doc :  tipul documentului primar;

            *Nr doc :  numarul documentului primar;

            *Data doc : data documentului primar;

            *Explicatii : explicatii privind operatia;

            *Cont debitor : simbolul contului debitor, validat de program in planul de conturi;

            *Cont cred. : simbolul contului creditor, validat de program in planul de conturi;

            *Suma : valoarea (in lei);

Daca se doreste utilizarea unui analitic, acesta trebuie introdus in prealabil in planul de conturi.

    Din câmpurile "Cont debitor"  si "Cont cred." poate fi vizualizat planul de conturi apasând cu mouse-ul pe sagetile din stânga (pop-up) ale conturilor. Cu mouse-ul sau cu tastatura se poate selecta contul dorit, care va fi automat introdus in câmp.

            Pentru mai multe detalii privind operarea consultati si Elemente de operare in baza de date Fereastra ‘one to many’

 

Observatii

- In cazul conturilor cu analitice, programul nu permite lucrul cu contul sintetic. Toate operatiile se vor face prin intermediul analiticelor.

- Inserarea unei pozitii noi intr-o nota contabila se face apasând combinatia Ctrl+ sau, folosind selectorul de inregistrari, se pozitioneaza cursorul pe ultima pozitie si apoi deplasindu-l o pozitie in jos se creeaza o inregistrare libera.

- Stergerea unei pozitii se face:

            1) deplasând cursorul pe acea pozitie si apoi apasind pe combinatia de taste Ctrl-

sau

            2) selectând inregistrarea prin apasarea cu mouse-ul pe selectorul din stânga al acesteia si apoi apasând tasta Delete.

    Deplasarea la urmatoarea nota contabila sau introducerea unei note contabile noi dupa ce  s-au introdus toate pozitiile notei curente se poate face utilizând combinatia de taste         <Ctrl Tab> care va pozitiona cursorul pe numarul notei urmatoare.

     O alta modalitate de a insera o noua nota contabila este pozitionarea cursorului pe ultima nota incarcata prin tastarea combinatiei <Ctrl End> având cursorul pozitionat in zona I si tastarea apoi a combinatiei <PageDown>.

    Stergerea unei note contabile se face cu ajutorul tastei Delete dupa ce s-a selectat intreaga nota. Atentie ! Astfel se vor sterge instantaneu toate pozitiile notei fara posibilitatea de a le mai recupera.

 

-          Note cumulate

Vizualizarea tuturor notelor contabile succesiv pentru cautari si filtre mai rapide. Formatul nu permite modificari in continutul inregistrarilor.

 

            Inchid : cuprinde inchiderile de conturi.

 

Contine submeniul:

- Inchidere TVA

- Inchidere cheltuieli

- Inchidere venituri

- Toate (+Prelucrare)

 

-Inchidere TVA

 La apelul acestei optiuni se va crea nota de inchidere a conturilor de TVA.

Daca se mai fac modificari in note, modificari care reclama o noua inchidere de venituri, cheltuieli, respectiv de TVA nu este nici o problema. Inchiderea se poate apela din nou, ea va fi refacuta, pastrându-si numarul anterior.

-Inchidere cheltuieli :

 Programul permite efectuarea automata a inchiderii conturilor de cheltuieli prin contul de profit si pierdere 121 sau printr-un analitic, incarcat la Nomenclatoare->Conturi uzuale.        -Inchidere venituri

 Programul permite efectuarea automata a inchiderii conturilor de venituri prin contul de profit si pierdere 121 sau prin analiticul contului, incarcat la Nomenclatoare->Conturi uzuale. Atentie! Daca societatea contine inregistrari prin contul 711 - Venituri din productia stocata, este obligatoriu ca planul de conturi sa contina analiticul 121.711, pe care programul il va folosi pentru inchiderea separata a contului 711 precum si un alt analitic ce va fi utilizat pentru inchiderea celorlalte conturi de venituri, respectiv a conturilor de cheltuieli. Acest lucru este necesar pentru corecta generare a declaratiei de impozit pe profit (v.Impozit). PRIMUL ANALITIC CREAT AL LUI 121 NU VA FI 121.711, CI ANALITICUL CU CARE SE DORESTE INCHIDEREA CELORLALTE CONTURI DE VENITURI SI A CONTURILOR DE CHELTUIELI. Acest analitic va fi incarcat de program automat in Nomenclatoare->Conturi uzuale.

 

            Impozit

            - Impozit profit

    Programul creeaza Declaratia de impozit pe profit . Aceasta va fi vizualizata pe ecran. Câmpurile pe fond alb pot fi completate de operator (daca si unde este cazul). La completarea unui câmp, se vor recalcula automat toate câmpurile afisate pe ecran pentru ca declaratia de impozit sa reflecte realitatea contabila.

     In cazul societatilor care au ca obiect de activitate productia si utilizeaza in contabilitate contul 711 - Venituri din productia stocata, pentru a se putea completa corect câmpul *Venituri din exploatare din Declaratia de impozit, este necesar sa se utilizeze un analitic al contului 121 si anume 121.711. Programul va aduna, pe lânga rulajele celorlalte conturi de venituri din exploatare, soldul creditor al contului 121.711 sau, dupa caz, va scadea soldul debitor al acestui cont.

 

            ATENTIE! deoarece programul repartizeaza toate operatiunile anterioare ale unui sintetic pe primul analitic creat, mai intâi introduceti analiticul asupra caruia doriti sa se transfere soldul si rulajele anterioare, de ex. 121.01 si apoi pe 121.711. 

 

Pentru ca programul sa calculeze corect depasirile de cheltuieli de protocol, respectiv reclama si publicitate, este necesar ca aceste cheltuieli sa fie inregistrate in analitice astfel : cheltuieli de protocol in contul 623.01, cheltuieli de reclama si publicitate in contul 623.02 si cheltuieli cu sponsorizarea in 623.03.

Forma are atasat meniul:

- Iesire cu generarea notei contabile

- Iesire fara generarea notei contabile

 

La apelul optiunii Iesire cu generarea notei contabile programul creeaza nota de 

evidentiere a impozitului pe profit precum si inchiderea contului 691 prin 121. Conditia ca nota sa fie generata corect este completarea conturilor de : impozit pe profit (441) si cheltuieli cu impozitul pe profit (691).

            Incepand cu versiunea CNT552 (martie 2013) declaratia este in format XML, conform cu OPANAF 1950/2012. 

 

- Impozit venit

Genereaza declaratia de venit pentru microintreprinderi.

 

             - Venituri si cheltuieli

            Contine lista veniturilor si cheltuielilor pe tipuri (din exploatare, financiare, exceptionale). Pentru a se obtine corecta e necesar sa fie mai intâi inchise toate veniturile si cheltuielile si data comanda Prelucrare.

 

             - Venituri si cheltuieli/centre de cost

           

Contine lista conturilor de  venituri si de cheltuieli pe tipuri (din exploatare, financiare, exceptionale) grupate pe centre de profit sau centre de cost, daca la Configurare s-a selectat optiunea *Cu incarcare Centre de cost (sau *Cu incarcare doar Centrul1). Lista va contine veniturile si cheltuielile defalcate pe centrul1 si apoi, eventual, pe centrul2 de cost. Optiunea are sens sa se apeleze daca s-a bifat in Configurare una din variantele de lucru  “Cu centre de cost”, caz in care la fiecare inregistrare de cheltuiala sau de venit utilizatorul e obligat sa incarce Centrul de cost aferent.

 

            - Asociere in participatiune

           

            Permite afisarea balantelor sintetice si analitice cât si a deconturilor de venituri si cheltuieli pe asociati. Se selecteaza asociatul precum si lista dorita si aceasta va fi afisata.

 

            Prelucrare

            -           Prelucrare

  Cu ajutorul optiunii Prelucrare, apelabila dupa inregistrarea soldurilor precedente (daca este cazul) si a notelor contabile (generate sau introduse direct), se vor crea toate situatiile contabile : registrul-jurnal de operatii contabile, fisele de cont analitice, fisele sintetice, balantele de verificare (lunare sintetice, lunare analitice si semestriale sintetice), registrul de casa, alte registre de trezorerie.

Atentie !  Orice modificare efectuata in notele contabile sau in initializarea soldurilor, pentru a fi preluata si in situatii trebuie urmata de apelul  optiunii Prelucrare.

  Dupa apelul optiunii Prelucrare pot fi tiparite sau vizualizate pe ecran documentele create.

-                Generari+Inchideri+Prelucrare : Genereaza  toate notele contabile, mai putin impozitul pe profit (venit) si efectueaza Prelucrarea;         daca s-a optat pentru generarea on-line a notelor contabile e suficient sa se dea Inchideri si Prelucrare.

-                Verificare

 

se afiseaza documentele de plata/incasare la o factura cu tva la incasare ce contine tva, pentru care nu a fost distribuit niciun tva pe doc. de plata/incasare

Pentru cazurile de erori de la punctul anterior se face redistribuirea tva-ului la documentele de incasare; sunt luate in considerare toate documentele din luna

Pentru cazurile de erori de distribuire tva se face redistribuirea tva-ului la documentele de plata; sunt luate in considerare toate documentele din luna

 

Se face redistribuirea de la punctele anterioare atat la facturile clientilor cat si la cele ale furnizorilor

 

Cele trei puncte anterioare anuleaza eventualele distributii manuale, operate pe documentele de decontare (zecimale reglate, etc.)

 

Dupa fiecare din cele trei puncte anterioare se face automat o Prelucrare generala.

 

 

 

            Cash-Flow

 

Prin aceasta optiune se poate urmari fluxul banilor prin conturile de trezorerie, de la inceputul anului pana in prezent. Sunt disponibile doua rapoarte, unul detaliat, care cuprinde fiecare operatiune si altul centralizat, cu totalurile pe conturile corespondente.

ATENTIE ! Pentru a se putea genera rapoartele pe baze de date incarcate cu versiuni mai vechi de program este necesar sa se faca operatia de Restructurare pentru fiecare luna a anului si apoi sa se dea, pe rand, incepand cu luna ianuarie Prelucrare si Transfer solduri pana la luna curenta.

 

 

            Situatii/Grafice

 

Apelul acestei optiuni este urmat de aparitia unui submeniu de forma :

 

- Vizualizari

- Liste

- Grafice/Liste in valuta

 

- Vizualizari

       - Balanta sintetica lunara

       - Balanta analitica lunara

       - Balanta sintetica semestriala

       - Balanta analitica semestriala

- Liste

             - Balanta lunara sintetica

       Formatul acestei balante este de opt coloane (patru egalitati),având urmatoarea structura :

            - Total sume precedente (Debit, Credit);

            - Rulaj luna curenta (Debit, Credit);

            - Total sume la sfârsitul lunii (Debit, Credit);

            - Solduri finale (Debit, Credit).   

si continând conturile sintetice (de gradul 1 si 2).

            - Balanta lunara analitica,  având acelasi format, dar cuprinzând si conturile analitice.

            - Balanta semestriala 1 sintetica

Formatul de tiparire este de opt coloane cu structura :

                        - Solduri la 1 ianuarie (Debit, Credit);

                        - Rulaje cumulate (Debit, Credit);

                        - Total sume la sfârsitul lunii (Debit, Credit);

                        - Solduri finale (Debit, Credit).

            - Balanta semestriala 1 analitica, cu aceleasi coloane ca si formatul precedent dar contine si conturile analitice.

 

       - Balanta semestriala 2 sintetica

Formatul de tiparire este de opt coloane cu structura :

            - Solduri la 1 ianuarie (Debit, Credit);

            - Rulaje lunare (Debit, Credit);

            - Total rulaje la sfârsitul lunii (Debit, Credit);

            - Solduri finale (Debit, Credit).

       - Balanta semestriala 2 analitica, cu aceleasi coloane ca si formatul precedent.

       - Balanta sintetica 5 egalitati format 1 :

-          Solduri la 1 ianuarie (Debit, Credit);

-          Rulaje precedente (Debit, Credit);

-          Rulaje curente (Debit, Credit);

-          Total sume (Debit, Credit);

-          Solduri (Debitoare, Creditoare);

       - Balanta analitica 5 egalitati format 1 : aceleasi coloane dar contine si conturi analitice;

       - Balanta sintetica 5 egalitati format 2 :

-          Solduri la 1 ianuarie (Debit, Credit);

-          Rulaje curente (Debit, Credit);

-          Rulaje cumulate (Debit, Credit);

-          Total sume (Debit, Credit);

-          Solduri (Debitoare, Creditoare);

       - Balanta analitica 5 egalitati format 2 : aceleasi coloane dar contine si conturi analitice;

       - Lista notelor   cuprinde lista notelor contabile introduse in luna curenta.

       - Fisa lunara detaliata include fisele de cont (analitice si sintetice) ale conturilor utilizate in luna curenta (in formatul ‘fisei de cont pentru operatii diverse’).

       - Fisa anuala detaliata cuprinde fisele de cont de la inceputul anului curent.

       - Fisa lunara cumulata cuprinde fisele de cont lunare cu valoarea totala pe fiecare cont corespondent.

       - Registrul jurnal  reprezinta lista inregistrarilor, in ordinea datei documentului primar, in formatul având codul 14-1-1.

       - Registrul de casa cuprinde lista inregistrarilor prin contul ‘Casa’ , conform formularului de Registru de casa.

       - Alte registre de trezorerie cuprind lista inregistrarilor prin conturile de trezorerie, grupate pe zile si având calculate rulajele si soldurile fiecarei zile .

       - Cartea mare   

La apelul optiunii programul va cere contul a carui carte mare o dorim precum si specificatia privind DEBITUL sau CREDITUL. Aceasta situatie este disponibila numai pentru conturile sintetice.

       - Registrul inventar

 

            Toate situatiile afisate pe ecran sunt insotite de urmatorul meniu:

- Iesire :   Inchiderea ferestrei si revenirea la meniul principal;

- Configurare tiparire

- Tiparire : Tiparirea listei la imprimanta in acelasi format cu cel afisat pe ecran;

   Apelul optiunii Configurare tiparire este echivalenta cu apelarea submeniului Page setup

prin care se poate seta dimensiunea paginii, formatul, marginile. Modificarile facute aici nu se salveza la parasirea raportului.

Tiparire listarea la imprimanta se va efectua tinând cont de modificarile create cu optiunea Configurare tiparire.

            Observatie ! Pentru a putea fi tiparite listele si chiar numai pentru vizualizarea pe ecran a formatului de liste este obligatoriu ca in WINDOWS sa fie setat cel putin un driver de  imprimanta. In caz contrar programul nu poate afisa nici pe ecran formatul listei dorite.

 

-          Grafice / Liste in valuta

 

            Aici se pot obtine anumite situatii prin transformarea in valuta a tuturor operatiilor efectuate. Ca sa fie posibil acest lucru e necesar ca la valuta respectiva sa fie introduse toate cursurile valutare din zilele in care au avut loc operatii. In plus, pentru evaluarea soldului de inceput de an programul utilizeaza ultimul curs introdus din anul precedent. Deci e obligatoriu sa fie incarcat macar un curs din anul precedent. In caz contrar apare un mesaj “Nu ati introdus corect cursul valutar !”. Daca la valuta solicitata sunt introduse cursurile valutare se pot tipari urmatoarele situatii in valuta :

            - Balanta lunara sintetica

- Balanta lunara analitica

- Balanta semestriala 1 sintetica

            - Balanta semestriala 1 analitica

            - Balanta semestriala 2 sintetica

- Balanta semestriala 2 analitica, cu aceleasi coloane ca si formatul in lei;

- Fisele de cont anuale in valuta si in lei;

- Centre de cost : genereaza situatia centrelor de cost in valuta si in lei ;

             

            Raportari        

 

            Programul genereaza formularele F10 si F20 conforme cu OMFP 879/25.06.2012 si exportul in fisier txt. Spre deosebire de fisierul txt din optiunea Bilant, acesta reflecta exact continutul formularelor din formatul IMATI si nu din balanta de verificare, prin urmare la preluarea in formularul de la ANAF (Soft A) nu se vor mai opera rotunjiri decat la elementele din bilant, nu la fiecare cont. De asemeni, se vor prelua ambele coloane (situatia curenta si situatia precedenta, acolo unde baza de date contine informatiile).

            F10 : pentru calcul se apasa pe (Initializare).

            F20 : pentru calcul se apasa pe (Initializare).

           

Se pot face eventuale modificari in formulare, daca este cazul.

           

            Export fisier txt (pentru preluare in softul A)

            La apelul optiunii utilizatorul este atentionat ca fisierul va contine datele din formularele F10 si F20, deci e necesara mai intai initializarea acestora.

            Daca se alege continuarea operatiunii, se va genera fisierul avand numele format din : Codul societatii + luna (2 cifre) + an (2 cifre).txt .

            In continuare va fi afisat ecranul specific lucrului cu softul J si softul A, accesibil fiind doar Softul A, care se va putea apela direct si in care se va face importul fisierului generat.

 

            Importul fisierului creat se va face in Softul A cu ajutorul butonului (Import ‘balanta.txt’), aflat in stanga butonului (VALIDARE), pe fond verde.

 

            Remarca : Fisierul .txt nu contine datele de identificare ale firmei sau persoana indreptatita sa semneze bilantul. Aceste informatii se vor introduce ulterior. Dar, ATENTIE, la o noua preluare aceste informatii generale se vor sterge.

 

            Formularul F30 (Date informative) trebuie introdus in Softul A, deoarece informatiile din baza de date a IMATI nu sunt suficient de detaliate pentru ca acesta sa se poata genera automat.

Dupa preluarea fisierului, se completeaza datele firmei si formularul F30 , se da VALIDARE si apoi se semneaza.

 

 

Bilant 

            Programul genereaza bilantul in forma prescurtata pentru raportarea valabila din 2012, pentru raportarea la decembrie 2011.

I.

-          Bilantul (Formularul F10S)

-          Contul anual de profit si pierdere (Formularul F20)

La fiecare din cele doua optiuni e necesara apasarea pe butonul (Initializare).

O conditie pentru o reflectare clara a situatiei din contabilitate in formularele de bilant este ca toate inchiderile sa fie facute, prelucrarea de asemeni si acolo unde planul de conturi contine sintetice de gradul II sa nu se renunte la acestea in favoarea celor de gradul I (cu trei cifre).

II.

Balanta.txt : Optiunea genereaza un fisier de tip text care poate fi importat in programul de tip PDF de la ANAF. Structura fisierului este cea ceruta la apelul butonului (Import balanta.txt) din respectivul formular PDF. Sunt incluse in acest fisier conturile si valorile din balanta de verificare, aferente anului in curs. Pentru informatiile aferente anului precedent, se va folosi (Import … an precedent) sau se vor introduce manual informatiile in PDF.

 

Remarca :  pot aparea anumite diferente de 1 leu la anumite randuri intre valorile preluate din balanta.txt si cele din formularele interne ale programului IMATI, deoarece programul PDF rotunjeste fiecare cont la preluare si apoi face centralizarea, spre deosebire de IMATI care face rotunjirea la nivel de rand din bilant.

Se vor opera in PDF eventuale reglari.

 

            Util

 

   Contine   un  submeniu  de  utilitare  necesare   intretinerii lucrarii si de facilitati pentru utilizator.

   - Calculator

   - Adaugare note + dezarhivare

   - Calculator:

 

   Acesata optiune afiseaza calculatorul WINDOWS-ului.

Atentie ! Acest calculator este lansat ca un task suplimentar si deci daca nu il inchideti in mod explicit el ramâne ca task in lucru si dupa inchiderea aplicatiei. De asemenea, daca selectati de mai multe ori optiunea “Calculator” si nu veti inchide nici una din ferestrele calculatorului, veti lansa tot atâtea taskuri in lucru, ce vor consuma memorie ingreunând lucrul cu aplicatia.

Observatie

Taskurile lansate in lucru pot fi vizualizate apasând combinatia de taste <Ctrl Esc>.

 

  - Adaugare note+dezarhivare

 

  Optiunea permite preluarea notelor contabile de la o societate la alta in cadrul aceleiasi luni contabile. Este utila in cazul societatilor cu mai multe filiale la care se tine si evidenta separata si evidenta cumulata. Pentru a putea prelua notele contabile de la o societate la alta e  necesara indeplinirea urmatoarelor conditii:

            i) Ambele societati pot avea note contabile introduse dar numerele de note trebuie sa fie distincte. In caz contrar pot exista suprapuneri de date.

            ii) La societatea careia i se vor prelua notele contabile sa se apeleze optiunea de salvare (pe disketa sau doar pe harddisc);

            iii) Planul de conturi al societatii unde se face preluarea sa fie compatibil cu notele preluate, adica la fiecare analitic utilizat in note sa existe corespondent in planul de conturi. Daca aceasta conditie nu este indeplinita programul va afisa o lista cu toate conturile cu probleme si va abandona operatia. Dupa rezolvarea neconcordantelor se poate relua operatia. La apelul optiunii utilizatorul va incarca numele societatii de la care dorim adaugarea de note.

De asemeni, utilizatorul va selecta calea de unde se vor lua datele societatii careia dorim sa-I aducem inregistrarile. Optional se poate da un prefix (o litera) astfel ca la preluarea documentelor in jurnalul de cumparari acest prefix sa se transfere la toate numerele de factura din jurnalul de cumparari. Prefixul poate fi util atunci când exista mai multe filiale iar aceeasi factura de cumparare se incarca partial la mai multe filiale. Pentru a nu exista documente duble la consolidarea balantei se va utiliza câte un prefix distinct la fiecare filiala.

Daca baza de date nu este gasita este afisat un mesaj de eroare si operatia este abandonata.

 

Mod.luna

 

La terminarea unei luni contabile, trecerea la luna urmatoare se face apelând aceasta optiune. E indicat ca mai intâi sa se faca salvarea datelor. Dupa apelul optiunii se creeaza luna urmatoare având initializate soldurile si rulajele precedente. De asemeni, daca s-au introdus documente in avans acestea vor fi preluate la luna urmatoare. In fisele clientilor si in cele ale furnizorilor vor ramâne numai facturile care au sold.  Programul permite trecerea la o noua luna contabila dupa ce s-au inchis conturile de venituri, cheltuieli si TVA. Daca programul e utilizat de unitati bugetare unde nu se face inchiderea veniturilor si cheltuielilor e necesar sa se intre in Configurare unde se va seta corespunzator optiunea ‘Verificare inchideri la modif.luna’. De asemeni programul verifica echilibrarea balantei la trecerea la luna urmatoare. Daca totusi se doreste (din diverse motive) renuntarea la aceasta verificare, tot in Configurare se poate face setarea. Dupa terminarea operatiei programul da mesaj utilizatorului sa revina in ecranul principal si sa conecteze luna urmatoare.

Daca se apeleaza optiunea din luna decembrie, va fi initializat si anul urmator, in ianuarie preluându-se doar soldurile din luna decembrie.

Pentru documentele aflate in sold incarcate la sectiunea Valuta e necesar sa incarcati cursurile de reevaluare communicate de BNR la sfarsitul lunii curente, cu data de 1 a lunii urmatoare, deoarece luna urmatoare va fi initializata cu documentele aflate in sold la acest curs de reevaluare (reevaluarea lunara, cf. Ord. 3055/2010).

 

Atentie ! Daca din diferite motive aveti nevoie sa reveniti la o luna anterioara :

2.       In cazul in care doriti doar vizualizarea si, eventual tiparirea documentelor, va conectati la luna respectiva cu optiunea (Conectare) si  apoi reveniti in acelasi mod (tot Conectare) la luna curenta.

3.       In cazul in care mai aveti de facut vreo modificare, efectuati Prelucrarea si apoi NU DATI ‘MODIFICAREA LUNII’ (fiindca exista pericolul sa pierdeti luna urmatoare) CI ‘TRANSFER SOLDURI’

 

Transfer solduri

 

Se utilizeaza daca s-a modificat ceva intr-o luna anterioara si se doreste  transferul soldurilor si al rulajelor precedente in luna urmatoare. Este absolut obligatoriu ca ambele luni sa aiba ultima structura de date (sa fie facuta operatia de Restructurare la ultima versiune). In caz contrar programul avertizeaza. Daca intr-una din cele doua luni (curenta sau urmatoare) s-a inserat un analitic sau un subcont unui cont sintetic iar in cealalta luna s-a lucrat doar pe sintetic, operatia se intrerupe, utilizatorul fiind indrumat sa faca modificarile si in planul de conturi al celeilalte luni (urmate de optiunea Prelucrare Generala). Dupa ce planurile de conturi sunt corelate in cele doua luni, se poate relua operatia.

 

ATENTIE ! A nu se confunda aceasta optiune cu Modificarea lunii, care se apeleaza cand nu a fost deja creata luna urmatoare !

 

 

Cap.4   Elemente de operare in baza de date

 

Fereastra multiinregistrare

 

Introducerea unei inregistrari noi 

Pentru a introduce o inregistrare noua :

1.       se va apasa combinatia de taste Ctrl +;

2.      se va utiliza simbolul  |>* aflat in partea inferioara a ecranului, dupa zona de inregistrari.     

 

            Atunci va aparea o pozitie libera la sfârsitul celor existente care va putea fi completata. Dupa inserarea inregistrarilor noi si iesirea din ecran, la o noua intrare in ecranul respectiv, inregistrarile nu se vor mai gasi la sfârsit ci vor fi ordonate conform criteriului general al ferestrei in care au fost inserate.

 

Deplasarea printre inregistrari

            Cu ajutorul tastelor PgDown si PgUp  se face defilarea printre inregistrari. Pentru a ne pozitiona pe inregistrarea urmatoare in acelasi câmp din care  am plecat se utilizeaza           Ctrl PgDown

            Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.

   >  deplasarea pe inregistrarea urmatoare;

   <  deplasarea pe inregistrarea precedenta;

   >|  deplasarea pe ultima inregistrare din baza de date;

   |<  deplasarea pe prima inregistrare din baza de date;

   >|*  crearea unei inregistrari noi in baza de date;

 

Stergerea unei inregistrari

Se va alege una dintre urmatoarele variante:

  1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl – având cursorul pozitionat pe inregistrarea care se doreste stearsa;
  2. se intra pe inregistrarea care se doreste stearsa si apoi, din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
  3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a inregistrarii) in dreptul inregistrarii pe care dorim sa o stergem si apoi se apasa tasta Delete; aceasta varianta permite selectarea si stergerea simultana a mai multor inregistrari.

 

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor inregistrarilor, se selecteaza toate inreg.cu Ctrl A si apoi se tasteaza Delete.

 

Fereastra de tip ‘one to many’ (antet - pozitii)

(Observatie : Ferestrele având inregistrare unica pe un ecran pot fi asimilate celor ‘one to many’ considerându-se ca lipseste zona ‘many’, deci va fi considerat doar antetul.)

 

Introducerea unei inregistrari noi

In cazul documentelor de tip 1antet-inregistrari multiple (pozitii) inserarea se face astfel :

-Pentru documentul in ansamblu se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in antet. Va aparea un document nou format din antet si pozitii.

-Pentru o noua pozitie la un antet existent se utilizeaza Ctrl + având cursorul pozitionat in zona de pozitii.

 

 

 

Deplasarea printre inregistrari

-Pentru a vizualiza unul câte unul documentele se utilizeaza tastele PgDown si PgUp având cursorul pozitionat in antet (pe orice câmp). Se poate utiliza si Ctrl PgDown, respectiv        Ctrl PgUp pentru a ne situa in acelasi câmp de unde am plecat in inregistrarea destinatie.

-Pentru a parcurge pozitiile documentului se vor utiliza aceleasi taste, dar pornind cu cursorul din zona de pozitii

 

            Se mai pot folosi si ‘butoanele de navigare’ corespunzatoare ferestrei aflate in partea de jos, sub zona de inregistrari.

   >  deplasarea pe inregistrarea urmatoare;

   <  deplasarea pe inregistrarea precedenta;

   >|  deplasarea pe ultima inregistrare din baza de date;

   |<  deplasarea pe prima inregistrare din baza de date;

   >|*  crearea unei inregistrari noi in baza de date;

Vor exista doua rânduri cu ‘butoane de navigare’ , unul pentru inregistrarile aflate in antet si unul pentru cele din zona pozitiilor. Ele sunt pozitionate astfel : cel corespunzator antetului se afla mai jos (fereastra exterioara) iar cel corespunzator pozitiilor se afla in dreptul ferestrei interioare (mai sus).

 

 

Stergerea unei inregistrari

- Pentru stergerea unui document in ansamblu, mai intâi ne pozitionam pe acel document, in zona antetului si apoi alegem una din variantele:

  1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl –  ;
  2. din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
  3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a inregistrarii care, daca exista, prinde atât antetul, cât si pozitiile documentului) si apoi se apasa tasta Delete;

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor documentelor, se tasteaza Ctrl A (selecteaza tot) având cursorul pozitionat pe antet si apoi se tasteaza Delete.

 

 - Pentru stergerea unei pozitii a unui document, mai intâi ne pozitionam pe acel document, cautam pozitia respectiva si apoi alegem una din variantele :

  1. se va utiliza combinatia de taste Ctrl – ;
  2. din meniul Editare se selecteaza optiunea ‘Stergere’;
  3. se apasa cu mouse-ul selectorul de inregistrari (având aspectul de buton aflat in partea stânga a pozitiei) si apoi se apasa tasta Delete;

Truc: Daca se doreste stergerea tuturor pozitiilor unui document, se tasteaza Ctrl A (selecteaza tot) având cursorul pozitionat pe o pozitie a documentului si apoi se tasteaza Delete.

 

CAUTAREA

 

Cautarea se poate face prin valorile unui anumit câmp. Pentru aceasta, ne pozitionam pe acel câmp (intr-o inregistrare oarecare) si tastam combinatia Ctrl F.

Va aparea o fereastra in care putem introduce secventa de cautare. Daca suntem siguri de ceea ce cautam, introducem sirul de caractere ca atare. Daca dorim sa cautam dupa un sablon (un anumit numar de caractere din sirul respectiv) vom utiliza simbolul * care ne spune ca mai pot exista si alte caractere in sir.

Exemplu:

ABC*.....cauta in baza de date orice secventa ce incepe cu ABC.

*ABC.....cauta in baza de date orice secventa ce se termina cu ABC.

*ABC*...cauta in baza de date secventa ABC indiferent de pozitia in cuvânt.

 

Copierea valorii unui camp din campul echivalent al inregistrarii anterioare

Se utilizeaza Ctrl ‘ (Control si Apostrof) având cursorul pozitionat pe câmpul care trebuie completat.

 

Selectarea unei inregistrari : click cu mouse-ul pe selectorul de inregistrare aflat in stânga inregistrarii. Daca doriti selectarea mai multor inregistrari consecutive, asezati cursorul mouse-lui pe selectorul primei inregistrari si trageti mouse-ul pâna la ultima inregistrare de selectat pastrând butonul mouse-lui apasat, iar in final eliberati butonul.

Selectarea tuturor inregistrarilor : Ctrl A

Copierea valorii selectate in clipboard : Ctrl C

Stergerea elementului selectat (Caracter, Grup de caractere, Continutul unui câmp, una sau mai multe inregistrari): Delete

Inserarea in dreptul cursorului  a valorii existente in clipboard : Ctrl V

 

Cap.5 Repararea bazei de date

 

            In cazul caderilor de tensiune  sau in cazul in care se da RESET (soft sau hard) in timpul lucrului cu baza de date pot aparea probleme de functionare a lucrarii, caz in care se afiseaza un mesaj de eroare. In aceasta situatie trebuie reparate fisierele bazei de date.

            Operatia de reparare a fisierelor bazei de date se efectueaza rulând un utilitar  IMATI UNELTE CONTABILITATE care repara automat aceste fisiere. Pentru a rula acest utilitar se selecteaza iconul cu denumirea UNELTE urmat de numele lucrarii ale caror fisiere se doreste a fi reparate.

Programul de reparare se foloseste in cazurile urmatoare :

Ř      când programul principal emite mesaje de eroare de genul "Baza de date distrusa", nepermitând utilizarea ei, sau când calculatorul s-a oprit chiar in timp ce lucrati cu programul; TOOLS (UNELTE) va face functionala (pe cât posibil) baza de date;

Ř      in orice caz de functionare defectuoasa ‘din senin’.

Ř      când utilizatorul a pierdut datele (de exemplu prin restaurarea unei luni neprecedata de salvarea lunii curente, sau prin distrugerea bazei de date); TOOLS va incerca sa recupereze datele eventual auto-salvate de programul principal;

 

ATENTIE !!!  NU folositi in acelasi timp programul principal si UNELTE. Daca sunteti in programul principal si trebuie sa ajungeti in UNELTE, IESITI mai intâi din programul principal. Daca sunteti in UNELTE si vi se spune sa reinstalati kit-ul sau sa intrati in programul principal (pentru a verifica datele), IESITI mai intâi din UNELTE.

Observatie : Programul UNELTE, ca si programul principal, este dependent de calea (directorul) unde l-ati instalat. Daca il mutati de acolo in alta parte si il lansati ulterior, NU va functiona bine (chiar daca acest lucru nu se vede de prima data).

 

Este bine ca inainte de lansarea programului UNELTE sa faceti urmatoarele lucruri :

·                     inchideti orice aplicatie;

·                     lansati Start --> Programs --> Accessories --> System Tools --> ScanDisk si verificati discul care contine programul si baza de date, pentru a va asigura ca acel disc este in stare buna;

·                     stergeti eventualele fisiere temporare sau nefolositoare, pentru a elibera cât mai mult spatiu pe disc necesar pentru reparare.

 

Fiind in Windows, lansati programul UNELTE. Apar urmatoarele optiuni:

 

            (Reparare 0) : executa operatia de reparare a bazei de date si a fisierelor aplicatiei; este o operatie relativ rapida;

            (Recuperare) : reface datele societatii conectate din salvarile de siguranta;

 

Daca ati primit de la programul principal mesaje de genul "Baza de date distrusa" sau in cazul in care calculatorul s-a oprit (din diverse motive) chiar in timp ce lucrati cu programul, trebuie sa folositi butonul "REPARARE 0"; UNELTE va incerca sa faca baza de date utilizabila (chiar daca unele din date au fost pierdute). Chiar daca nu ati primit mesajul respectiv este recomandat sa apelati repararea, pentru a fi sigur ca baza de date este in stare buna.

Dupa ce apasati pe butonul "REPARARE", asteptati pâna primiti un mesaj de la program. Daca primiti, mesajul incepe cu :

“Acum totul este OK ! …”

inseamna ca repararea s-a terminat cu succes. Cititi mesajul pâna la sfârsit si respectati toate instructiunile mesajului pe care il veti primi.

Daca in schimb la sfârsit, dupa mesaje de atentionare sau de eroare, primiti mesajul :

“Au fost detectate erori! …”

inseamna ca ceva nu a mai putut fi reparat si baza de date este inutilizabila. Si de data

aceasta urmati intocmai instructiunile mesajului pe care il primiti.

 

Iesiti din UNELTE si intrati in programul principal; daca nu va gasiti datele, trebuie sa

folositi din UNELTE butonul Recuperare. UNELTE va aduce datele din auto-salvare. Facilitatea de auto-salvare inseamna salvarea automata pe disc (de catre programul principal, in anumite conditii) a datelor pe care lucrati la un moment dat, fara a va intreba nimic. NU ar trebui sa va bazati pe aceasta facilitate, ci trebuie sa va salvati datele explicit inainte de schimbarea lunii contabile sau inainte de restaurarea de pe disc. Facilitatea de auto-salvare este prevazuta in program doar ca o masura ultima pentru cazul in care o eroare umana ar duce la pierderea datelor, dar, inca o data, NU va bazati pe ea, fiindca este mai nesigura decat salvarea manuala.

ATENTIE !  Recuperarea sterge datele aflate curent in baza de date inainte de a aduce datele din salvare. Daca nu v-ati gasit ultimele date introduse, iesiti din programul principal, intrati in UNELTE si apasati butonul "Recuperare". Apare un ecran cu numele societatii conectate, luna contabila curenta precum si o lista cu fisierele auto-salvate, la care sunt indicate : ziua, luna, anul, ora salvarii precum si luna + anul contabile de lucru.

Selectati fisierul dorit , apoi apasati pe butonul (Recuperare). (Daca lista e goala, inseamna ca nu exista nici o salvare pe disc si nu puteti recupera nimic prin aceasta metoda.)

Atunci când s-au adunat prea multe fisiere auto-salvate si acestea ocupa prea mult spatiu pe harddisc aveti posibilitatea sa le stergeti pe rând, selectând câte un fisier si apasând pe butonul (Stergere).

 

            Atentie! Deoarece caderile de tensiune pot afecta fisierele bazei de date, va recomandam ca in cazul in care are loc o cadere de tensiune sau este dat RESET in mod accidental in timpul lucrului cu baza de date sa apelati automat optiunea de reparare a bazei de date inainte de a intra in lucrarea propriu-zisa.

 

Cap.6  INTREBARI FRECVENTE SI RASPUNSURI

 

            I1) Cum initializez o societate care a avut activitate anterioara, deci exista balante ale lunilor anterioare ?

            R1)      1.Se apeleaza butonul (ADAUGARE) din prima fereastra  incarcata la pornirea programului cu ajutorul caruia va fi creata baza de date a noii societati. Aceasta baza de date va avea un nume unic, format din maxim 6 caractere fara spatii si fara caractere speciale (punct, apostrof,etc.). Acest nume e foarte important pentru program, el definind in mod unic societatea. Totusi, nu acesta este numele care va aparea in antetul listelor ci cel pe care il incarcati la optiunea Config. La adaugare programul va intreba anul si luna de pornire care vor trebui specificate

                        2. Societatea creata se conecteaza, selectând-o din lista societatilor , impreuna cu anul si luna dorite si apasând pe butonul (Local).

3. Se apasa pe butonul (START) pentru a incepe lucrul propriu-zis.

4.Ordinea in care trebuie completate informatiile este urmatoarea:

-Plan de conturi : se vor introduce analiticele conform balantei analitice anterioare;

-Initializare : se vor introduce din balanta (balantele) anterioare soldurile la inceputul anului si rulajele precedente cumulate (acestea se vor introduce numai daca luna de inceput este diferita de ianuarie). Programul permite doar introducerea analiticelor, daca un sintetic contine analitice, urmând ca programul sa calculeze singur valoarea sinteticului.

-Facturi in sold de la furnizori : Jurnale -> Urmarire furnizori -> Furnizori in sold        ;

aici se incarca documentele de la furnizori, aflate in sold .

-Facturi emise clientilor aflate in sold : Jurnale -> Urmarire clienti -> Clienti in sold

aici se incarca facturile emise clientilor aflate in sold.

            Pâna aici s-a facut initializarea societatii. Aceste operatii se fac o singura data, la pornire.

 

I2) Care este ordinea operatiilor curente care se fac in timpul operarii unei luni contabile ?

R2) Operatiile uzuale efectuate intr-o luna contabila sunt urmatoarele:

  1. Jurnale de TVA + Incasari + Plati;
  2. Generare note din Jurnale (la optiunea TOATE include si prelucrarea);
  3. Preluari jurnale din STOCURI (daca este cazul);
  4. Preluari note contabile (din alte module) – daca este cazul;
  5. Introducere manuala de note contabile;
  6. Introducerea datelor in valuta;
  7. Generarea notelor din Valuta (include pelucrarea la optiunea TOATE);
  8. Inchideri automate de TVA, cheltuieli, venituri;
  9. Declaratia de impozit pe profit (venit);
  10. Prelucrare 

Nota : Pentru a nu mai avea grija ordinii operatiilor  (si daca permite calculatorul )

se poate da Prelucrarea Generala care contine toate generarile, inchiderile si prelucrarea. Operatia aceasta dureaza mai mult, evident decât prelucrarea simpla.

Nu exista chiar o ordine stricta de apel al operatiilor de mai sus dar sunt necesare câteva reguli:

1.este urmat de 2.: doar dupa generarea notelor din Jurnale vor aparea notele contabile corespunzatoare documentelor introduse in sectiunea Jurnale si acestea se vor putea regasi ulterior in balante, fise de cont, etc.

6. este urmat de 7.: e necesara generarea notelor din Valute pentru a regasi operatiile corespunzatoare in lei, precum si diferentele de curs valutar;

8. se va apela dupa ce s-au introdus notele contabile, s-au preluat notele din celelalte module si s-au dat toate generarile;

9.se va apela dupa 8.

10.este operatia care genereaza balantele, fisele de cont si toate celelalte liste din meniul Situatii -> Liste -> …

 

I3) Ce se intâmpla daca am uitat sa inregistrez un document intr-un jurnalul de TVA dar am generat notele, ajungând pâna la Prelucrare?

R3) Veti introduce documentul in jurnalul respectiv si veti relua operatiile de Generare, … pâna la Prelucrare pe care le-ati dat deja.

 

I4) Daca am primit un document mai târziu si nu l-am inregistrat la data emiterii lui se mai poate introduce ?

R4) Da, se introduce la sfârsit, programul reordoneaza ulterior in ordine cronologica documentele.

 

I5) Pot introduce o factura in nota contabila si apoi sa o regasesc in Jurnalul de cumparari ?

R5) Nu! Sensul generarilor este din Jurnale in notele contabile si nu invers ! Analog, o plata sau o incasare pentru a se regasi la situatia furnizorului/clientului trebuie incarcata la Jurnale si nu in notele contabile.

 

I6) Cum se introduce registrul de casa in program ?

R6) Registrul de casa nu se introduce direct ci se obtine in urma incarcarii documentelor de plata a furnizorilor, incasare a clientilor, si a notelor contabile . Programul genereaza registrul de casa din notele contabile, facând selectie dupa contul 5311-Cassa. Contul de casa este cel incarcat la Nomenclatoare -> Conturi uzuale, pentru cazul in care utilizatorul lucreaza cu planul de conturi pentru bugetari sau organizatii non-profit la care simbolul de cont este diferit de al societatilor comerciale. 

 

I7) Cum incarc un ordin de plata catre un furnizor (de la un client) ?

R7 1.)Jurnale -> Urmarire furnizori -> Repartizare plati (Jurnale -> Urmarire clienti -> Repartizare incasari)

Aici se selecteaza furnizorul (clientul) iar programul va afisa toate facturile in sold ale acelui furnizor (client).

            In continuare utilizatorul va completa documentul de plata (tip, numar, data, suma, cont contabil) si va alege un document pe care va repartiza plata, cu ajutorul butonului Operare. Programul va repartiza asupra facturii alese suma in limita soldului facturii. Daca ordinul de plata nu s-a stins, se mai poate repartiza si diferenta asupra altei facturi si tot asa. Daca in final ramâne un sold al OP-ului care nu mai are pe ce document sa fie repartizat programul intreaba daca se doreste inregistrarea sumei ca avans catre furnizor (de la client)  si la raspuns afirmativ genereaza avansul.

R7 2. Alta varianta ar fi sa se caute documentul la care dorim sa inregistram plata, la Jurnale -> Urmarire furnizori (clienti) -> Plati (Incasari) si sa se introduca direct acolo.

 

I8) Ce fac daca am constatat ca am repartizat gresit o plata catre un furnizor (client) ? 

R8) Corectez plata la optiunea Jurnale -> Urmarire furnizori (clienti) -> Plati (Incasari)

unde caut factura inregistrata gresit si ii corectez plata. Apoi generez din nou nota contabila si dau Prelucrare

 

I9) Cum inregistrez o factura in valuta catre un furnizor intern, care contine TVA platibil furnizorului si nu direct la buget ?

R9) Factura se inregistreaza la Valuta->Furnizori externi -> DVI astfel:

            Se introduce procentul de TVA dar se sterg informatiile cu privire la TVA-ul din DVI.

Programul va sti ca valoarea TVA este inclusa in datoria catre furnizor.

I10) Cum inregistrez o factura in valuta emisa unui client intern, care e purtatoare de TVA?

R10) Factura se inregistreaza la Valuta, Export , utilizând Extensia pe conturi de venituri. La valoarea in valuta se inregistreaza valoarea inclusiv TVA iar programul va calcula TVA-ul corespunzator.

I11)  Cum se inregistreaza o plata/incasare in avans?

R11)  Pentru plata/incasarea in avans a unei facturi se foloseste urmatoarea optiune:

Jurnale ->Urmarire furnizori (clienti) -> Plati (incasari) in avans

Aici se va completa denumire furnizor(client), tip document, numar document, data document, suma, cont contabil, cont avans.

            I12)  Cum se repartizeaza plata/incasarea in avans?

            R12) In momentul in care se intra in posesia facturii aferenta platii(incasarii) in avans, aceasta se inregistreaza in Jurnalul de cumparari(vanzari), apoi se apeleaza optiunea Plati(incasari), dupa care se foloseste butonul Avans. In momentul apelarii acestuia se va deschide o fereastra cu furnizorul(clientul) respectiv si sumele inregistrate in avans. Se merge pe suma dorita si se apeleaza butonul Preluare avans si implicit preluarea acestui avans la factura respectiva.

            I13) Se mai poate inregistra un document intr-o luna anterioara deja inchisa?

            R13) Pentru inregistrarea unui document intr-o luna anterioara deja inchisa se va conecta luna aferenta documentului, se va inregistra documentul, se vor efectua operatiunile de Generare si  Inchidere, apoi se va apela butonul Transfer solduri. Dupa aceasta operatiune se conecteaza luna urmatoare si se va apela butonul Prelucrare.

ATENTIE!!!   1. Daca s-au creat conturi analitice in lunile anterioare acestea se vor crea si in lunile urmatoare pana in ultima luna existenta. In caz contrar programul da un mesaj de eroare la operatia de transfer solduri, afisând conturile cu neconcordante.

                        2. Cele doua luni  implicate in operatia de Transfer solduri trebuie sa aiba aceeasi structura de baza de date. Când este cazul, programul semnaleaza necesitatea operatiei de Restructurare.                   

            I14) Se pot inregistra documente aferente lunii urmatoare celei in care sunt conectat?

            R14) Se pot inregistra, iar in momentul in care se apeleaza Modificare luna toate documentele aferente lunii nou create se vor transfera automat.  

 


            I15 ) Cum se trateaza facturile cu TVA la incasare ?

          R15)                                                                                                 

                    1. Initializarea (pregatirea pentru lucrul cu TVA LA INCASARE) 

                    a) Pentru fiecare societate trebuie specificat in Configurare daca este sau nu inclusa in sistemul TVA LA INCASARE. Pentru aceasta este obligatorie bifa de tipul corespunzator (Da sau Nu). La setarea Yes, tinand cont de faptul ca pentru toate facturile furnizorilor, cu exceptiile prevazute de lege trebuie dedus TVA-ul la plata facturii,  programul intreaba daca sa seteze intregul nomenclator de furnizori cu "TVA la plata". La raspuns afirmativ, fiecare furnizor existent in nomenclator va avea setata bifa "TVA la plata". 

                    b) A aparut in Configurare un nou câmp, numit Numarul de zile de la data facturarii/livrarii/prestarii de la care TVA-ul devine exigibil. Acest camp este incarcat implicit cu valoarea 90, conform legii in vigoare.

                    c)  In planul de conturi se vor crea analitice distincte la contul 4428, de exemplu 4428.C pentru TVA neexigibila provenita din facturi emise  clientilor si neincasate in 90 de zile si 4428.F pentru TVA neexigibila provenita din  facturi neplatite furnizorilor.  Aceste analitice se introduc si in Jurnale->Configurare, in campurile corespunzatoare, nou aparute.

                     2. Facturile primite de la furnizori 

                    In program sunt prevazute doua jurnale de TVA pentru furnizori : cel clasic, pentru facturi cu tratarea normala a TVA, ca si pana acum si cel pentru facturile cu "TVA LA INCASARE". Cele doua tipuri de facturi sunt tratate diferit din punct de vedere al TVA si au prevazute rapoarte diferite de TVA. In jurnalul clasic, putem vizualiza doar facturile din perioada fiscala curenta, aici fiind incluse si facturile de import, si operatiile intracomunitare si taxarea inversa, operatii care nu sunt, evident, incluse in jurnalul cu TVA LA INCASARE. 

                    Nomenclatorul de furnizori a fost prevazut cu o bifa prin care furnizorul respectiv este incadrat sau nu in sistemul TVA LA INCASARE. 

                    Deoarece pe noi ne intereseaza cum tratam TVA-ul deductibil, am numit coloana respectiva "TVA la plata", avand in vedere faptul ca, in cazul contribuabilului aflat in sistemul TVA LA INCASARE toti furnizorii (cu cateva exceptii prevazute de lege) trebuie tratati cu "TVA LA PLATA" (deducerea TVA trebuie facuta la data platii). Bifa aceasta este importanta mai ales in cazul facturilor de Leasing, cand sunt operate la modulul Leasing. 

 

    ATENTIE ! * Societatile incluse in sistemul TVA LA INCASARE vor inregistra TOTI FURNIZORII in jurnalul cu TVA LA INCASARE, cu exceptiile prevazute de lege (ex. apartinatorii aceluiasi grup). Conform legii, in cazul acestor contribuabili pentru toate facturile primite trebuie dedus TVA-ul la plata facturii !

                       * Societatile care nu sunt incluse in sistemul TVA LA INCASARE dar primesc o factura de la un furnizor aflat in acest sistem sunt obligate sa deduca TVA-ul aferent acestei facturi la momentul platii facturii, deci vor include factura in Jurnalul de cumparari cu TVA LA INCASARE !

 

                      * Pentru fiecare plata efectuata la o factura cu TVA la incasare, avand in vedere ca aceasta poate contine mai multe procente de TVA si mai multe tipuri de achizitii (nevoi firma, respectiv marfuri) programul propune o distributie a sumei platite pe valorile existente in soldul facturii, utilizatorul vizualizand distributia si avand posibilitatea sa modifice daca este cazul, aceasta  distributie. Ordinea automata este cea descrescatoare a procentelor de TVA. 

                      * Jurnalul de cumparari pentru TVA LA INCASARE contine, conform legii, toate facturile existente in sold, indiferent de data emiterii. De asemeni, pentru fiecare factura apar si toate platile partiale efectuate, pana la stingerea facturii.

                      * S-au modificat optiunile : Jurnal de vanzari (mod introducere date si rapoarte), Plati, Repartizare plati, Plati la facturi in sold, Preluare avansuri, Leasing, Note contabile cumparari, Note contabile plati. In fiecare caz, programul verifica tipul facturii (cu sau fara TVA LA INCASARE) si trateaza platile in mod corespunzator, atat din punct de vedere al jurnalului de cumparari, cat si al notelor contabile.

                      * Note contabile facturi primite

                        La inregistrarea  unei facturi de la un furnizor cu TVA la incasare (sau a oricarei facturi de la furnizor in cazul in care primitorul este in sistemul TVA la incasare) programul va inregistra TVA-ul aferent pe contul 4428.analiticF : 

                                    4428.F = 401     valoarea TVA a facturii

                      La inregistrarea unei plati, TVA-ul distribuit corespunzator platii va fi inregistrat in contul de TVA deductibil   

                                    4426 = 4428.F   valoarea TVA aferenta platii 

 

                      Programul tine cont si de eventualele facturi cu deductibilitate partiala, generand notele contabile in mod corespunzator.

                      De asemeni, programul tine cont de incadrarea facturilor de Leasing in sfera TVA la Incasare (sau, mai corect, de deductibilitatea TVA la plata). Singura conditie este ca furnizorul sa fie incadrat in nomenclator in sfera "Tva la plata", adica sa i se marcheze bifa corespunzatoare.  

 

                      In cazul facturilor primite avand regim normal, se vor inregistra aceleasi note contabile ca si pana acum.

 

                      Utilizatorul este raspunzator de aplicarea corecta a exceptiilor prevazute de lege, cat si de verificarea furnizorilor pe site-ul ANAF, daca sunt sau nu inclusi in sistemul TVA LA INCASARE, avand in vedere ca simpla existenta sau inexistenta pe o factura a sintagmei TVA LA INCASARE nu este suficienta pentru incadrarea ei sau nu in sistem.

 

                      3. Facturile emise clientilor

                    Pentru jurnalul de vanzari s-a conceput un mod de introducere a facturilor unitar, existand posibilitatea inserarrii unei facturi normale si apoi inregistrarea ei prin bifa in sistemul TVA LA INCASARE. Conditiile pentru ca aceasta operatie sa reuseasca sunt : factura sa nu contina elemente exceptate (scutite, exporturi, etc) sa nu existe inregistrate incasari la factura respectiva si sa nu aiba extensii. Similar, o factura poate fi trecuta din regim TVA LA INCASARE in regim normal, prin bifarea corespunzatoare.  In formatul de factura mai trebuie sa existe campul "Data limita la care trebuia emisa factura". Acest camp are ca valoare implicita data facturii. In cazul in care factura trebuia emisa anterior, campul  se va completa cu data respectiva. De la aceasta data vor 'curge' cele 90 de zile pana cand TVA-ul va deveni exigibil.

                      Si la incasari, ca si la plati, programul distribuie automat o plata partiala in ordinea descrescatoare a procentelor de TVA, utilizatorul putand opera modificari in aceasta distributie.

                      Daca o factura nu a fost incasata dupa 90 de zile de la data emiterii, TVA-ul corespunzator soldului facturii se va inregistra automat de program, prin nota contabila, pe contul de TVA colectata pentru a fi platit.             

                     Raportul Jurnal Vanzari se va tipari separat pentru facturile cu TVA la incasare. Acesta va contine toate facturile existente in sold, cu sold mai nou decat 90 de zile. In momentul in care se depaseste perioada de 90 de zile, factura va aparea in jurnalul de vanzari cu TVA-ul devenit exigibil si, in continuare nu va mai aparea in lunile urmatoare in jurnal.

                     Au fost modificate optiunile : Jurnal de vanzari (mod introducere date si rapoarte), Incasari, Repartizare incasari, Incasari la facturi in sold, Preluare avansuri, Note contabile vanzari, Note contabile incasari.  De asemeni, au necesitat modificari optiunile Modificarea lunii precum si Transfer solduri.

                      * Note contabile facturi emise

                    La inregistrarea  unei facturi emise cu TVA la incasare  programul va inregistra TVA-ul aferent pe contul 4428.analiticC : 

                                    4111 = 4428.C      valoarea TVA a facturii

                    La inregistrarea unei incasari, TVA-ul distribuit corespunzator incasarii va fi inregistrat in contul de TVA colectat:   

                                    4428.C = 4427      valoarea TVA aferenta incasarii 

                    La expirarea celor 90 de zile de la emiterea unei facturi care se afla in sold (total sau partial) TVA-ul aferent soldului facturii se va inregistra pe contul de TVA colectat :

                                    4428.C = 4427  valoarea TVA aferenta soldului facturii.

 

                    In cazul facturilor emise avand regim normal, se vor inregistra aceleasi note contabile ca si pana acum.

                      4. Pentru o operare corecta 

                         * O factura cu extensii nu poate fi inregistrata avand o extensie cu TVA la incasare si alta fara. Toate extensiile trebuie bifate in acelasi mod.   

                        * Unei facturi preluate din IMATI STOCURI i se poate inregistra plata/incasarea sau in modulul de stocuri sau in modulul de contabilitate dar NU IN AMBELE. Adica nu se va inregistra o plata/incasare partiala in stocuri si alta plata/incasare partiala in contabilitate deoarece pot aparea probleme cu distributia TVA pe procente sau regimuri de TVA.

                        * Preluarile de jurnale de TVA din IMATI STOCURI se pot face doar daca modulul IMATI STOCURI este actualizat la o versiune adaptata la sistemul CU TVA LA INCASARE. In caz contrar preluarea nu se va putea realiza.    O alta conditie necesara pentru preluarea corecta a jurnalelor este ca in IMATI STC sa fie apelata optiunea Prelucrari.

                        * Pentru initializarea unei societati (prima luna de lucru) facturile aflate in sold, cu TVA la incasare se vor inregistra direct in jurnalele de TVA, nu la Jurnale->Urmarire furnizori/clienti->Facturi in sold, deoarece trebuie specificata exact componenta TVA-ului (procentul de TVA, tipul de TVA in cazul facturilor primite - nevoi firma sau marfuri)


 

                            

Cap.7. Noutati

 

Noiembrie 2004:

1. Avansuri spre decontare :

Se poate prelua la Avansuri spre decontare o factura existenta pentru a-i incarca un document de plata.

 

2. Inregistrarea sconturilor in jurnalul de cumparari :

In cazul unei facturi in rosu reprezentând o reducere acordata ea se va inregistra având contul de furnizor 401 (sau analitic, dupa cum e cazul) si contul corespondent 767, prezent  si in Nomenclatoare->Conturi uzuale. Programul va genera atunci nota contabila corespunzatoare bazei de impozitare a TVA astfel:

              401 = 767  cu valoarea in negru. In toate celelalte cazuri de inregistrari in rosu (care nu utilizeaza contul de scont, ci un cont oarecare in câmpul *cont corespondent) nota este

              *cont corespondent =  401 cu valoarea (fara TVA) in rosu 

Daca discount-ul este in cadrul unei facturi cu mai multe pozitii atunci se inregistreaza cu ajutorul butonului (Extensie), in pozitia initiala punându-se suma integrala (fara scaderea discount-ului).

 

Februarie 2005

3.  Inregistrarea sconturilor in jurnalul de vânzari :

Discounturile  se inregistreaza cu semnul minus , punând la cont client contul 4111 (sau analitic, dupa cum este cazul) si la cont corespondent 667, dupa ce, in prealabil acesta a fost introdus in Nomenclatoare->Conturi uzuale. Programul va genera nota contabila corespunzatoare :

            667 = 4111 cu valoarea in negru.

Daca discount-ul este acordat ca o pozitie distincta intr-o factura mai cuprinzatoare, se va genera o pozitie separata cu butonul (Extensie).

 

Iunie-Iulie 2005

4. Versiunea conform Ord.47 privind denominarea

 

       Permite calculul intr-o precizie data de utilizator in Configurare, dar valorile exprimate in lei din liste sunt afisate de regula cu 2 zecimale, indiferent de precizia interna.

       Incepând cu aceasta data, programul va rula in ambele variante, ROL (CNT433, ultima dezvoltata pentru aceasta moneda) si cea pentru RON, incepând cu CNT437.

 

Septembrie 2005

 

5. S-a introdus Repartizarea platilor externe, atât pentru import cât si pentru transport extern.     6. S-au introdus scadentele de plata/incasare la  clienti externi.

 

Octombrie 2005

 

7. Autofacturarea

 

       Pentru a introduce o factura fiscala unde se foloseste autofacturarea se inregistreaza in jurnalul de cumparari totalul facturii inclusiv tva-ul, apoi se imparte suma in baza de impozitare si tva (F5), dupa care se completeaza tipul jurnalului DA autofacturare in jurnalul de cumparari cu drept de deducere, FA autofacturare in JC fara drept de deducere CA autofacturare in JC combinat . Dupa ce s-a apelat tipul jurnalului implicit totalul facturii va fi zero si nu se va permite utilizarea butonului plati. Dupa prelucrare programul va face automat o pozitie in jurnalul de vanzari doar cu baza de impozitare si tva-ul totalul fiind 0, avand cont client 4426 si cont corespondent 4427. Nota contabila se va genera din jurnalul de cumparari si va fi                4426=4427 doar cu valoarea tva-ului.

       Pozitiile din jurnalul de cumparari si de vanzari se vor regasi in decontul de TVA.

 

8. Taxarea inversa

 

       Pentru a introduce o factura fiscala de cumparare unde se foloseste taxarea inversa se inregistreaza in jurnalul de cumparari totalul facturii inclusiv tva-ul, apoi se imparte suma in baza de impozitare si tva (F5), dupa care se introduce tipul jurnalului de cumparari in care va fi inserata inregistrarea DI - taxare inversa in jurnalul de cumparari destinat achizitiilor cu drept de deducere  FI - taxare inversa in jurnalul de cumparari destinat achizitiilor fara drept de deducere, CI - taxare inversa in jurnalul de cumparari destinat atât achizitiilor cu drept de deducere, cât si al achizitiilor fara drept de deducere. Dupa ce s-a introdus câmpul TIP ce   indica taxare inversa, implicit totalul facturii va fi doar la nivelul bazei de impozitare de asemenea si plata. Dupa prelucrare programul va face automat o pozitie in jurnalul de vanzari doar cu baza de impozitare si tva-ul, totalul fiind 0, avand cont client 4426 si cont corespondent 4427. Nota contabila se va genera normal pentru valoarea bazei de impozitare, iar nota pentru valoarea tva-ului  va fi      4426=4427.

       In cazul vânzarilor cu taxare inversa factura se va introduce in jurnalul de vânzari la operatiuni care dau drept de deducere a TVA (factura nu va contine TVA). Soldul clientului va fi egal cu baza de impozitare. In cazul livrarilor cu taxare inversa  nu se va crea pozitie corespunzatoare in  JC. 

 

Noiembrie 2005

9. Balanta simplificata a clientilor in lei si valuta. Lista combina situatia unui client in lei cu cea in valuta exprimata in lei si permite vizualizarea situatiei cumulate a soldului si rulajelor. Lista fiind exprimata in lei se gaseste la Jurnale -> Urmarire clienti -> Liste.

 

Ianuarie 2006

10. Planul de conturi a fost modificat conform noilor prevederi legislative, atât pentru societati comerciale cât si pentru bugetari. Transpunerea soldurilor conturilor din decembrie 2005  in noile conturi valabile din ianuarie 2006.

 

Iunie 2006

11. Asocierea in participatiune

Programul permite stabilirea unor procente de participare ale diferitor actionari la profit

 

Noiembrie 2006

12. Taxarea inversa si Autofacturarea si la Import

Acum programul permite introducerea câmpului “Tip” de la “Import” la fel ca si la Jurnalul de cumparari, deci cu posibilitatea de a alege “xA” – autofacturare sau “xI” – taxare inversa.

 

Ianuarie - Februarie 2007

13. Adaptarea programului la noul Cod fiscal si la legislatia valabila de la 1 ianuarie 2007.

 

Programul creeaza noul Jurnal de cumparari si noul Jurnal de vânzari conform Ordinului 2217/2006, cât si Decontul de TVA cf. Ord.35/2007, in format lunar si trimestrial.

Taxarea inversa este conforma cu noile reglementari legislative valabile de la 1 ianuarie 2007.  

 

Iunie 2007

14. Declaratia 394

15. Ordinul 273/2007

 

Ianuarie 2008

16. Efectuarea fiecarei generari si a prelucrarii numai pentru documentele nou introduse/modificate/sterse.  Aceasta reduce timpul de prelucrare in cazul editarii unui singur tip de document.

17. Verificarea CIF/CNP in toate documentele (jurnale, sold initial, repartizare plati/incasari, documente in avans, deconturi, nomenclatoare) precum si la declaratia 394.

 

Aprilie 2008

18. Introducerea posibilitatii centralizarii actiunilor in valuta, prin inserarea unui cod de actiune la nivel de factura, atât la furnizor cât si la client si insumarea valorilor platite/incasate pentru fiecare actiune.

 

Iulie 2008

19. Posibilitatea generarii instantanee a notelor contabile in momentul actiunii asupra documentului primar.

 

Noiembrie 2008

20. Centre de cost la fisa valutei

 

Februarie - Martie 2009

21. Jurnalele si decontul de TVA cf.Ordinului 1746/16.12.2008

22. Nu se mai verifica CIF pentru partenerii in valuta

23. Posibilitatea separarii partii contabile de partea fiscala la achizitiile intracomunitare

 

Mai - 2009

24. Posibilitatea bifarii unei facturi din jurnalul de cumparari, ca aceasta, având data din luna curenta sa nu apara in Declaratia 394 din semestrul curent sau, in cazul unei facturi cu data in avans, sa apara in Decl.394 rectificativa

 ATENTIE ! DE LA CNT496 IN SUS, VERSIUNEA NU E COMPATIBILA CU VERSIUNI DE STOCURI mai vechi decât STC325.    

25. Urmarirea efectelor de incasat (CEC-uri, BO, etc.)

26. Lista extrasului de cont client (formular 14-6-3)

 

Octombrie 2009 

27. Preluarea cursului valutar comunicat de BNR de pe site-ul www.bnr.ro.

 

Noiembrie 2009

28. Lista de "Facturi emise" poate fi tiparita cu selectie pe o perioada mai mare de timp (in cadrul anului curent) si nu doar pe luna curenta.

29. Toate listele de la Fise/Miscari (si la clienti si la furnizori) se pot selecta pe o perioada limitata si la inceputul peroadei, fata de versiunile precedente unde listele erau doar "pana la data...".

 

Ianuarie 2010 (Ver. CNT504)

30. Cash-flow : fluxul de numerar pe o perioada oarecare din anul contabil curent, detaliat si simplificat.

31. Planul de conturi pentru societati comerciale valabil de la 1 ian. 2010, cf. Ordinului 3055/2009.

32. Reevaluarea lunara a soldurilor conturilor de clienti, furnizori, avansuri, casa, banca in valuta.

 

Martie 2010 (Ver.507)

33. Incepand cu aceasta versiune se poate genera fisierul pentru declaratia 390 VIES, lunara, atat pentru achizitii cat si pentru livrari intracomunitare. Acest fisier va fi importat in aplicatia de la ANAF si din aceasta aplicatie se va genera discheta pentru unitatea fiscala.

34. S-a modificat decontul de TVA pentru anul 2010, atat cel lunar, cat si cel trimestrial, conform legii. Este actualizat cu Ordinul 77/2010.

De la aceasta versiune de contabilitate, programul este compatibil cu IMATI STOCURI pornind de la versiunea STC337, versiunile anterioare de stocuri neputand furniza datele pentru contabilitate.

 

Mai 2010

35. S-a introdus Avansul spre decontare in valuta

 

Iulie 2010

36. Modificarea TVA la 24%, inclusiv compatibilitatea cu IMATI STC341

 

Octombrie 2010

37. Posibilitatea acordarii/primirii de reduceri comerciale prin utilizarea contului 709/609 in jurnalul de vanzari/cumparari.

38. Urmarirea contractelor de Leasing, inclusiv reevaluarea lunara.

 

Martie-Iunie 2011

39. Actualizare bilant simplificat si decl.de profit si pierdere

40. Posibilitatea tiparirii listei de miscari clienti evaluate intr-o valuta, la un curs valutar dat de utilizator

41. Documentatia on-line, cu apel din ecranul principal

 

Iulie-August 2011

42. Planul de conturi simplificat, pentru entităţile patrimoniale care au o cifră de afaceri de 35.000 de euro şi active până la 35.000 euro (la 31 decembrie anul precedent)

 

Septembrie 2011

43. Restrictionarea codului de banca la plati furnizori, pentru a nu se mai putea introduce din greseala un cod de banca ce corespunde unei alte valute decat cea a platii;

44. Fisa valutei anuala (pe anul in curs);

 

Noiembrie 2011

45. Posibilitatea sa se introduca mai multe avansuri in aceeasi zi la aceeasi persoana;

46. In lista miscarilor de furnizori, vor aparea toate documentele incarcate in jurnalul de cumparari, indiferent de tipul documentului (inclusiv BF.., CH..)

 

Decembrie 2011

47. Declaratia D300 in format XML, conform OPANAF 183/2011

 

Ianuarie 2012

48. Declaratia D390 in format XML

49. Declaratia D394 in format XML (cu export si preluare fisiere txt)

 

Februarie 2012

50. Declaratia D300 in format XML, conform OPANAF 3665/2011, valabila incepand cu raportarea lunii ianuarie 2012.

 

Martie 2012

51. Posibilitatea setarii in JC a unui procent de nedeductibilitate, precum si contul contabil debitor aferent.

52. Bilantul valabil cu raportarea inchiderii anului 2011.

 

Iunie 2012

53. Fisierul XML pentru D394  : export fisiere XML pentru utilizarea cu DUKIntegrator (Soft J) sau preluarea in Softul A  (in plus fata de cele txt)

 

Iulie 2012

54. Declaratia 100 : export fisiere XML pentru utilizarea atat cu softul J cat si cu Softul A.

55. Raportari semestriale (iunie 2012)

 

August Septembrie 2012

 

56. Modificari la liste clienti in valuta :

Valuta->Clienti externi->Liste clienti externi->(Facturi/credite in sold)   la data de …

Lista nu mai reprezinta ‘situatia facturilor in sold avand data emiterii pana la…’ ci ‘situatia facturilor aflate in sold la data …’

 

57. Modificari la liste furnizori in valuta :

Valuta -> Furnizori externi -> Liste furnizori externi -> (Facturi in sold) situatia incepand cu data … data1 pana la data …  data2

Lista nu mai reprezinta ‘situatia facturilor in sold avand data emiterii pana la…’ ci ‘situatia facturilor aflate in sold la data  data2’

 

58 . Modificari la Credite in valuta

Lista credite : s-a adaugat coloana ‘Dif. Curs valutar fata de data ultimei reevaluari’

59. Posibilitatea activarii prin internet prin cod client si parola

 

Octombrie 2012

60. Extras furnizor

61. Leasing - posibilitatea de a inregistra cheltuielile si TVA 50% deductibile si 50% nedeductibile

 

DECEMBRIE 2012

62. TVA LA INCASARE

 

Martie 2013

63. Declaratia de impozit pe profit

64. Redistribuire tva neexigibil (optiuni de avarie)

 

Aprilie 2013

65. Jurnale de TVA trimestriale si decont de TVA trimestrial au fost adaptate in totalitate la sistemul de TVA la incasare.

66. A fost adaptat bilantul la formularele cerute de ANAF pentru decembrie 2012. Fisierele folosite sunt tot de tip txt.

67. A fost modificata nota contabila in cazul cumpararilor cu deductibilitate partiala, in cazul jurnalului de cumparari cu regim normal de TVA (bonuri fiscale).

    Nu mai este nevoie de extensie pentru inregistrare. Trebuie incarcat in JC contul de cheltuiala deductibila, iar in nomenclator "Tip TVA nedeductibila" va fi pus contul de cheltuiala nedeductibila. Programul va genera automat fiecare nota contabila, atat cu cheltuiala -deductibila/nedeductibila- cat si cu TVA -deductibila/nedeductibila.

68. Posibilitatea calcularii impozitului pe venit incapand cu 1 februarie 2013. Se bifeaza in Configurare optiunea.

 

Mai 2013

69. S-au introdus operatiile neimpozabile la facturile cu TVA la incasare

70. S-a introdus posibilitatea verificarii furnizorilor in Registrul persoanelor aflate in sistemul TVA la incasare, atat punctual, cat si sub forma de lista a tuturor facturilor primite in luna curenta.

71. S-a definitivat exigibilitatea tva -ului dupa 90 de zile pentru facturile in sold,  aflate in regim de TVA la incasare (jurnal vanzari, nota contabila, decont lunar, decont trimestrial).

 

Iunie - Iulie  2013

 

72. Raportarile la 30 iunie 2013 adaptate legislatiei (formularele F10, F20)

73. S-a proiectat Balanta anuala lei+valuta furnizori

74. Este permisa Repartizarea incasarilor pe categorii de clienti

75. A fost actualizata D100

76. Lista partenerilor : situatia unui partener cumulata din conturile 411, 401, 419, 409

77. Separarea notei contabile privind tva-ul devenit exigibil la facturile emise aflate in sold la 90 de zile, nota care nu va mai aparea impreuna cu cea de incasari.

78. S-au introdus verificari suplimentare privind repartizarea TVA la plati/incasari (Prelucrare->Verificari)

79. S-a introdus un camp suplimentar "Explicatii" la avansuri catre furnizori 

 

Septembrie 2013

 

80. Extinderea modului de selectie a listelor privind fisele si miscarile clientilor dupa o categorie de client

81. Posibilitatea tiparirii listelor privind facturile in sold cu o grupare dupa primele caractere ale numarului de document

 

Octombrie 2013

 

82. S-a introdus codul HR (Croatia) in nomenclatorul tarilor membre ale UE.

83. Exista posibilitatea introducerii, la borderoul de vanzari a valorii TVA, cu calculul bazei de impozitare. Este util in cazul existentei mai multor procente de tva pe un bon fiscal.

84. Introducerea ecranului de jurnal de cumparari universal, unde se introduc toate tipurile de facturi si exista buton care comuta intre "regim normal" si "tva la incasare". S-a imbunatatit modul de operare, la stergeri si comutare intre regimuri de tva.

 

Noiembrie 2013

 

# S-a introdus un tip nou de Prelucrare generala, ce contine si verificarea tuturor analiticelor din documente, care se numeste 'Verif.analitice+Prelucrare generala'. Programul face, daca este cazul, corectia automata a marcajelor din planul de conturi. Va sfatuim sa o utilizati mereu in caz de avarie si cel putin o data pe luna in rest. Este vorba de optiunea care exista si separat, la Prelucrare->Verificare->Testare conturi. Dupa apelul ei, in cazul existentei unor erori, acestea vor fi afisate automat.

In rest, s-a mentinut si vechea prelucrare generala, pe care va sfatuim sa o utilizati in continuare, fiind mai putin consumatoare de timp.

# Pentru eventuale facturi emise, din luni anterioare, la care este nevoie de corectii privind TVA neexigibila, s-a prevazut posibilitatea corectiei prin optiunea de incasari, unde se poate face si ajustarea manuala a TVA, dupa necesitate (cu + sau cu -). La aceste incasari se poate stabili ca programul sa nu mai faca redistribuirea automata a TVA, printr-o simpla debifare a inregistrarii.


Ianuarie 2014

 

# S-au facut adaptarile privind TVA la incasare : incapand cu 1 ianuarie 2014, tva-ul pentru facturile neincasate nu mai devine exigibil dupa 90 de zile, ci la data incasarii facturii.

S-a actualizat declaratia 394, conform OPANAF 3806/2013, programul generând atât fisierele txt care se importa in Softul A furnizat de ANAF, cat si cele de format XML ce se valideaza cu softul J furnizat de ANAF.

# S-a introdus formularul   097  pentru modificarea apartenentei la sistemul TVA la incasare (intrare sau iesire din sistem).

# S-a introdus formularul   094  pentru declararea cifrei de afaceri in cazul societatilor care n-au depasit 220.000 lei in anul precedent si n-au avut achizitii intracomunitare de bunuri

 

Februarie 2014

 

# S-au introdus declaratiile 392A si 392B